购物与采购需求管理制度

购物与采购需求管理制度一、制度概述1.1本制度的目的是规范企业内部购物与采购需求管理流程，提高采购效率，确保采购活动的透亮、公正和合规。1.2本制度适用于全部涉及企业购物与采购活动的部门及员工。二、采购需求管理流程2.1提出采购需求2.1.1部门负责人或员工在有采购需求时，填写采购需求表，明确以下信息：需求物品的名称和规格；估计采购数量；购买的原因和用途；预算金额；是否需要报批。2.1.2填写完毕后，部门负责人或员工将采购需求表提交给上级审核人，并抄送财务部门。2.2审核采购需求2.2.1上级审核人收到采购需求表后，进行审查，确保填写信息的准确性和合规性。2.2.2审核通过的采购需求，上级审核人签字确认，并将采购需求表交给财务部门。2.2.3审核不通过的采购需求，上级审核人填写看法并退回给申请人，要求修改。2.3采购审批2.3.1财务部门收到审核通过的采购需求表后，进行采购审批。2.3.2财务部门核对采购需求表中的预算金额，确保符合预算要求。2.3.3若采购需求表中的预算金额超出部门预算，则需求提交给部门经理审批。2.3.4需求符合预算要求的采购需求，财务部门签字确认，将采购需求表交给采购部门或指定的供应商。2.3.5需求超出预算的采购需求，部门经理进行审批，审批通过后，将签字确认的采购需求表交回给财务部门。2.4采购执行2.4.1采购部门或指定的供应商收到采购需求表后，开始执行采购活动。2.4.2采购部门或供应商依据需求表的要求，进行供应商选择、报价比较和合同签订等工作。2.4.3选择供应商时，应遵从公开、公正的原则，确保不发生利益冲突和欠妥行为。2.4.4采购部门或供应商在采购过程中应及时记录相关信息，包含采购物品名称、数量、价格、交付时间等。2.5采购验收2.5.1采购部门或指定的供应商完成采购后，将采购物品交付给需求提出人。2.5.2需求提出人接收采购物品后，进行验收，并填写采购验收表。2.5.3若采购物品有质量问题或不符合采购需求要求，需求提出人应及时向采购部门或供应商进行退货、换货或协商解决。2.6采购记录和归档2.6.1采购部门或供应商应对采购过程中的全部文件、合同和记录进行归档。2.6.2财务部门应及时更新采购台账，并做好采购数据的统计分析和备查工作。三、违纪和惩罚3.1对于违反本制度的行为，将视情节轻重采取相应的纪律和法律措施。3.2违反本制度的行为包含但不限于：伪造采购需求表；有意隐瞒或窜改采购信息；私自接受供应商回扣；违反采购流程，擅自选择供应商；在采购过程中有其他违规行为。3.3违纪行为的认定和处理由企业纪检部门负责。四、附则4.1需求提出人在填写采购需求表时，必需如实填报相关信息，不得有意虚报或隐瞒。4.2采购部门或供应商在执行采购活动时，必需遵守相关法律法规和企业规章制度，确保采购活动的合法性和规范性。4.3本制度所指的采购包含但不限于物品采购、服务采购和工程施工等。4.4本制度的修订和解释权归企业管理负责人和企业纪检部门全部。4.5本制度自颁布之日起执行。该制度自颁布之日起正式生效，各部门和员工