合同管理制度及合同签订流程

合同管理制度及合同签订流程一、制定目的及范围为规范合同管理，确保合同签订的合法性、有效性和安全性，特制定本制度。本制度适用于公司所有合同的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同及其他相关法律文件。二、合同管理原则合同管理应遵循以下原则：1.合同的合法性原则，确保所有合同符合国家法律法规及公司内部规章制度。2.合同的公平性原则，确保合同条款公正合理，保护双方合法权益。3.合同的透明性原则，合同签订过程应公开透明，确保信息对称。4.合同的可追溯性原则，所有合同及相关文件应妥善保存，便于日后查阅。三、合同签订流程1.合同需求确认在合同签订前，相关部门需明确合同需求，确定合同的基本内容，包括合同类型、合同金额、履行期限及主要条款。相关部门应提交《合同需求申请表》，并附上相关支持文件。2.合同草拟合同草拟由法务部门或指定合同管理人员负责。草拟过程中应参考公司标准合同模板，确保合同条款的合法性和合理性。草拟完成后，需将合同草稿发送给相关部门进行初步审核。3.合同审核相关部门对合同草稿进行审核，重点关注合同条款的合理性、合规性及风险控制。审核意见应在规定时间内反馈给合同草拟人。合同草拟人根据反馈意见进行修改，直至合同文本达成一致。4.合同签署合同审核通过后，需安排合同签署。合同签署应由公司授权代表进行，签署前需确认合同文本无误。签署时，双方应在合同上签字并加盖公章，确保合同的法律效力。5.合同备案合同签署完成后，需进行备案。合同管理人员应将签署的合同及相关文件整理归档，确保合同信息的完整性和可追溯性。备案文件包括合同原件、签署记录及相关支持文件。6.合同履行与管理合同生效后，相关部门应按照合同约定履行义务。合同管理人员需定期跟踪合同履行情况，确保合同条款得到有效执行。若发现合同履行中存在问题，应及时与相关部门沟通，采取必要措施进行调整。7.合同变更与解除在合同履行过程中，如需对合同进行变更或解除，相关部门应提交《合同变更申请表》，并说明变更原因。合同变更需经过审核和签署程序，确保变更的合法性和有效性。8.合同到期与结案合同履行完毕后，相关部门需对合同进行结案。结案时，应对合同履行情况进行总结，形成《合同履行总结报告》。报告应包括合同履行的结果、存在的问题及改进建议。所有结案文件应归档保存，以备后续查阅。四、合同管理的职责与要求1.合同管理人员职责合同管理人员负责合同的整体管理，包括合同的草拟、审核、签署、备案及履行跟踪。应定期组织合同管理培训，提高相关人员的合同管理意识和能力。2.各部门职责各部门应指定专人负责合同相关事务，确保合同需求的及时反馈和合同履行的有效管理。部门负责人应对本部门合同的合法性和合规性负责。3.合同管理要求所有合同应遵循公司制定的标准格式，确保合同条款的完整性和一致性。合同管理人员应定期对合同进行审查，发现问题及时整改，确保合同管理的规范性。五、合同管理的反馈与改进机制为确保合同管理制度的有效性，需建立反馈与改进机制。各部门应定期向合同管理人员反馈合同管理中遇到的问题及建议。合同管理人员应根据反馈意见，及时对合同管理制度进行调整和优化，确保