公司档案管理制度（七篇）

公司档案管理制度一、总则为了规范公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，保障公司档案的完整性和安全性，特制定本《公司档案管理制度》。本制度适用于公司内所有相关部门及员工，在公司档案管理工作中应严格遵守本制度的规定。二、档案管理的原则1.法律合规性原则：公司档案管理工作应遵循国家有关法律法规，以及行业、地方规章制度的规定。2.统一性原则：公司档案管理工作应以统一标准和统一规定为基础，统一命名和分类，统一管理和归档。3.完整性原则：公司档案管理工作应确保档案的完整性，包括分类齐全、文件齐全、信息齐全等。4.安全性原则：公司档案管理工作应确保档案的安全性，包括避免档案遗失、破坏、泄露等情况发生。5.高效性原则：公司档案管理工作应通过合理的流程和规范的操作，提高档案管理的效率和质量。三、档案管理的责任1.公司领导层对档案管理负有全面领导责任，应组织制定档案管理制度和档案管理计划，确保档案管理工作的顺利进行。2.档案管理部门负责公司档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索等工作。3.各部门负责本部门档案的管理工作，包括档案的整理、登记、出借、归还等工作。4.档案管理员是档案管理的主体，应具备专业知识和技能，保证档案管理工作的准确性和安全性。四、档案管理的流程1.档案的收集：各部门应按照规定的流程和标准，将产生的文件、合同、备忘录等有价值的文件及时交到档案管理部门。2.档案的整理：档案管理部门应对收到的档案进行整理，按照分类规则进行排序、编号，并登记到电子档案系统中。3.档案的归档：档案管理部门应根据档案的重要性和保管期限，将档案进行适当的归档，确保档案的安全和有效管理。4.档案的检索：各部门需要查找档案的时候，应在电子档案系统中进行检索，根据档案编号或关键词进行查找。5.档案的借阅：各部门需要借阅档案的时候，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅，借阅期限一般为一个月。6.档案的归还：各部门在借阅档案后，应按时归还，如有特殊情况需延期归还，需提前申请并经批准。7.档案的销毁：档案管理部门根据档案保管期限和归档要求，按照规定的程序和方式进行档案的销毁。五、档案管理的要求1.档案管理部门应建立健全的档案管理制度和档案管理流程，确保档案管理的规范性和有效性。2.档案管理部门应配备合适的人员和设备，保证档案管理工作的顺利进行。3.各部门应建立档案统一管理制度，明确档案的分类和命名规则，确保档案的整洁有序。4.各部门应经常对档案进行清理和整理，及时归还借出的档案，确保档案的完整性和安全性。5.档案管理部门应定期对档案进行盘点和检查，确保档案的准确性和完整性。六、档案管理的措施1.档案管理部门应建立健全的安全措施，包括防火、防水、防盗等措施，确保档案的安全。2.档案管理部门应建立电子档案系统，将档案的相关信息和电子文件进行登记和归档，方便检索和管理。3.档案管理部门应建立档案借阅登记制度，明确档案的借阅流程和责任人，确保档案的安全可控。4.档案管理部门应定期对档案进行备份和存储，避免因意外情况导致档案的损失和泄露。七、档案管理的监督和评估1.公司领导层应对档案管理工作进行监督，定期进行评估，发现问题及时进行整改。2.档案管理部门应加强对各部门档案管理工作的监督，及时发现并纠正不符合制度要求的情况。3.公司可以委托第三方机构对档案管理工作进行评估，以提高档案管理工作的质量和效率。八、附则1.本制度由公司档案管理部门负责解释和修订，并在全公司范围内进行宣传和执行。2.本制度自颁布之日起生效。公司档案管理制度（二）公司档案管理制度一、目的与范围1.1目的为确保公司所有档案的合规性、安全性和有效性，特制定本档案管理制度。1.2范围本制度适用于公司所有部门及员工。二、定义2.1档案指公司所有与业务活动相关的文件、纸质文件、电子文件、影像文件等。2.2档案管理指对公司档案进行规范、有效和安全的管理活动。三、组织架构3.1档案管理部门负责制定和执行公司的档案管理制度，并为相关部门和员工提供必要的培训和指导。3.2档案管理员负责具体的档案管理工作，包括但不限于档案的整理、归档、检索、销毁等。四、档案管理原则4.1真实准确原则公司档案应真实、准确地记录业务活动和事实。4.2完整一致原则公司档案应完整无缺地保留所有与业务活动相关的文件。4.3保密安全原则公司档案应进行严格的保密处理，确保不被未授权的人员访问和使用。4.4访问优先原则公司档案的访问权限应遵循企业内部员工、管理部门、监管机构和法律程序的优先顺序。4.5无损伤原则公司档案应避免遭受损坏、灭失和篡改等行为。五、档案管理程序5.1档案的收集和整理确保公司所有与业务活动相关的文件被妥善归档和分类。5.2档案的存储和保管确保公司档案以适当的方式存储和保管，包括纸质文件的防火、防水和防腐处理，电子文件的定期备份和加密等。5.3档案的检索和利用制定档案检索和利用流程，确保公司档案能够被快速、准确地检索和利用。5.4档案的归档和销毁按照规定的保留期限进行档案的归档和销毁，并制定相应的流程。六、档案管理控制6.1档案管理制度的建立和修订需经公司领导批准，由档案管理部门负责制定和修订。6.2档案管理的培训和指导档案管理部门应向公司员工提供必要的档案管理培训和指导。6.3内部审查和监控档案管理部门应定期进行内部审查和监控，确保档案管理制度的有效执行。6.4外部审计和监管公司应配合外部审计和监管工作，提供所需的档案资料。七、档案管理责任7.1公司领导负责档案管理制度的执行和落实。7.2部门负责人负责本部门档案的管理和使用。7.3档案管理员负责具体的档案管理工作，包括但不限于档案的整理、归档、检索、销毁等。7.4公司员工应遵守公司档案管理制度，并积极配合档案管理工作。八、违反管理制度的处罚对违反档案管理制度的员工，公司将依据公司纪律规定进行相应处罚，包括但不限于警告、罚款、停职和解雇等。本档案管理制度为公司模板，各部门可根据实际情况进行调整和补充。公司档案管理制度（三）第一章总则第一条为规范公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司内所有档案管理工作。第三条公司档案管理应遵循依法、有序、安全、高效、便捷和全面的原则。第四条公司档案管理必须严格遵守国家法律法规和政策，严禁任何违法违规行为。第五条公司领导应高度重视档案管理工作，确保档案管理工作的顺利进行。第六条公司应建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责和权力，确保档案管理的规范和有效。第七条公司应加强档案管理宣传教育，提高员工档案管理的意识和能力。第二章档案管理的机构和人员第八条公司应设立档案管理部门，负责公司档案的管理工作，并可根据工作需要设置分支机构。第九条档案管理部门的主要职责包括：制定公司档案管理制度和规范，负责公司档案的收集、整理、编制、存储、利用和销毁等工作。第十条档案管理部门由一名具备档案管理专业背景和相关工作经验的负责人及若干名工作人员组成。第十一条档案管理部门应定期组织档案管理人员进行培训和学习，提高其档案管理的专业能力。第三章档案的收集和整理第十二条公司档案的收集应严格遵守法律法规和有关规定，确保档案的合法性和真实性。第十三条档案的整理应遵循档案管理部门的统一规划和要求，进行分类、编制、编号、登记和归档。第十四条档案管理部门应建立健全档案的目录索引系统，方便档案的查阅和利用。第四章档案的存储和保管第十五条公司档案应按照法律法规和有关规定，采取适当措施进行保护和存储。第十六条档案管理部门应定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整、安全和有序存放。第十七条档案管理部门应建立健全档案的保密制度，对涉及公司商业秘密和个人隐私的档案严格保密。第五章档案的利用和调阅第十八条公司档案的利用应遵循公司规定和程序，确保档案的安全和合法使用。第十九条公司员工可按照档案管理部门的规定和程序，申请调阅所需档案。第二十条档案管理部门应建立健全档案的调阅制度，确保档案的安全和秩序。第六章档案的销毁第二十一条公司档案的销毁必须按照法律法规和有关规定进行，严禁擅自销毁档案。第二十二条档案管理部门应制定档案销毁计划，经公司领导审批后进行档案的销毁。第二十三条档案的销毁应遵循公司规定和程序，采取适当措施确保档案的安全和彻底销毁。第七章法律责任第二十四条档案管理部门及其工作人员不得违反国家法律法规和有关规定进行档案管理，如有违法违纪行为，将承担相应的法律责任。第二十五条公司档案管理部门应建立健全档案管理的监督和检查制度，对档案管理工作进行定期检查和评估。第二十六条公司领导对档案管理工作中的违法和违纪行为负有监督责任，应严肃处理并追究相关责任人的责任。第八章附则第二十七条本制度的解释权归公司档案管理部门所有。第二十八条本制度自发布之日起生效，公司其他有关档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。公司档案管理制度（四）第一章总则第一条为确保公司档案管理工作规范化、标准化，保护档案的安全、准确与完整性，提升工作效率，维护公司合法权益，依据相关法律法规及公司实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司全体部门及员工，对档案管理工作进行全面规范。第二章档案管理的原则第三条档案管理工作应坚持规范、安全、准确、及时的原则。第四条公司档案管理工作应遵循公开、公正、公平的原则，确保档案的真实性和可信度。第五条档案管理工作应遵循经济、合理、高效的原则，实现资源的优化配置。第三章档案管理的组织和责任第六条公司设立专门的档案管理部门，负责全面规范档案管理工作，并对各部门及员工的档案管理工作进行指导与监督。第七条档案管理部门的职责包括：（一）制定并完善公司档案管理制度与规范；（二）指导、监督各部门及员工的档案管理工作；（三）组织档案的整理、归档及借阅工作；（四）定期对档案进行审查与评估；（五）负责其他与档案管理相关的事项。第八条各部门应设立专人负责本部门档案管理工作，确保档案的安全、完整与准确。第九条公司员工应严格遵守档案管理规定，按照既定流程与方法进行档案的管理与使用，确保档案的安全与完整。第十条公司领导层应高度重视档案管理工作，确保各部门及员工按照规定执行档案管理工作，并对档案的使用情况进行监督与审查。第四章档案的归档和整理第十一条公司档案应按照既定流程与程序进行归档与整理，确保档案的规范与有序。第十二条档案的归档应遵循档案分类制度，确保档案的分类合理、完整与准确。第十三条档案的整理应遵循档案整理规范与方法，确保档案的有序与易于查找。第十四条档案的分类与整理工作由各部门档案管理员负责，需定期向档案管理部门报备。第十五条档案管理员应定期对档案进行清理与整理工作，保持档案的新鲜、完整与准确。第五章档案的借阅和利用第十六条档案的借阅需经过审批，并严格按照既定流程进行。第十七条借阅档案的人员应填写借阅申请表，并在规定时间内归还档案，不得超过借阅期限。第十八条借阅档案的人员应严格按照既定流程与方法进行档案的利用，禁止私自复制、传递与篡改档案。第十九条档案管理员应在借阅档案前对档案进行检查与备案，并对借阅人员进行指导。第二十条对于与公司利益相关的重要档案，借阅申请须经公司领导层审核批准。第六章档案的保管和安全第二十一条档案室应配备密控舱门、电子门卫等设施，并设置保安巡查工作，确保档案室的安全。第二十二条档案室应配备防潮、防火、防腐等设施，确保档案的安全与完好。第二十三条档案管理员应定期对档案室进行检查与维护，确保档案室的安全与整洁。第二十四条在档案的移动、传输与借阅过程中，应采取相应的安全措施，防止档案的丢失、损坏与泄密。第二十五条档案管理员及借阅人员应严格保密档案内容，禁止私自泄露或传播档案相关信息。第七章档案的保管期限和销毁第二十六条档案的保管期限应遵循相关法律法规及公司规定。第二十七条档案保管期限届满后，应按照既定流程与方法进行销毁。第二十八条档案销毁工作需经过档案管理员及公司领导层的审核批准，并做好销毁记录。第二十九条档案销毁应选择专业的档案销毁单位进行，确保销毁过程的安全与可追溯。第八章档案管理的监督和检查第三十条档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查与评估，确保档案管理的规范与高效。第三十一条对于档案管理工作中的违规行为或失职行为，将依据公司规定进行处理。第三十二条对于档案管理工作中的优秀表现与先进经验，公司将给予奖励与表彰。第九章附则第三十三条本制度由公司档案管理部门负责解释与修订。第三十四条本制度自发布之日起正式施行。公司档案管理制度（五）1.目的公司档案管理制度的目的是确保公司档案的完整性、安全性和可访问性，以方便对公司业务和运营的管理和监控。2.适用范围该制度适用于公司全体员工，包括管理层、部门经理、职员等。3.定义(1)档案：指公司的各类文件、记录、资料等载体，包括纸质档案和电子档案。(2)档案管理：指对公司档案进行归档、整理、存储、检索和销毁等操作的过程。(3)档案管理员：指负责公司档案管理工作的专门人员。4.档案分类与归档(1)档案应按照一定的分类规则进行归档，以便于管理和检索。(2)重要档案应单独保管，并采取防火、防水、防盗等措施。(3)归档时应制作相关的档案目录和索引，以方便查找和检索。5.档案存储与保管(1)档案的存储应统一规划，确保档案的安全性和完整性。(2)档案存储区域应干燥、通风，并设有适当的防火、防水和防虫设施。(3)重要档案应备份至多个存储介质，以防止意外损失。6.档案检索与使用(1)档案管理员应负责为需要查阅档案的员工提供相关的检索和借阅服务。(2)档案的借阅需填写借阅登记表，并在借阅期限届满后归还。(3)档案的拷贝和复制需经过授权，并遵守相关法律法规。7.档案销毁与保密(1)档案的销毁需经过授权，并按照相关的销毁流程进行。(2)涉及公司机密和个人隐私的档案应进行专门保密处理，防止泄露。(3)档案销毁时应制作销毁清单，并由档案管理员进行监督和记录。8.管理责任与监督(1)公司领导应制定档案管理的相关制度和流程，并对档案管理工作负总责。(2)档案管理员应具备相关的专业知识和技能，负责档案的管理和维护。(3)公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审核和检查，确保制度的有效执行。9.附则(1)公司应建立档案管理制度的培训机制，对员工进行培训和提升。(2)公司应定期评估档案管理工作的效果，及时调整并改进制度。以上是我们公司的档案管理制度模板，本制度可根据实际情况进行调整和补充。请公司有关部门根据具体需要进行进一步修改和适用。公司名称：_____________公司档案管理制度（六）第四条：公司的档案分类涵盖行政、人事、财务、项目等多个领域，以确保全面满足各部门的工作需求。第二章档案管理程序第五条：公司档案管理遵循以下流程：1.归档：依据分类标准进行档案归集，同时进行整理和登记。2.借阅：员工需填写《档案借阅申请表》，经主管批准后方可进行。3.归还：借阅期满或完成使用后，员工应及时归还，由档案管理员确认后重新归档。4.销毁：根据档案保管期限，定期审核过期档案，符合条件的可进行销毁处理。第六条：公司档案管理流程需与其他业务流程无缝衔接，以保证管理工作的顺畅进行。第三章档案保存与归档第七条：公司档案应按照文件分类系统进行组织和管理，确保归档的清晰性和可追溯性。第八条：需建立档案目录和索引，以便于查询和检索。第九条：公司档案需制作电子备份，并定期更新和存储，以确保档案的安全性。第十条：档案室需定期进行检查和维护，防止档案丢失或损坏。第十一条：档案归档应遵循以下规定：1.档案登记：每份档案需有专门的登记表，记录基本档案信息。2.档案分类：按照档案类别进行分类，每个类别有指定的档案柜和存储区域。3.档案装订：对纸质档案进行装订和编号，便于管理和查找。4.档案存放：每个档案柜需有特定的存放位置，并进行编号和标识。5.档案管理：档案管理员需做好借阅登记和归还确认，确保档案的安全性和完整性。第十ニ条：档案的保管期限依据相关法律法规和业务需求确定，过期档案将进行销毁处理。第四章档案借阅与使用第十三条：员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经主管审批后方可进行。第十四条：员工在借阅档案时应遵守以下规定：1.禁止私自拆解档案或转交他人，禁止私自复制档案内容。2.借阅档案需在规定时间内归还，如需延期，需提前申请并获得批准。3.对于涉密档案，借阅人必须遵守保密规定，严禁泄露。第十五条：借阅档案后，需在《档案借阅登记表》上记录借阅时间及目的，由档案管理员进行确认。第十六条：档案借阅审批流程如下：1.借阅人填写借阅申请表。2.主管部门审批借阅申请。3.档案管理员进行借阅确认，并在登记表上记录。4.档案管理员将档案借给借阅人，并提醒保密规定和归还时间。第十七条：借阅人应在借阅期满或完成使用后，按时归还档案，由档案管理员进行确认。第十八条：档案借阅期限一般不超过一个月，如需延长，需提前申请并获得批准。第五章档案销毁与开放利用第十九条：档案保管期限到期的档案需进行审核，根据相关规定进行销毁或移交。第二十条：档案销毁需经过相关部门的审核和批准，不得私自销毁，并应遵循相关法律法规进行处理。第二十一条：根据需要，公司档案可开放使用，但需经过档案管理员的审批和记录。第六章档案安全与保密第二十二条：公司档案应妥善保管，并采取以下安全措施：1.设立专门的档案室和存储设备，明确档案存放区域。2.对档案室和设备安装报警系统，定期检查和维护。3.对重要档案进行密封和标识，防止丢失或篡改。4.对电子档案进行加密和备份，防止病毒攻击和数据丢失。5.对档案室和设备进行监控和巡查，防止非法访问和损坏。第二十三条：公司档案应遵守相关法律法规和政策，确保档案内容的保密性，严禁泄露和篡改。第二十四条：涉及保密的档案借阅和使用需遵循公司保密制度，借阅人需签署保密协议。第七章档案管理责任第二十五条：公司总经理为档案管理的最高负责人，负责制定档案管理策略和计划。第二十六条：档案管理员为执行者，负责档案的归档、借阅和销毁等工作。第二十七条：档案管理员应具备相关业务知识和档案管理技能，定期接受培训和学习。第二十八条：各部门负责人需协调和组织好档案管理工作，推动档案管理的规范化和标准化。第八章附则第二十九条：公司档案管理制度由档案管理委员会负责解释公司档案管理制度（七）数据管理相关规定一、数据管理基本原则公司数据管理应严格遵