账务处理与会计循环培训讲学

会计信息系统主讲人：王歆E-mail:wangxin.mailbox@第3章账务处理与会计循环[学习目标]1．总账子系统的基本原理和功能；2．总账子系统的数据文件设计和会计编码的设计方法；3．总账子系统的初始设置；4．凭证处理与记账结账；5．出纳管理；6．账簿输出和会计报告；7．辅助核算和管理。3.1账务处理概述3.1.2账务处理的基本特征P911．规范性强。（1）有借必有贷，借贷必相等；（2）资产＝负债＋所有者权益；（3）总账余额/发生额等于其下属明细账余额/发生额之和。2．综合性强、集成性要求高。3．正确性要求高。3.2账务处理的流程分析原始单据编制凭证记账凭证（收、付、转）已审核凭证审核凭证出纳日记账收、付明细会计明细账收、付、转总账会计汇总表收、付、转期末处理登记总账总账科目汇总表明细账现金日记账银行日记账业务人员凭证编制岗位凭证审核岗位记账结账岗位报表岗位编制报表各种报表3.2.1手工科目汇总表账务处理流程图3.2.2手工环境下账务处理流程的缺陷

1．数据大量重复。2．信息提供不及时。3．准确性差。4．工作强度大。原始单据编制凭证记账凭证（收、付、转）业务人员凭证编制人员凭证审核人员记账结账人员查询与分析人员3.2.3IT环境下账务处理流程图录入凭证企业基础信息文件初始设置科目表临时凭证文件凭证审核历史凭证文件汇总文件企业银行账文件对账结果银行对账银行对账单文件记账与结账期末转账凭证查询与生成各种总账、日记账、明细账；各种报表3.3总账子系统的总体设计3.3.1总账子系统的目标P991.及时、准确地采集和输入各种凭证。2.高效正确的完成记账等数据处理过程。3.为企业管理提供信息。4.实现会计数据的及时传递和数据共享。3.3.2总账子系统的基本功能P100初始设置凭证管理出纳管理期末处理账簿管理会计报表辅助管理系统服务其它总账子系统3.3.3会计科目编码及其体系设计1.会计科目编码设计的必要性P1012.科目编码方法P1023.科目编码设计的基本原则P1034.会计科目编码体系设计P1063.3.4总账子系统主要数据文件的设计1.科目文件P110（1）设计科目文件的意义（2）科目文件的科目设计方案一（3）科目文件的科目设计方案二（4）科目文件的科目设计方案三（5）科目文件的组织形式2.汇总文件P111（1）汇总文件的作用（2）汇总文件的结构设计方案一（3）汇总文件的结构设计方案二（4）汇总文件的组织形式3.临时凭证文件P114（1）临时凭证文件的作用（2）临时凭证文件结构设计方案一（3）临时凭证文件结构设计方案二（4）临时凭证文件结构设计方案三（5）临时凭证文件的存储策略（6）临时凭证文件的组织方式初始设置模块主要包括：设置账套、人员权限设置、凭证类型设置、余额设置、汇率设置、结算方式设置、其他设置等。3.4.1设置账套1.账套P119。每个账套用一个代码表示，称为账套号；账套号不能重复，每个号码与核算单位名称是相互对应的。2.编码方案P120。3.启用日期P120。账套启用日期应尽量选择在年初，一经设定不允许修改。3.4.2科目设置P1211.“增加”模块。不允许有相同的科目编码出现。2.“删除”模块。科目一经使用不允许被删除。3.“修改”模块。科目一经使用便不能修改。4.“存盘”模块。5.“退出”模块。退出科目设置模块，并返回到上级模块。3.4.3录入余额P1211.装入初始余额的方法（1）直接装入开始使用月份的月初余额。（2）装入年初额和一月至使用计算机前各月的发生额。2.试算平衡平衡公式一：资产=负债+所有者权益+（收入-费用）平衡公式二：总账=下属明细科目之和平衡公式三：借方合计=贷方合计3.4.4人员权限设置P122按照财政部《基本功能规范》规定：会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能核对制定操作人员实行使用权限控制的功能。在会计信息系统中，只有财务主管具有最高权限，只有他才能使用权限设置功能模块。3.4.5结算方式设置P122结算方式设置的主要内容：结算方式编码；结算方式名称；票据管理标志等。3.4.6设置凭证类型常见的分类方案有：1、不对凭证进行分类，统一设置为记账凭证；2、分为现金凭证、银行凭证和转账凭证三类；3、分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三类；4、分为现收、现付、银收、银付和转账五类。注意：凭证类型一经定义和使用后，便不得进行修改。3.4.7其他初始化工作1、如果单位核算过程中有外币业务核算，则须设定外币币种及记账汇率；2、打印格式、打印方式设置：有些系统提供了多种打印方式，如套打、非套打等，使用者可进行选择。模块功能主要是：在录入过程中对会计科目等进行正确性检查；当凭证输入完成之后存盘时对金额进行检查；如果检查凭证正确无误，则将凭证保存在凭证文件中；否则，拒绝保存，等待财会人员修改凭证。3.5.1凭证录入与控制机制P1231.凭证类型和凭证号。不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能重号、漏号。2.凭证日期。必须为公历日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增；只允许输入未结账月份的凭证。3.附单据数。即所附原始凭证的张数。4.摘要。即对发生经济业务内容的简述。5.科目。（1）存在性检查；（2）是否明细记账科目的检查；（3）与凭证类型是否相符的检查。6.金额。（1）任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则；（2）在凭证的同一行，借方和贷方不能同时有金额。3.5.2辅助核算和管理数据的输入P1251.辅助核算为“外币”。如果辅助核算为“外币”，则系统应该提示财会人员输入外币金额和汇率。2.辅助核算为“数量”。如果辅助核算为“数量”，则系统应该提示财会人员输入数量和单价。3.辅助核算为“单位往来”。如果辅助核算为“单位往来”，则系统自动链接往来单位的档案文件。4.辅助核算为“部门核算”。如果辅助核算为“部门核算”，则系统自动链接部门档案。5.辅助核算为“个人往来”。如果辅助核算为“个人往来，则系统自动链接人员档案。6.辅助核算为“项目核算”。如果辅助核算为“项目核算”，则系统自动链接项目档案。3.5.3凭证录入模块中的其他功能P1261.科目联机查询功能。2.计算器功能。3.常用摘要输入功能。4.凭证修改。（1）错误凭证的“无痕迹”修改。★凭证输入后，还未审核或是审核未通过的凭证；★尽管已通过审核但还未记账的凭证。（2）错误凭证的“有痕迹”修改。若发现已经记账的凭证有错误，对此类凭证的修改要求留下审计线索，即对已经记账的凭证只允许采用“红字冲销法”进行修改。3.5.4凭证审核与记账P1271.凭证审核（1）凭证审核的目的和功能。★目的：一是发现凭证在输入过程中无法发现的错误；二是为记账提供一个标记。★功能：完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性审核。（2）凭证审核的方法。★静态屏幕审核法。★二次输入校验法。（3）凭证审核模块应具备的控制功能。★无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一个人。★凭证一经审核，就不能修改、删除，只能取消审核后才可以。★取消审核只能由审核人自己完成。2.记账（1）记账方式（2）典型的记账流程3.5.4凭证审核与记账P127（3）记账中需要注意的几个问题：一旦记账，不能再修改已记账凭证；记账过程中，不得中断退出；通常对记账次数没有限制（一天记数次，多天记一次）。出纳管理功能，主要包括：输入日记账与资金日报、支票管理、初始余额条件表、获取银行对账单、输出对账结果、核销已达账模块。3.6出纳管理3.6.1支票管理P1301.领用支票。（1）领用支票时，出纳使用领用支票功能输入银行科目编码，此时便可在计算机上进行登记。（2）支票支出后，经办人持原始单据（发票）到财务部门报销（3）由于某些原因，系统未能自动填写报销日期，出纳还可进行手工填写。2.修改。3.统计。4.删除。3.6.2获取银行对账单P1311.输入对账单的功能（1）将系统启用之前所有的单位未达账项业务输入到计算机中，以便今后的计算机对账工作；（2）定期把银行对账单输入的计算机中，以便期末进行银行对账工作。3.6.2获取银行对账单P1312.获取银行对账单的方法（1）录入银行对账单。每月将银行给单位的对账单输入计算机，并保存在“银行对账单文件”中。（2）软盘获取对账单。每月从银行给单位的对账单软盘中获取数据输入计算机，并保存“银行对账单文件”中。（3）网络获取对账单。每月从网络上获取银行给单位的对账单数据，并保存在“银行对账单文件”中。3.6.3银行对账P1321.自动对账由计算机自动在“企业银行对账文件”和“银行对账单文件”中寻找完全相同的经济业务。比较经济业务是否相同的依据是：（1）支票号+金额，即“企业银行账文件”和“银行对账单文件”中支票号和金额完全相同的记录。（2）结算方式+结算号+金额，即“企业银行账文件”和“银行对账单文件”中结算方式、结算号和金额完全相同的记录。2.手工辅助对账手工对账模块是对“自动对账”模块的补充。3.6.4输出对账结果与核销已达账P1331.输出“余额调节表”。把“企业银行账文件”和“银行对账单文件”中没有核销的经济业务整理出来，形成“银行存款余额调节表”。2.输出“长期未达账”。输出至截止日期为止，未达天数超过一定天数的银行未达账项。3.核销已达账。将核对正确并确认无误地已达账从“企业银行账文件”和“银行对账单文件”中删除。4.输出日记账和资金日报。3.7期末处理与账表输出3.7.1期末转账业务的特点和种类P1341.期末转账业务的特点（1）大多数都在各个会计期的期末进行；（2）大多数没有具体反映该业务的原始凭证（外来）；（3）大多数要从会计账簿中提取数据；（4）有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据。2.期末转账业务的种类（1）“费用分配”的结转，如工资分配；（2）“费用分摊”的结转，如制造费用等；（3）“税金计算”的结转，如所得税等；（4）“提取各项费用”的结转，如提取福利费；（5）“年终收入、费用”的结转。3.7.2期末自动转账的基本原理P136定义“将技改办的制造费用余额的30%分摊到一车间的生产成本—制造费用科目”的期末自动转账分录模版。假定该单位使用了部门核算，即生产成本和制造费用科目的辅助核算被定义为“部门核算”。自动转账分录模板文件部门编码文件科目文件1.定义自动转账分录2.生成转账凭证汇总文件临时凭证文件案例3.7.3自动结账过程P1371.保护结账前状态2.结账前必要的检查工作（1）结账人是否有结账权限；（2）上月未结账，则本月不能结账；（3）本月还有未记账凭证时，则本月不能结账；（4）若总账与明细账对账不符，则不能结账；（5）如果与其他系统联合使用，其他子系统未全部结账，则本月不能结账；（6）检查正确，计算本月各账户发生额合计，计算本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初；（7）如果是结12月份，则必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额；3.7.3自动结账过程P137（8）做结账标志。[说明]★结账是一种批处理，只允许每月结账日使用一次。★在计算机条件下，可以在上月未结账的情况下，输入下一个月的凭证并记账。这就是采用计算机后特有的跨月记账。3.7.4输出账簿与会计报表1.输出方式P1382.输出内容P139系统按照条件实时输出总账、明细账、日记账、三张会计报表和各种会计管理报表。历史凭证文件汇总文件其他相关文件打印输出账簿和会计报表查询输出磁盘输出3.8.1往来核算与管理案例

北京光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一，生产的产品包括几十个大类，产品行销全国各地，全国往来客户多大几千户，采用传统会计科目体系中的如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款”、“预收账款”等科目，按不同的往来单位或个人设置明细科目：1131应收账款113101应收销售款11310101应收中密度款1131010101北戴河环境保护中心1131010102大连理工学院1131010103大同设备厂…………11310102应收木制品款1131010201……1131010202………………1.建立往来核算与管理的意义（1）科目数量大大减少；（2）避免了由于往来单位的变化而造成的对科目的频繁修改；（3）往来单位的应收应付账款清晰明了；（4）可方便地对往来账进行各种统计分析；（5）可自动打印账龄分析和借款单等。2.往来管理模块的主要功能（1）建立往来单位通讯录。（2）设置往来单位期初未达往来账。（3）往来查询。（4）往来核销。★逐笔核销。计算机自动找出客户编码完全相同、发生额相等、借贷方向相反的业务，自动勾销两条记录，并做“勾销”标志。★全额核销。计算机自动找出客户编码完全相同、借贷发生额合计相等的若干条记录，并做“勾销”标志。★手工核销。根据客户编码，计算机自动找出该客户的全部往来业务，财会人员根据自己的判断逐笔进行核销，并做“勾销”标志。（5）账龄分析。3.实现往来核算和管理的基本原理（1）在科目设置时，将具体往来单位从科目体系中剥离出来，将剩下的往来辅助核算定义为“往来”，即告诉计算机需要专门的往来核算与管理。1131应收账款113101应收销售款11310101应收中密度款往来核算11310102应收木制品款往来核算11310103……往来核算…………（2）将剥离出来的往来单位，通过“建立往来单位通讯录”模块将往来单位信息存放在往来单位通讯录文件中进行统一管理。（3）在输入记账凭证时，遇到辅助核算为“往来核算”的科目时，系统将自动从往来单位通讯录文件中提取往来单位供财会人员选择。（4）还可以根据条件查询和输出各种往来信息。3.8.2项目核算与管理案例

假定某印刷单位每本书的核算，涉及科目为：4105制造费用410501甲书41050101纸张费41050102稿费及校对费41050103制版费41050104印刷费410502乙书41050201纸张费41050202稿费及校对费41050203制版费41050204印刷费…………1.项目核算与管理的意义（1）简化科目级次，方便会计核算和管理资料的提供；（2）对于跨年度的工程项目、投资项目等，通过项目管理与核算可以反映项目整个工期的财务状况；（3）成本费用和收入按项目核算，为其管理提供了快速方便的辅助手段。2.项目核算与管理模块的主要功能定义项目大类定义具体项目（１）项目定义（2）录入项目期初数与计划数（3）项目账表输出3.实现项目核算与管理的原理（1）将需要按项目核算与管理的科目的性质定义为“项目”，将具体项目从科目体系中剥离出来；（2）在项目核算与管理模块中定义项目；（3）在凭证录入时，当涉及科目辅助核算为“项目”时，系统将要求财务人员录入或选择项目代码；（4）记账后，即可在项目核算与管理模块中查询各种项目核算与管理所需的账表。结束科目文件分录号应唯一支票管理N保存记账前状态2状态文件Y企业银行账文件汇总文件更新5N追加6已审核凭证历史凭证文件做记账标志7已审核凭证取一张凭证并记账3科目文件结束9删除已记账凭证8Y典型的记账流程临时凭证文件记账人员记账指令记账凭证检验1正确吗？临时凭证文件的记录执行完？临时凭证文件的组织方式临时凭证文件的组织方式为顺序文件。临时凭证文件的存储策略一般来说，临时凭证文件既可一年一个文件，也可一个月一个文件。临时凭证文件结构设计方案三凭证内容文件数据结构凭证业务文件数据结构案例临时凭证文件结构设计方案三【案例】凭证内容文件凭证业务文件临时凭证文件结构设计方案二案例临时凭证文件结构设计方案二【案例】借：本年利润贷：管理费用—办公室—办公费管理费用—办公室—差旅费管理费用—办公室—工资管理费用—财务部—办公费管理费用—财务部—差旅费管理费用—财务部—工资临时凭证文件结构设计方案一案例临时凭证文件结构设计方案一【案例】借：本年利润贷：管理费用—办公室—办公费管理费用—办公室—差旅费管理费用—办公室—工资管理费用—财务部—办公费管理费用—财务部—差旅费管理费用—财务部—工资临时凭证文件的作用用来临时存储未记账的所有凭证，记录在一定时期内所发生的各项经济业务的文件。汇总文件的组织形式以“科目编码”为索引关键字，建立索引文件。

汇总文件的结构设计方案二1、文件存储策略：一年一个汇总文件。2、账簿、报表中的“期初余额”、“本年借（贷）方累计”、“期末余额”可计算。3、优点：结构清晰，数据文件少，便于管理。4、缺点：不能直接得到所需数据；如果科目过多，体系过于庞大。汇总文件的结构设计方案一1、没有“月末余额”，可以通过公式计算。2、文件存储策略：一个月一个汇总文件，一年12个，结构相同内容不同。3、优点：简单、清晰。4、缺点：汇总文件过多，给编程和管理带来一定难度。汇总文件的作用1、记账时系统自动按科目进行汇总，并将汇总结果存入该文件；2、输出账簿时，系统自动从该文件和历史凭证文件中提取数据；3、进行编制报表、财务分析、领导查询等管理分析工作时，仍然从该文件中提取数据，生成所需的结果。科目文件的组织形式1、一个科目一条记录，不允许重复；2、科目增减不影响排列顺序；∴根据科目编码建立索引文件，以“科目编码”为索引关键字。