第三章 工作设计与分析

第三章工作设计与工作分析人民邮电出版社方振邦主编工作设计1工作分析概述2工作分析的程序和工作说明书的编写3工作分析的方法4CONTENTS目录了解工作设计的含义与方法；重点掌握工作特征模型；掌握工作分析的含义与原则；理解工作分析与人力资源管理其他职能的关系；掌握工作分析的程序；能够运用定性方法进行工作分析，并学会编写工作说明书。××公司的岗位工作说明书公司是一家合资企业。公司领导与负责人力资源管理工作的人员认识到人力资源管理活动的有效性决定着未来公司的发展，决定与某大学人力资源管理研究所合作，由后者承担完成“××公司人力资源管理”项目任务，以工作分析项目作为整体项目的基础性工作并先期进行。工作分析项目经过前期设计与准备、诊断、实施工作分析访谈、整理合并信息等阶段，历时5个月的时间，为××公司所有岗位建立了工作说明书。启发思考：建立岗位工作说明书为什么必须以认真细致的工作分析作为前提呢工作设计1一、工作设计的含义工作设计（jobdesign）是指为了达到组织目标，合理有效地处理人与工作的关系而采取的，对与满足工作者个人需要有关的工作内容、工作职能和工作关系的特别处理。对工作进行周密的、有目的的计划安排。点击播放视频《人力资源之工作分析》二、工作设计的方法1.工作专门化工作专门化是通过动作和时间研究，将工作分解为若干很小的单一化、标准化及专业化的操作内容与程序。每位员工以最有效的方式只从事一种工作活动员工依据明晰的权责利关系来从事企业中程序化的工作员工长期专注于某一领域内的工作，有利于员工提高技能与进行发明创造，有利于组织开展员工甄选与培训工作。2.工作轮换工作轮换——为减轻员工对工作的厌烦感而将其从一个职位换到另一个职位。对于员工：对工作保持兴趣和新鲜感；增强员工的工作适应能力；满足他们职业选择与成长的需要，激励他们做出更大的努力。对于组织：可以激发组织活力；储备多样化的人才与增强部门间协作，进而促进组织发展。3.工作扩大化工作扩大化是增加员工工作任务的数量或变化性，是工作任务的水平扩展。通过丰富某一工作的内容来减少从事单一工作的厌烦感，员工通过学习和培训掌握更多的知识和技能，从而提高了工作兴趣。工作扩大化增加了员工的工作满意度，提高了工作质量。4.工作丰富化工作丰富化是对工作内容和责任层次的改变，是指对工作内容的纵向扩展和对工作责任的垂直深化，旨在向员工提供更具挑战性的工作。实施工作丰富化，应该增加员工的工作要求、赋予员工更多的责任和自主权、不断与员工进行沟通反馈以及对员工进行相应的培训等。三、工作特征模型工作特征模型（JobCharacteristicsModel，JCM），也称五因子工作特征理论，是哈佛大学教授理查德·哈克曼（RichardHackman）等管理学家提出并加以完善的较为流行的工作设计理论之一。工作特征模型是工作丰富化的核心。该模型给出了描述一项工作的核心工作特征，并指明了提升核心工作特征水平的工作设计方法，以及每一项核心工作特征所对应的结果变量。工作组合组成自然的工作单位开放的反馈渠道纵向的工作负荷建立起客户联系工作特征模型为管理者从事工作设计提供了具体的指导，如下所示：工作分析概述2一、工作分析的含义（又称作：职务分析、职位分析、岗位分析，JobAnalysis）解决“某一职位应该做什么？”和“什么样的人来做最适合？”的问题研究一个职位包括的具体工作内容和责任，对工作内容及有关因素做全面的、系统的描述和记载；指明承担这项工作的人员必需具备的知识和能力；界定本工作与其他工作的差异；通过工作分析得到的信息被用来制作职位说明书，主要包括工作说明（JobDescription）和工作规范（JobSpecification）

两方面的内容）。工作分析要解决什么问题工作分析主要是分析并解决某项工作的“6W1H”的问题：——Who（谁做）——What（做何事）——When（何时）——Where（何地）——Why（为何）——Which（需要何工具）——How（如何）工作分析（JobAnalysis）员工做些什么？员工怎样做这些事情？员工为什么要做这些事情？工作描述（JobDescription）工作的总体描述工作基本职能的归纳总结工作规范（JobSpecification）根据技能、教育以及经验所做出的个人资格要求确定工作的要求员工定位员工培训惩戒行为招聘选拔开发工作分析过程中的三个基本概念二、工作分析的原则在工作分析的过程中一般要注意以下原则：对工作活动是分析而不是罗列针对的对象是职位而不是人分析要以当前工作为依据员工关系管理薪酬管理绩效管理招募与甄选职业生涯管理培训与开发三、工作分析与人力资源管理其他职能的关系现代的职位分析/工作设计技术可以帮助公司推行高绩效战略。在英国石油公司（BritishPetroleum，BP）勘探部，由于需要比较有效的、行动快速的、扁平化的组织以及被授权的员工，因而要求管理人员列出技能和技能水平矩阵来代替职位说明书。高级管理人员希望将员工的注意力从职位说明书“那不是我的工作”的想法，转移到能够激励他们获得其履行更大职责所必需的新技能的东西上去。点评：职位分析与工作设计指明了与工作任务的内容、职位相关的能力和技能，并与绩效管理和薪酬管理体系结合，激发员工不断提升技能和能力，为组织目标的实现提供保障。工作分析的对象是：组织中需要员工承担的工作岗位（或职位）。工作分析的中心任务是：为组织人力资源管理提供科学依据，实现“人岗相宜、人称其职、人尽其才”。工作分析的中心任务是什么工作分析的原则是分析而不是罗列：将工作分解为几个重要的组成部分，审查后将其重新进行组合。决不是任务的简单列举和罗列。针对的是工作而不是人：工作分析并不关心任职者的任何情况，它只关心职位。目前的任职者被涉及到的原因，仅仅是因为他通常最了解情况。以当前工作为依据：工作分析的任务是为了获取某一特定时间内的职位的情况。职位说明书不能含糊不清。事实而不是判断：工作分析人员的任务是尽可能地传递事实资料。判断的工作留给职位说明书的最终用户去做。工作分析的程序和工作说明书的编写3一、工作分析的程序（一）准备阶段确定工作分析的目的1成立工作分析小组2对工作分析人员进行培训3做好其他必要的准备4（二）调查阶段设计调查方案收集被分析工作的相关信息收集工作的背景资料整理资料审查资料分析资料（三）分析阶段分析阶段的主要任务是深入分析调查阶段所获得的信息，运用科学的方法找出各个职位的主要成分和关键要素。完成阶段的主要任务是根据规范和信息编制工作说明书，并对整个工作分析过程进行总结。编写工作说明书总结整个工作分析过程将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面（四）完成阶段工作活动——工作活动与过程、活动记录——所运用的程序；个人的责任工作中的人的活动——人的行为，如身体行动以及工作中的沟通——作业方法分析中使用的基本动作；工作对人的要求，如精力的耗费。在工作中所使用的机器、工具、设备以及工作辅助用品——电话、电脑、传真机、汽车、对讲机、飞机、车床。工作分析中需要收集的信息类型与工作有关的有形和无形因素——处理或者运用的知识（比如会计）；所加工处理的材料；所生产的产品或所提供的服务。工作绩效——工作标准；工作的衡量要素，如完成一项工作所花费的时间。工作背景——工作时间表；物理工作条件。工作对人的要求——个人特征，如个性和兴趣；所需要的教育与培训水平；工作经验。二、工作说明书的编写工作说明书是工作分析的最终成果之一，包括工作描述和工作规范两方面的内容。一份内容比较完整的工作说明书包括以下项目：使用设备；工作环境和工作条件；任职资格；其他信息。职位标识；职位概要；履行职责；业绩标准；工作关系；1.职位标识职位标识是职位的一个标签，一般要包括以下几项内容：职位编号、职位名称、所属部门、直接上级和职位薪点。2.职位概要职位概要就是要用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大概承担了哪些职责。职位编号在某企业中，有一个职位的编号为HR-03-06，其中HR表示人力资源部，03表示主管级，06表示人力资源部全体员工的顺序编号；再比如MS-04-TS-08，其中MS（market和sales的首字母）表示市场销售部，04表示普通员工，TS表示职位属于技术支持类，08表示市场销售部员工的顺序编号。3.履行职责履行职责就是职位概要的细化，描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。将职位的活动分解完之后，就要对每项任务进行描述。描述时一般要注意以下两个问题。（1）要按照动宾短语的格式来描述，即按照“动词+宾语+目的状语”的格式来进行描述。（2）要准确使用动词。4.业绩标准业绩标准就是职位每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准，也就是指标与标准。5.工作关系工作关系是指某一职位在正常工作情况下，主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系，以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系。6.使用设备使用设备就是工作过程中需要使用的各种仪器、工具、设备等。7.工作环境和工作条件这方面包括工作的时间要求、地点要求以及工作的物理环境条件等。8.任职资格对于任职资格的具体内容，不同学者的看法并不一致。9.其他信息这属于备注信息，如果还有其他内容需要说明，但又不属于工作描述和工作规范的范围，可以在其他信息中加以说明。我国公务员职务分为领导职务和非领导职务两个序列：领导职务序列。指副科长以上的职务和各级政府职能部门的领导职务；综合管理类的非领导职务分为：巡视员、副巡视员、调研员、副调研员、主任科员、副主任科员、科员、办事员（综合管理类以外其他职位类别公务员的职务序列，根据本法由国家另行规定。）国家实行公务员职位分类制度。公务员职位类别按照公务员职位的性质、特点和管理需要，划分为综合管理类、专业技术类和行政执法类等。公务员职位分类公务员职务分类我国公务员的职位与职务分类事业单位岗位等级表最高经营者：敢于超出自己的资源去开拓事业中间管理者：充分利用现有资源发挥最大效用专业技术人员：独立出色完成特定的专业工作操作辅助人员：最基层、具体的操作执行人员

企业中的人员分类：纵向职级企业员工的职位族分类：横向职系领导管理族生产制造族技术研发族市场销售族职能管理族——财务、人力资源等行政事务族工作描述举例：维修技师职位名称：维修技师工作概要：负责在一定工作区域内运转的所有机器设备的维护和修理工作。其中包括公司车辆、销售设备以及工作场所中所使用的机器设备的养护服务。关键职责一（40%）：设备保养保持对机器设备所做保养的所有记录。根据保养时间要求更换零部件以及添加润滑剂。定期检查机器设备上的量器和负荷指示器，以发现可能表明设备出现问题的不正常现象。根据要求完成非常规性保养任务。还有可能包括对执行维护任务的操作工进行有限监督和培训的任务。关键职责二（40%）：设备修理要求对设备进行检查并提出报废或修理某一零部件的建议。如果设备需要被修理，则需要采取任何必要的措施来使该零部件恢复正常工作。其中包括使用各种手工工具和设备来对该零部件进行部分或者全部的重组。最主要的是内燃机和水压机的全面大修以及故障排除。关键职责三（10%）：测试与批准确保所有要求完成的保养和维修工作均已完成，并且必须是按照设备生产商所提供的说明书来进行的保养和维修。批准或否决某设备已经达到在某工作中被使用的条件。关键职责四（10%）：库存保持保持设备保养和维修所需要的库存零部件。负责以最低的成本采购令人满意的零部件。非关键职责上级分配的其他任务。例1：职位说明书模板（韩国电力公社）例2：职位说明书模板工作分析的方法4工作实践法工作日志法关键事件法观察法访谈法问卷调查法一、定性方法万家公司在进行工作分析时使用了工作日志法、问卷调查法和访谈法三种方法。在使用工作日志法时，分析人员编写了“工作日志填写说明”，从记录内容、工作行为描写的具体要求等方面做了详细的规定。在使用问卷调查法时，分析人员详细调查了任职者的工作时间、主要工作目标、各项工作内容及其时间占比，以及本职位对企业利润获取、形象维护的重要程度等信息。同时，任职者还需要接受专家访谈，以便后者详细了解职位的工作职责和工作规范等内容。点评：万家公司在进行工作分析时并没有局限于一种分析方法。而是使用多种方法，相互补充，以便得出更为合理的工作描述和工作规范。方法1：工作实践法工作分析人员亲自从事所需研究的工作。优点：可以准确地了解工作的实际任务；在体力、知识、经验等方面对任职者的要求；缺点：不适用于需要进行大量训练和危险的工作。适用：适用于短期内可以掌握的工作。方法2：直接观察法工作分析人员观察所需分析的工作的过程。优点：工作分析人员能够比较全面、深入地了解工作的要求缺点：不适用于脑力劳动成分较高的工作、处理紧急情况的间歇性工作。如，律师、教师、急救站的护士等等。适用：适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作，如，装配线工人、保安人员等。年月日被观察者姓名：观察者姓名：工作部门：

工作类型：观察内容：1.工作准备时间从

到

2.什么时间正式开始工作？

3.工作分析观察提纲（样本节选）上午工作多少小时？

4.上午休息几次？

第一次休息时间从

到

第二次休息时间从

到

5.上午完成多少件产品？

6.上午上过几次厕所？

7.与哪些同事交谈？

8.交谈的主要内容是什么？

9.与同事交谈几次？

每次交谈几分钟？

10.室内温度

；湿度

11.工作时间喝了多少水？

12.什么时候开始午休？

工作分析观察提纲（样本节选）方法3：访谈法及其类型与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法。（最有发言权！）。主要类型：个别访谈法工作之间有明显差别时使用，时间比较充分的情况下采用。群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用。访谈法优缺点优点：能够简单、迅速地收集工作分析资料，适用性强。由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。缺点：被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度，容易引起工作分析资料的失真和扭曲。访谈时提出的典型问题你平时需要做哪些工作？主要的职责有哪些？如何去完成它们？在哪些地点工作？工作需要怎样的学历、经验、技能或专业执照？基本的绩效标准是什么？工作有哪些环境和条件？工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求？工作的安全和卫生状况如何？访谈时需要注意的几个问题选择最了解工作内容、最能客观描述职责的员工。尽快建立融洽的感情，说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因，目的是不要让对方有正在进行绩效考核的感觉。事先准备一份完整的访谈问题表，重要问题先问，次要的问题后问。如果工作不是每天都相同，就请对方将各种工作责任一一列出，然后根据重要性排出次序，以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题。在访谈过程中，工作分析人员只是被动地接受信息。如果出现不同的看法，不要与员工争论。如果出现对主管人员进行抱怨，工作分析人员不要介入。不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣，否则员工会夸大自己职责。访谈结束后，将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍，以便做修改和补充。问卷调查法的优缺点优点：能够迅速得到进行工作分析所需的资料、速度快。节省时间和人力，实施费用一般比其他方法低。调查表可以在工作之余填写，不会影响工作时间。可以使调查的样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况。调查的资料可以数量化，由计算机进行数据处理。缺点：设计理想的调查表要花费很多时间、人力和物力，设计费用比较高。填写调查表是由工作者单独进行，缺少交流。

被调查者可能不积极配合与认真填写，从而影响调查的质量。员工姓名：

工作名称：所属部门：

主管姓名：1.工作中遇到的最大问题是什么？一般是如何处理的？_____________________2.本工作经常进行文字处理吗？请分析工作量。___________________________3.你认为您需要进行什么样的培训以进一步提供工作绩效?___________________4.本工作的任职要求是（）A.高中B.中专C.大专D.本科5.基本胜任本工作的时间是（）A.3个月B.6个月C.1年D.1.5年E.2年6.本工作对外语有要求吗？（）

A.有B.没有如果您认为有，请问主要对什么外语有要求？（）A.英语B.日语C.法语D.德语7.本工作还应具备哪些能力？请按顺序排列（）A.记忆力B.分析能力C.观察能力D.计算机操作能力E.其他能力工作分析调查问卷样本工作日志填写样本

5月29日工作开始时间：8:30工作结束时间：17:30序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注1复印协议文件4张6分存盘2起草公文协议文件