第七部分 商务活动

第七部分

商务活动第一章

理论指引一、商务活动的定义商务活动是指为了达到一定的商业目的而进行的各种投资、收购、兼并、重组、贸易、合作、会议、培训、聚会、展览、报告等活动的总和。二、商务活动的主要模式类型建设型商务活动模式防御型商务活动模式矫正型商务活动模式进攻型商务活动模式维系型商务活动模式二、商务活动的主要特点明确的目的性广泛的社会传播性高投资性利益驱动性严密的操作性周密的计划性三、商务活动所产生的主要效应蝴蝶效应传播效应整合效应多赢效应第三章

第1节商务旅行

学习目标：了解一般商务旅行、出国商务旅行、团体商务旅行的组织实施方法和流程，掌握办理出国申请、护照、签证的基本程序和具体要求，具备一般商务旅行、出国商务旅行、团体商务旅行组织和实施能力。工作情境设置天地公司一年前与美国纽约市嘉乐设备公司签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察，商定合作事宜，为此公司领导拟于2015年12月l0日派团到美国纽约市嘉乐设备公司参观考察，考察组长为总经理李开列，组员为各部门经理、总经理秘书和骨干员工共110人，在美考察时间需20天，由总经理秘书陈好负责安排出行事宜。(一)制作商务旅行计划

(二)了解出国的相关常识，办好出国手续(三)安排预订工作

（四）准备必需的文件资料及上司随身携带的用品（五）预支差旅费（六）召开全体出访人员预备会(七)与邀请单位联系使其有所准备（八）出入境手续（九）旅途中秘书的工作（十）抵达目的地后秘书的工作商务旅行工作步骤及要求（一）制作商务旅行计划秘书明确①出访的内容和重点②邀请者③参加出访的人员、数量④希望邀请单位做哪些准备工作等首先要掌握公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等。(1)确定出访人员，进行编组，制成名单(2)出差的时间、启程及返回的日期、接站安排。(3)出差的路线、终点及途经地点和住宿安排。(4)会晤计划（人员、地点、日期和时间）。(5)交通工具的选择：飞机、火车、轮船、大巴或轿车。(6)需要携带的文件、合同、样品及其他资料。(7)上司或接待人的特别要求。(8)上司旅行区域的天气状况。(9)行程安排、约会、会议计划、会晤人员的名单及背景、会晤主题。（10）差旅费用，包括现金、兑换外币、办理旅行支票等。1、商务旅行计划的内容旅程表是按预定的日程表和上司的计划要求、意见而制订的。(1)时间、日期。

(2)地点。上司本次出差的目的地（包括中转地点）；旅行过程中开展各项活动的地点、食宿地点等。(3)交通方式。

(4)事项。商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。(5)备注。记载提醒上司注意的事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及机场为旅客提供的特殊服务；如在国外，还应提醒在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。旅程表除了旅行计划外，还有必要的信息：团队名称、人数、旅馆名、房间数、是否需要全程陪同以及其他特殊服务、所在地、电话号码、当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤者名称、企业名称、所在地及电话号码；海外出差时当地的中国大使馆所在地及电话号码等。2、制作旅行日程表××旅程表

团队名称：人数：注意事项(1)旅程表应一式三份（或几份），一份存档，一份给上司，一份给上司家属。(2)安排日程时，在时间上要适当留有余地。(3)了解目的地的环境、气候、街道等方面的情况，作为制作旅程表的参考。(4)对初访地更要具体了解注意细节。(5)准备上司在不同场合的发言提纲可拟出几种方案，制订完后要向上司报告，选定最佳方案后，将其打印。1．出国常识：护照、签证、黄皮书、时差⑴护照（身份证）在中国，护照的渊源可追溯到战国时代。古代的中国人凭用竹简、布帛、木板、金玉或纸张做成的“封传”、“契”、“照碟”、“过所”、“符节”。“护照是一个国家的公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给一种证明该公民国籍和身份的合法证件。（二）了解出国的相关常识，办好出国手续⑵签证（出入证）签证是一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖则可看成是出入证。签证一般可放在护照上，也可放在其他证件上。如前往未建交国家签证，与护照同时使用。我国的签证一般在护照上。⑶“黄皮书”（健康证）

“黄皮书”即“预防接种证书”，因其封面通常为黄色而得名。黄皮书的英文为（INTERNATIONALCERTIFICATEOFVACCINATION）。它是世界卫生组织为了保障入出国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。⑷时差

国际上规定，以英国格林威治时间（GMT）为标准时间。这样两个半球就分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区时间比GMT晚。调整时差对于乘坐国际航班的旅行者都是必不可少的。通俗的计算方法是以经线划分，即格林威治以东，每15度+1小时，格林威治以西，每15度减1小时。主要国家时差表出国手续(1)撰写出国申请(2)办理护照(3)办理签证(4)办理《国际预防接种证书》(5)办理出境登记卡(6)办理保险

2、办好出国手续订票影响交通方式选择的主要因素

A、上司要去哪里，是国内旅行还是国际旅行。B、上司旅行的原因。上司出访可能需要携带样品、材料或信息等。C、上司停留的时间长短。对短期停留，需考虑旅行的速度。D、是否参加团体旅行。团体旅行可能意味着不同的选择方式。E、旅行费用。要受到预算或费用约束。F、企业旅行政策。根据公司的规定，不同职级人员出差，可以乘坐的交通方式不同。G、上司的个人喜好。了解上司喜欢何种交通方式。(三)安排预订工作订房注意事项

A、根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。B、订房时要考虑上司的个人爱好和习惯。C、保证预订。如果预订需要有保证或确定，秘书要事先声明，以便旅馆为你保留房间。D、了解结账时间。询问旅馆的结账时间，并将其放在上司携带的备忘录里。如果是与某人直接联系，需弄清此人姓名和预订号码，以防万一。E、了解房间位置。要根据上司的要求预订，房间尽量不要在一楼。并且最好住有足够安全保障的旅馆，如房门有锁死插销、提供代客泊车业务、电话号码保密服务等。F、提前取消预定。如果要取消预定，应在旅馆结账前通知对方，否则就要付当天的费用。（四）准备必需的文件资料

及上司随身携带的用品常用商务旅行物品清单商务活动文件资料（秘书准备）差旅相关资料（秘书准备）办公用品（秘书／领导准备）团队文件（秘书准备）个人物品（秘书／领导准备）

谈判提纲合同草案协议书演讲稿有关讨论问题的信件备忘录日程表科技、产品资料公司简介对方公司相关资料目的地交通图旅行指南请柬介绍信通信录对方的向导信函日历世界各地时间表所到国（地）的背景资料所到国家或地区的文化、习俗、礼节等常识

笔记本电脑光盘或U盘微型录音机或录音笔照相机／摄像机文件夹笔、笔记本公司信封及信纸手机名片队员名册：队员房间分配表；旅游手册；通讯录护照签证黄皮书身份证机票等

护照签证身份证替换衣物洗漱用品急救药品旅行箱车船票、机票现金、信用卡、支票团队旅行成员名单样表编号姓名性别年龄籍贯证件号码客房分配号码附注1

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秘书为出国旅行团的领队（他的上司）准备的文件确认表（五）预支差旅费秘书人员要填写申请提取预支差旅费。差旅费一般包括往返及当地的交通费、住宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。差旅费的携带方式可以是现金或旅行支票。了解外汇信息，办理兑换外币。（六）在出访前召开全体出访人员预备会内容：强调此行的目的、要求；介绍并说明准备工作的进展情况．如人数、交通工具；对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；提醒携带的个人必备品；有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；领队及所有成员的自我介绍；出发当天的集合方式、地点、时间和交通工具，班机和起飞时间等。(七)与邀请单位联系使其有所准备（八）出入境手续出入境手续1、边防检查2、海关检查3、安全检查4、健康检疫（九）旅途中秘书的工作1、负责携带、照看相关物品2、听从上司安排，及时与公司保持联系，协助处理相关事务3、照顾上司饮食起居，确保商务旅行的顺利进行在出发之前应准备一些药品，如晕车药、清凉油、人丹等，以备急用。（十）抵达目的地后秘书的工作1、抵达目的地后，如果无人接站，秘书一方面要招呼出租车或者引导上司去预订的酒店；另一方面，要检查和带好行李，以防丢失。在一切安排妥当之后，要和对方公司联系人取得联系。如果抵达目的地之后，对方公司派人接站，此时秘书应自觉地让上司走在前面，并主动为双方作介绍，对于表示感谢等话语，应由上司来说。2、如果对于事前预订的酒店对于工作不便，此时秘书要请示上司，得到上司允许后，对酒店进行调整。确保酒店的路程距离、条件等各方面都有利于工作。3、一旦在酒店住下后，秘书要迅速了解酒店周围的交通、邮电、医院等情况，已备不时之需。4、一切安排妥当之后，秘书征求上司意见，看是否要将上司所住的酒店、联系方式等告知公司和上司的家属，以便取得联系。第2节开放参观活动学习目标：了解开放参观活动准备与接待工作的基本方法、基本程序和具体要求，掌握开放参观活动的组织和实施能力。工作情境设置天地公司一年前与美国纽约市嘉乐设备公司签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察，商定合作事宜。公司领导于2016年12月l0日率团到美国后，美国纽约市嘉乐设备公司于第二天举行了开放参观活动，不仅热情邀请了我方代表团参观，而且还热情邀请公司总经理秘书陈好协助组织开放参观活动事宜。一、制订开放参观活动的策划方案1、确定开放参观活动的主题①扩大组织的知名度，提高美誉度；②促进组织的业务拓展；③和谐组织与社区的关系；④增强员工或家庭的自豪感。2、确定邀请对象一般性参观经常邀请员工家属或一般市民等；特殊参观经常邀请与本组织有上下级关系、经济利益的团体和公众，如：行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。二、安排开放参观的内容原则：①能引起参观者的兴趣；②能保证参观者的安全；③对组织的正常工作干扰小参观的内容：1．情况介绍，包括口头介绍、书面介绍（宣传小册子）和影像（电影、录像片或幻灯片）介绍2．现场观摩，让参观者参观工作现场生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织的科技开放（实验）中心；组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施3．实物展览企业可以开放参观组织的成果展览室，可以陈列资料、模型、样品等实物4、选择开放参观的时机最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。5、做好宣传工作参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影：录像片进行介绍。6、做好解说与接待工作①挑选并培训导游或解说人员；②设立接待服务站：③准备特殊的参观用品；④准备礼品或纪念品。二、开放参观活动的操作流程1、准备工作①准备与寄发请柬；②准备接待班子；③为来宾准备休息服务处：④准备持殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；⑤准备茶水饮料；⑥准备赠送的礼品和纪念品：⑦准备介绍材料，如宣传小册子。(2)宾客到达后热情引导接待①放映视听材料②观看模型③引导观摩实物④中途休息服务⑤赠送纪念品⑥征求意见3、做好欢送工作第3节商务会见、会谈学习目标：了解掌握商务会见、会谈的过程中秘书的工作程序和和基本要求，能够组织和实施商务会见、会谈。工作情境设置天地公司一年前与美国纽约市嘉乐设备公司签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察，商定合作事宜。公司领导率团于2016年12月l0日到达美国后，受到美国纽约市嘉乐设备公司领导的热情接待，经过参观考察并请示上级领导后，我方公司代表一致觉得可以进一步合作。为此总经理李开列决定专程会见美国纽约市嘉乐设备公司总经理汤姆，初步商谈合作事宜，由总经理秘书陈好负责安排会见事宜。一、首先区别会见与会谈的概念1、会见会见（meet），国际上一般称接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，称为接见或召见；凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，称为拜见或拜会。中国统称召见。接见和拜会后的回访，称回拜。见可分为礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。2、会谈会谈（talk），是指双方身份、地位对等的会见并讨论一些具体问题。会见是礼仪性的，一般不讨论具体问题。会谈的内容较为正式，专业性较强，商务会谈则主要洽商有关公司商务或商业合约，与商务谈判相比，形式较为随意，气氛较为宽松。领导人出面会见客人，往往就为正式会谈定下基调或创造条件二、会见与会谈的工作流程1、收集对方的相关资料(1)对方求见的目的。(2)对方求见的对象。(3)对方相关的社会背景，如礼仪、习俗、禁忌等。(4)对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。(5)主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。2、准确掌握会见与会谈的时间、地点和双方参加人员名单（1）会见的时间和地点一般礼节性的会见可安排在客人到达后的第二天或宴请之前；其他会见则根据实际安排进行。（2）会谈的时间和地点会谈的时间一般应先征求对方的意见。地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。3、通知主客双方参加会见与会谈的人员(1)主方接见人。(2)主方陪同人。(3)主要会谈人。(4)其他相关会谈人员。(5)客方参加会见与会谈的人员。如果有外籍人士参加，需安排相关翻译人员4、场所的布置及座位安排

(1)场所的布置调节好充足且适宜的光线选择能够对人们的心理产生温暖、柔和、温馨感觉的颜色18℃～2l℃的温度和40%～60%的空气相对湿度比较适合人体有较好的隔音和抗噪声干扰设施，墙壁内应装有消音设备保持卫生与清洁布置合理并有一定的艺术品位检查扩音器声音是否清晰、电源插座与桌子的距离是否合理场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具（2）会见的座次安排“主左客右”的原则（2）会谈的座位安排多边会谈采用圆桌或摆成方形。小范围的会谈也可像会见一样，不用长桌，只有高沙发，双方席位安排与会见安排相同。双边会谈时，宾主相对而坐，以正门为准。8、双方会见与会谈过程主方请客方首先落座，也可以双方同时落座，主方不可先行落座。相关人员不得交头接耳，不得随意翻阅与会谈和会见无关的其他相关资料，也不能随意打断别人发言，并且不能随意进出会场。会见与会谈期间，除相关参与者、翻译人员、会议记录人员外，其他工作人员安排就绪之后应退出会场。秘书人员应准备相关饮料和茶水9、会见与会谈记录如实记录会见与会谈过程，及时作好相关总结，作好会见和会谈纪要，并填写会见与会谈情况汇报表。10、送别结束之后，主人送客人至车前或门口握手送别，目送客人离去后才可回到室内。要及时清理会场及清退回收相关重要文件，尤其需要注意的是涉及公司机密的文件要及时保存。三、会见与会谈的注意事项1、技术（1）了解相关政策和规定（2）客观全面地准备资料会谈对方的个人资讯、谈判风格和谈判经历；会谈对方在政治、经济以及人际关系方面的背景情况；会谈对方的会谈方案；会谈对方的主要商务伙伴、对头。2、礼仪(1)表情自然，语气亲切得体(2)善于聆听对方谈话，不轻易打断别人的发言。不要讲刺激性、挑衅性语言，不能不辞而别。(3)使用礼貌语言第4节商务谈判

学习目标：了解商务谈判的含义、特征、要素、谈判的原则和基本过程、各个阶段的主要策略，能够运用商务谈判常识组织和实施商务谈判。工作情境设置天地公司一年前与美国纽约市嘉乐设备公司签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察，商定合作事宜。公司领导率团于2016年12月l0日到达美国后，受到美国纽约市嘉乐设备公司领导的热情接待。2016年12月l1日参观考察，2016年12月l2日我方公司代表总经理李开列专程会见美国纽约市嘉乐设备公司总经理汤姆，初步商谈合作事宜，基本达成统一意见，但就某些问题还有不同意见，双方定于2016年12月l5日时进行谈判，由总经理秘书陈好负责安排谈判事宜。工作步骤及要求一、了解商务谈判的基本常识1、商务谈判的定义商务谈判，是指人们为了满足各自的需要、协调彼此之间的利益关系而在一定时空条件下通过协商对话达成交易的行为和过程，它是由谈判利益主体的需求驱动而引发的，谈判各方是既合作又竞争的关系。2、商务谈判的要素商务谈判要素地点参与者时间策略与技巧3、谈判的基本原则1)轻立场，重利益2)对事不对人3)努力寻找各得其所的解决之道二、商务谈判前的准备工作（一）信息的准备1)市场信息①供给信息②需求信息③供求关系④竞争者2)对手信息①对手资信情况②对方谈判实力的信息3）环境信息包括法律规定、历史、风俗、物产、政治制度、商业惯例、宗教信仰、天文地理（二）人员的准备1)人员准备的原则①知识互补②个性协调③具有法律效力2)商务谈判人员特定的要求①知识要求包括商务知识、技术知识、人文知识②能力要求包括思维能力、观察能力、理解能力、分析能力、表达能力、解决问题的能力、应变能力③素质要求包括自信心、自制力、顽强柔韧、平等尊重。3）商务谈判人员的组织准备①组织的规模。3—5人比较理想，一般不要超过7人。②组织的结构。谈判团队一般应该由技术人员、商务人员、法律人员、财务人员、翻译人员、记录人员、谈判领导构成（三）方案的准备1)谈判方案准备的原则①准确简明②抓大放小③灵活性与原则性兼顾2)谈判议题和目标的准备①谈判之前必须先明确问题，即明确双方可能会在哪些方面对立，在哪些方面具有共同利益，问题的焦点在哪里，对方的可能立场和利益是什么，我方的立场和利益如何②谈判目标都应该设置三个层次，即最高目标、可接受目标、最低目标3）谈判议程的准备①日期和时间②谈判议题的顺序安排③通则议程与细则议程的内容通则议程是谈判双方共同执行的谈判日程安排，可以由一方先提出，后经双方协商同意后共同执行。通则议程的内容：谈判的参与人员名单，其中人员的职务和人数是关键；谈判起止时间，如果是多日的谈判，包括各个分阶段时间的安排；双方谈判讨论的中心议题，尤其是第一阶段谈判的安排；列入谈判范围的各种问题及问题谈判的顺序；谈判地点及招待事宜。细则议程是参加谈判策略的组成部分，是己方人员的谈判行动指导书，是不对外的。细则议程内容：谈判中统一的口径，如发言的观点、文件资料数据的说明解释；谈判过程中可能出现的各种情况的预测和对策安排；己方发言的策略，何时提出问题，提出什么问题，向何人提问，谁来提问，谁来补充，谁来回答对方问题，谁来反驳对方进攻；什么情况下要求休会；准备一些什么样的借口以回绝对方可能提出的难题；谈判人员更换的事先安排；己方谈判时间的策略安排；对方谈判人员的兴趣爱好、特长、家庭情况、性格弱点等可利用的个人资料。（四）谈判场所的准备1)谈判地点主场、客场、中场首先选择主场，双方都有主场的愿望时选择中场2)谈判会场①公共区域：宽敞、明亮、通风②主谈室：舒适、谈判的私密性、谈判的便利性3）单方使用的休息室一是休息；二是内部磋商。设在主谈室附近，对私密性的要求更高，不装窃听器座位安排国际惯例以右为上，双方座位以1．2—2．1米为宜会见与会谈人数较多用空心式字形三、商务谈判策略1）调控客观因素温度、湿度、通风、光照、桌椅及其摆放、座位的安排、音响效果等2）调控主观因素接待规格标准、接待态度、寒喧的语气等3）营造气氛的常用方法①寒喧②非实质性的、双方都感兴趣的、容易引起共鸣的话题4）谈判开局气氛策略①称赞法②幽默法③沉默法（一）、营造有利的谈判气氛（二）商务谈判策略⑴一致式开局策略即以协商、肯定的方式，创造或建立起谈判的“一致”感觉。⑵保留式开局策略即对谈判对手提出的关键性问题不作彻底的、确切的回答，而是有所保留，从而给对手造成神秘感，以吸引对手步入谈判。⑶坦诚式开局策略即以开诚布公的方式向谈判对手陈述自己的观点或想法，从而为谈判打开局面。⑷进攻式开局策略即通过语言或行为来表达己方强硬的姿态，从而获得对方必要的尊重，并借以制造心理优势，使谈判顺利地进行下去。⑸挑剔式开局策略即开局时到内疚，从而达到营造低调气氛进攻式开局策略也可对对方的某项错误或礼仪失误严加指责迫使对方让步的目的。1、商务谈判开局策略（1）商务谈判磋商准则A、把握气氛的准则即保护已经营造出来的良好的合作气氛。B、次序逻辑准则双方要通过磋商确定几个重要的谈判议题，按照其内在逻辑关系排列先后次序，然后逐题磋商。C、掌握节奏准则磋商阶段的谈判节奏要稳健，不可过于急促。双方开始磋商时节奏要相对慢些，关键性问题涉及双方根本利益，需要花费较多的时间。D、沟通说服准则首先，双方要善于沟通，这种沟通应该是双向的和多方面的。其次，双方要善于说服，要充满信心去说服对方，让对方感觉到你非常感谢他的协作，而且你也非常乐意努力帮助对方解决困难。2、商务谈判磋商阶段的策略1）报价a、先报价策略：适合己方掌握信息优势，成交弹性较大的情况。b、无所谓先后策略：适用于双方实力相当c、后报价策略：符合己方是外行，掌据交易标的物的信息少于对方，成交弹性较小等情况时。2）确定报价高开价是基本原则，高不是价格的高，而是目标的高。3）还价不要干扰对方报价，认真听取，确认难确无误。不急于还价，要求解释，拿出根据，从中寻找破绽和反击的切入点，利用原则谈判法坚持客观标性的原理让对方重新报价，尽量不提出自己的报价，尽量避免给对方自己的底价，这意味着己方从未作出任何让步最后提出自己的报价，并在此基础上与对方讨价还价。理论上的最后成交价应该是双方报价之和的二分之一左右（2）商务谈判的报价策略1）让步的原则和要求a、维护整体利益；b、明确让步条件；c、选样好让步时机；d、确定适宜的让步幅度；e、不要承诺作出与对方同等幅度的让步；f、在让步中讲究技巧g、不要轻易向对方让步；h、每次让步后要检验效果2）己方让步实施策略互利互惠的让步策略、予之远利、取之近惠的让步策略、丝毫无损、希望对方谅解的让步策略。3）迫使对方让步的策略情绪爆发策略、吹毛求疵策略、红白脸策略、得寸进尺策略、声东击西策略。4）阻止对方进攻的策略受限制策略（即“权力受限”和“资料受限”）、疲劳策略、以迟为进策略（3）商务谈判让步策略方法有：理性对待谈判僵局；避重就轻（即暂时放下这个问题，转而先洽商其他条款）、运用休会策略改变谈判环境（双方通过游玩、休息、私下接触，清除隔阂，也可以不拘形式地就僵持的问题继续交换意见）；调整谈判人员。（4）处理谈判僵局的策略（1）促成交易方法有最后期限法、暗示法、只剩站票法即SRO促成法、场外交易法。（2）做好最后的让步A、掌握最后让步的时间主要部分在最后期限之前作出，以便让对方有足够的时间品味；次要部分作为最后的“甜头”，安排在最后时刻作出。B、最后让步的幅度：能够满足对方上司的地位和尊严要求的让步。C、不忘最后获利即指在签约之前，突然漫不经心地提出一个请求，要求对方作一点小小的让步。（3）做好成交的善后工作A、慎重对待协议：要逐字逐句地斟酌协议，最后要有法律专家，要有谙熟法律的人士的帮助和把关，还要对方注意对照和确认。B、以积极、肯定的语言结束谈判3、商务谈判成交阶段的策略（四）注意事项

1、实质性的话题不宜在开局进行。2、营造适宜的谈判气氛的方法的本质是谈论对方容易认同、能够产生好感的非实质性话题。3、由于商业惯例和讨价还价的原因，报价和还价一定要高目标，否则会很被动。4、买卖双方估价矛盾源于依据的不同，因此，需要从对方估价依据的角度去说服对方。第5节签字仪式

学习目标：了解签字仪式的组织实施方法和程序，能够组织和实施签字仪式。工作情境设置天地公司一年前与美国纽约市嘉乐设备公司签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察，商定合作事宜。公司领导率团于2016年12月l0日到达美国后，受到美国纽约市嘉乐设备公司领导的热情接待。双方于2016年12月l5日时进行谈判，达成了统一意见。由中方代表主办，在威尼斯大酒店举行与美国纽约市嘉乐设备公司合作的签字仪式，由总经理秘书陈好负责安排签字事宜。一、签字仪式的准备（一）布置好签字厅

签字厅：常设专用会议厅、会客室，地毯铺满房间。庄重、整洁、清静

签字桌：室内一般铺红地毯，横放一张正规的签字桌----长桌，桌上铺设深绿色绒毯台布，摆放待签合同文本、签字笔等签字时所用的文具。桌子正中摆放鲜花。涉外签字活动中，签字桌上还应插放相关国家的国旗。签字桌后墙上可贴上会标，如“××××签字仪式”

坐椅：签署双边性合同时，可放置两把坐椅。签署多边性合同时可以仅放一把坐椅，供各方签字人签字时轮流就座，也可以为每位签字人各提供一把坐椅。签字人在就座时，一般应当面对正门。（按照国际惯例主方在左，客方在右）

（二）座次安排(1)签署双边性合同(2)签署多边性合同（三）准备合同文本应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。主方会同有关各方一道指定专人，共同负责合同文本的翻译、校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印。待签合同文本的要求：(1)待签的合同文本通常按大八开的规格装订成册，用高档白纸精心印制而成，封面应一般选择真皮、金属、软木等高档材质印制。按常规合同文本上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本还可再向各方提供一份副本。(2)签署涉外商务合同①按照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言。②在准备合同文本过程中，应对条款内容进行认真细致的核对。③注意遵守相关法律、法规。④符合商务交往中的惯例及常识。（四）

准备签字用具（五）准备国旗国旗需插放在该方签字入座椅的正前方（六）准备签字人员的服饰出席签字人：简约、庄重，切不可摩登前卫或者是标新立异。应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋，男士还必须系上单色领带，以示正规。

秘书人员以及礼仪人员：穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。二、签字仪式的程序（一）主持人宣布签约仪式开始（二）签字人正式签署合同文本——名列首位（三）签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本各方签字人应该起立并诚挚地握手，互致祝贺，并相互交换方才用过的签字笔，以留作纪念。全场人员应热烈鼓掌。（四）共饮香槟酒互相道贺（五）双方简短致词后合影留念（六）退场有序应由双方最高领导和客方先退场，然后东道主再退场。整个签约仪式以半小时为宜。第5节新闻发布会

学习目标：了解新闻发布会的组织实施方法和工作程序，能够组织和实施新闻发布会。工作情境设置2016年12月l8日天地公司与美国纽约市嘉乐设备公司在威尼斯大酒店隆重举行了合作的签字仪式，这是公司正式与世界500强公司携手合作的开始，公司领导觉得应该把有关新闻媒体邀请到一起，宣传这一重大消息，并借此机会提高公司的美誉度，搞好与新闻界的关系，由总经理秘书陈好负责组织新闻发布会的有关事宜。

一、新闻发布会的准备工作

1、确定新闻发布会的主题①说明性主题如企业推出新产品、企业经营方针的改变等，主要是对外宣布决定。②解释性主题如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等，主要是对所发生的事件进行解释。注意事项：第一，主题应有较大的新闻价值。企业新闻发布会的主题有以下几种：新产品开发、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、企业合并、企业创立周年纪念日、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。第二，新闻主题要单一。2、新闻发布会标题的选择

(1)避免使用新闻发布会的字样企业发布会的名字为：“××信息发布会”或“××媒体沟通会”(2)最好在发布会的标题中说明发布会的主旨内容如“××企业2005新品信息发布会”。(3)通常需要明确会议举办的时间、地点和主办单位(4)有时可选择一个具有象征意义的标题主题加副题如“海阔天空——五星电器收购青岛雅泰信息发布会”。3、新闻发布会时机的选择

(1)公司及产品（服务）己成为公众关注问题的一部分。(2)公司或其成员已成为众矢之的。(3)新产品上市。(4)开始聘用某大牌明星做自己的广告模特或代言人。(5)公司人员重大调整。(6)公司扩大生产规模。(7)公司取得最新记录的销售业绩等等。4、新闻发布会时间的确定

应尽量避开节假日和重大社会活动报社一般在周一或周五举行例会，因此，周二至周四通常较合适。最好将时间安排在上午10时或下午3时，总时间1小时左右为佳，尽量不超过2小时。有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请记者出席。但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。

5、地点的选择与场地的布置

可考虑在本单位所在地、事件发生地、当地著名的宾馆与会议厅召开。场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。现场布置需要营造出一个与行业相匹配，还要考虑地点的交通便利与易于寻找，包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便。还须考虑：①会议厅容纳人数，主席台的大小，投影设备，电源，布景，胸部麦克风，远程麦克风，相关服务，住宿、酒品、食物、饮料的提供，价钱是否合理，有没有空间的浪费。②背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方。③外围布置如门外横幅、竖幅、飘空气球、拱形门等是否允许布置，当地市容主管部门是否有规定限制等。6、对象的邀请

主题大小、轻重决定了所邀请记者范围。1、专业性较强的新闻发布会应当邀请专业媒体参加；2、考虑媒体的知名度和影响力；3、邀请的记者“类别”要齐全，报刊、电台、电视台的新闻媒体皆覆盖，文字、摄影、摄像皆俱全。此外，广告公司、客户、同行等也是受邀请的对象。发布会应该发出正式的邀请。请柬应提前3～5天送出，请柬上应说明举行记者招待会的目的、日期、地点、单位名称及联系电话。会前一两天电话落实。7、发言人和主持人的挑选

组织的“形象代表”。主持人一般由主办单位公关部门负责人、办公室主任、单位副职领导担任。发言人一般应由单位正职领导担任。如果是公布某项新产品或新技术，相关方面的负责人和技术人员也应出席，发言人旁边可配设助理人员。一名优秀的发言对本组织的情况应了如指掌，面对记者的提问时能够应对自如、游刃有余。8、发布会材料的准备

一是准备主要发言人的发言提纲、回答提纲、发言人的背景资料介绍（应包括头衔、主要经历、取得成就等）和报道提纲（可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料）；二是制定会议议程；三是准备一些辅助材料，如新闻事件的背景资料、政策法规的说明材料、证人证词、公司宣传册、产品说明资料（如果是关于新产品的新闻发布的话）、企业新闻负责人名片、纪念品（或纪念品领用券）等，还有图片、实物、模型、录像、光碟等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解，还可准备空白信笺、笔，以方便记者记录。9、经费预算

应根据新闻发布会的规格和规模制订费用预算，并留有余地，以备急用。费用项目一般有：场地租用费、会议布置费、交通费、住宿费、音像器材、印刷品、邮电费、文具用品、礼品、茶点或餐费等。10、组织记者参观的准备必要时给记者创造实地采访、摄影、录像等机会，增强记者对会议的感性认识，同时应安排好接待、介绍工作。11、模拟预演

在新闻发布会举行前一天，从组织者到发言人．从接待人员到服务人员都要接受“模拟训练”。围绕主题，设想记者可能提出的各种问题，尤其是那些刁难的问题。这样有利于发言人有充足的临场准备，有利于更好地树立组织形象。二、新闻发布会进程的控制1、签到与分发资料签到簿可包括来宾编号、姓名、单位、职务、联系电话、地址等项目。2、礼貌接待，引导入座3、主持人宣布发布会开始应先由主持人介绍新闻发布会的基本情况，并向记者介绍出席新闻发布会的有关人士。4、发言人讲话并接受记者提问发言人发布有关新闻；发布完毕后，由记者开始提问，发言人及有关人士答问；回答记者提问时，应充分地、准确地向记者提供有关信息，但对涉及保密和不宜发表透露的问题，应婉转地向记者解释；同时，对记者提出的一些敏感又回答不了的提问时，通常可采取删繁就简的方式回答5．发布会结束由主持人宣布会议结束。6、会后专访安排记者专访也是新闻发布会的重要环节，会后专访应留给那些主流的媒体，尤其是非常注重新闻时效性的电视记者或者日报记者。专访通常会被记者认为挖掘独家信息和深度素材的好机会，因此，要把这样的时间留给最有价值的媒体。7、其他活动会议结束后可组织来宾合影留念。还应由专人陪同记者参观考察，给记者创造实地采访、摄影、录像等机会，增加记者对会议主题的感性认识。还可举行茶会和酒会，以便于个别记者能够单独提问，并能融洽和新闻界的关系。三、新闻发布会的善后工作1、收拾整理会场主要包括收拾好设备、道具与用品，收集会议资料以及物品的入库。2、会后总结对照来宾签到簿，了解来宾对发布会的意见与建议，尽快找出自己的缺陷与不足。组织全部工作人员对发布会的组织、布置、主持和回答问题等方面的工作进行总结，并将总结材料归档备查。3、整理保存发布会资料整理发布会音像资料，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式，发布会各媒体报道资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。4、查对新闻单位报道情况会议结束后，根据记者到会的情况，查对新闻单位报道情况，如果发现所发的消息有误．应及时通知该新闻单位予以及时更正；对正确地报道了公司有关信息的记者和新闻单位．应通过电话或书信表示谢意。对记者所发稿件的内容及倾向做分析，以此作为以后举办新闻发布会邀请记者范围的参考依据。新闻发布会的注意事项

1、事前做好排练，发现问题及时纠正。2、不随意打断记者的发言与提问，也不能以各种表情、动作表示不满。对待各媒体记者一视同仁，不能厚此薄彼。3、与组织的宣传口径保持一致。各位发言人在重大问题上要统一口径，切忌说法不一。4、做好会议的接待和记录工作。5、主持人和发言人要注意言谈举止和会场的气氛引导。在发言冷场时，适时引导记者提问，而在记者争相提问时，又要维持好会场次序。6、事先准备好回避问题的方式和技巧。7、避免造成对立情绪，在发现对立苗头时，要善于控制和化解。第7节商务庆典学习目标：了解商务庆典的组织实施方法和程序，能够组织和实施开业庆典。工作情境设制天地公司与世界500强公司----美国纽约市嘉乐设备公司携手合作之后，公司发展如日中天，经过周密的市场调研和高层决策，决定于上海成立一家分司---上海天地公司。半年后，上海天地公司如期成立。公司准备于12月12日在公司所在地隆重举行开业典礼，届时会有当地的各界商业人士、政府领导及新闻媒体参加。经理要求秘书陈好负责组织开业庆典的有关事宜。一、典礼工作的流程

(一）成立典礼筹委会，专门策划并落实庆典工作。（二）确定典礼活动主题，精心策划活动方案举办方应当根据举办庆典活动的具体目的以及社会环境、人文环境等因素来确定本次活动的主题。主题确定后，组织人员策划拟写庆典方案（包括拟订典礼仪式的流程）。方案应从全局出发，紧紧围绕活动主题。（三）选择时间和地点(1)时间的选择。考虑：主要嘉宾和领导能够参加、大多数目标公众能够参加。注意天气变化，尽量避开禁忌日和节假日。(2)地点的选择。一般来说地点应设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。要考虑场地是否够用，场内空间与场外空间的比例是否合适，交通是否便利，停车位是否足够。（四）确定邀请对象(1)要确立邀请对象。邀请的主要人员有：政府领导（工商、税务等直接管辖部门）、社会名流、上级领导、同行人士、员工代表、潜在的、预期的未来客户、新闻记者等。(2)要做好邀请工作。电话邀请，还可以制作通知，发传真，更能够表明诚意与尊重的方法是发请柬、邀请函或派专人当面邀请。出席典礼的人员一旦确定，应提前一至两周内发送请柬，以便对方安排时间，按时赴会。在活动举办前2～3天最好电话核实有无变动，对贵宾宜在活动举办前一天再核实一次。请柬的印制要精美，内容要完整，文字要简洁，措辞要热情。被邀者的姓名要书写整齐，不能潦草马虎。一般的请柬可派专员送达，也可通过邮局邮寄。给有名望的人士或主要领导的请柬应派专人送达，以表示诚恳和尊重。（五）做好典礼的舆论宣传工作

(1)企业可以利用报纸、杂志等视觉媒介物和运用电台、电视台等大众媒体等方式进行舆论宣传工作，提高典礼的知名度；同时，在企业建筑物周围设置醒目的条幅、广告、宣传画等也可以起到宣传的作用。(2)