2024年会计档案制度

2024年会计档案制度

会计档案制度1

1.会计档案是国家档案的重要组成部门，也是学校的'重要档案之一，它是记录和反映经济

业务的主要史料的证据，学校必须切实地把会计档案管好。

2.各单位的会计凭证、会计账薄、会计报表和其它会计资料应建立档案，妥善保管…

3.学校每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照档案管理的要求，负责整理立卷或装

订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位财务部门保管一年，期满之后，原则上

应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管，木得自行封包保存。

4.会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部匚提出销毁意见，会同财务会计部门共

同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报单位领导及上级主管部门批准后销毁。

5.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销，也可请主管部门参

与监销。

6.监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章,

并将情况报告本单位领导。

会计档案制度2

为了科学、规范地开展会计电算化工作，不断提高财务管理水平，根据有关会计电算化规定

和办法，特制定本办法：

L认真执行上级部门制定的电算化管理制度，自觉接受上级部门的.检查和监督。

2.根据电算化软件的使用要求，正确执行会计电算化的操作程序。

3.电算化设备由财务部门统一管理，做到专机专人使用，其他部门和人员不得擅自使用。

4.定期对计算机进行病毒检测，切实做好防毒工作，未经检查的夕陵软盘不得上机运行，发

现机内病毒，应立即采取有力措施，消除病毒。

5.财务软件操作人员要设置密码口令，并注意保密，半年或一年应变动一次密码口令。

6.每次上机完毕，必须做好备份，然后按正确方式退出，不得在使用过程中非正常关机。如

上机需临时离开，也应退出操作系统。

7.在操作过程中如遇断电、设备故障，软件运行不正常等情况，应立即中止操作，并迅速备

份，然后通知有关人员及时处理。

8.在用的计算机，如需要修改和升级财务软件，要报上级主管部门批准同意。

会计档案制度3

为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，符合会计基础规范化的要求，公司根据《中

华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本制度。

一、会计档案立卷管理办法

1、会计凭证：每月做好的会计凭证必须在下月5日内进行顺号、查对、清点，检查凭证是

否都符合规定,然后按每本50号装订成册，凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号，再将

装订成册的.凭证按顺序立案存档，使查找凭证方便、快速、一目了然。

2、会计报表：每月做好的会计报表必须依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。

封面上应当注明：单位名称、单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，送出日期，并由单位

负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份JI质序存放，立案归档，

以便查找。

3、会计帐本：每月结帐后，将打印出来的会计帐簿加具封面，装订成册，标明帐户名称、

顺序号、标上标签，将会计帐簿按年份顺序存放，立案归档，以便查找。

4、财务文件：财务文件、审计报告等按文件内容进行分类，按立案时间打出文件清单，标

上标签、编上编号，便于查阅。

二、会计档案调阅管理办法

借阅档案必须按正常手续进行，财务部查阅档案资料，要求当天查阅当天归放原处；审计人

员查阅档案要有借阅手续；外调档案，必须经财务部主管批准，并付上借阅档案借据，写明借调

日期、用途、档案名称、份数、归还时间等，方可借出档案。档案管理人员要根据借调档案规定，

到期及时催收归还档案，确保档案完整无缺。

三、会计档案保管期限

1、会计凭证：

①原始凭证、记帐凭证保管期限为15年；

②银行存款余额调节表保管期限为3年；

2、会计帐簿：

①现金和银行存款日记帐保管期限为25年；

②明细帐保管期限为15年；

③总帐保管期限为15年；

④辅助帐簿保管期限为15年；

⑤固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。

3、会计报表：

①月、季度会计报表保管期限为15年;

②年度会计报表保管期限为永久。

4、其他：

①会计移交清册保管期限为15年

②会计档案保管清册保管期为永久

③会计档案销毁清册保管期为永久

④银行存款对帐单保管期限为5年

学校根据会计核算的T殳要求和学校的实际情况设置统一、通用的记帐凭证。

3、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对量分散

的数据或资料进行分类归集整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。会计帐簿由具有一定格式

的帐页组成。会计帐簿包括：

（-）总分类帐

（-）收入明细帐（教育经费拨款、科研经费拨款、上级补助收入、教育事业收入、经营收入、

其他收入）

（三）支出明细帐（事业支出、经营支出）

（四）彳主来明细帐（应收及暂付款、应付及暂存款、应付票据、应缴税金、代管款项）

（五）现金日记帐

（六）银行存款日记帐

（七）固定资产明细帐

（八）材料明细帐

（九）事业基金明细帐

（十）专用基金明细帐

（十一）固定基金明细帐

（十二）事业结余明细帐

（十三）其他对外投资明细帐

4、财务报告指用来映会计实体财务状况和事业发展成果的总结性书面文件，包括会计报

表、附表以及财务情况文字说明等。

5、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会

计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，其他应当保存的会

计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

6、其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料，包括：

（一）学生名册；

（二）学生缴费及欠费情况；

（三）工资薪金发放清册；

（四）住房公积金备查簿；

（五）其他会计核算资料。

7、学校财务采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，应同时

将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

8、以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，：

（一）学校年度财务预算

（二）学校财务预算执行情况；

（三）学校对外投资的文件及相关投资证明；

（四）学校年度收入分配的相关文件及资料；

（五）各类审计决定、报告及意见；

（六）国家及学校各项财务规章制度。

第三章日常管理

1、每年形成的会计档案,按照归档的要求，进行分类整理、装订成册.在下一年度一个月

之内交到财务处档案室自行保管，以便随时查阅，保管时间一般一至二年，期满后，编造清册上

缴学院档案室保管。会计档案要设专人负责保管，保管人员工作变动时应按规定要求办理移交手

续，并由单位负责人监交。

2、建立健计档案的查阅、复印登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的‘

安全。设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。外单位查阅财

务处的会计档案时须经财务处领导批准方可查阅。调阅查账时，档案原件一般不予借出，如因工

作需要必须借出时须经单位领导批准，但不得拆散原卷册,并应按期归还。需保密的原始材料,

按规定不得泄密。财务处内部人员因工作需要查阅原始凭证,查后须将资料放回原处。

3、会计档案保管期限，根据国家档案局、财政部发布的《会计档案管理办法》规定：各种

原始凭证和记账凭证保管期限为十五年，总账十五年，明细账及登记簿十五年，月、季报表保管

五年，年终决算报表永久性保管。

4、会计档案保管期满，需要销毁时，由院档案室提出销毁意见，会同财务处及有关单位共

同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报院领导批准后进行销毁。对于其中未了结的债权

债务的原始凭证，应单抽出，另行立卷，由档案室保管至结清债权债务时为止。

5、学校财务处、档案室应提供合适的会计档案保管条件,做好防火、防盗、防霉、防潮、

防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第四章移交和移动

1、学校财会人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。

2、移交会计档案的部门，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、

卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

3、财务处和档案室之间移交会计档案由财务处和档案室指派人员处理;交接会计档案时，交

接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接.交接完毕后，交接双方经办人和监交人

应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第五章责任

1、学校财务处、档案室应当建立健全校内各级会计档案管理责任制，明确各单位负责人、

专兼职会计档案管理人员对会计档案的管理责任。

2、会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

3、会计档案保管人员要妥善保管好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工

作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折，对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要

追究保管人员的责任。

4、各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。不得擅自涂改、拆封、抽换会

计档案°

会计档案制度5

第一章总则

第一条为了加强公司会计档案管理，保证资料完整，使会计档案基础工作规范化、制度化,

根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及《集团档案管理办法》，结合公司实际

情况，特制定本办法。

第二条会计档案是企业在经济活动中形成的记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，它

既是本单位档案的一部分，也是国家全部档案的重要组成部分。

第三条会计档案管理，是企业管理的一项很重要的基础工作，各级领导应高度重视，加强对

会计档案管理工作的领导。档案部门和财务部门要互相支持，密切配合，共同做好会计档案管理

工作。各级机关的档案部门和财务部门负责对所属单位的会计档案管理工作进行业务指导、检查

和监督。

第四条本办法适用于公司所属各单位、各部门.

第五条每年形成的会L档案（包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算资料和电

算软盘资料），应由财务部门按照归档的要求负责整理立卷或装定成册。

第二章会计档案的分类及编号

第六条会计凭证。会计凭证是记录经济业务明确经济责任的书面证明。包括自制原始凭证、

外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇

总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

第七条会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、

连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、

现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

第八条会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有

主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说

明书等。

第九条其他会计档案包括：

（一）文书部分：

1、各种经济合同、协议、担保书契约及其附件；

2、年度财务计划，年度财务工作计划，年度财务工作总结，年度财务决算编审工作的要求，

财政、财务工作会议文件及资料；

3、各种财务分析资料:包括资金分析、经济活动分析、成本情况分析）；

4、各种调查报告和典型经验；

5、资信证明；

6、重点工程决算资料；

7、各种投标保函；

8、城建制划转、撤销、合并单位的全部交接资料。

（二）表单部分:年度各项经济技术指标完成情况报表（包括统计、质量、劳动工资、安全生产、

设备情况、科技成果及效益等）；财务检查报告；国库券和其他债券分配和统计报表；会计人员

统计表、会计人员考试情况统计表；会计人员考核资料；会计证登记表；职称评定审批表；会计

达标升级申报、验收、审批表；先进会计审批表；报废后的固定资产卡片；各种台账、会计档案

移交清册、会计档案销毁清册等。

（三）电算化部分：会计电算化存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资

料均应视同会计档案一并管理。

第十条会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理

采用"三统一”的办法，即：分类标准统一（一类凭证、二类账簿、三类报表、四类其他会计档

案）、档案形成统一（案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一）、管理要求统一（建立财

务会计资料档案簿、会计案料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零

星资料按年度排序汇编装订成册），并分门别类按各卷顺序编号。

第十一条

会计档案编号级次：2/2/2/4,即大类/年度/类别/流水号。

第十二条

大类是指会计内容的大类：01凭证、02账簿、03报表、04其他档案……。

第十三条

年度是指会计内容发生的年份，如08、09……。

第十四条

类别是指大类下的分类，凭证类别以月份划分01一月、02二月......；账簿类别分为01资

产类、02负债类……；报表类别分为01主表、02附表、03内部管理报表……；

第十五条

其它档案类别分为：99其它。

第十六条

流水号是指按会计内容的发生时序，连续编制号码。如20xx年2月份第25本凭证，应编

为年第份合同应编为

01080xxxxx5;20xx500408xxxx0o

第三章会计档案的装订

第十七条

会计凭证的装订。每月装订一次，须在次月10日前装订完成，按年分月妥善保管归档。

（-）会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按

凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订

书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便

翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查

附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员（如财

务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

（二）会计凭证装订时的要求：用"三角两针引线法"装订，装订凭证应使用棉线，在左上

角部位打上两个针眼，实行两眼一线并在凭证上方和左侧面各走两次线后再到背面打结，结扣应

是死的，并放在凭证封皮的里面。记账凭证装订完成后，要根据三角装订的大小进行完全包角，

由装订人在记账凭证侧面注明年、月、凭证种类和起始号码，并在包角处的装订线封签处签名或

者盖章。装订凭证厚度一般为2-2.5厘米，保证装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会

计主管人员和装订人员签章；在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类

编号，以便于调阅.

第十八条

会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立

卷。

（一）基本要求：账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页

数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、按顺序排列的

账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

（二）活页账簿装订要求：保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账

夹，用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。

（三）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类

账页装订在一起。在本账的封面上填写好账目的种类编好卷号，由会计主管人员和经办人签章。

（四）账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、

加空白纸的现象。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整，并注明

所属年度及账簿名称、编号。编号一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记

账、分户明细账。会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、

各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

第十九条

会计报表的装订。会计强表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。第一，

会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，

如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二,会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表

编制说明、按会计报表的编号II质序排列各种会计报表、会计报表的封底；第三，按保管期限编制

卷号。

第四章财务信息化档案

第二十条数据资料管理与保密。计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的

各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

（一）现金记账凭证及日记账的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记

账凭证一律由专职会计人员将审核无误后的原始凭证按分录当日输入计算机并打印出现金日记

账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编

页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

（二）银行记账凭证、账册的输出与保管。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证

按分录输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无

误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖

封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式,装订成册，妥为保管。

（三）转账凭证的输入、输出与保管。有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证按分录输

入计算机。并打印输出，装订成册，妥为保管。

（四）科目汇总表、账簿打印时间。现金、银行日记账每天打印。银行余额调整表每月打印

一次。总分类账和各种明细分类账每月打印一次。现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表

每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打

印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

（五）其他。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打

印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

第二十一条数据备份管理。会计核算数据必须经常进行备份工作。在日常工作中，准备三套

软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。需要做备份的包括系

统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据

文件.机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计

档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

第二十二条信息化会计档案管理。会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须

有会计主管的签章才能存档保管。为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入

盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。打印输出的凭证、账册、报表

等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。随计算机配置

的‘操作系统、各类应用程序软件、购买的商品化会计核算系统软件，软件的备份磁盘，作为会

计档案保管。各类会计档案的出借，必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作

可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。必须加强会

计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的

行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

第五章会计档案的移交

第二十三条负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手

续后才能离开。交接时移交人与接替人应按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应

由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。点交清楚后应由双方在移交表上

签字。

第二十四条撤销单位的会计档案移交。被撤销单位的会计档案应经上级审计和财务部门审查

后，编制会计档案移交清册，上交上级档案或财务部门保管。

第二十五条被合并单位的会计档案移交。被合并单位应编制移交清册移交给并入单位。双方

经办人按移交清册进行点交后，双方经办人和负责人在移交清册上签字，上级档案和财务部门派

员监交。

第六章会计档案的保管第二十六条公司级以上机关应设会计档案室。没有条件设立会计档案

室的单位，应设会计档案专柜，并指定专人负责保管.会计凭证、会计账簿、会计报表每年会计

年度终了，暂由财务部门保管一年，期满后移交档案部门保管。年度终了时填制的会计档案目录

送档案部门T分备查。其他会计档案，由财务部门自行保管。

第二十七条会计档案由档案保管人员收集归档。存档前，经办人要整理装订，分类填制会计

档案目录，写明案卷号，一切手续完备后，保管人员才能接收。

第二十八条会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防鼠、防霉变质。不允许随便堆

放，保证会计档案完整无损。

第二十九条会计档案的保管年限，按会计档案保管年限表执行。保管年限期满后方能俏毁。

会计部门保管的其他会计档案，各种契约、重点工程决算资料，会议记录本永久保存；其他档案

按其使用价值各单位自定保管年限：

会计档案保管期限表序号档案名称

一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证和汇总凭证其中：涉及外事和对私改造的会计凭证2

银行存款余额调节表

二、会计账簿类3日记账其中：现金和银行存款日记账4明细账5总账6固定资产卡片7

辅助账簿8涉及外事和对私改造的会计账簿

三、会计报表类9主要财务指标快报10月、季度会计报表11年度会计报表（决算）

四、其它类12会计移交清册13会计档案保管清册14会计档案销毁清册保管期限15年永

久3年15年25年15年15年包括日记总账固定资产报废清理后可存5年15年永久包括各级

主管部门的汇总会计报表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年备注

第七章会计档案借阅的批准权限

第三十条公司财务部门内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，档案保管人员应

及时提供；会计档案存在档案部门档案库的，到档案库借阅，档案保管人员应及时提供。

第三十一条本单位其他部门借阅会计档案.会计档案存在财务部门的，要经财务部门负责人

批准，方能借阅；会计档案存在档案库的，要经档案部门和财务部门负责人批准，方能借阅。

第三十二条外单位人员查阅会计档案。要持单位介绍信，经单位主管领导批准，方能借阅。

第三十三条借阅会计档案应在财务部门或档案部门的档案库（室）内查阅。须拿出档案库（室）

时要经档案部门和财务部门负责人批准，必须携带出单位的要经单位主管领导批准。

第三十四条需要借出财务部门或档案库的会计档案，必须办理借阅手续，在"会计档案借阅

登记簿"上进行登记，归还时还应注明归还时间。

第八章会计档案的销毁

第三十五条公司级单位会计档案的销毁。由档案、审计和财务SB门共同对应销毁的会计档案

进行鉴定，经本单位主管领导审查后，编制"会计档案销毁清册"和"销毁清册审批表"。报经

总公司档案部门和财务部门批准并派人监销时,方能由档案管理部门销毁。

第三十六条总公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部门对应销毁的会计档案共同进

行鉴定，经总公司主管领导审查后，编制"会计档案销毁清册"和"销毁清册审批表"°报经市

档案局、财政局和建设银行市分行批准并派人监销。方能日档案管理部门销毁。

第三十七条会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制"会计档案销毁清册“和

"销毁清册审批表"。报经档案、审计部门鉴定、审批和监销。

第三十八条基层单位会计档案的销毁。应由财会人员编制"会计档案销毁清册"和"销毁清

册审批表"。经本单位负责人审查后，报经公司档案部门和财务部门审查批准，并派人监销，方

能销毁。

第三十九条会计档案保管期满应销毁时，其中有的原始凭证还有使用价值的，例如未了结的

债权、债务业务的凭证，应单独抽出另行立卷保管。直保管到确无使用价值时再销毁。

第九章附则

第四十条本制度由公司财务资产部负责解释.第四十一条本制度自印发之日起执行.

附：相关账表

会计档案制度6

L目的：会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了

加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共

和国档案法》的规定，制定本办法。

2.适用范围：本规定适用于公司及分子公司。

3.会计档案管理体系

3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。

3.2公司总经办、财务§哄同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

3.3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅

和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

4.会计档案范围

4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位

经济业务的重要史料和证据。

4.2会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

4.3会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄，其他会计帐薄。

4.4财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其

他财务报告。

4.5财会电算化档案：主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发

运行中编制的各种文档以及其它会计资料。

4.6其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，其他应当保存的会计核算专

业资料，会计档案移交清册,会计档案保管清册，会计档案销毁清册等.

5.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册,

编制会计档案保管清册。

5.1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当

由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构

内部指定专人保管。出纳人员指导兼管会计档案。

5.2移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重

新整理的，档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6.会计档案不得自行借出。

6.1如有特殊需要,经本单位负责人批准，可以提供会计资料的查阅或复制，并办理登记手

续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、

复印财会资料时，应事前由公司总经办批准。

6.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

7.会计档案的保管期

7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、20年、25年5类（会计

档案保管期限表附后）。

7.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

7.3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照

本办法附表所列期限执行。

7.4各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的

保管期限办理。

8.会计档案的销毁

8.1保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：

8.1.1由本单位档案机沟会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档

案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

8.1.2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见；

8.1.3销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销；

8.1.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的

会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单

独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和

会计档案保管清册中列明。

8.3正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

9.会计档案的管理

9.1采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

9.2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成

的会计档案，应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法徨、行

政法规规定的，从其规定。

9.3单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的‘存续方统一保管，其他方可查阅、

复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计

档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按

规定办理交接手续。

9.4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可

查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽

出由业务承接单位保存，井按规定办理交接手续.

9.5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后

的单位统一保管；单位合升后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

9.6在建设项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位，

并按规定办理交接手续。

9.7单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

9.7.1移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、

卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容；

9.7.2交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接

双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名

或者盖章。

9.8预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

10.附则:

10.1本制度由公司财务部负责解释。

10.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

10.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

会计档案制度7

第一条会计档案的范围

会计档案的范围T殳指会计凭证、会计数据、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等

五个部分。

1、会计凭证

包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存

款（借款）对账单、银行存款余额调节表等.

2、会计数据

主要指电算化中的会计数据，包括以光盘存储的记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表

格式和计算公式）；会计软件系统运行中编制的各种文档和其他会计资料。

3、会计账簿

包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助

登记备查簿。

4、会计报表

指按要求由财务部门上报的各种会计报表、统计报表、劳资报表等。包括月报、季报、年报

及其他临时报表。

5、其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责

办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的

数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第二条主要会计档案的生成

1、记账凭证

根据原始凭证在计算机上直接编制记账凭证，由计算机打印输出。

2、会计账簿

现金、银行存款日记账由出纳员根据已经办理完毕的收付款凭证，逐笔顺序登记。各账户的

明细账由计算机按月打印输出。总账由计算机按月打印出科目余额表替代。

3、会计报表

会计报表由计算机按报表填报的要求打印输出。

第三条会计档案的装订

会计凭证的装订

会计凭证每月装订一次，装订好的凭证按年分月归档。

装订前的准备工作：

①分类整理，按顺序排列，检杳日期、编号是否齐全；

②摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以

便翻阅时保持数字完整；

③整理检查凭证顺序号如有颠倒要重新排列。发现缺号要查明原因。再检查附件是否漏缺；

④记账凭证上有关人员的印章是否齐全。

装订时的要求：

①用"三针中引线"法装订；

③凭证外面要加封面；

③装订凭证厚度T殳为1.5厘米。

装订后的注意事项：

①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并在显露处标明凭证种类编号。

2、会计帐簿及报表的装订

各种会计账簿由计算机打印输出后，按月装订成册。各类报表在报送后将留存的报表按月装

订成册。

第四条会计档案的保管

1、存储在计算机中的会计数据要每日进行机内数据库备份，每半月进行光盘刻录。

2、账表打印和日常核算同步进行，记账凭证、刻有数据的.光盘、打印出的各种账表（经会

计主管和系统管理员签章后）按《会计档案管理办法》的规定进行保管.

3、会计档案保管人员依据会计岗位工作职责的规定,对所保管的档案内容及范围负相应的

责任。

4、各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的光盘等，未经单位领导同意,

不得外借和拿出单位。

会计档案制度8

第一章总则

第一条为加强zz石油i集团）工贸有限公司油品调运分公司（以下简称"油品调运分公司”或

"公司"）会计资料档案的科学管理，保证会计资料的完整安全,更好地服务于公司的各项经营

活动，根据《会计法》、《中华人民共和国国档案法》和《zz石油（集团）工贸有限公司会计档案

管理办法》，并结合公司实际，特制定本制度。

第二条本制度所指的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等

四部分。

第三条本制度适用于公司财务资产部、Ing站、永平站、榆炼站。

第二章组织机构及职责

第四条公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。

第五条公司机关综合办公室为公司所有会计档案的最终归档部门。

第三章会计档案管理范围

第六条会计档案T殳包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

（一）会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付

款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（二）会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账

以及辅助登记备查筋等.

（三）会计报表主要有财务指标快报及月、季、年度会计报表（包括资产负债表、损益表、财务

情况说明书等）。

（四）经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档

案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上

的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。

第四章会计档案的整理立卷

第七条每月的会计资料，在次月15日前整理立卷或装订成册。

第八条会计年度终了后，应采用"三统一"的办法对会计资料进行整理立卷。

（一）分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资

料及其他；

（二）档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；

（三）管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表

和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第九条会计凭证的立卷

（一）按月立卷：次月将装订成册的凭证，统一登记至会计档案保管清册。

（二）凭证装订

1.会计凭证装订前的准备工作：

Q）分类整理，按顺序排列，检杳日数、编号是否齐全；

（2）摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的•张页或附件要折叠成同记账

凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现玦号要查明原因，再检查附件有否漏

缺，领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全；

（4）记账凭证上有关人员（如复核、记账、制单等）的签字和印章是否齐全；

（5）按凭证号码的顺序归集（如按上、中、下旬汇总归集］,根据集团装订标准确定装订成册的

本数。

2.会计凭证装订时的要求：

(1)用"三针引线法"装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼

一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及

其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅；

(2)凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

(3)装订凭证厚度T殳1.5厘米，以保证装订牢固，美观大方。

3.会计凭证装订后的注意事项：

Q)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

(2)在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅;一

般每月装订一次，装订好的凭证按年度分月妥善保管归档；

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装

订人签章等。

第十条会计账簿的立卷

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它账簿应按年整理立卷。基本要

求是：

(一)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写"结转下年"字样,不填其它

内容;

(二)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全,

序号排列是否连续；

(三)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面T账簿启用表一账户目录一按本账簿页数顺序

装订账页一会计账簿装订封底；

(四)保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用牛皮纸做封面、

封底，装订成册;

（五）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账

页装订在一起；

（六）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；

（七）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章；

（八）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

第十一条会计报表的装订

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一立卷保管。

会计报表装订要求：

（一）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数，上边和左边对齐压平,防

止折角;如有损坏部位，应对其修补后，完整无缺地装订；

（二）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的

编号顺序列、会计报表的封底。

第十二条其他会计核算资料的立卷

会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷，要求如下：

（一）分类整理，按顺序排列，检杳资料是否齐全；

（二）整理检查资料顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺失要查明原因。

第五章会计档案的归档

第十三条当年的会计档案在会计年度终了后，由财务资产部门保管一年，期满后于次年1

月10号前移交公司综合办公室统一归档。移交过程中，需财务资产部门会计档案管理人员与综

合办公室档案管理人员进行移

交，由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案

移交单》（一式两份），一份交予财务资产部门会计档案管理人员保管，、一份交予综合办公室档

案管理人员保管。

第十四条会计档案的保管

会计档案必须进行科学管理，要做好防潮、防毒、防虫蛀、防盗、防火、防磁等工作，确保

会计档案的安全。

第十五条机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原档案管理人员编制会计档

案移交清单，将全部案卷逐一移交，接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用

第十六条财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。

第十七条档案在财务资产部门保管期间，凡需借阅会让档案人员，须经总会计师批准后，方

可办理借阅手续;借阅人员不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，不得抽换，不得将会计档案携

带外出，如遇特殊情况，须经总会计师批准。

第十八条会计档案移交办公室后，凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续，具体参见档

案管理相关规定。

第七章会计档案的保管期限

第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年、永久5类，具体见附件一。

第二十条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第二十一条会计档案的具体名称如有同本制度附表一所列档案名称不相符的，可以比照类似

的保管期限办理。

第八章会计档案的销毁

第二十二条保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁:

（一）由综合办公室会同财务资产部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计

档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。

（三）销毁会计档案时，综合办公室和财务资产部门共同派专人监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会

计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总会计师、经理。

第二十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销

毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档

案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九章附则

第二十四条本制度由财务资产部负责解释。

第二十五条本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和二贸公司相关规定执行。

第二十六条本制度自颁发之日起施行

会计档案制度9

一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。

二、财务科的全部会计档案，由财务科长指定专人负责整理，装订成册，第二年六月底前移

交院档案室保管。

三、会计档案的存放要做到有专橱，科学管理查找方便。

四、会计档案的保管期限分为永久、定期两种.定期保管的‘期限为五年、十五年、二十五

年三种，期限从会计年度终了后的第一年算起。

五、会计档案的保管要严格保守经济秘密，原则上不得借出，如有特殊需要，须经财务科负

责人批准，并限期归还。

六、严格执行会计档案保管期限规定，对不超过保管期限的一定要妥善保管，对超过保管期

限的也一定要按规定报批后，方可销毁。

会计档案制度10

第一条会计档案管理根据国家档案管理的有关规定结合具体实际建立会计档案管理制度。

第二条财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的

装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求，年度终了后，在次年三月以前做好报表、

帐簿的立卷、装订工作，按报表、帐簿、凭证顺序排列，编好案卷号，抄写案卷目录一式三份，

一份会计部门保存，一份存入档案箱，一份随同档案移交档案室保管。

第三条会计档案由财务管理部保存一年后，移交档案室保管，移交时，双方在移交清单上签

字，明确责任。

第四条会计人员和档案管理人员调动工作，必须办好移接交手续后才能离职。

第五条会计档案应做到科学管理，即：存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉，防火，确

保档案资料的完整、安全。

第六条非财务人员查阅档案，须经财务部及档案管理人员同意；财务部人员查阅，须经档案

管理人员同意；外单位查阅应凭该单位介绍信，经档案主管部门领导批准方可查阅。杳阅档案应

办理必要的登记手续。会计档案不得外借，特殊情况须经总经理批准可提供复印件。

第七条会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见，会同会计部门审查鉴定，编制会计档案

销毁清册，由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。

第八条销毁档案时应由会计机构、档案机构共同派员监销参加，参加人员应对批准销毁的会

计档案进行清点、核对，并在销毁清册上签字，并将监销情况报告总经理。销毁清册列入会计档

案作永久保存。

财务会计档案管理制度3

一、酒店财务会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的

资料;

二、会计经理每年对酒店财务会计档案按种类、分年度装订成册，并在封面上记载档案内容、

时间、页数、编号予以归档；

三、财务会计档案须按国家《会计档案管理制度》的规定时间进行保管。

四、财务会计档案未经总经办批准不得夕M昔，内部借阅须经财务总监批准并办理相关借阅登

记手续。

五、财务部的管理人员因工作变动，需办理档案移交手续，监交人、移交人和接收人须在移

交清单（册）上签认。

六、财务会计档案保管期满需销毁时，会计经理须提交书面销毁意见及需销毁的会计档案清

册，经财务总监审核，呈报总经办批准后执行。销毁时，由会计经理与总经办指定人员共同销毁，

并在销毁清册上签名及加盖公章。

财务会计档案管理制度4

第1条会计档案是指会计凭证、会