采购与合同审批管理制度

采购与合同审批管理制度1.前言本采购与合同审批管理制度（以下简称“制度”）旨在规范企业内部采购活动与合同审批流程，确保采购和合同的效率、公正、合规性和透亮度，保障企业的利益并降低潜在风险。全部涉及采购和合同审批的员工必需严格遵守本制度。2.采购管理2.1采购需求确认（1）各部门提出采购需求时，需填写采购需求申请表，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、所属部门、预算额度以及相关附件等信息。（2）采购部门收到采购需求申请后，应依据申请的紧急程度进行评估，并确认是否符合相关政策与法规。2.2供应商选择与评估（1）为确保采购过程的公正与透亮，供应商的选择应通过公开招标、询价等方式进行。（2）采购部门应建立供应商数据库，依照供应商的信誉度、资质、质量、价格等因素进行评估和排序。2.3采购合同签订（1）采购部门在确定供应商后，应与供应商进行合同谈判与协商，确保合同条款合理、权益保护。（2）合同签订前，采购部门应邀请法务部门对合同进行法律审查，并确保合同的合规性与有效性。（3）采购合同应明确商品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交付方式、付款方式、违约责任等内容。2.4采购合同执行与验收（1）采购部门应监督采购合同的执行情况，确保供应商按合同要求履行义务。（2）采购部门应依照合同商定进行采购品的验收，对不符合合同要求的商品或服务，应及时与供应商协商解决。2.5采购档案管理（1）采购部门应建立健全采购档案管理制度，包含采购申请、招标文件、合同、发票、验收记录等相关文件的归档与保管。（2）采购档案应进行编号、分类、密级等管理，并定期进行备份和归档，确保档案的安全性与完整性。3.合同审批管理3.1合同审批流程（1）员工在合同签订前，需将合同提交至相关部门进行审批。合同审批流程应依据合同金额、种类等因素进行分类，具体分类标准由公司内部订立。（2）各部门应依照合同审批流程，对合同进行逐级审批，并在规定时间内完成审批过程。3.2合同审批岗位职责（1）合同起草人：负责撰写合同草案，并确保草稿中包含必需的合同条款。（2）合同审批人：依据合同金额与分类标准，对合同进行审批，确保合同的合规性和风险可控性。（3）法务部门：负责对合同进行法律审查，包含条款合规性、风险评估、合同风险提示等。3.3合同备案与跟踪（1）合同审批通过后，合同起草人应将合同正本及相关附件交由合同管理部门进行备案，并在合同备案登记簿上进行登记。（2）合同管理部门应建立合同跟踪体系，及时掌握合同履行情况，对合同执行与履约进行监督和管理。4.制度执行与监督4.1制度培训与宣传（1）公司应定期组织员工参加采购与合同审批相关制度培训，以提升员工对制度的理解和遵守程度。（2）制度应以文档形式向全体员工发布，并在公司内部网站、通知栏等渠道进行宣传和公示。4.2内部掌控与风险管理（1）公司应建立内部掌控体系，将采购与合同审批流程纳入内部掌控范围，确保制度的有效执行和风险的管控。（2）公司应定期对采购与合同审批流程进行风险评估和改进，及时解决发现的问题和漏洞。4.3监督与惩罚（1）公司应设立监督机构或委员会，负责对制度执行情况进行监督和检查。（2）对于违反制度的行为，公司应依据公司规章制度，并依法进行处理，对违规人员予以相应的纪律处分。5.附则（1）本制度由公司负责人审批并生效，任何对本制度的修改或废止应经过公司负责人的批准。（2）本制度自发布之日起生效，并适用于全体员工。（3）对于本制度未能掩盖的情况，应参照相关的国家法律法规进行处理。以上为本公司的采购与合同审批管理制度，各部门和员工必需