采购审批与付款管理制度

采购审批与付款管理制度第一章总则第一条为规范公司采购审批与付款管理流程，提高采购决策效率，保证公司财务资金安全，特订立本制度。第二条本制度适用于公司内全部采购审批与付款管理活动，包含原材料子采购、设备采购、办公用品采购等各类采购行为。第三条采购审批与付款管理应遵从公正、公平、透亮、高效原则，保证资金使用的合理性和经济效益。第二章采购审批流程第四条采购提案任何部门或员工需要采购物品或服务，需向公司采购部门提交采购提案。采购提案需包含采购物品或服务的名称、数量、规格、用途等认真信息，以及相关技术规范和质量要求。采购提案需由提出部门负责人审批签字，并提交至公司采购部门。第五条采购审核公司采购部门收到采购提案后，应对采购提案进行初步审核，确认申请的合理性和必需性。如初步审核通过，采购部门将采购提案转交给相关部门技术主管或技术专家进行技术评估。技术评估完成后，采购部门将采购提案连同技术评估报告一并提交给公司财务部门。第六条资金预算公司财务部门负责对采购提案进行资金预算。资金预算重要考虑采购物品或服务的价格、数量、实际需求、财务情形等因素。如资金预算超出部门或项目预算范围，需经相关部门或项目负责人批准后，方可连续采购审批流程。第七条采购审批公司财务部门收到采购提案和资金预算报告后，将组织采购审批委员会进行审议。采购审批委员会由公司高层管理人员、财务部门主管、采购部门负责人等构成。采购审批委员会依据采购物品或服务的紧要性、金额、需求紧急程度等因素进行综合评估和决策。采购审批委员会会议决议需由委员会成员签字确认，并将审批结果通知采购部门和相关部门。第八条合同签订采购部门收到采购审批通过的通知后，应及时与供应商进行洽谈，确定采购合同相关事宜。采购合同应明确采购物品或服务的名称、数量、质量标准、价格、付款方式、交货期限等关键信息，并由供应商和公司双方签订。采购合同一式两份，由采购部门保管一份，另一份交由财务部门备查。第三章付款管理流程第九条付款申请供应商依照采购合同的商定供应物品或服务后，应向采购部门提交发票或收据，并填写付款申请表。付款申请表应包含供应商名称、付款金额、发票或收据号码、采购合同编号等关键信息。付款申请表需由供应商负责人和采购部门负责人签字确认，并提交至公司财务部门。第十条付款审核公司财务部门收到付款申请表后，应应付款事项进行审核。付款审核重要包含核应付款申请表与采购合同或发票的全都性、付款金额的准确性、付款权限的合法性等。如付款审核通过，财务部门将付款申请表连同审核看法提交给公司领导进行最终审批。第十一条付款审批公司领导收到付款申请表及相关资料后，应应付款事项进行审批决策。付款审批重要考虑采购合同的履行情况、付款金额的合理性、公司资金情形、财务风险等因素。付款审批决议需由公司领导签字确认，并将审批结果通知财务部门和采购部门。第十二条付款执行财务部门收到付款审批结果后，依据合同商定和付款条件，及时向供应商支出相应款项。付款方式可以是银行转账、支票、现金等，但需遵守公司财务管理制度和相关法律法规。财务部门在付款后需妥当保管付款凭证和相应资料，并做好财务记录。第十三条付款确认供应商收到付款后，应向公司财务部门供应付款确认凭证，包含收款凭证和发票等。财务部门核应付款确认凭证与付款记录的全都性后，确认付款完成，归档存储相关资料。第四章监督与风险掌控第十四条监督机制公司内设独立的监察部门，对采购审批与付款管理流程进行监督。监察部门有权随时检查采购审批和付款执行过程中的相关文件、记录和凭证，并提出整改要求。第十五条风险掌控公司财务部门应建立健全的风险掌控机制，确保采购和付款流程的合规性和风险可控性。风险掌控重要包含防止假冒伪劣产品采购、防止内部欺诈行为、防范财务漏洞等方面。第五章附则第十六条本制度自颁布之日起施行。第十七条本制度的解释权归公司高层管理层全部。第十八条本制度需通过