文件档案与资料管理制度

文件档案与资料管理制度第一章总则第一条目的和依据为确保企业文件档案和资料的管理有序、规范，维护企业信息的完整性和可用性，订立本《文件档案与资料管理制度》（以下简称“本制度”）。第二条适用范围本制度适用于企业全体员工，包含各部门、分支机构及其相关人员，适用于企业文件档案和资料的创建、存储、传递、利用和保管等环节。第三条定义文件：指通过文字、图片、图表等形式表达和记录信息的载体，包含纸质文件、电子文件等。档案：指具有肯定价值、需要长期保存和使用的文件的集合，包含纸质档案、电子档案等。资料：指与企业运营相关的各类信息，包含经济、技术、管理等方面的文件和数据。第二章文件管理第四条文件创建文件的创建应符合企业相关管理规定，在文件上标注清楚的标题、日期、页码等信息。文件的创建须经相关岗位负责人审核并签署，确保文件的真实性和合法性。第五条文件传递文件传递应通过正式渠道进行，包含会议、邮件、企业内部通讯工具等，确保文件传递的准确性和安全性。紧要文件传递时，应供应相应的传递记录，记录传递的时间、双方负责人以及传递的文件内容等信息。第六条文件存储文件存储应布置特地的文件柜或文件架进行分类存放，确保文件的整齐有序。文件存储应依据文件的紧急程度和保密级别进行归类，将紧要的文件放置在安全可靠的地方。第七条文件归档文件在不再需要使用的情况下，应依照规定的时间节点进行归档。归档后的文件应依照文件分类系统进行整理，并在每个档案盒上标注文件名称、日期、保管责任人等信息。第八条文件销毁文件无需保存时，应依照规定的销毁期限进行销毁，销毁操作应由专人负责，并记录销毁的时间、文件名称等信息。对于保密级别较高的文件，应采取特殊的销毁方式，如碎纸机等，确保文件内容不被泄露。第三章档案管理第九条档案管理责任人指定特地的档案管理员负责企业档案的管理工作，确保档案的安全性和可查性。档案管理员应配备充分的人员，具备相关的档案管理知识和技能。第十条档案的整理和登记档案管理员应定期对企业档案进行整理和清点，确保档案的完整性和准确性。档案管理员应在档案管理系统中登记相关档案信息，包含档案名称、保管位置、借阅记录等。第十一条档案的保管档案应放置在安全、防潮、防火的地方，避开受到外界的损坏和破坏。涉及商业秘密和个人隐私的档案应进行特殊保护，仅限授权人员查阅。第十二条档案借阅需要借阅档案的人员应填写《档案借阅申请表》，经相关责任人批准后方可借阅。借阅期限依照实际需要确定，借阅结束后应及时归还，并在《档案借阅登记表》中进行记录。第十三条档案转移档案转移应经过相关岗位负责人同意，并填写《档案转移记录表》明确转移的档案名称、接收人和转移日期等信息。转移后的档案责任即转移给接收人，接收人应签署确认收到，并妥当保管。第十四条档案归档档案归档应依照文件分类系统进行整理，并在每个档案盒上标注档案名称、日期、保管责任人等信息。归档后的档案应放置在特地的档案库房或柜子内，确保安全可靠。第四章资料管理第十五条资料归集对于各类资料，应定期进行归集和整理，确保资料的完整性和可用性。资料归集后应订立清楚的分类和索引系统，方便后续的查询和利用。第十六条资料传递资料的传递应通过正式渠道进行，确保传递的准确性和安全性。紧要资料传递时，应供应相应的传递记录，记录传递的时间、双方负责人以及传递的资料内容等信息。第十七条资料存储资料存储应布置特地的存储空间进行分类存放，确保资料的整齐有序。针对不同类型的资料，应采取不同的存储方式，如文件柜、数据库等。第十八条资料借阅需要借阅资料的人员应填写《资料借阅申请表》，经相关责任人批准后方可借阅。借阅期限依照实际需要确定，借阅结束后应及时归还，并在《资料借阅登记表》中进行记录。第十九条资料销毁资料无需保存时，应依照规定的销毁期限进行销毁，销毁操作应由专人负责，并记录销毁的时间、资料名称等信息。对于涉及商业秘密和个人隐私的资料，应采取特殊的销毁方式，如数据彻底清除等。第五章监督与责任第二十条监督机制档案管理员应建立健全的档案管理制度，并定期进行档案管理的检查和评估。定期对文件、档案和资料进行抽查，发现问题及时矫正，并进行相应的处理。第二十一条违规违纪处理对于违反本制度相关规定的行为，将依照企业相应的纪律规定进行处理，包含警告、记过、记大过等纪律处分。对于严重违规的行为，将移交相关部门进行处理，追究其法律责任。第六章附则第二十二条培训企业应供应相关的档案和资料管理培训，提高员工的管理意识和本领。档案管理员应定期参加相关培训，不绝提升自身的档案管理水平。第二十三条制度修订本制度的修订应经过企业