公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本

甲方（公司名称）：_________________________

地址：_____________________________________

电话：_____________________________________

法定代表人：______________________________

乙方（员工姓名）：_________________________

身份证号码：______________________________

鉴于甲方为规范公司文件管理，确保文件安全、完整、有效，乙方作为甲方员工，有义务遵守甲方文件管理制度。根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则，就乙方在甲方任职期间的文件管理事宜达成如下协议：

一、文件定义及分类

1.本合同所称文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、音视频文件、图表、照片等所有形式的记录。

2.文件分为内部文件和外部文件。内部文件指甲方内部产生的文件，外部文件指甲方与外部单位或个人交流产生的文件。

二、文件管理职责

1.甲方负责制定和更新文件管理制度，提供必要的文件管理设施和条件。

2.乙方负责按照甲方文件管理制度，妥善保管、使用和管理其职责范围内的文件。

三、文件接收与登记

1.乙方收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、来源、接收日期、文件编号等信息。

2.登记信息应准确无误，并及时录入甲方文件管理系统。

四、文件保管

1.乙方应将文件存放于甲方指定的安全地点，不得随意放置或带出公司。

2.对于重要文件，乙方应采取加密、加锁等安全措施。

3.乙方不得擅自复制、泄露或销毁文件。

五、文件使用

1.乙方使用文件时，应遵循“谁使用，谁负责”的原则，确保文件的完整性和安全性。

2.乙方不得将文件用于非工作目的，不得擅自将文件提供给第三方。

六、文件传递

1.乙方传递文件时，应确保文件的完整性和保密性，不得泄露文件内容。

2.乙方应使用甲方指定的文件传递方式，如电子邮件、内部网络等。

七、文件归档

1.乙方应在文件使用完毕后，按照甲方规定的时间将文件归档。

2.归档文件应按照甲方文件分类标准进行整理，并存放于指定的档案室。

八、文件保密

1.乙方应对文件内容保密，不得泄露给无关人员。

2.乙方离职时，应将所有文件移交给甲方指定人员，并签署文件移交清单。

九、文件损毁与丢失处理

1.乙方发现文件损毁或丢失，应立即报告甲方，并采取补救措施。

2.因乙方原因导致文件损毁或丢失，乙方应承担相应的赔偿责任。

十、文件销毁

1.乙方不得擅自销毁文件，需销毁的文件应按照甲方文件销毁程序进行。

2.文件销毁应有详细记录，包括销毁文件名称、数量、销毁方式、销毁日期等。

十一、文件审计

1.甲方有权对乙方管理的文件进行审计，乙方应予以配合。

2.审计发现问题，乙方应及时整改，并承担由此产生的一切责任。

十二、违约责任

1.乙方违反本合同约定，甲方有权要求乙方立即改正，并根据情节轻重，给予乙方警告、罚款、解除劳动合同等处理。

2.因乙方违反本合同约定给甲方造成损失的，乙方应承担赔偿责任。

十三、合同变更与解除

1.本合同一经双方签字盖章，即具有法律效力，未经双方协商一致，任何一方不得擅自变更或解除。

2.遇有不可抗力因素导致本合同无法履行，双方可协商解除合同。

十四、争议解决

1.本合同在履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

2.本合同的订立、解释、履行、变更和争议解决均适用中华人民共和国法律。

十五、其他

1.本合同未尽事宜，双方可另行协商补充。

2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方（盖章）：_________________________

法定代表人（签字）：_____________________

日期：____年__月__日

乙方（签字）：_