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文档简介

采购部职责与工作流程一、目的与范围为了提升采购部的工作效率，确保采购流程的规范化与透明化，特制定本职责与工作流程。本文将详细阐述采购部的主要职责、工作流程及相关注意事项，适用于公司所有采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购。二、采购部职责采购部的主要职责包括但不限于以下几个方面：1.需求分析与计划制定采购部需与各相关部门密切沟通，了解其物资需求，制定合理的采购计划，确保物资的及时供应。2.供应商管理负责建立和维护供应商档案，评估供应商的资质与信誉，定期进行市场调研，确保选择合适的供应商。3.采购执行根据采购计划，执行采购流程，包括询价、比价、合同签署等，确保采购物资的质量与价格合理。4.采购合同管理负责采购合同的起草、审核与管理，确保合同条款的合法性与合理性，维护公司的合法权益。5.采购数据分析定期对采购数据进行分析，评估采购绩效，提出改进建议，为公司决策提供依据。6.协调与沟通与财务、仓库等部门保持良好的沟通，确保采购流程的顺畅，及时处理采购过程中出现的问题。三、采购工作流程1.需求确认各部门根据实际需要，填写“采购申请单”，并提交给采购部。采购部需对申请进行初步审核，确认需求的合理性与必要性。2.预算审批对于项目采购，需提交预算审批，其他采购则需经过部门负责人批准。采购部在审核通过后，填写流转单，进入下一步流程。3.询价与比价采购部负责向至少三家合格供应商询价，收集报价信息。对比各供应商的报价、质量及交货期，选择最优方案。4.核价与审批根据历史价格及市场行情，进行核价。核价结果需填写在流转单中，随后提交给相关负责人进行逐级审批。5.合同签署审批通过后，采购部与供应商签署采购合同，明确双方的权利与义务，确保合同的合法性与有效性。6.采购实施与验收采购人根据合同要求下单，物资到货后，由相关人员进行验收，确保物资符合合同约定的质量与数量。验收合格后，物资入库。7.付款与报销采购物资到货后，需在规定时间内进行付款。采购人需将相关单据（如采购单、入库单、发票等）提交财务部门进行报销。8.档案管理所有采购相关文件需进行归档，包括采购申请单、流转单、合同、验收单及发票等，以备后续查阅与审计。四、特殊采购流程1.集中采购对于办公用品等常规物资，各部门需在每月25日前提交流转单，由采购部统一进行集中采购，以提高效率。2.零星采购适用于金额较小、偶发性的采购。采购人需征得部门负责人同意后，按照简化流程执行。3.应急采购在紧急情况下，采购部可快速响应，无需进行询价，直接与供应商联系，确保物资的及时供应。4.年度采购涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保资金的合理使用。五、采购纪律与规范采购部在执行采购工作时，需遵循以下纪律与规范：1.公正与透明采购过程必须遵循公正、公平、公开的原则，确保所有供应商在同等条件下参与竞争。2.禁止利益冲突采购人员不得与供应商有任何利益关系，严禁接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。3.信息保密采购人员需对采购过程中的商业机密

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