ERP系统供应链操作手册(采购管理)

UFS/QP/2-D2/QR/15最终客户操作手册（模板）

某新材料科技股份公司供应链项目用户操作手册

——采购管理

目录

1.系统登陆说明..............................................2

1・1客户端系统进入............................................2

1.11客户端控件安装..........................................3

L集采操作使用说明...........................................5

2.1物资需求申请.............................................5

2.2需求汇总平衡.............................................8

2.3请购.....................................................

・・・・..10

2.4采购订单.................................................

……11

2.5采购入库...............................................15

2.6采购发票................................................20

2.7应付款单审核............................................25

2.8主付款单................................................28

2.9单据核销................................................33

2.10凭证生成................................................35

3.自采操作使用说明..........................................36

3.1物资需求申请............................................36

3.2需求汇总平衡............................................39

3.3请购....................................................40

3.4采购订单................................................42

3.5采购入库................................................45

3.6采购发票................................................50

3.7应付款单审核............................................55

3.8主付款单................................................58

3.9单据核销................................................61

3.10凭证生成...............................................63

L系统登陆说明

1・1客户端系统进入

在运行UFIDA用友软件NC管理软件5.01时，建议使用IE6.0

以上版本的浏览器。第一次登陆服务器时系统会自动安装

"NCCIient.exe",IE的相关设置要求：IE的安全设置为“自定义级别“，

启用下载和运行ActiveX。安装完JRE后，用户可以将下载ActiveX安

全设置为禁用。如下图1：

安全设置-本地Intranet区域凶

0启用

O提示

、，ActiveX控件和插件

AActiveX控件自动提示

O禁用

0启用

■对标记为可安全执行脚本的ActiveX控件执行脚本*

用

禁

用

启

提

示

O

A对未标记为可安全执行脚本的ActiveX控件初始化并执

。禁用

0塔成

O提示

*重新启动InternetExplorer之后生效

确定|取消|

图1

L11客户端控件安装

UFIDA用友软件NC管理软件5.02提供基于java技术的客户端

应用。运行客户端后系统自动连接服务器。

在IE中输入应用服务器地址为：

确认安装JAVA控件

安装完毕后如下图

中国期盯〃第•旦信

ERf・s:是用友而世36S5不用的m产品，为H■业提供了包括集幽务、管理含话、*用货金管及，集团侯应、集团分销.彩工厂创造，

UFIDAAT集团人力至展.攵析决策罅的亢整的告整解决力惠.产丸以“为可而务.集中省整“刀金计麦含•在3平台瓦砧上恰逐出MH生信JB化

¥6，充分满足多层0.居地楂、？?行业假常的I国企业管Jf骞末，力企业提供并代持无可替代的修心竟子力.

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用友》：一桌郦表产1a为零团企业用户授供全面为点的解决方案.力智助集团企业进行名林我表的集中侪8,它主要支售名芟业务报表的方

出、合并报侬州|制、分前报信函用完报表纳闲和流程莒冠・

人力费也

用友「“科钿苫爱技术与无道的信JB技木有瓦结合的人力资谩管理全面解法方宴.产品面向集团型组织和高成长性企业，以,,集中告

起，指升।物r力设出身含，在UA?平台莅批上种深出开放式.神化发烷，力客户带茶高出找范、专业.防耳战略的人力分没管超价

值・

自,・务

自助米统提供了老a笞整者x普遇员工参与企业管建活动的迨径，实琰了集团曼坦馒、全员参与的人力资港管理梗式；是人力货源粮务的窗

□，也g人力方也管这与闻a的平台•

系统登录

账套：金川集团NC帐套

公司：兰州金川金属材料技术公司（或者直接输入公司编码402）

日期：系统默认服务器的当前时间，可修改

用户：手工输入，建议使用数字和字母

密码：手工输入。连续三次密码输入错误，用户将被锁定，需要系统

管理员解锁。

确认登录，如下图

用反ERP-M姆中文v］夏舒&醐

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公司抄I剑"金属材料技术公司4

日期201mo7回

用户jzsmI

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UFIDA用友软件

版权所有宿199”20。3用螳样般物确公司

1.集采操作使用说明

2.1物资需求申请

【操作岗位】：采购业务员

【操作内容】：物资需求申请单的填制、修改、送官

【操作方法】：

A、进入ERP/NC系统，双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申

请】

消息中心维护物货需求申请

增加漕护，执行•查询浏览，卡片显示打E瞪理，辅助功能，辅助查询^

行号存货编码存货名称型号规格计量单位自由项批次

B、点击【增加】，维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量

等信息。

消息中心雉护物资需求申请

保存雉护，行凌作，执行，冽竟，打印管理・辅助功能，辅助查询，

物资需求申请单内主要项目说明：

表头：

令需求类型：集采选择毛需求；

令计划类型：点击放大镜选择类型。

令申请日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；

令请购人：参照点选相关请购人员，也可自动带入当前操作人所对

应的业务员；不能为空；

令申请部门：点选请购人后，自动带出；不能为空；

表体：

令存货编码：参照点选需请购的物料，后面的存货名称、规格、计

量单位自动带出；不能为空;

令数量：所需物料数量；不能为空；

令需求公司：默认为当前登录公司，可修改；

令需求库存组织：对应需求公司选择，不能为空（可以直接输入编号

40201）；

◊需求日期：默认为系统当前登录日期，可修改，不能为空；

令采购岗位：根据实际情况人员岗位可以录入。

C、请购单内信息维护完毕后，点击【保存】

D、单据保存完毕并确认无误后，点击【执行】下的【审核】，提交

到上级领导那里进行审批

2.2需求汇总平衡

【操作岗位】：采购业务员

【操作内容】：物资需求申请单审批结束后，由请购员参照物资需求

申请单、修改、送审，相关领导审批后，需求汇总平

衡库存即可生效。

【操作方法】：

A双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确

定】。

嘱中心尊断篇

国武库秆商做腓繇耕觑箱瓒存量期尚刑诉逃

麻觥蒯存超价嘘鹦定「「商谑单位m赫硼就腿就啼量1.

查询绥件妗入

|保存@11力口载条件函|灌室条件阈|增力口®11册］除g||取消g|

注：以上为需求公司操作。

【操作岗位】：采购业务员

【操作内容】：需求汇总平衡

【操作方法】：

双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确

定】

脚心火窗！I

我箍何卜禹拗㈱「毯社蓟W

箱艇檄林解骋mnsiw聊款胭at照mi

查询条件给人区）

自定义条件

「呆存⑤11加苗条件山）||清空条件®|「增加画11册」除面］|确定co||取消g|

【操作描述】：参见上图1、2、3、4。即可。

2.3请购

【操作岗位】：采购业务员

【操作内容】：请购单维护

【操作方法】

A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-【确定】。

消息中心野澈蝉

质翘，物，推护，执行4菽濒

惊，列表显示打循理，微励能，悯直询，导入EXCEL

——

醐单号蒯日期醐来源MOD

融类型外包一代科蛟类型删人

i顿部门

备注_3

行号项目工程子项目各注神翩存货镉型号规格计量单位

点击【审核】。

2.4采购订单

【操作岗位】：采购业务员

【操作内容】：参照采购订单生成库存采购入库单，并确认入库数量

【操作方法】：

A、双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-

【增加】-【请购单】

他・中心掘护可一

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存贷名琢蛆格82号单位幻・d4tq*H位也合计使用部门

消息中心朝弹

业务类型，增m，维护，查阖眦，列表显示打卬管理，湖励能，辅序查询，

行号存微眄存货名称规格型号单位数量含群价触合计mni

点击【确定】

堂询条件给入区］

自定义条件方公司选择

建辑(项目名称条件值蟆定)

是否过滤未购辅数量为…痔于口

并且请购日期等于□H

并且请购单号等于□

并且请购部门等于□

弁且采购组织等于□

并且审批人等于□

并且审批时间等于□

并且采购岗位等于□

并且计划岗位等于□▼

健议订货日期等于'2010-09-07)

|保存⑤11加载条件心||清空条件向11域力口®11删除g)4确定9|「取消g|

点击【确定】。

点击【维护】-【修改】。

消息中心推护订单

维护▼浏埼”打研？理▼辅助功能▼放并转单

Qgjgen.E)二＞

订单笫V订单日付Si如付蒙网做利单人审批人南批时间

1|2010-0t取涧(Ctn*S用友卷

M赊(cm.DEL)

S*il(Ctr1*AJHC)

行号存货01码存货名稀规格型号・位数量含税单价价税合计使用部C

11100101001000以爆700咏卡—"[T11.0...I兰金金村兰.QO

合计11.0.0.00

点击【保存】-【审核】

消息中心维妒订单

业务关型•增加•维护•<生行•查询浏施•列表显示打卬苦理•辅助功能•核明迓询•

供应商玻钠院复合材料有限公司散产I-开尸限行农行翌处一|A

供应商收发货地址枭购员黄文彪

柔购部门兰州办事处发票方京娜钢院复合材料存阳公司

发运方式付款协议|7I本币预付款限索__________________________|

本币强付款市种人艮币折本汇率I1.00|

折辅汇率踊痰别‘人民币税率11

备注

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存贷信息如5信息采购政策执行结果

制单人Wama二审拄人用友管理员审批日期2010-09-07

轴E时间2010-09-0915:37:38审及时间2010-09-0915:47:10最后修改时间2010-09-0915:47:08__I

仝川熊团卜心怅套

采购订单单内主要项目说明:

表头:

令公司：材料公司材料采购。

令采购组织：可选择相应的供应公司点击放大镜选择。

令订单日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改;

令供应商：参照点选相关供应商不能为空；

令业务类型：自动带出部门；

令采购员：点击放大镜参照，不能为空；

令采购部门：点击放大镜参照，不能为空；（或者完成采购员点击

回车将会自动弹出）。

◊表体：

令存货编码：自动带出；

令数量：自动带出；

令含税单价：根据采购货物的价格输入，可修改；

令使用部门：自动带出；

令扣税类别：默认应税外加，可修改，不能为空；

令到货信息-收货公司为需求公司。

令采购政策-收票公司为需求公司。

备注：以上为供应公司。

2.5采购入库

【操作岗位】：库房管理员

【操作内容】：根据质量检验部门将采购物品入库。

【操作方法】：

A、双击【供应链】一【库存管理】一【入库业务】一【采购入库】，

进入采购入库单维护界面，先选择业务流程

B、点击查询，录入查询条件，找到已签字的入库单据

查询条件给入

自定义条件

逻辑(项目名称条件.值—锁定)

采购公司等于C；供应分公司□

并且订单号等于i□

并且订单日期等于20103-13凝委器鼬为I［是

健得官2源

并且供应商城码等于颉°,□

并且采购部门等于□

并且是否退货等于□

并且采购员等于□

并且采购组织等于□

并且供应商地区分类等于JO-

保购公司等于供应分公司）并且（订单日期等于,2010-09-13）

保存⑤加载条件（U清空条件®增加®删除©）确定也取消©

点击【确定】

治・中心定购入K

保存|绩护・行・作・财功康・£•的j®通・•出，&入・海库・1>

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库存出织收发芟别|Q二

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供应两僧麻供应商甘制陶尔何肿M核创Hff限公司

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清峋入条理的

金川第03NC4^X

采购入库单内项目说明

表头：

令单据号：可按用户定义编号规则自动生成，用户可修改。

令单据日期：自动带入系统日期。

令仓库：录入入库仓库。

令库存组织：必须录入业务所属库存组织，录入仓库后自动带出。

令业务流程：指定入库的业务流程。

<收发类别：指定入库的入库类别。

令库管员：可录入库管员信息。

令采购部门、采购员：可录入采购部门和采购员信息。

令供应商：录入采购的供应商。

令是否退库：打勾表示此事务为退货事务，便于提供后续的退货统

计。

表体：

令存货编码：参照输入存货编码，系统可自动携带名称、规格、型

号、主计量单位等信息。

令辅计量单位：可参照输入该存货已有换算的辅计量单位，对于进

行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。系统自动查找换算率显

示。

令自由项：参照输入该存货预定义的自由项及值，进行自由项跟踪。

自由项管理存货必须输入。

令失效日期：用户可输入入库批次的生产日期或失效日期，系统会

根据存货保质期自动计算另一项。用于进行效期的管理。

令实收数量、实收辅数量：录入入库数量或辅数量，系统会根据换

算率自动换算。当换算率为固定换算时，修改任意项，系统均计

算另一项，公式为：辅数量=主数量*换算率。当换算率为可变换

算时，修改其中一项不会引起另一项的修改。

令单价、金额：录入入库存货的成本单价或金额，系统会根据数量

自动换算。公式为：金额=主数量*单价。

◊入库日期：自动按系统日期显示，用户应录入实际入库日期，是

系统先进先出的依据。

点击【保存】-【签字】。

2.6采购发票

【操作岗位】：采购结算员、会计岗

【操作内容】：根据供应商开来的发票和实际入库数量，维护采购发

票的相关信息

【操作方法】：

A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点,

进入发票维护界面，并且选择业务流程

B、点击【增加】下的【库存采购入库单】，进入采购入库单查询界

面

根据入库单生成发票区

自定义条件打印状态

逻辑（项目名称条件值锁定)

J010-09-13〉

入库日期等于U□人

并且入库单号等于□

并且订单号等于□□

并且供应商编码等于□

并且供应商名称等于□

并且供应商地区编码等于□

并且存货编码等于□

并且存货名称等于□

并且存贷分类编码等于nV

（A库日期等于'2010-09-13）

保存⑤||加载条件(L)||清空条件®]|增加®[网除9)||确定①||取消©

注：查询界面中一定要注意选择，入库日期，最好控制在当日(查

询范围最好不要超过一月)

点击【确定】

庠在来购入比依生淡采购发幕|x

收偌公司基舌m晶订入<单9供应由”份“g百阳以

［三川金川MEM|NCD**100929|CR10090900004APP1OC1O1OO1OOO*素”

___________w：选I*:淌I—-I分a-KIJB»定__「I融―

点击【单据维护】-【修改】。

采购发票单据内项目说明

表头：

令发票号：按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号，可以修

改，采购发票号在公司代码内可不是唯一的。

令发票日期：是指供应商开出发票的日期，可修改。

令票到日期：是指系统收到发票的日期，采购日期将以此为准，系

统取当前日期。

令发票类型：是为了报税而设置的内容，如普通、专用等，发票类

型是用户定义的，此处参照输入。发票类型对系统后续的处理不

产生任何影响。

令业务类型：材料公司材料采购，系统自动带出。

令供应商：输入，如输入的供应商为一次性供应商（散户），则必

须为散户输入相关的名称等信息、。如为根据订单生成的采购发票,

则取订单的发票方做为默认值。如为根据采购入库单生成的采购

发票，取采购入库单的来源采购订单上的发票方为默认值，发票

方为空时，取订单上的供应商。再此单据供应商是系统自动带出

的。

令采购部门：执行采购任务的部门，参照输入。如根据订单生成，

取订单的采购部门。

令采购员：执行采购任务的业务员，参照输入。如根据订单生成，

取订单的采购员。

表体：

＜存货编码：参照存货档案输入，可以直接输入编码。此单据自动

带出。

令存货名称、规格、型号、产地：根据存货编码从存货基本档案中

自动带出，用户不可修改此单据自动带出。

令计量单位：存货档案中定义的主计量单位，此数据项用户是不能

修改的。此单据自动带出。

令发票数量：是指针对主计量单位的数量，输入，如根据订单生成,

数量受订单数量容差控制。数量不限制数字的范围。当存货为非

劳务或费用属性时，数量不可为零，此单据自动带出。

令单价：是针对主计量单位的单价，当数量为零时，单价可为零，

如根据订单生成发票，系统取订单单价，否则输入。不能小于零。

发票单价受订单单价容差控制。

令金额：单价*数量。不能为空。当数量为零时，可不遵守单价*数

量。

令含税单价：是净含税单价，根据单价换算，可输入。不能为空。

参照入库单生成采购发票时，如果入库单进行了价格结算，且采

购发票的币种为本币，则取价格结算单上的“本币含税单价”作

为发票的“含税单价”。

令税率：默认为表头税率，表头无税率，则默认为存货对应税率，

可修改。根据订单生成的发票，税率取订单税率。

令价税合计：是指此笔交易的总价款。总是等于金额+税额。

E、采购发票维护完毕后，点击【保存】按钮，将单据保存

的•中心，住,加索

业务荚班・|增加▼1单砧地产▼甲村执行，・通浏览▼兆表显浜打即g电,5•财功能，Ml勒・西,

发双日Mfl2010-09-07*到日期2010-09-07剧!初程寺|：

业务炎型材材公司制叫菜购发索类a'面内"•用3x存如猊i.।

愕田心北京麻恤院现合育照公司敢尸供应沟电证

开户根行农行原庄分理处根行休号160901040002250京峋员

采西公司供我分公司采购部fI三州办率处何联•位北京歌烟院现合材M有即公司

付款协议而栉人民旧折率，匚率|1.00|

折MIC等扣tl先别猊率[主恒]

制*人用友储用员甲niEiim审批人

制・啊间2010-09-091559:56重?皿司・后修改时间2010.09-091559:56

保存此功金川泰Q3NC锦琴

F、单据保存完毕并确认无误后，点击【审核】确认发票，系统自动

将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单

消息中心缠护发票

业务英里，I增加,单光微护,■）执行，查词浏范•呻显示打EP管理•辅助功优•辅助查询-

*ESKR^010-09-07里到日呻2010-09-07胡际志匚

业务奖J5粒科公司材料采购发票突盥内专用摩存俎织

::.：】北京油铜院登台科料有阳公司VLP供应商电话

开尸恨行依行网王分理处偎行账号160goi040002250采购员

采购公司因应分公信—采购部门伺《2处付款单位

付款协汉币和囚项一折本汇率

扣&类别税率

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制单时间2010-09-091559:56硼时旧最后修改时同2010-09-091559:56

拜市成功金川柒团NC帐套

2.7应付款单审核

【操作岗位】：财务负责人

【操作内容】：应付款单据审核，并形成应付款挂账

【操作方法】：

A、系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单，双击【财

务会计】一【应付管理】一【单据处理】一【单据管理】-【查询】，

进行采购应付单查询

查询条件区

B、点击查询，选择查询条件，查询相应的采购应付单

涓息中心单珞除理

垂询I单据操作•卡片显示网上转映合并支付补录网银信息®JS审核赞修•上翻下翻剧新全选全消打印嫌作,联餐,>

防第图弹膂一金川集团NO怅登

C、将需要审核的应付单前面的勾打上，点击【审核操作】下的【审

核】

应付单内项目说明：

令单位、单据号、期初单据：在系统自动填充不能修改。

令交易对象类型：下拉框进行选择。

令客商、单据日期、部门、业务员：点击选择按钮输入。

令币种、本币汇率：点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。

令收支项目：为客户自己定义的费用收支项目，如有相关费用发生,

可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。

令原币金额、本币金额：直接输入往来业务的金额。

令存货相关项目：如输入了存货相关项目；则可建立往来款项与存

货的对应关系，也可不输。

令结算信息相关字段：结算方式、票据类型、票据号、收款银行账

号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页

签中可以录入，并支持带入结算信息页签。

2.8主付款单

【操作岗位】：出纳、财务负责人、采购负责人

【操作内容】：付款单据维护

【操作方法】：

A、双击【财务会计】一【应付管理】一【单据处理】一【单据录

入】，进入付款单录入界面

B、点击【单据类型】，选择付款类型

消息中心单据合理单暨入

增加逐斐）文档管理联查，

电凫日由顶

事项市;It单号公司单足号1

凭证11单据日期起翌日期

期加志口审核日明业务类型

科目一备注附件

原由金领帽而金薇本币金额

往来对象供应南部门

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事项市批单号