《行政秘书学》 课件 第2章 办公室事务管理；第3章 文书与档案工作

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2章办公室事务管理第3章文书与档案工作第4章会务管理第5章行政秘书的综合能力第二篇做事与业务能力第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2编做事与业务能力

第2章办公室事务管理

2.1办公室事务管理及其对行政秘书的能力要求提供贴心的来客接待创造舒适的办公环境形成高效的日常流程培养规范的业务操作2.1.1办公室事务管理的概念第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求1.能够识别良好的工作环境的内容和作用，并掌握创造良好的工作环境的方法；

2.能够识别、理解并掌握开展日常事务工作的

方法和技巧；3.能够了解和掌握提高办公室效率和加强时间管理的

基本方法；

第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求4.能够了解和掌握办公自动化的基本操作方法；5.能够识别和掌握进行信息管理的要求、程序和方法；

6.能够识别、理解并掌握接待工作的一般程序、规则、

礼仪规范。

第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.1办公室的自然环境空间环境视觉环境听觉环境空气环境2.2办公室环境管理第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.2办公室的布置1.空间布局的合理2.色彩搭配的相宜3.办公室设备的优化（1）优化办公室的照明设备。（2）优化办公室的隔音设备。（3）优化办公室的空气调节设备。（4）优化办公室的办公设备。4.办公室环境的美化第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.3办公室安全管理1.办公室可能遇到的潜在十大危险（1）办公家具和设备摆放不当，阻挡通道；（2）拖拽电线或电话线；（3）家具或设备有突出的棱角；（4）绝缘不彻底；（5）电路负荷过大；（6）接线松开或有危险；（7）柜橱顶端堆放过多物品导致倾倒；（8）灭火设备已损坏；（9）在密闭容器内烧水或倒热水；（10）地板打滑。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.3办公室安全管理2.防范办公室潜在危险的工作首先，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；

其次，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；再次，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在相关的隐患记录和处理表上。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理

1.领导办公室和接待室的整理（1）尊重领导意愿。（2）贴心的设计。1）桌子和办公器材是否摆放平稳，有没有歪斜和灰尘。

2）时钟是否拨准，并保持走动。

3）日历上的日期是否准确。

4）办公室内的温度和湿度是否调到适宜的程度。

5）盆景、挂画的位置是否得体并整理好了。

6）花卉是否定期浇水。

7）报纸杂志是否是最新的一期。

8）书架是否归置妥当。

9）摆放在领导办公桌上的用品是否已整理好。

10）文具、便笺是否补充。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理

2.行政秘书办公室的布置和整理（1）行政秘书的办公桌上，电话一般放在左边，便于左手摘机，右

手执笔做记录；计算机一般放在桌子的右边，或放在计算机桌上。（2）准备一些敞开的文件夹，可以存放需要领导签署的文件；已经阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识条；处理完毕的文件和资料应该妥当放置，如放在带锁的抽屉或柜子中。（3）把各种笔、胶水、剪刀等文具分门别类地放在文具用品盒内，用完后物归原处。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理

2.行政秘书办公室的布置和整理(4）办公桌抽屉里的物品摆放要整齐，要经常清理；存放公章、介绍信、机密文件的抽屉必须带锁。（5）办公室里各种类型的文件柜要分门别类地安放文件、资料和物品，并贴上标识。（6）每天下班前要整理好自己的办公桌，把文件收藏好,以免丢失和泄密；要仔细检查计算机、复印机、空调等的开关是否关上，抽

屉、柜子是否锁好，确保万无一失。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

2.3.1电话接打与邮件处理

1.电话接打2.邮件处理

2.3日常办公第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.电话接打（1）行政秘书接听电话。（2）行政秘书拨打电话。

2.邮件处理（1）邮件的转交。1）需要呈给领导的信件，应根据重要程度进行整理，将最重要的放在最上面。

2）如果事先得到领导的授权，应对信件进行评注，即把长信中重要的部分标明或把有用的信息记录下来。

3）行政秘书要审阅信件，把办公室无法处理的信和应该转交给其他人的信件分开放好。（2）邮件的回复。信件、电子邮件和传真。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.3.2印信管理1.印章的管理和使用

2.介绍信的管理和使用第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.印章的管理和使用（1）印章的保管。

1）专人保管。

2）安全放置。3）定期清洁。（2）印章的使用。1）领导批准。

2）禁止私自用印。

3）用印登记。4）盖印端正、清晰。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.介绍信的管理和使用（1）介绍信的保管。（2）介绍信的使用。1）领导批准。

2）按要求填写。

3）妥善保管存根。4）废信处理。5）禁止事项。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.3.3办公效率与时间管理1.提高办公效率

2.合理管理时间第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.提高办公效率（1）培养有利于工作的好习惯

1）完成“例行公事”。2）在工作时间不做与工作无关的事，尤其是私事。3）做事有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。4）不将情绪带到工作中。

5）工作中学会说“不”。（2）抓主要矛盾。（3）井然有序地存放文件和物品。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.合理管理时间（1）行政秘书要有计划地使用时间，就是要在时间资源的使用上，做到有计划、有标准、定量使用。（2）行政秘书要合理使用零碎时间。所谓零碎时间，是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。（3）行政秘书在有效管理自己的工作时间之外，还需要合理地替领导管理时间、安排日程等。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.3.4办公自动化

1.计算机的使用2.常用办公设备的使用（1）扫描仪。（2）复印机。（3）传真机。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.4.1信息的内容与分类1.分类方法2.分类原则2.4信息管理第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.分类方法（1）按对象、主题、形式、来源、信息内容和通用分类表分类。按对象分类常用于对书信等往来文书的分类；（2）按主题分类是一种根据信息资料所反映的主题进行分类的方法；（3）按形式分类是将单据、合同、广告稿、新闻稿、报告书、建议书、信函、文件、调查记录、报纸和期刊文章等形式区分，相同形式的信息资料再按时间细分；（4）按来源分类是将资料根据来源做出分类，把相同来源的信息资料归在一起；（5）按信息内容分类是根据信息资料所反映的内容进行相应的区分；（6）按通用分类表分类是根据信息资料的情况，借助于“图书资料分类法”或“档案分类法”进行分类。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.分类原则（1）适用性原则；（2）综合性原则；（3）渐进性原则；（4）相斥性原则；（5）并置性原则。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.4.2信息管理工作的基本程序2.审核信息1.搜集信息3.整理信息4.利用信息5.存储信息第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”2.4.3信息保密工作1.做好口头信息的保密社区社区管理社区管理体制

2.做好书面信息的保密3.做好电子信息的保密第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

2.5.1接待的准备工作1.自然环境2.人文环境3.必备物资4.辅助物品

5.接待礼仪2.5接待工作第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.5.2接待规格的确定1.接待规格确定的标准：接待规格主要由来宾和陪同领导

的级别确定。2.接待规格的决定权：接待规格的最终决定权在领导，行

政秘书仅提供参考意见。3.接待规格的分类：接待规格分为高规格接待、对等接待和低规格接待。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.5.3接待计划的制定1.接待工作计划要有针对性2.接待工作计划要具有全面性3.接待工作计划要做到具体化第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.5.4基本接待礼仪

1.有约接待的礼仪要求（1）亲切迎客。（2）热忱待客。（3）礼貌送客。

2.无约接待的礼仪要求第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材关键术语办公室事务管理办公室环境管理信息管理办公效率第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材复习思考题办公室事务管理的内容何为办公室环境管理办公室效率管理是指什么信息管理工作的环节

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2章办公室事务管理第3章文书与档案工作第4章会务管理第5章行政秘书的综合能力第二篇做事与业务能力第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2编做事与业务能力

第3章文书与档案工作

3.1文书与档案工作及其对行政秘书的能力要求3.1.1文书与档案工作的概念·文书，是人类社会活动中由于处理事务的需要，直接形成并使用的具有规范格式和法定效用的信息记录。·档案，是国家机构或其他社会组织、个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.1.2行政秘书的文书与档案工作能力要求1.能够识别并理解文书和公文；2.能够识别文书处理流程并完成简单的办文任务；3.能够识别并运用行文规则；4，能够识别并运用公文格式；5，能够识别并表述文书的基本知识、基本结构

与写作要领；

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.1.2行政秘书的文书与档案工作能力要求6.能够完成文书起草任务；

7.能够理解档案和档案管理；8.能够掌握档案管理原则；9.能够基本掌握纸质档案与电子档案的管理。

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材公务文书事务文书商务文书

3.2文书的拟写与处理3.2.1常用文书拟写第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设公务文书（1）指导性公文：决定、批复。社区社区管理社区管理体制

（2）告知性公文：

转发性通知、批转性通知、发布性通知、

指示性通知、任免性通知、事项性通知。（3）报请性公文：（4）商洽性公文：申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函。（5）记录性公文。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”事务文书（1）前言。社区社区管理社区管理体制

（2）主体。（3）结尾。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设商务文书（1）市场调研报告、可行性研究报告。社区社区管理社区管理体制

（2）招标书、投标书。（3）商务广告、商务函件。（4）意向书、协议书。（5）合同。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设3.2.2文书处理1.文书处理的原则社区社区管理社区管理体制

2.文书处理的行文关系3.文书处理的行文关系4.文书处理程序第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.文书处理的原则（1）及时、高效。（2）准确、周密。（3）精简、求实。（4）安全、可靠。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.文书处理的行文关系（1）隶属关系。（2）非隶属关系。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.文书处理的行文方式（1）逐级行文。（2）多级行文。（3）直达行文。（4）公开行文。（5）越级行文。（6）横向行文。（7）联合行文。（8）对口行文。（9）转发行文。（10）授权行文。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.文书处理程序（1）发文处理程序。发文处理程序是指本机关或单位制发对外文件和内部文件的处理程序，一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等。（2）收文处理程序。

·第一个阶段是从签收到登记，称为收进阶段；

·第二个阶段是从分办到承办，称为阅办阶段。

一般收文处理程序包括签收、拆封、登记、审核、传阅、拟办、批办、承办，另外还有催办和注办。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.3.1档案与档案管理1.档案的特点

（1）档案是由机关团体或个人在其自身活动中积累起来的文件集合体。（2）档案是保存备查的历史文件。（3）档案是原始性的记录。（4）信息记录方式、载体形式是多样的。2.档案的作用

3.档案管理的定义

3.3档案管理第2编第3章行政秘书学21