行政文件管理规范

行政文件管理规范合同编号：__________鉴于甲方为规范行政文件管理，提高工作效率，保证信息安全，现需与乙方签订行政文件管理规范合同，以确保甲乙双方在行政文件管理方面的权益。经甲乙双方友好协商，达成如下协议：一、文件范围与管理职责1.1乙方负责甲方行政文件的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。1.2乙方应确保甲方行政文件的安全、完整、准确、及时，不得泄露、篡改、损毁或丢失。1.3乙方应按照甲方规定的流程和权限进行文件管理，确保文件管理的规范性和效率。二、文件整理与归档2.1乙方应根据甲方提供的文件分类标准，对收到的文件进行分类、整理、归档。2.2乙方应按照文件的重要程度、保密级别、保存期限等要求，合理分配存储空间，确保文件的安全与便捷查找。2.3乙方应定期对归档文件进行清点、检查，确保文件数量、种类、状态与记录相符。三、文件借阅与传递3.1乙方应设立专门的文件借阅窗口，为甲方提供便捷的借阅服务。3.2乙方应建立借阅记录制度，对借阅人的身份、借阅时间、归还时间等进行详细记录。3.3乙方应在文件传递过程中确保文件的安全、完整，避免泄露、损毁或丢失。四、文件销毁与保密4.1乙方应设立文件销毁专用场所，采用符合国家保密标准的销毁方法，确保文件内容的彻底清除。4.2乙方应对销毁过程进行严格监控，确保销毁文件不再流入非法渠道。4.3乙方应对涉及保密的文件、资料采取加密、标记等手段，加强保密管理。五、服务质量与保障5.1乙方应按照甲方要求，提供优质、高效的文件管理服务，确保甲方行政工作的顺利进行。5.2乙方应建立健全服务质量监控体系，对文件管理过程中的问题进行及时发现、纠正。5.3乙方应对文件管理工作人员进行定期培训，提高其业务水平和服务意识。六、合同期限与费用6.1本合同自双方签字之日起生效，有效期为____年。6.2乙方应按照甲方提供的费用标准，向甲方收取文件管理服务费。6.3乙方应在合同到期前一个月内，与甲方协商续签事宜。七、违约责任与争议解决7.1乙方违反本合同约定，造成甲方损失的，应承担相应的赔偿责任。7.2双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本合同未尽事宜，可由甲乙双方另行签订补充协议。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：____年____月____日一、附件列表：1.甲方行政文件管理规范2.乙方文件管理服务操作手册3.文件分类标准及归档流程4.文件借阅申请表5.文件销毁记录表6.服务质量监控报告7.培训资料及服务记录二、违约行为及认定：1.乙方未按照约定时间、数量提供文件管理服务。2.乙方未妥善保管甲方文件，导致文件泄露、损毁或丢失。3.乙方未按照甲方要求进行文件销毁，导致文件内容泄露。4.乙方未按照约定时间续签合同。5.乙方服务过程中，出现严重服务质量问题，影响甲方工作。三、法律名词及解释：1.行政文件：指行政机关在行政管理活动中形成的具有查考、利用价值的文件材料。2.文件管理：包括文件的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。3.保密级别：根据文件内容涉及的国家秘密、商业秘密等程度，划分的不同保密等级。4.服务质量：指乙方提供的文件管理服务在效率、准确性、安全性等方面的表现。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：乙方人员不足，导致文件管理服务效率低下。解决办法：乙方应增加人员，提高服务效率；甲方也可协助乙方进行人员培训。2.问题：文件借阅过程中，借阅人未按时归还文件。解决办法：建立完善的借阅制度，对借阅人进行提醒、催还等措施。3.问题：文件销毁过程中，销毁方法不彻底，导致文件内容泄露。解决办法：乙方应采用符合国家保密标准的销毁方法，并进行销毁过程监控。五、所有应用场景：1.适用于行政机关、企事业单位等需要进行行政文件管理的场景。2