硬件设备采购与维护制度

硬件设备采购与维护制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是规范企业硬件设备的采购和维护管理，确保设备的正常运行和安全性，并提高工作效率和员工的工作质量。本制度依据《中华人民共和国合同法》《公司法》等相关法律法规。第二条适用范围本制度适用于企业内部全部部门和员工使用的硬件设备的采购和维护管理。第三条定义硬件设备：指包含计算机、服务器、打印机、网络设备、通信设备等在内的各类硬件设备。采购：指企业依据实际需要购置硬件设备的行为。维护：指对硬件设备进行保养、修复、升级等维护工作的行为。第二章采购管理第四条采购需求确认各部门提出硬件设备采购需求时，应向公司负责人提出书面申请。申请需包含所需设备的型号、数量、配置要求等认真信息，并注明用途和预算金额。第五条采购预算与审批公司负责人依据部门提出的硬件设备采购申请，订立采购预算。采购预算应包含设备采购费用、运输费用、安装费用、测试费用等。采购预算需在公司内部进行审批，逐级上报，最终由公司董事会审批通过后方可执行。第六条供应商选择公司采购硬件设备时，应选择具备良好信誉、有竞争力的供应商。供应商选择应通过招标、询价等方式进行，并记录供应商的相关信息。选择供应商时应综合考虑价格、质量、交货周期、售后服务等因素。第七条采购合同签订采购部门在选择供应商后，应与供应商签订正式采购合同。采购合同应明确设备的型号、数量、配置要求、价格、交货期限、售后服务等内容。采购合同需经过法务部门审查，并由公司负责人或其委托人签署。第八条采购执行和验收采购部门应依照合同要求与供应商保持紧密沟通，跟进采购进度。设备到货后，采购部门应进行验收，确认设备的质量、型号、数量等是否符合合同要求。验收合格后，采购部门应及时将设备移交给使用部门，并进行设备登记。第三章维护管理第九条维护计划订立各部门应依据实际需要，订立设备维护计划，包含维护周期、维护内容等。维护计划应事先报备公司负责人，并获得批准后执行。第十条维护责任分工公司应设立特地的维护部门负责硬件设备的维护工作。各部门应搭配维护部门的工作，供应相关设备的运行情况、故障信息等。维护部门应建立设备档案，记录设备的维护记录、更换记录等。第十一条维护流程硬件设备维护应依照预定计划进行，维护部门应提前通知使用部门进行准备工作。维护过程中，维护人员应依照操作规程进行维护、保养、检查等工作。维护结束后，维护人员应填写维护记录，并将设备归还给使用部门。第十二条设备报废与更新设备实现使用寿命或显现严重故障无法修复时，应及时报废。设备报废前，需经过公司负责人批准，并做好相关手续。设备更新应依据实际需要和技术进步，及时更新并做好更换工作。第十三条安全与保密硬件设备的安全与保密工作是企业的紧要责任，各部门应切实负起责任。硬件设备的使用、维护过程中，应严守保密规定，防止泄露企业机密。设备维护人员应接受保密培训，并签署保密协议。第四章监督与评估第十四条监督机制建立公司应建立完善的硬件设备采购和维护的监督机制。监督部门应定期对采购和维护情况进行检查，并记录检查结果。第十五条问题整改监督部门发现问题后，应及时向相关部门提出整改要求。被要求整改的部门应依照要求订立整改计划，并在规定的时间内完成整改。第十六条绩效评估公司应定期对硬件设备采购和维护的绩效进行评估。绩效评估应订立科学的评估指标和评估方法，并将评估结果用于改进管理和提高效率。第五章附则第十七条本制度的解