2024年版：员工离职与档案转移规定

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL2024年版：员工离职与档案转移规定本合同目录一览1.1离职员工定义1.2离职申请程序1.3离职审核流程2.1档案转移定义2.2档案转移程序2.3档案转移时间要求3.1离职员工工资结算3.2离职员工福利终止3.3离职员工社保转移4.1离职面谈安排4.2离职面谈内容4.3离职面谈记录保存5.1员工培训资料交接5.2员工工作成果交接5.3员工保密协议延续6.1离职员工证明文件提供6.2离职员工证明文件内容6.3离职员工证明文件领取方式7.1离职公告发布7.2离职公告内容7.3离职公告发布途径8.1离职员工关系维护8.2离职员工咨询解答8.3离职员工投诉处理9.1违反离职规定的处理9.2违反离职规定的后果9.3违反离职规定的申诉途径10.1合同修改与终止10.2合同修改程序10.3合同终止条件11.1合同争议解决方式11.2合同争议协商11.3合同争议诉讼12.1合同法律适用12.2合同效力范围12.3合同签订地点与时间13.1合同甲方信息13.2合同乙方信息13.3合同丙方信息（如有）14.1合同附件列表14.2合同附件内容14.3合同附件签订日期第一部分：合同如下：1.1离职员工定义（1）本合同所称离职员工，是指因个人原因或公司原因与公司解除劳动合同的所有员工。（2）离职员工应按照本合同约定的程序进行离职申请，并积极配合公司完成相关离职手续。1.2离职申请程序（1）离职员工应提前向直接上级提出书面离职申请，并注明离职原因及离职日期。（2）离职员工在提交离职申请后，应继续履行劳动合同规定的职责，直至离职手续办理完毕。1.3离职审核流程（1）上级接到离职申请后，应在3个工作日内进行审核，并根据实际情况出具审核意见。（2）审核通过后，离职员工应按照公司规定完成工作交接，并在规定时间内办理离职手续。2.1档案转移定义（1）档案转移是指将离职员工的个人档案从原工作单位转移到户籍所在地的人力资源和社会保障部门。（2）档案转移应遵循国家和地方的相关规定，确保离职员工档案的完整和准确。2.2档案转移程序（1）公司应在离职员工办理离职手续时，将其个人档案整理完毕，并提交给户籍所在地的人力资源和社会保障部门。（2）公司应协助离职员工办理档案转移手续，并提供必要的证明材料。2.3档案转移时间要求（1）公司应在离职员工办理离职手续后15个工作日内，完成档案转移工作。（2）离职员工应在取得新档案后，及时到户籍所在地的人力资源和社会保障部门办理相关手续。3.1离职员工工资结算（1）公司应按照国家和地方的相关规定，核算离职员工的工资、奖金、津贴等，并依法支付离职员工。（2）离职员工应在办理离职手续前，与公司核实工资结算金额，并确认无误。3.2离职员工福利终止（1）离职员工应停止享受公司提供的各项福利，包括但不限于医疗保险、养老保险、失业保险等。（2）公司应在离职员工办理离职手续后，停止为其缴纳各项社会保险费用。3.3离职员工社保转移（1）公司应协助离职员工办理社保转移手续，将其社保关系从原工作单位转移到其户籍所在地的人力资源和社会保障部门。（2）公司应提供必要的证明材料，确保离职员工社保的顺利转移。4.1离职面谈安排（1）公司应在离职员工办理离职手续前，安排离职面谈，了解其离职原因和对公司的意见和建议。（2）离职面谈由人力资源部门负责组织，可邀请离职员工的上级、同事参加。4.2离职面谈内容（1）离职员工应如实回答面谈人员的提问，并对自己的离职原因和意见进行说明。4.3离职面谈记录保存（2）离职面谈记录应严格保密，不得泄露给无关人员。5.1员工培训资料交接（1）离职员工应将其在工作中使用的培训资料、手册、工具等交还给公司。（2）离职员工应确保交还的培训资料完整、无损坏，如有缺失或损坏应进行赔偿。5.2员工工作成果交接（1）离职员工应将其在职期间的工作成果、项目资料、客户信息等交还给公司。（2）离职员工应协助公司完成工作成果的交接，确保交接过程的顺利进行。5.3员工保密协议延续（1）离职员工应继续遵守与公司签订的保密协议，对公司的商业秘密和机密信息予以保密。（2）离职员工违反保密协议的，公司有权要求其承担违约责任，并追究其法律责任。6.1离职员工证明文件提供（1）公司应在离职员工办理离职手续后，提供离职证明文件，证明其与公司的劳动合同已解除。（2）离职证明文件应包含离职员工的基本信息、离职日期、离职原因等内容。6.2离职员工证明文件内容（1）离职证明文件应由公司法定代表人或授权人签字，并加盖公司公章。（2）离职证明文件应一式两份，离职员工和公司各执一份。6.3离职员工证明文件领取方式（1）离职员工应在其离职手续办理完毕后，向公司人力资源部门领取离职证明文件。（2）离职员工如需邮寄离职证明文件，应提供详细的邮寄地址和联系方式。7.1离职公告发布（1）公司应在离职员工离职后，将其离职信息发布在公司内部公告栏或公司网站上。（2）离职公告应包含离职员工的基本信息、离职日期、离职原因等内容。7.2离职公告内容（1）离职公告应尊重离职员工的隐私权，不得公开其个人信息和离职原因。（2）离职公告应着重介绍离职员工在公司的工作经历和贡献。7.3离职公告发布途径（1）离职公告应在公司内部公告栏显著位置发布，确保公司员工均可查看。（2）如公司有官方网站或社交媒体账号，离职公告也可通过这些渠道发布。8.1离职员工关系维护（2）公司可定期向离职员工发送公司动态、行业资讯等，维护与离职员工的良好关系。8.2离职员工咨询解答（1）公司应对离职员工提出的关于工作、职业发展等方面的问题，给予积极解答和帮助。（2）公司可设立专门的咨询渠道，如电话、邮箱等，以便离职员工随时咨询。8.3离职员工投诉处理（1）公司应对离职员工的投诉和反馈给予重视，及时进行调查和处理。（2）公司应设立专门的投诉处理机制，确保离职员工的合法权益得到保障。9.1违反离职规定的处理（1）如离职员工违反本合同约定的离职程序和规定，公司有权依法予以处理。（2）如离职员工违反保密协议，公司有权要求其承担违约责任，并追究其法律责任。9.2违反离职规定的后果（1）离职员工违反离职规定或保密协议的，公司有权扣除其工资、奖金等福利。（2）如离职员工的行为给公司造成经济损失的，公司有权要求其进行赔偿。9.3违反离职规定的申诉途径（1）离职员工如对公司的处理决定有异议，可向公司人力资源部门提出申诉。（2）公司应设立专门的申诉处理机制，确保离职员工的合法权益得到维护。10.1合同修改与终止（1）本合同的修改和终止，应经双方协商一致，并签订书面协议。（2）合同修改和终止不影响双方在合同有效期内产生的权利和义务。11.1合同争议解决方式（1）本合同争议应通过友好协商解决，协商不成的，可向公司所在地的人民法院提起诉讼。（2）合同争议的解决应遵守中华人民共和国法律法规，并尊重双方的意愿。12.1合同法律适用（1）本合同的订立、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。（2）本合同的签订、履行和终止不得违反国家和地方的相关法律法规。13.1合同甲方信息（1）甲方（公司）名称：（2）甲方（公司）地址：（3）甲方（公司）法定代表人：第二部分：第三方介入后的修正14.1第三方定义（1）本合同所称第三方，是指在离职员工离职过程中，除甲乙方外参与协助或提供服务的各方，包括但不限于中介机构、专业咨询机构、政府部门等。（2）第三方应根据本合同的约定，协助甲乙方完成离职员工的相关离职手续，并确保整个过程的顺利进行。14.2第三方责任（1）第三方应按照甲乙方的要求，提供专业的服务，并确保服务质量符合甲乙方的期望。（2）第三方应遵守相关法律法规，保护离职员工的个人信息和隐私，不得泄露给无关方。14.3第三方义务（1）第三方应协助甲乙方完成离职员工的档案转移、工资结算、社保转移等工作。（2）第三方应协助甲乙方处理离职员工的投诉和咨询，并提供必要的解答和帮助。14.4第三方责任限额（1）第三方在提供服务过程中，如因过失或疏忽导致离职员工或公司遭受损失的，第三方应承担相应的赔偿责任。（2）第三方的赔偿责任限额应根据甲乙方的要求，并在合同中进行明确约定。14.5第三方与甲乙方的关系（1）第三方与甲乙方均为独立的主体，第三方不对甲乙方之间的合同关系承担任何责任。（2）甲乙方与第三方之间的合同关系，不影响甲乙方之间的合同履行和权利义务。14.6第三方选择和更换（1）甲乙方有权根据自身需求和第三方服务质量，选择合适的第三方提供服务。（2）甲乙方有权在合同约定的条件下，更换第三方服务提供商。14.7第三方服务费用（1）甲乙方应按照合同约定，支付第三方提供的服务费用。（2）第三方服务费用的支付方式、支付时间等，应在合同中进行明确约定。14.8第三方服务期限（1）第三方服务的期限应根据甲乙方的要求，并在合同中进行明确约定。（2）如甲乙方提前终止第三方服务，应按照合同约定支付相应的违约金或赔偿金。14.9第三方保密义务（1）第三方应对在提供服务过程中获得的甲乙方相关信息和数据予以保密。（2）第三方违反保密义务的，应承担相应的违约责任，并赔偿甲乙方因此遭受的损失。14.10第三方合规性（1）第三方在提供服务过程中，应遵守国家和地方的法律法规，不得从事任何违法活动。（2）如第三方因违法行为导致甲乙方遭受损失的，第三方应承担相应的赔偿责任。14.11第三方与离职员工的关系（1）第三方与离职员工之间不存在劳动合同关系，离职员工不应将第三方视为其雇主。（2）离职员工对第三方提供的服务不满意时，应向甲乙方反映，由甲乙方与第三方协商解决。14.12第三方介入的程序（1）甲乙方如需第三方介入，应与第三方签订书面服务协议，明确双方的权利义务。（2）甲乙方应将第三方介入的相关信息告知离职员工，并确保离职员工了解第三方介入的目的和范围。14.13第三方退出机制（2）第三方退出服务后，应将其在服务过程中获取的所有信息、资料、文件等交还给甲乙方。14.14第三方评估与监督（1）甲乙方应对第三方提供的服务质量进行定期评估，并有权要求第三方进行改进。（2）甲乙方应对第三方提供的服务过程进行监督，确保第三方按照合同约定履行义务。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：劳动合同附件2：保密协议附件3：离职申请表格附件4：离职审批表附件5：工资结算清单附件6：社保转移申请表附件7：档案转移申请表附件8：第三方服务协议附件9：第三方评估报告附件10：违约行为记录表附件详细要求和说明：附件1：劳动合同（1）劳动合同应包含双方的基本信息、劳动合同期限、工作内容、劳动报酬、劳动条件、保密条款等。（2）劳动合同的签订、变更、解除和终止，均应符合中华人民共和国劳动法律法规的规定。附件2：保密协议（1）保密协议应明确保密信息的内容、保密期限、保密义务和违约责任等。（2）保密协议应由双方签字或盖章，并注明签订日期。附件3：离职申请表格（1）离职申请表格应包含离职员工的基本信息、离职原因、离职日期等。（2）离职申请表格应由离职员工填写，并提交给直接上级。附件4：离职审批表（1）离职审批表应包含离职员工的离职申请、上级的审批意见、离职审批结果等。（2）离职审批表应由人力资源部门归档保存。附件5：工资结算清单（1）工资结算清单应详细列出离职员工的工资、奖金、津贴等各项费用。（2）工资结算清单应由人力资源部门出具，并经离职员工签字确认。附件6：社保转移申请表（1）社保转移申请表应包含离职员工的基本信息、社保转移事项、转移目的地等。（2）社保转移申请表应由人力资源部门填写，并提交给社保部门。附件7：档案转移申请表（1）档案转移申请表应包含离职员工的基本信息、档案转移事项、转移目的地等。（2）档案转移申请表应由人力资源部门填写，并提交给相关部门。附件8：第三方服务协议（1）第三方服务协议应明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、服务费用等。（2）第三方服务协议应由甲乙方与第三方签订，并加盖双方公章。附件9：第三方评估报告（1）第三方评估报告应包含对离职员工的服务质量、服务效果等方面的评估。（2）第三方评估报告应由第三方出具，并提交给甲乙方。附件10：违约行为记录表（1）违约行为记录表应记录双方在合作过程中的违约行为、违约事项、违约后果等。（2）违约行为记录表应由甲乙方填写，并归档保存。说明二：违约行为及责任认定：（1）甲乙双方未按照合同约定履行义务，导致合同无法履行或造成对方损失的。（2）甲乙双方违反保密协议，泄露对方商业秘密或个人隐私的。（3）甲乙双方在合同履行过程中，违反法律法规，导致合同无效或被撤销的。（4）第三方未按照服务协议提供服务，导致甲乙方损失的。违约责任认定标准：（1）违约行为导致合同无法履行，双方应协商终止合同，并赔偿对方因此遭受的损失。（2）违约行为导致合同部分履行，双方应协商解决，并按照合同约定承担相应的违约责任。（3）违约行为涉及法律法规，双方应遵守相关法律法规，并按照法律法规的规定承担违约责任。示例说明：（1）如甲方未按照合同约定支付服务费用，乙方有权终止合同，并要求甲方支付违约金。（2）如乙方未按照合同约定提供服务，甲方有权终止合同