第六部分 信息、调研、档案工作

第六部分

信息、调研、档案工作

第一章

理论指引一、信息工作

(一)信息信息是指对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。按性质可分为自然信息、社会信息和生物信息。按形态可分为文字形态、声像形态和记忆形态。特点：客观性、共享性、开发性、时效性、传递性、存储性、可塑性、无限性。（二）信息工作的基本要求及时充足适用准确（三）信息工作的程序

二、社会调查

（一）社会调查社会调查，即社会调查研究或调查研究，是指人们在一定的理论指导下，有目的、有意识地通过对社会现象的考察，系统、直接地搜集有关社会现象的信息资料，进而加以分析、综合，作出描述和解释，阐明社会现象的本质及其发展规律的一种自觉的社会认识活动。（二）社会调查的主体与客体社会调查主体一、社会调查的委托者，即社会调查的发动者。二、社会调查的受委托者，既可以是一个严密的组织，又可以是从事社会工作的研究人员。社会调查目的决定的课题领域（社会现象及其规律）社会调查客体载负课题领域信息的信息载体（三）社会调查的一般程序1选题阶段2准备阶段⑴设计调查方案⑵组建调查队伍⑶选取调查对象⑷准备调查工具3调查阶段进入调查现场，采取各种科学有效的调查方法进行信息资料的收集4研究阶段审核、整理资料，研究分析和开展理论研究5总结阶段撰写调查报告、应用调查成果、评估调查质量和总结调查工作三、档案工作(一)档案档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案具有社会性、历史性、确定性、原始记录性的特点，具有行政、业务、文化、法律、教育的作用。（二）档案的种类公务档案与私人档案文书档案、科技档案与专门档案历史档案与现行档案（三）档案工作的一般程序1、收集首先要建立文件材料的归档制度包括：归档范围、归档时间和归档要求2、整理区分全宗一个机关(单位)组织在执行职责活动中形成的档案的总称合理分类分类的方法：年度分类、组织机构分类、问题分类、职能分类、组织机构——年度、年度——问题、职能——年度等综合分类法编制案卷目录①封面②说明③案卷目录表填写档号写在档案盒封面上：①全宗号②案卷目录号③案卷号3、鉴定(1)判定档案的价值，确定档案保管期①判定档案的保存价值对档案文件的内容、作者、真实度、文种等因素进行多角度、多侧面地分析，要写出鉴定报告。②确定档案的保管期定期一般分为30年、10年永久保存无限。保存长期保管一般在11年至30年之间短期保管一般在10年以内(2)档案的销毁①登记造册要以鉴定报告为依据，登记时要把档案的标题、卷号、目录号、卷内文件份数等登记清楚，领导审批后应签署书面意见。②销毁前要根据鉴定报告和登记册对拟销毁档案材料进行核对，检查无误后方可销毁。销毁时要有两名监销人员在场，确保销毁工作干净彻底，无残留。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字。③档案销毁结束后，档案管理人员要在案卷目录的备注栏中注明“已销毁”字样，并填写具体日期。4、保管——维护档案的完整和安全，延长档案的寿命①建立各种规章制度。

②要创造良好保管条件并经常检查，确保保管库房完好、设备正常工作。③要根据制度定期检查。5、统计工作项目：档案数目与现状、档案成分数量变化、档案的利用情况。6、提供利用对档案的阅览、复制和摘录7、移交《中华人民共和国档案法实施办法》规定：属于中央级和省级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。此外，经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。在移交时还应参照所在地区和单位的具体规定。要求把本单位保管期满的档案，连同案卷目录和有关的检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。一个机关的全部档案应当统一向同一档案馆移交。（四）国家关于档案处理的法规《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日）《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正）《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年11月19日起实施）《档案行政处罚程序暂行规定》（2000年5月10日起施行）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月28日起施行《中华人民共和国政府信息公开条例》（2008年5月1日起施行）《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996年12月2日起施行）《归档文件整理规则》（2016年6月1日起实施）。《电子档案移交与接收办法》（2012年8月29日起施行）第三章

第1节信息处理训练目的：了解秘书信息处理的基本程序和具体要求，掌握信息收集、整理、传递、存储、反馈和利用的能力。工作情境设置天地公司近几年一直致力于新市场的开拓，不断开发新的产品。最近公司新开发一种新型美容面膜，李总经理责成秘书陈好收集新产品市场销售情况、经销商的反映、消费者的反映等信息资料，并将信息资料及时反馈给他，以决定是否在上海开拓新市场作决策依据。一、了解信息反馈的相关知识1、信息反馈的定义信息反馈是将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。也就是指信息控制系统把信息传递出去后，将其作用又返送回来，并对信息的再输入产生影响，起到控制的作用。信息反馈的目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。秘书要通过不断的信息反馈，将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的大量信息进行再收集、再处理、再传递。2、信息反馈的特点针对性连续性及时性

3、信息反馈的形式正反馈和负反馈前反馈和后反馈纵向反馈和横向反馈4、信息反馈的要求

(1)信息反馈要准确真实；(2)尽量缩短信息反馈时间；(3)信息反馈要广泛全面，多信源、多通道反馈。二、信息反馈的工作程序

1、明确目标——具体目标和具体要求2、选择信息反馈的方法。(1)系列型反馈信息(2)广角型反馈信息(3)连续型反馈信息3、获取反馈信息(1)明确信息收集范围①企业信息。本企业的基础资料，包括企业的历史沿革资料、工作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章制度、重要活动情况等。②国际市场信息包括产品供应商、产品价格、同类产品的规格性能和特点、产品的消费需求竞争情况方面的信息。③客户信息包括客户的资信、经营方式、经营范围和经营能力、市场营销特点、市场占有率及客户的有关背景方面的信息。④贸易信息包括市场消费动态，供需趋势信息；各种贸易机会，如各种订货会、商品交易会、展销会、博览会的信息；新技术、新产品信息；外资市场信息；国际劳务市场信息；竞争企业与生意合伙人的信息等。⑤国际金融信息包括国际金融动态、外汇汇率变化、国际证券市场行情、贸易对象国的利息率、汇率、投资、信贷等信息。⑥法律政策信息企业工作是在法律、政策、规定的指导和约束下进行的。特别是进行涉外活动，要充分考虑国际惯例及有关的法律、政策。秘书应注意收集我国现有的法律、政策、规定，注息收集与本企业有贸易业务的国家的法律。⑦交际活动信息凡是企业领导要参加的各种交际活动获取的反馈信息主要包括：有关方针、政策和重大工作部署执行情况的信息；新思想、新观点和独到见解经验型信息；反映工作中存在问题的信息；对全局有影响的倾向性、苗头性信息；反映意见、建议的信息；反映重大事件、突发事件的信息。(2)熟悉信息来源报纸、电视、广播、互联网、杂志、图书馆、档案馆等各种渠道(3)选择信息收集方法和渠道信息收集基本方法①观察法②阅读法③问卷法④询问法⑤网络法⑥购置法⑦交换法信息收集的渠道①深入市场、实地调查②大众传播媒介③供应商和客户④图书馆⑤数据库⑥信息机构⑦贸易交流会⑧业务相关部门(4)查找信息①要收集各种形态的信息，包括文字、声像等形态的信息。②建立通讯联系索引卡，记载业务往来的单位、个人或客户信息，便于及时进行业务联系。③信息收集要有超前性。超前的信息对制订有效的对策有重要意义，要抢先捕捉信息，迅速加工传递，使信息工作发挥应有的作用。4、加工分析反馈信息信息的筛选①看来源②看标题③看正文④决定取舍：一是选择其重点、特点，综合成一份信息材料：二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观的，或是选用典型的，淘汰一般的。信息分类①字母分类法②地区分类法③主题分类法④数字分类法⑤时间分类法信息校核①溯源法②调查法③核对法④逻辑法⑤比较法⑥数理统计法(4)选择有价值的信息，成信息稿5、传递反馈信息⑴确定传递信息的内容⑵选择并确定传递信息的形式信件、备忘录、报告、通知、新闻稿、企业内部刊物、传阅单、新闻发布会、声明、直接邮件⑶确定传递信息的方法语言传递、文字传递、电讯传递、可视化辅助物传递⑷进行信息传递⑸确认信息传递质量传递信息应注意的事项：⑴区别对象，按需传递信息高层决策者需要综合性和预测性的信息，基层管理者主要需要具体的业务信息。⑵做好例行信息的传递工作每天要将当天的邮件、信函及时转交；向上司汇报前一天交办事项的执行情况；定期编写内部资料，发布有关信息。⑶加强非例行信息的传递工作——急需的信息⑷收到的信息中发现重要情况要立即传递重要情况：本公司所用生产原料的国际价格即将上涨；公司发行的股票突然被人大量买进；由本公司独占的产品市场，突然有其他外公司企图涉足的迹象等。6、利用反馈信息三、信息反馈的注意事项要及时了解来自各方面的反映，收集人们对己推行政策、已实施措施的意见，把各种指令执行情况的偏差信息反馈给决策者，以便及时发现问题、纠正偏差，修正或完善政策与措施，做出新的布置、发出新的信息。既报喜，又报忧：既讲究实效性，又把握准确性；既重视初级反馈，又综合加工深层次反馈信息；既提供目前状况的反馈信息，又提供过去或将来工作的反馈信息。第三章

第2节调查工作训练目的：了解调查工作的基本程序、基本方法和具体要求，掌握调查问卷和调查报告的写作技巧，具备调查工作组织和实施的工作能力。工作情境设置天地公司一年前与美国纽约市嘉乐设备公司签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察，商定合作事宜，为此，公司领导拟于2016年12月l0日派团到美国纽约市嘉乐设备公司参观考察，由总经理秘书陈好负责调查工作的组织和实施。一、选好调查课题途径：根据本部门工作或社会需要确定；深入现实生活发现有价值的重大情况和问题。二、制订调查方案调查总体方案设计（1）确定调查目的(2)确定调查对象（3）确定调查项目（4）制订调查提纲和调查表（5）确定调查的时间和地点（6）确定调查方式和方法（7）确定研究分析方法（8）确定调查组织计划对调查方案的评估(1)对调查方案的可行性评估：

①逻辑分析法②经验判断法③试点调查法(2)对调查方案优劣的评估：①设计是否准确地体现了调查的目的和要求②是否科学、完整并且便于实际操作③能否使调查的质量比以往有所提高三、组建调查队伍根据调查任务的大小，选定人员、明确分工、制定纪律、组织训练、认真执行四、选择调查方式、方法1、调查方式包括全面调查、抽样调查、典型调查、重点调查。2、调查方法包括观察法、访谈法、文献调查法、问卷调查法五、制定调查计划与提纲调查问卷的设计①标题：调查单位+调查内容+文种②说明信。说明信是在问卷的卷面上给被调查者的短信，它用来说明调查者的身份、调查目的、意义、内容、要求、保密措施及通信地址，以消除被调查者的顾虑，争取他们的积极支持与配合。说明信的语言应谦虚、诚恳。说明信一般放在问卷的开头。例文：用户同志，您好。为了更好地为您提供您所需要的产品和服务，公共关系部特开展了“了解市场、了解用户”的调查活动，请您在百忙时阃填写本问卷，我们将在回答问卷的顾客中抽出100名中奖者-赠给精美的纪念品。填写本问卷不记姓名，我们也会遵照保密法对所填内容给予保密，请您心真实地填写。谢谢您的支持和合作。某公司公共关系部通讯地址：电话：③指导语指导语是用来指导被调查者填写问卷的说明。需要说明的事一般有：对选择答案时所用符号的规定、选择答案的个数及其他求。例如：填表说明：A、请在符合您的情况和想法的答案前划勾或在____中填写。B、若无特殊说明，每一个问题只能选择一个答案。④调查内容A、问题设计。问题是向被调查者提出也要求回答的事实、态度、行为、愿望等。包括：*1*基本情况：一般指与调查内容相关的被调者的背景资料，如年龄、性别、文化程度、职业、收入等项目。*2*行为事实：是调查内容的重要部分，主要是调查和测量被调查者与调查主题相关的行为和事实。*3*态度意见：是了解被调查者对所调查事的的评价。B、答案设计在问卷的每一个问题后，一般设计供被调查者选择或填写的答案。分为三种：＊1*、封闭式回答：指设计问卷时，在提出问题的同时，列出若干个答案，被调查者根据自己的情况选择一个或几个答案。

封闭式回答有2种形式：

1）填答式：即在问题后划一横线，由被调查者填写。例如：

①您的年龄——岁。

②您居住的省份是——(省、直辖市或自治区)。

③您家里有几口人——。2）选项式：指给出的答案有多项，被调查者根据自己的情一项或多项。例如：您的文化程度是＿＿。

①小学及以下

②初中

③高中及同等学力

④大专及以上您从何处知道或了解我们的产品＿＿。

①报纸

②电视

③朋友介绍

④街头广告优点：对被调查者来说，填写比较容易、方便，因而有助于提高问卷的回收率，同时答案标准有利于进行统计分析和对比研究。缺点：对比较复杂的问题，答案难以设计周全；回答方式缺乏弹性发挥调查者的主观能动性；填答中的失误难以发现，影响回答的真实性和可靠性。＊2*、开放式回答：则是在设计问卷时仅仅提出问题，不为被调查者提供具体答案．由回答者自由填写。例如：

①您认为我们产品的主要优点有哪些?②您认为我们产品的主要缺点有哪些?优点：被调查者回答问题不受限制，可以充分自由地发表个人见解，适合于回答那些答案较复杂，或尚未弄清各种可能答案的问题，因而常用于探索性研究。缺点：回答资料标准化程度低，难以进行分析和比较；需要被调查者具有较高的知识水平和文字表达能力，同时花费较多的时间与精力，因而影响回收率。*3*、半封闭半开放式回答：即在封闭式回答后加上“其他”，或在开放式问题前加上封闭式答案。例如：您认为该产品的主要特点是——。

①性能优良

②适合家庭需要

③外观设计美观大方

④其他(请说明＿＿)

例如：

您对我们产品的评价是①满意②一般③不满意请说明理由：——优点：既给被调查者一定的自由回答余地，又给其一定的标准答案，综合了封闭式和开放式回答的优点，克服了它们的缺点，具有广泛的用途。⑤尾部:调查人\编校员\打卡员及时间

＊问卷设计的注意事项：*1*申明调查的目的，保证被调查者行使不记名填写的权利。*2*尽可能使用通俗易懂的句子和整齐的排版，设计出一目了然和美观大方的问卷。*3*问卷最多不超过25个问题。冗长的问卷容易使被调查者厌烦，影响答卷的质量。*4*在问卷底部留出空间，用以被调查者填写补充说明。*5*同一份问卷中，开放式回答不能超过2题*6*为提高问卷的有效性，防止对问卷题目产生理解上的偏差，设计问卷人员应首先预先自行答卷并提出改进意见。（六）进入观察现场，作好观察记录。（七）分析研究材料，得出正确的结论（八）写作调查报告八、写作调查报告

（一）标题1．公文式：调查单位＋事由＋文种《南京大学关于大学生对待在校恋爱问题的调查报告》调查区域＋对象(相当于公文标题中的“事由”)＋文种《南宁市居民住宅消费需求调查》2、新闻式：

＊单标题：A、直接揭示调查的主要内容或基本观点如：《大学生在校恋爱问题》《积极引导大学生在校恋爱》B、用设问的方式：如：《如何积极引导大学生在校恋爱》

《“上帝”都到哪儿去了》＊双标题－－正副标题：正标题揭示中心内容，副标题作补充说明《加强教育积极引导严防早恋------广西职业技术学院学生心理教育走出新路子》《安于“小”专于“小”发展“小”——温州小商品市场生意红火》注意：尽管标题形式不一，标题中的调查区域、文种可以省略，但调查对象不能省去。(二)正文

1、前言：（1）开门见山，揭示主题。文章开头先交代调查的目的或动机，揭示主题。如：随着改革开放的不断深入和生活水平的日益提高，住宅已逐渐成为城镇居民消费的主要对象。为全面了解××市住宅消费市场需求的情况，推动居民住宅储蓄和城镇住房抵押贷款业务的进一步开展，受××单位委托，××单位于1999年×月×日，对该市居民住宅消费需求进行了抽样调查。”(2)结论先行，逐步论证。如：“通过对x牌收银机在京各商业部门的拥有、使用情况的调查，我们认为它在北京不具备市场竞争能力，原因主要从以下几方面阐述……”（3）交待情况，逐层分析。介绍背景情况、调查数据，然后逐层分析，得出结论。－－一些规模较大的市场调查先交待调查时间、地点、范围、对象等情况，然后分析。例如《关于香皂的购买习惯与使用情况的调查报告》的开头：本次关于香皂的购买习惯和情况的调查，调查对象主要集中于中青年，其中青年占55%，中年占25%，老年占20%，女性为65%，男性为35%、、、、、、、（4）提出问题，引入正题。即提出人们所关注的问题，引导读者进入正题，如《“上帝”都到哪儿去了》的开头：逢年过节，中国人的头等大事就是置‘年货’。如今赶上年根儿，商场的景象却令人‘心寒’。那么‘上帝’都到哪儿去了?是商品品种与数量满足不了消费者?……”

开头部分的写作方法灵活多样，可根据调查报告的种类、目的、资料及调查报告的篇幅要求等情况，适当选择，但不管怎样，总是围绕黄为什么进行调查、怎样调查和结论如何这几个问题做文2·主体

主体部分是报告的重要部分，它决定着整个调查报告质量的高低和作用的大小。这部分着重通过调查了解到的事实分析说明被调查对象的发生、发展和变化过程，调查的结果及存在的问题，提出具体的意见和建议。

(1)基本情况部分。这部分要真实地反映客观事实，但不等于对事荬的简单罗列，应该有所提炼。

（2）分析部分：对资料进行质和量的分析。第一类：原因分析。是对出现问题的基本成因进行分析，如××牌产品滞销原因分析；高档饭店、酒楼买卖渐稀，大众生意日，渐红火这一现象的分析。第二类：利弊分析，是对事物在市场活动中所处的地位，起到的作用进行利弊分析等。第三类，预测分析。是对事物的发展趋势和发展规律做出的分析。如：对××市居民住宅需求意向的调查，通过居民家庭人口情况、住房现有状况、收入情况以及居民对储蓄的认识，对分期付款购房的想法等，对××市居民住房需求意向进行分析。（3）建议部分：这是市场调查报告的出发点和归属，在简要预测之后，建议有关企业或部门应采取的计划和措施，建议要有针对性、可行性。主体部分的层次段落一般有四种形式：

A、顺序式B、递进式C、并列式D、总分式3、结尾

结尾部分往往与前言相呼应，达到收束全文、总结全文的作用：A、概括全文，经过层层剖析后，综合说明报告的主要观点，深化文章的主题；B、形成结论，在对真实资料进行深入细致的科学分析的基础上，得出报告结论；C、提出看法和建议，通过分析形成对事物的看法，在此基础上，提出建议和可行性方案；D、有的展望未来，指明意义。4、落款和日期调查单位或调查人员（也可写在标题下方）和写作时间。5、附录有关材料的出处，参考的资料和书籍，调查统计图表的注释和说明，以及旁证材料等6、6、写作要求(1)认真分析材料、提炼主题(2)分析既不简单化，也不要面面俱到(3)表达意思要准确，语言要凝练、朴实(4)要学好党的方针、政策第三章

第3节档案归档训练目的：了解档案管理的工作程序和基本方法，掌握档案收集、分类、装订、归档的一般方法。工作情境设置陈好是天地公司的总经理秘书，全面负责公司的办公室工作，包括档案管理工作。她非常重视公司往来的文件的管理，对办公室工作中形成的、办理完毕的、具有参考利用价值的管理性文件、会议文件、重要文件的历次修改稿、电话记录、电报、公司内部简报等，她都认真细致地进行登记、收集、定期归档。由于陈好管理认真、细致、科学，熟悉文件归档的制度和方法步骤，因此，到了一年一度文件归档的时候，总经理叫她和两个同事将公司文件整理归档并移交给档案室。一、确定归档范围根据归档制度《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日），确定归档范围：1、各级党政机关、人民团体、军队系统、民主党派、企业事业文件材料归档范围：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。2、根据归档制度《机关文件材料归档范围和文书档案保管2、各级党政机关、人民团体、军队系统、民主党派、企业事业文件材料不归档范围是：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

3、收集电子文件时，除参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档范围和保管期限规定》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定外，还应根据电子文件的特点从以下几方面确定详细的归档范围。(1)机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。(2)机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。(3)在行使本组织职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件。对需要保存草稿的重要文件，在修改时应保留原件，加版本号后积累，将草稿和定稿一并归档。

(4)利用计算机辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件和模型文件。

(5)本组织制作的各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。

(6)与本组织制作的文本文件、图形文件、模型文件、数据文件有关的各种命令文件，如计算程序、控制程序、管理程序等。命令文件有的是本组织根据需要自行编制的，也有的是以购买方式获得的。档案室已有的命令文件不必重复归档。

(7)设备运行所需要的操作系统。档案室已有的操作系统不必重复归档。

(8)与电子文件有关的各种纸质文件，主要包括两方面内容：一是产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件，如计算机技术说明书、图纸、使用说明书、操作手册等；一是在电子文件形成过程中产生的纸质文件，如系统设计任务书、说明、程序框图、测试分析报告、技术鉴定材料等。4、在一个企业里，需要归档的文件主要是与企业各方面活动有关的文件，主要包括:

(1)国有企业的归档范围①党群工作形成的文件材料：②行政管理工作形成的文件材料；③经营管理工作形成的文件材料；④生产技术管理工作形成的文件材料：⑤产品生产或业务开发工作形成的文件材料；⑥科学技术研究工作形成的文件材料：⑦基本建设和技术改造工作形成的文件材料；⑧设备仪器管理形成的文件材料；⑨会计工作形成的文件材料；⑩职工个人管理形成的文件材料；⑪其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。此外，与以上这些内容相关的电子文件、声像档案、数据库文件、计算机程序、办公自动化也都属于秘书应当收集的档案范围。（2）非国有企业的归档范围①企业设立、变更、撤销的请示、批复、注册、登记、申报、评审、验证等文件材料；②企业章程、注册资金、经营场所、投资者的审核验证材料；③企业董事会、监事会、股东会和党、政、企管理机构的会议记录、纪要；④企业机构设置、职务任免、职工花名册等文件；⑤劳动工资、人事、法律事务等文件材料；⑥财务会计、资产管理、资金信贷、税收审计等方面的文件材料；⑦生产技术、质量管理、环保计量、质量认证等方面的文件材料；⑧材料采购、产品成本、市场销售、售后服务、宣传广告等方面的合同、协议等文件材料；⑨企业产品设计、制造、鉴定、应用等方面的合同、协议、图纸、图样等文件材料；⑩新建、改建工程的规划、设计、建设、施工、监理等方面的请示、批复、任务书、许可证、协议、合同、洽商、图纸、评审、验收、总结等文件材料；⑪技术引进、技术改造项目立项、引进、安装、评定、验收、运行等方面的请示、批复、合同、报关单、开箱单、说明书、图纸、评审、验收、记录等文件材料；⑫科研活动中的立项、实验、鉴定、应用等阶段的请示、批复、报告、合同、数据、图纸、认定、鉴定等文件材料；⑬经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告等文件；⑭政党、社会团体组织在企业活动中形成的文件材料；⑮具有法律凭证和查找利用价值的照片、录音、录像、磁带、光盘等声像、磁性载体、电子文件材料；⑯其他具有利用和保存价值的文件材料。

5、不需要归档的企业文件，主要包括：（1）

①未定稿的文件；

②仅供工作参考的文件；

③无查考利用价值的事务性、临时性文件；

④文件草稿；

⑤从正式文件中摘录的仅供参考的非证明性材料；

⑥重份文件；

⑦无特殊保存价值的信封；

⑧来访者的介绍信：

⑨企业内部互相抄送的文件；

⑩非隶属单位发来的不需要办理的文件。二、编制分类方案根据档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015，2016年6月1日起实施）（1）开门见山，揭示主题。1、常见分类（1）按保管期限分类机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年两种。归档文件一般先按保管期限分开整理，然后再考虑其他分类.（2）按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。（3）按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类。2、复式分类法

规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位(1)保管期限——年度——组织机构分类法永久：2006年财务部定期（30年）：2006年销售部定期（10年）：2006年销售部(2)保管期限——年度——问题分类法永久：2006年

人事类定期（30年）：2006年

财会类定期（10年）：2006年

外事类三、归档文件应该以“件”为单位整理并装订1、件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。2、件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。3、装订⑴归档文件一般以件为单位装订。牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，原装订方式符合要求的，应维持不变。⑵应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。⑶用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料。⑷永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的。⑸永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。⑹定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照（4）、（5）执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照（4）执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。图6-2装订方法/图6-3装订效果

四、归档文件应收集齐全、完整，符合归档质量要求有问题的文件一般有以下三种：

(1)修裱破损文件。使用黏和剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱，恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处被磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸用以加固文件。(2)复制字迹模糊或易退色变质的纸质文件。采用复印的方式，对字迹模糊或易退色变质的纸质文件进行复制。(3)对超过A4纸张边缘的文件进行折叠。五、按照《归档文件整理规则》进行系统整理

1、确定案盒内归档文件(1)检查调整。确定案盒内归档文件前要做好检查调整工作。检查归类的文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档的和没有保存价值的文件；检查该案盒内的文件是否符合保管期限；检查归类是否合理，是否将相同事由的文件集中排列；检查是否以“件”为单位；检查盒内文件数量是否适宜等。如果发现不合理的地方，就要进行调整和补充。例如定稿和正本是否装订在一起，请示和该文批复是否作为一件归类等。(2)案盒内归档文件的排列①按事由结合时间排列②按事由结合重要程度排列③按事由具有的共同属性分别集中排列④短期保管的文件可按办理完毕后归档的先后顺序排列⑤会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列(3)案盒内归档文件的编号①编号A、档号的结构：全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”隔开。如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。B、档号编制：1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。2）档案门类代码•年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。②盖归档章——文件首页上端的空白位置加盖归档章归档章式样及示例(规范性附录)图6-3归档章式样图6-4归档章示例一图6-5归档章示例二归档章各项目的填写方法：全宗号填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。年度填写文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2009”。保管期限标注“永久”、“定期”，或使用其简称“永”、“定”或代码。室编件号填写文件在同一保管期限内的排列顺序号。一般组织同一年度里、同一机构（问题）、同一保管期限下从“l”开始逐件编流水号。永久保管文件较少的组织，永久和长期保管的档案可以从“l”开始混编成一个流水号，按进馆要求编写。按组织机构分类的，填写形成或承办该文件的组织机构全称，如机构名称太长，可使用机构内部规范的简称。按问题分类的，直接填问题的类名。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。2、填写案盒事项(1)填写案盒内归档文件目录表①件号②责任者（文件的署名者或发文机关）③文号（制发机关的发文字号）④文件题名（文件标题）⑤日期（文件的形成时间，用8位阿拉伯数字来标注年月日，如20050306）⑥页数（文件中有图文的为一页，空白页不计数）⑦备注（文件的变化和要说明的情况及问题）归档文件目录封面2份：置于案盒文件最前面；同其他盒内目录按“件”号顺次装订成总目录。图6-6归档文件目录封面式样(2)填写备考表——放在案盒文件最后，由整理人填写图6-7备考表式样(3)填写案盒封面、盒脊

根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案归档移交时填写，或以后由档案室填写。档案盒封面式样及规格图6-8档案盒盒脊式样

图6-9档案盒底边式样六、将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。七、移交时要注意办理好移交手续。第三章

第4节档案编研训练目的：了解编写档案参考资料的有关情况，掌握编写大事记和会议简介的一般方法。工作情境设置陈好是天地公司的总经理秘书，全面负责公司的办公室工作，包括档案管理工作。在工作中，她发现认真编写档案参考资料，可以大大提高档案的利用效率和效果。因此，她经常和同事认真地编制各种档案参考资料。这几天，陈好收集了大量的资料，开始编写公司上一年的大事记和会议简介。归档章各项目的填写方法：全宗号填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。年度填写文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2009”。保管期限标注“永久”、“定期”，或使用其简称“永”、“定”或代码。室编件号填写文件在同一保管期限内的排列顺序号。一般组织同一年度里、同一机构（问题）、同一保管期限下从“l”开始逐件编流水号。永久保管文件较少的组织，永久和长期保管的档案可以从“