某企业OA系统管理办法

OA系统管理办法第一章总则第一条为保证办公自动化系统（以下简称“OA系统”）高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，进一步提高各单位工作效率，结合我矿OA系统工作实际情况，特制定本办法。第二条OA系统目前可使用功能主要包括公文管理、电子公告、常用资源、个人设置等。第三条OA系统对各单位或个人各项功能的操作自动保留记录和痕迹，作为管理资料备查，并对每个操作进行绩效督查。第四条本系统正常运行期间，所有文件存档均以电子文件形式运行。不便通过本系统流转的公文如保密文件或有特殊要求的公文（附件不能提供电子文件或提供的电子文件占用空间较大的），或外单位来文无电子文件的，执行《公文管理办法》规定程序流转。第五条本办法适用于企业所属各单位。第二章管理分工与职责第六条综合办公室牵头负责OA系统的日常管理和检查考核。主要职责包括：（一）制定完善OA系统管理办法；（二）负责受理系统使用单位的注册、人员变更等工作；（三）牵头负责行政公文、电子公告的接收、办理；（四）负责对OA系统中各类文件的办理情况进行考核；（五）负责OA系统中其他使用功能的完善及更新；（六）负责对各单位使用意见和建议的征集，协调解决各单位在使用过程中的问题。第七条机电科负责各单位OA系统及网络维护、硬件设备故障处理。第八条党工科、工会分别负责OA系统中党群文件、工会文件的接收和办理，并对文件办理情况进行监督。第九条各使用单位负责对本单位牵头文件的落办。第三章使用要求第十条一般要求（一）各单位应自觉遵守本制度规定要求，按照设置权限，按时完成在系统流转中所承担的工作任务。（二）系统通过用户名和密码进行身份认证和登录。所有用户应自己定期更换密码，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。（三）为保证各类文件的正常流转，所有矿领导、各单位正职及其他管理人员至少每天上、下午各登录两次OA系统，认真查阅、办理各类文件，且不得批量阅办文件。（四）OA系统管理实行实名制。任何人不得在OA系统上发布与工作无关的公告或言论，要严格遵守国家相关法律法规。第十一条矿领导离矿达两天及其以上的，应按照职能划分中的替代关系，授权替代人负责代办OA系统文件，所有的操作均视为授权人的本人意见。第十二条各单位正职离矿无法按时办理OA系统时，要在单位内部指定授权的代办人进行相关操作，取得授权的代办人在此期间所作的各类操作均视为授权人的本人意见。第十三条各单位制定下发文件或向上级部门申请办理事项时，必须通过OA系统，严禁出现纸质文件（紧急情况除外）。第十四条在系统流转的电子公文，除规章制度内容由规章制度主管部门审查外，其它公文的内容审核由发文单位把关。第十五条公文中附有不便于进行电子化处理的附件（如图纸等），可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换和流转。第四章业务管理要求第十六条公文管理（一）根据《公文管理办法》要求，公文的拟稿、核稿、会签、审批、发放等环节均通过OA系统进行流转。如需对外备案或发放纸质文件的，各单位可对系统中加盖电子公章最终稿进行打印发放；如需发放红头文件，由综合办公室进行打印。（二）文件在下发办理过程中，各相关单位要及时办理并流转至下一环节。各环节停留时间不得超过1个工作日，不得影响文件的下发和落实执行。（三）各类重要文件在办理部门会签环节时，拟稿单位要及时跟踪督促会签进度，时长不得超过7个工作日。（四）各类文件在办理分管矿领导签发环节时，拟办单位要及时通知并提醒分管矿领导批阅、签发；矿领导根据职能职责划分，批示其他相关矿领导或相关单位查阅或落办；综合办公室、党工科、工会严格按照矿领导批示意见对归口文件进行分发。（五）各单位正职在办理完“待阅文件”及需牵头落实的“待办文件”后，要及时转入“部门文库”，并分发至单位内部有关人员及时阅办。（六）党工科、工会要对党群文件、工会文件的阅办情况进行跟踪督办，并将结果于每月25日前报送至综合办公室；综合办公室对当月各类文件的阅办情况进行汇总并通报。第十七条电子公告（一）需对近期或短期内进行通知、通告或公示有关内容的，可在OA系统“电子公告”内公示。同时牵头下发单位要严格控制公示时间，最长不得超过一周。（二）下发公告、通知时，标题名称必须为“关于……的通知（公告）”。不得简单以“通知”或“公告”作为标题名称。（三）对长期执行的文件或规定要求不得以电子公告的形式进行公布。第十八条常用资源（一）OA系统左下角设置有“常用资源”栏目。该栏目由综合办公室牵头管理。（二）各单位需在“常用资源”栏目进行相关信息公布时，需事先向综合办公室进行申请说明，由综合办公室统一进行制作公布。第五章其他第十九条各单位需要对本单位OA系统使用人员进行变更时，要向综合办公室提出书面申请，说明具体变更人员工号、姓名等内容，由综合办公室进行汇总整理，定期向集团公司申报。第二十条各单位未按时下发文件、长期（超过15天）占用系统的，综合办公室有权进行作废处理。第二十一条各单位要在本单位内部指定一名文档管理员，负责对本单位文档进行发文、部门文库的整理等工作。第二十二条对各单位未按本规定执行的，按照《