公司物资采购管理制度及工作流程

公司物资采购管理制度及工作流程一、制定目的及范围为了提高公司物资采购的效率，规范采购行为，降低采购成本，制定本管理制度。该制度适用于公司所有物资的采购，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等。二、采购原则物资采购应遵循以下原则：1.公正、公平、公开，确保选择优质供应商。2.所有采购物资必须从正规供应商处采购，并索取合法发票。3.各部门须指定专人负责采购，申购人和采购人不得为同一人，以确保责任明确。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请：在提交采购申请前，申购人需向仓库核实库存情况，并填写“申购单”，明确所需物资的规格、数量及用途。1.2申购审批：项目采购需提交预算审批，其他采购由所属部门负责人批准后，填写流转单，流转单需包含申购理由及相关说明。1.3询价：各部门负责寻找至少三家合格的供应商，获取报价并记录，确保报价的有效性和合理性。1.4核价：参考历史采购价格及市场行情进行核价，填写流转单中的核价结果，确保价格的合理性。1.5审批：流转单需逐级审批，最终由公司负责人审核确认，审批通过后方可进行采购。1.6采购实施与验收入库：审批通过后，采购人根据供应商的报价下单，物资到货后，由相关人员进行验收，验收合格后入库，并填写入库单。1.7报销：采购物资的报销须在货物到达后的一个月内完成，逾期申请将不予受理，所有报销需附上合法发票及相关单据。2.特殊采购流程2.1集中计划采购：每月25日前，各部门需将办公用品需求汇总并提交流转单，由办公室统一进行集中采购。2.2零星采购：适用于金额较低或偶发的采购，采购人需在执行前征得部门负责人同意。2.3应急采购：在紧急情况下需迅速采购，允许应急处置小组直接采购，无需进行询价，确保采购的及时性。2.4年度采购：对于定期需求的物资，需提前编制年度预算，并报财务部备案，确保资金的合理分配与使用。四、备案机制所有采购完成后，采购人必须将采购单、流转单、入库单及相关发票复印两份，其中一份交财务部审核，另一份存档以备日后查阅。确保档案管理规范，便于后续的审计与检查。五、采购纪律1.采购人职责：采购人员需建立供应商资料档案，定期进行市场调查，确保所采购物资的质量符合公司标准。2.采购行为规范：采购人员需遵守职业道德，不得接受供应商的赠品或回扣，违者将受到公司纪律处分，情节严重者将依法追究责任。六、流程优化及反馈机制为确保采购流程的持续优化，设立反馈机制。采购人员应定期收集各部门对采购流程的意见和建议，进行汇总分析。针对反馈的问题，建立专门的工作小组进行研究，提出改进方案，确保采购流程高效、简洁，符合公司实际情况。定期进行流程回顾，确保流程的适应性和高效性。七、培训与宣贯为确保各部门对采购流程的理解与执行，定期组织培训，涵盖采购制度、流程及相关法规，确保每位员工熟悉并掌握相关知识，提升采购管理的整体水平。八、监督与考核建立监督机制，定期对各部门的采购行为进行检查，确保遵循采购制度。对采购工作进行考核，考核结果与部门绩效考核结果挂钩，激励各部门积极配合，确保采购工作的顺畅进行。九、附则本制度自发布之日起实施，所有员工应严格遵守。如有未尽事宜，按公司相关规章制度执行。制度的修改与完善由采购管理部门负责，确保制度的及时更新与适应。通过以上采购管理制度及工作流