电子邮件与通讯管理制度

电子邮件与通讯管理制度1.前言本规章制度旨在规范和管理公司内部电子邮件与通讯的使用，确保良好的沟通和信息沟通，提高工作效率，保护公司和员工的合法权益。2.适用范围本规章制度适用于公司全部员工及相关部门，包含但不限于电子邮件、即时通讯工具等通讯方式。3.基本原则3.1合法合规：全部的邮件和通讯内容必需符合国家法律法规和公司相关规定，不得含有敏感信息、违法信息、淫秽色情、政治敏感等内容。3.2保密性：员工应依据公司的保密政策，谨慎处理公司机密信息，不得将紧要信息外泄给未经授权的人员。3.3认真负责：员工应认真对待邮件和通讯工具的使用，及时回复紧要邮件和消息，并尽量简明扼要地表达意思。3.4文明礼貌：员工在沟通和沟通时应注意礼仪，敬重他人，不得使用羞辱、恶意语言或欠妥言论对他人进行攻击。4.电子邮件使用规定4.1邮件发送4.1.1员工在发送邮件时，应确保邮件标题明确简练，准确概括邮件主题。4.1.2邮件正文应简洁明白，内容准确，语言规范、得体，不使用不文明、羞辱性词语，不使用过于花哨的格式。4.1.3邮件附件应小心谨慎，仅包含必需的文件，避开发送大型附件，以免影响邮件系统的稳定性。4.1.4敏感信息和机密文件应使用加密方式发送，并在附件中注明该文件的保密级别。4.1.5群发邮件时，应仅向相关人员发送，避开无关人员收到邮件。4.2邮件接收4.2.1员工应定期查看并及时回复收到的邮件，优先回复紧要的邮件。4.2.2若需长时间离开或无法回复邮件，应事先进行请假或设置自动回复，告知发件人合适的沟通人选。4.2.3不认得或不信任的发件人发送的邮件，员工应警惕可能存在的网络安全风险，避开点击可疑链接或下载附件。4.3电子邮件存档4.3.1公司对紧要的电子邮件进行定期备份和存档，以便员工需要查询或管理层需要调阅。4.3.2员工应定期清理个人邮箱，删除无关邮件和附件，保持邮箱乾净有序。4.3.3员工不得随便删除或窜改公司紧要邮件和相关文件，如有需要，应征得相关部门负责人的授权。5.即时通讯工具使用规定5.1即时通讯工具的选择5.1.1公司供应的即时通讯工具是优先使用的工具，员工应依照公司规定的使用方式使用。5.1.2员工不得使用未经授权的即时通讯工具进行工作沟通和沟通。5.2即时通讯礼仪5.2.1在即时通讯中，员工应使用规范的语言，礼貌和敬重他人，不使用庸俗或冒犯性的言辞。5.2.2即时通讯中禁止骚扰、威逼、谩骂、散布谣言等欠妥行为，如有发现应及时向上级报告。5.3即时通讯记录5.3.1公司有权对员工的即时通讯进行监控和记录，以确保工作环境的安全和信息的安全性。5.3.2员工不得删除或修改即时通讯记录，如有需要，应征得相关部门负责人的同意。6.违规处理6.1对于违反本制度的行为，公司将视具体情况采取相应的纪律处分措施，包含但不限于口头警告、书面警告、记过、降职、停职、解雇等。7.其他事项7.1公司将对本制度进行定期检查和更新，以适应日常工作的变动和发展需求。7.2员工应认真遵守本制度的规定，并知悉违反本制度的后果。7.3如遇到本制度未涉及的情况，员工应及时向上级领导进行咨询和汇报。本规章制度自发布之日起生效，在使