办公用品购置会议纪要范文

办公用品购置会议纪要范文办公用品购置会议纪要一、会议背景随着公司业务的不断发展，办公环境的优化和办公效率的提升显得尤为重要。为此，特召开办公用品购置会议，旨在对现有办公用品的使用情况进行评估，明确购置需求，制定合理的采购计划，以确保各部门的日常工作顺利进行。会议由行政部组织，参会人员包括各部门负责人及相关工作人员。二、会议时间与地点会议于2023年10月15日上午10:00在公司会议室召开，持续时间约为两个小时。三、参会人员1.行政部经理：张伟2.财务部经理：李娜3.人力资源部经理：王强4.市场部经理：陈丽5.技术部经理：赵磊6.采购专员：刘敏四、会议议程1.现有办公用品使用情况汇报2.各部门办公用品需求分析3.采购预算讨论4.采购渠道及供应商选择5.会议总结与改进措施五、现有办公用品使用情况汇报行政部对现有办公用品的使用情况进行了详细汇报。根据统计数据，当前办公用品的库存情况如下：纸张：库存300包，月均使用量50包笔类：库存800支，月均使用量200支文件夹：库存150个，月均使用量30个办公设备（如打印机、复印机等）：正常运转，耗材需定期更换通过对数据的分析，发现部分办公用品的使用频率较高，而某些品类的库存则显得过剩，导致资源浪费。因此，需根据实际需求进行合理的采购。六、各部门办公用品需求分析各部门负责人分别对本部门的办公用品需求进行了详细说明：人力资源部：需增加打印纸和文件夹的采购量，预计增加30%。市场部：由于近期市场活动增多，需增加宣传材料的打印和文具的使用，建议增加笔类和便签纸的采购。技术部：对办公设备的耗材需求较大，尤其是墨盒和复印纸，建议增加采购预算。财务部：对文件的保密性要求较高，需增加档案袋和密封文件夹的采购。经过讨论，各部门达成一致意见，需在原有基础上增加20%-30%的采购量，以满足未来几个月的使用需求。七、采购预算讨论根据各部门的需求分析，会议对采购预算进行了讨论。初步预算如下：纸张：预计采购400包，预算5000元笔类：预计采购400支，预算2000元文件夹：预计采购100个，预算1500元办公设备耗材：预算3000元总预算为11500元。财务部表示，预算在可控范围内，建议尽快落实采购计划。八、采购渠道及供应商选择会议讨论了采购渠道及供应商的选择。经过对比，决定选择以下几家供应商：1.办公用品专营店A：价格合理，服务优质，交货及时。2.网上办公用品平台B：品类丰富，价格透明，适合大宗采购。3.本地供应商C：支持快速配送，适合紧急需求。各部门需根据实际需求，提前与供应商沟通，确保采购顺利进行。九、会议总结与改进措施会议最后总结了本次办公用品购置的主要内容，并提出以下改进措施：1.定期评估办公用品使用情况：建议每季度进行一次办公用品使用情况的评估，及时调整采购计划。2.建立办公用品管理制度：各部门需建立办公用品的管理制度，明确责任人，确保物品的合理使用和管理。3.优化采购流程：简化采购流程，提高采购效率，确保各部门的需求能够及时满足。4.加强与供应商的沟通：定期与供应商进行沟通，了解市场动态，争取更优惠的采购条件。通过本次会议，各部