《行政秘书学》 课件全套 唐钧 第1-9章 行政秘书概述 - 行政秘书的职业风险及防范

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第1章行政秘书概述

第一篇概述第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第1编概述

第1章行政秘书概述1.1行政秘书的概念界定1.1.1行政秘书的概念界定

在政府部门或企事业单位中，围绕领导或上司的工作需要，按照领导或上司的指示与授权，以集体或个人的工作方式，处理组织的日常性、程序性、综合性的行政事务，为领导的管理和决策等活动提供服务与辅助，可以代表领导行使部分行政管理的职责。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.2行政秘书的四要素1.从岗位来理解行政秘书的概念

（1）工作单位的性质。政府部门、企业、事业单位等，由于单位性质不同，对于行政秘书的要求也有所区别。政府部门的行政秘书强调政治忠诚，其岗位分工细，制度规范性强，以公文写作、会务管理为主，专业型秘书居多。企业的行政秘书强调业务水平，以商务文书写作、商务活动为主，综合型秘书居多，为领导个人服务的特征更鲜明。事业单位则兼有前两者的某些特征。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材（2）工作岗位的类型。

依据行政秘书工作的具体分工，可分为文字秘书、事务秘书、政务（业务）秘书、公关秘书和其他秘书等。不同的岗位对行政秘书的职责要求有所不同，例如文字秘书主要负责撰拟文稿等文字工作；事务秘书负责处理文书、筹办会议、接待来宾等日常事务；政务（业务）秘书负责信息、调研、督查、协调等协助领导业务的工作；公关秘书负责关系经营、形象塑造、危机应对等公关职责。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材（3）职务级别的差异。

行政秘书在纵向上存在职务级别的差异。例如美国将秘书职级分为2~15共14个等级；日本将秘书分为见习、初级、中级和高级4个等级。我国国家职业资格标准将秘书分为四级，由低到高依次为五级、四级、三级和二级。不同的等级所对应的行政秘书的岗位和职责要求也有所不同。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.2行政秘书的四要素2.从角色来理解行政秘书的概念行政秘书的角色定位，是其一整套行为模式的集成汇总，由岗位决定。岗位对于角色而言，是一种硬性的约束，是一种底线的要求。同时，角色的内涵又对行政秘书的能力和修养提出了相应的要求。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

(1)在党政机关，行政秘书的工作环境和氛围较为严肃，各部门和岗位的分工十分明确，行政秘书通常是按章办事，有条不紊地处理各项工作，包括公文处理、档案管理、信息管理、会议管理等。因此，一般的行政秘书都是从事事务性的管理工作，主要扮演领导的事务性助手的角色。而高层次的行政秘书，如秘书长、办公室主任等，则会承担辅助领导进行决策、研究制订方案等工作，是信息汇集的中心，主要扮演领导的参谋的角色。

(2)在企事业单位，行政秘书的工作环境和氛围相对轻松。尤其是企业，行政秘书的工作较为机动和灵活，所扮演的主要角色也较为综合，从事务性助手到信息中枢，从综合协调到参谋，甚至作为领导或公司的代表参加相关会议或活动。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.2行政秘书的四要素3.从能力来理解行政秘书的概念

行政秘书的岗位和角色的内涵，对行政秘书的能力提出了相应的要求。一方面，岗位分析的报告提出了岗位所需的基本能力要求；另一方面，随着岗位的不断提升，行政秘书的角色也在不断调整，这又对行政秘书的能力提出了新的要求。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材行政秘书的主要角色包括事务性助手、信息中枢人员、综合协调人员、参谋、公关人员、领导代表等，这六种角色从低级到高级呈递进状态。行政秘书的角色是问题导向型的，不同角色面临着不同的问题，而特定问题的解决又需要特定的能力。因此，行政秘书的能力与其角色存在着一定的对应关系，其能力必须与其所扮演的角色相匹配。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.2行政秘书的四要素4.从修养来理解行政秘书的概念行政秘书的岗位、角色决定了行政秘书必须具备的能力，同时还决定了行政秘书必须具备的职业修养。行政秘书的修养是行政环境对行政秘书的客观要求，尤其是“办公室政治”等软环境的客观要求。一般来说，行政秘书的修养是指行政秘书在工作中应该具备的修为与素养，它既包括行政秘书的人格修养、道德修养、才学修养、政治思想修养等，又包括行政秘书的个性心理、压力缓解和心理调适等。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.3行政秘书的类型1.按所在单位的性质划分

行政秘书总是在特定的单位中开展工作。这些组织根据性质，可以分为政府部门、民间组织和介于两者之间的混合型组织。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.3行政秘书的类型

2.按从事行业的类型划分

行政秘书工作所在的组织总是属于某一行业，根据行业的不同，我们可以划分出与行业相对应的行政秘书，例如政府秘书、军队秘书、外交秘书、企业秘书、教务秘书、医务秘书、法律秘书、科技秘书、统计秘书等。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.3行政秘书的类型

3.按从业人员的身份划分一般情况下，当前我国政府部门中的行政秘书都具有官员身份或者说公务员身份，他们由国家财政支付工资并享受国家福利，属于行政编；民间企业中的行政秘书是基于职业而存在的社会从业者或者说民间职员，他们不是国家工作人员，不享受国家福利，而是基于市场原则从所在组织获取报酬，他们在国家工作人员编制之外；事业单位中的行政秘书不是国家公务员，但属于国家工作人员，由国家财政支付工资并享受部分国家福利，这就是所谓的事业编；国有企业的行政秘书一般来说在国家工作人员编制之外。因此，根据行政秘书的身份，我们可以划分为行政编秘书、事业编秘书、非编制秘书三种类型。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.3行政秘书的类型4.按角色定位的类型划分

角色定位类型行政秘书类型出谋划策参谋型秘书撰拟文稿文字型秘书办理日常事务办事型秘书负责专门业务业务型秘书处理公共关系公关型秘书其他其他复合型秘书第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.3行政秘书的类型5.按职能作用的层次划分

行政秘书的职能是辅助领导对组织进行管理。领导对组织的管理是分层次的，最高层次的是决策，中间层次的是事务，最低层次的是技术。根据行政秘书在哪一层次上辅助领导进行管理、发挥自身职能作用，我们可以将行政秘书划分为三个层次：决策辅助层秘书、事务辅助层秘书、技术辅助层秘书。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.1.3行政秘书的类型6.按技能或职务级别划分

行政秘书由于自身素质的原因会存在技能的高低，在组织中任职时也会出现职务级别的高低，这为我们对行政秘书进行纵向划分提供了依据。根据行政秘书技能的高低，我们可以把行政秘书纵向划分为高级秘书、中级秘书、初级秘书、实习秘书等。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.2行政秘书

在我国的演进和在国外的概况1.2.1我国行政秘书的演进1.政府部门的行政秘书2.非政府部门的行政秘书

第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.政府部门的行政秘书（1）汉代以前，辅助皇帝的“行政秘书”一般称为“史官”。夏朝在政府内设有太史令、左史等官职，西周政府则设有外史、内史、女史等官职。（2）曹魏时朝，中央政府设置“秘书令”，其职责是主管“尚书奏事”，即负责管理机要事务。（3）汉魏以后，中央政府中从事行政秘书工作的官员设置一直沿袭，但其称谓则随着朝代的更替而多有变化，如“尚书”、“中书”、“侍中”、“中书舍人”、“翰林学士”等。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

2.非政府部门的行政秘书近代以来，随着经济的发展与社会的开放，非官方的民间组织大量出现并不断壮大，如民间企业、民间社团等。民间组织中的行政秘书主要是通过合同方式从人力市场上聘用的，这就有别于传统上政府部门中的行政秘书，他们不需要政府官员身份也能从事行政秘书工作，突破了政府官员身份，就拓展成了一种社会职业，并且不断地朝着职业化的方向发展。这些民间组织中的行政秘书在民间企业中最为典型。民间企业中的行政秘书可以包括董事会秘书、行政助理、办公室主任、普通秘书，一般笼统地简称为“秘书”。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.2.2国外行政秘书的概况1.国外行政秘书的概念·在英国，秘书有三层含义：一是主事者身边的公务服务人员和办事助手；二是非营利组织中义务操办日常事务的负责人；三是政府官员。·美国《职称词典》对秘书的解释则比较具体，秘书是指工作水平高超、能贯彻下列活动的人：(1)全面处理机关或公司的行政工作，以减轻政府官员或公司负责人较次要的行政事务和办公室工作；(2)能用速记记录口述；(3)能用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字；(4)处理首长或经理的约会和提醒其约会；(5)接见办公室来访人员；(6)接电话和打电话；(7)处理首长或经理私人重要邮件、主动撰写日常函件；(8)对办公室其他工作人员进行工作监督；(9)整理人事档案。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.2.2国外行政秘书的概况2.国外行政秘书的类型（1）美国的秘书类型·按服务对象的数量，秘书可分为：专为某一个人服务的“私人秘书”，兼为几个人服务的“集体秘书”；按任职时间，秘书可分为：要求任职者用其全部工作时间任职的“专职秘书”，只有部分工作时间任职的“兼职秘书”；按职务性质，秘书可分为担任行政性职务的“行政秘书”、担任专业性职务的“专业秘书”。·美国除了按照职务性质对秘书进行分类之外，还按照职位高低对秘书进行分级，即纵向的分类。美国秘书纵向分为2~15共14个等级，由低至高，其技术要求由简单到复杂，工作范围由单纯到综合。·美国行政管理学院把一般的行政秘书分为三级，它们按职级从低到高依次是“B级秘书”、“A级秘书”和“经理秘书”。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.2.2国外行政秘书的概况3.国外的秘书资格考试制度·“特许职业秘书考试”是由国际职业秘书协会（PSI）举办的高级秘书资格考试，每年5月第一个星期的星期五、星期六两天进行。该证书全世界通用，在北美地区则是秘书职业的准入证书。·“行政管理人员证书”（CAM）也是一种国际职业秘书资格证书，它是为那些谋求管理岗位的秘书而设置的。·日本国内的秘书职业资格考试制度（GBS考试）由日本秘书协会举办，审定秘书的英语、日语能力和业务知识、技术水平。考试内容包括：秘书所需要的日语、英语知识和应用能力，必须经过口语面试；秘书业务、技能；秘书适应环境、处理人际关系和经营管理的能力。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.3行政秘书的从业资格及职业能力、职业修养和职业规划1.3.1行政秘书的从业资格1.通过秘书资格考试2.通过用人单位录用

第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.通过秘书资格考试通过秘书资格考试获得秘书职业资格证书是成为行政秘书的第一步。例如美国有专门的秘书职业准入制度，由专业组织通过一定方式和程序来确认秘书的资格，授予其职业资格证书，并按照一定的标准来考核秘书的能力，为其职务晋升提供依据。在我国，政府部门的行政秘书需要通过国家公务员考试，企业的行政秘书一般需要获得秘书职业资格证书。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.通过用人单位录用用人单位的录用是行政秘书任职的关键环节，直接决定了能否在该单位担任行政秘书。此外，行政秘书直接为领导提供服务，这种服务需要领导与行政秘书两者间的默契，因此领导有选择行政秘书的权力。领导由于战略目标、工作职责、业务水平、个性心理的差异，对行政秘书的需求是不同的，而不同的行政秘书在专业、能力、个性、修养等方面也都存在差异，因此，行政秘书还必须符合领导的需求、获得领导的认可。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.3.2行政秘书的职业能力1.行政秘书的基本能力

2.行政秘书的高级能力

3.行政扮演角色所需的能力第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.行政秘书的基本能力（1）日常事务管理能力。（2）文书处理与写作能力。（3）信息管理能力。（4）会议管理与商务活动能力。（5）体察判断与应变能力。（6）沟通与社交能力。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

2.行政秘书的高级能力（1）辅助决策能力。（2）项目管理能力。（3）知识管理能力。（4）人际交往能力。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.行政扮演角色所需的能力（1）辅助决策能力。（2）项目管理能力。（3）知识管理能力。（4）人际交往能力。（5）公关能力。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.3.3行政秘书的职业修养1.人格修养2.道德修养

3.才学修养4.政治思想修养5.个性修炼6.心理调适7.外形塑造

第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.3.4行政秘书的职业规划1.影响行政秘书职业生涯规划的因素：（1）内部因素；（2）外部因素行政秘书的定位发生改变也是受到了内因和外因的影响，不同的是，有时候是内因先决定了外因，而有时候是外因先于内因发生作用。因此，行政秘书的职位变迁可分为内生型和外推型两种类型。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

1.3.4行政秘书的职业规划2.行政秘书职位变迁的种类：(1)内生型，即内因先于外因起到决定作用，是指行政秘书的能力和修养发生改变，自身的综合实力发生变化，目前的岗位和工作平台已经不能充分展示其能力和水平，于是得到提拔或晋升，新岗位又使得其角色和要求发生改变。(2)外推型，即外因先于内因起到推动作用，是指领导或组织决定调整行政秘书的岗位，使其角色也随之改变，从而推动和迫使行政秘书提高自身工作要求，提高相应的能力和修养，以适应岗位的变化。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材关键术语行政秘书行政秘书的类型第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材复习思考题行政秘书的概念行政秘书的类型行政秘书的从业资格及其认证过程行政秘书应具备的职业能力

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行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2章办公室事务管理第3章文书与档案工作第4章会务管理第5章行政秘书的综合能力第二篇做事与业务能力第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2编做事与业务能力

第2章办公室事务管理

2.1办公室事务管理及其对行政秘书的能力要求提供贴心的来客接待创造舒适的办公环境形成高效的日常流程培养规范的业务操作2.1.1办公室事务管理的概念第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求1.能够识别良好的工作环境的内容和作用，并掌握创造良好的工作环境的方法；

2.能够识别、理解并掌握开展日常事务工作的

方法和技巧；3.能够了解和掌握提高办公室效率和加强时间管理的

基本方法；

第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.1.2行政秘书办公室事务管理的能力要求4.能够了解和掌握办公自动化的基本操作方法；5.能够识别和掌握进行信息管理的要求、程序和方法；

6.能够识别、理解并掌握接待工作的一般程序、规则、

礼仪规范。

第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.1办公室的自然环境空间环境视觉环境听觉环境空气环境2.2办公室环境管理第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.2办公室的布置1.空间布局的合理2.色彩搭配的相宜3.办公室设备的优化（1）优化办公室的照明设备。（2）优化办公室的隔音设备。（3）优化办公室的空气调节设备。（4）优化办公室的办公设备。4.办公室环境的美化第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.3办公室安全管理1.办公室可能遇到的潜在十大危险（1）办公家具和设备摆放不当，阻挡通道；（2）拖拽电线或电话线；（3）家具或设备有突出的棱角；（4）绝缘不彻底；（5）电路负荷过大；（6）接线松开或有危险；（7）柜橱顶端堆放过多物品导致倾倒；（8）灭火设备已损坏；（9）在密闭容器内烧水或倒热水；（10）地板打滑。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.3办公室安全管理2.防范办公室潜在危险的工作首先，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；

其次，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；再次，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在相关的隐患记录和处理表上。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理

1.领导办公室和接待室的整理（1）尊重领导意愿。（2）贴心的设计。1）桌子和办公器材是否摆放平稳，有没有歪斜和灰尘。

2）时钟是否拨准，并保持走动。

3）日历上的日期是否准确。

4）办公室内的温度和湿度是否调到适宜的程度。

5）盆景、挂画的位置是否得体并整理好了。

6）花卉是否定期浇水。

7）报纸杂志是否是最新的一期。

8）书架是否归置妥当。

9）摆放在领导办公桌上的用品是否已整理好。

10）文具、便笺是否补充。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理

2.行政秘书办公室的布置和整理（1）行政秘书的办公桌上，电话一般放在左边，便于左手摘机，右

手执笔做记录；计算机一般放在桌子的右边，或放在计算机桌上。（2）准备一些敞开的文件夹，可以存放需要领导签署的文件；已经阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识条；处理完毕的文件和资料应该妥当放置，如放在带锁的抽屉或柜子中。（3）把各种笔、胶水、剪刀等文具分门别类地放在文具用品盒内，用完后物归原处。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理

2.行政秘书办公室的布置和整理(4）办公桌抽屉里的物品摆放要整齐，要经常清理；存放公章、介绍信、机密文件的抽屉必须带锁。（5）办公室里各种类型的文件柜要分门别类地安放文件、资料和物品，并贴上标识。（6）每天下班前要整理好自己的办公桌，把文件收藏好,以免丢失和泄密；要仔细检查计算机、复印机、空调等的开关是否关上，抽

屉、柜子是否锁好，确保万无一失。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

2.3.1电话接打与邮件处理

1.电话接打2.邮件处理

2.3日常办公第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.电话接打（1）行政秘书接听电话。（2）行政秘书拨打电话。

2.邮件处理（1）邮件的转交。1）需要呈给领导的信件，应根据重要程度进行整理，将最重要的放在最上面。

2）如果事先得到领导的授权，应对信件进行评注，即把长信中重要的部分标明或把有用的信息记录下来。

3）行政秘书要审阅信件，把办公室无法处理的信和应该转交给其他人的信件分开放好。（2）邮件的回复。信件、电子邮件和传真。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.3.2印信管理1.印章的管理和使用

2.介绍信的管理和使用第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.印章的管理和使用（1）印章的保管。

1）专人保管。

2）安全放置。3）定期清洁。（2）印章的使用。1）领导批准。

2）禁止私自用印。

3）用印登记。4）盖印端正、清晰。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.介绍信的管理和使用（1）介绍信的保管。（2）介绍信的使用。1）领导批准。

2）按要求填写。

3）妥善保管存根。4）废信处理。5）禁止事项。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.3.3办公效率与时间管理1.提高办公效率

2.合理管理时间第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.提高办公效率（1）培养有利于工作的好习惯

1）完成“例行公事”。2）在工作时间不做与工作无关的事，尤其是私事。3）做事有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。4）不将情绪带到工作中。

5）工作中学会说“不”。（2）抓主要矛盾。（3）井然有序地存放文件和物品。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.合理管理时间（1）行政秘书要有计划地使用时间，就是要在时间资源的使用上，做到有计划、有标准、定量使用。（2）行政秘书要合理使用零碎时间。所谓零碎时间，是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。（3）行政秘书在有效管理自己的工作时间之外，还需要合理地替领导管理时间、安排日程等。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.3.4办公自动化

1.计算机的使用2.常用办公设备的使用（1）扫描仪。（2）复印机。（3）传真机。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.4.1信息的内容与分类1.分类方法2.分类原则2.4信息管理第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.分类方法（1）按对象、主题、形式、来源、信息内容和通用分类表分类。按对象分类常用于对书信等往来文书的分类；（2）按主题分类是一种根据信息资料所反映的主题进行分类的方法；（3）按形式分类是将单据、合同、广告稿、新闻稿、报告书、建议书、信函、文件、调查记录、报纸和期刊文章等形式区分，相同形式的信息资料再按时间细分；（4）按来源分类是将资料根据来源做出分类，把相同来源的信息资料归在一起；（5）按信息内容分类是根据信息资料所反映的内容进行相应的区分；（6）按通用分类表分类是根据信息资料的情况，借助于“图书资料分类法”或“档案分类法”进行分类。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.分类原则（1）适用性原则；（2）综合性原则；（3）渐进性原则；（4）相斥性原则；（5）并置性原则。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.4.2信息管理工作的基本程序2.审核信息1.搜集信息3.整理信息4.利用信息5.存储信息第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”2.4.3信息保密工作1.做好口头信息的保密社区社区管理社区管理体制

2.做好书面信息的保密3.做好电子信息的保密第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

2.5.1接待的准备工作1.自然环境2.人文环境3.必备物资4.辅助物品

5.接待礼仪2.5接待工作第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.5.2接待规格的确定1.接待规格确定的标准：接待规格主要由来宾和陪同领导

的级别确定。2.接待规格的决定权：接待规格的最终决定权在领导，行

政秘书仅提供参考意见。3.接待规格的分类：接待规格分为高规格接待、对等接待和低规格接待。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.5.3接待计划的制定1.接待工作计划要有针对性2.接待工作计划要具有全面性3.接待工作计划要做到具体化第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.5.4基本接待礼仪

1.有约接待的礼仪要求（1）亲切迎客。（2）热忱待客。（3）礼貌送客。

2.无约接待的礼仪要求第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材关键术语办公室事务管理办公室环境管理信息管理办公效率第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材复习思考题办公室事务管理的内容何为办公室环境管理办公室效率管理是指什么信息管理工作的环节

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行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2章办公室事务管理第3章文书与档案工作第4章会务管理第5章行政秘书的综合能力第二篇做事与业务能力第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2编做事与业务能力

第3章文书与档案工作

3.1文书与档案工作及其对行政秘书的能力要求3.1.1文书与档案工作的概念·文书，是人类社会活动中由于处理事务的需要，直接形成并使用的具有规范格式和法定效用的信息记录。·档案，是国家机构或其他社会组织、个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.1.2行政秘书的文书与档案工作能力要求1.能够识别并理解文书和公文；2.能够识别文书处理流程并完成简单的办文任务；3.能够识别并运用行文规则；4，能够识别并运用公文格式；5，能够识别并表述文书的基本知识、基本结构

与写作要领；

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.1.2行政秘书的文书与档案工作能力要求6.能够完成文书起草任务；

7.能够理解档案和档案管理；8.能够掌握档案管理原则；9.能够基本掌握纸质档案与电子档案的管理。

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材公务文书事务文书商务文书

3.2文书的拟写与处理3.2.1常用文书拟写第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设公务文书（1）指导性公文：决定、批复。社区社区管理社区管理体制

（2）告知性公文：

转发性通知、批转性通知、发布性通知、

指示性通知、任免性通知、事项性通知。（3）报请性公文：（4）商洽性公文：申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函。（5）记录性公文。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”事务文书（1）前言。社区社区管理社区管理体制

（2）主体。（3）结尾。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设商务文书（1）市场调研报告、可行性研究报告。社区社区管理社区管理体制

（2）招标书、投标书。（3）商务广告、商务函件。（4）意向书、协议书。（5）合同。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设3.2.2文书处理1.文书处理的原则社区社区管理社区管理体制

2.文书处理的行文关系3.文书处理的行文关系4.文书处理程序第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.文书处理的原则（1）及时、高效。（2）准确、周密。（3）精简、求实。（4）安全、可靠。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.文书处理的行文关系（1）隶属关系。（2）非隶属关系。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.文书处理的行文方式（1）逐级行文。（2）多级行文。（3）直达行文。（4）公开行文。（5）越级行文。（6）横向行文。（7）联合行文。（8）对口行文。（9）转发行文。（10）授权行文。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.文书处理程序（1）发文处理程序。发文处理程序是指本机关或单位制发对外文件和内部文件的处理程序，一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等。（2）收文处理程序。

·第一个阶段是从签收到登记，称为收进阶段；

·第二个阶段是从分办到承办，称为阅办阶段。

一般收文处理程序包括签收、拆封、登记、审核、传阅、拟办、批办、承办，另外还有催办和注办。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.3.1档案与档案管理1.档案的特点

（1）档案是由机关团体或个人在其自身活动中积累起来的文件集合体。（2）档案是保存备查的历史文件。（3）档案是原始性的记录。（4）信息记录方式、载体形式是多样的。2.档案的作用

3.档案管理的定义

3.3档案管理第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.3.2档案工作的基本原则1.统一领导，分级管理2.维护档案的完整与安全3.便于社会各方面的利用

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作1.档案整理（1）归档文件的分类。

1）按年度分类。

2）按组织机构分类。

3）按问题分类。4）按保管期限分类。

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作1.档案整理（2）立卷。

1）按问题特征立卷。2）按作者特征立卷。3）按文种特征立卷。

4）按时间特征立卷。5）按地区特征立卷。6）按通信者特征立卷。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作1.档案整理（3）系统排列与编制案卷目录。案卷的系统排列与案卷目录的编制一般在档案室完成，案卷的系统排列就是编排并固定案卷的排列次序，编制案卷目录就是在完成立卷归档的案卷的罗列、编号和分类等系统化的整理之后，将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作2.电子档案管理（1）电子文件收集。（2）电子文件归档。（3）电子文件保管。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材关键术语公务文书文书处理档案管理第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材复习思考题公文的定义及文种公文的行文方式公文的行文关系档案工作的基本原则

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2章办公室事务管理第3章文书与档案工作第4章会务管理第5章行政秘书的综合能力第二篇做事与业务能力第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2编做事与业务能力

第4章会务管理

4.1会务管理及其对行政秘书的能力要求4.1.1会务管理概述1.会议分类（1）根据会议的性质，可以分为正式会议、非正式会议。（2）根据会议的内容，可以分为传达动员会、汇报检查会、座谈讨论会和工作决策会等。（3）根据会议的人数、规模，可以分为大型会议、中型会议、小型会议。（4）根据会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.1.1会务管理概述2.会议的构成要素（1）与会者；（2）主办者；（3）会议议题；（4）会议名称；（5）会议时间；（6）会议地点。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求1.能够识别并理解会议功能和会议组织者的职责；

2.能够理解并掌握会议组织的一般程序及会议筹备

方案的拟写和实施；3.能够为领导策划参与各种商务活动和应酬。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.2.1会务管理办法会议分类会议要求会议计划的制定与批准会议通知会议组织及实施

4.2会务管理制度规范第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求1.会议分类

《中央国家机关会议费管理办法》第二条对会议进行了分类：一类会议是以国务院名义召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市负责同志参加的会议；二类会议是国务院各部委、直属机构以及国务院各直属事业单位召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统在各地机构的负责同志参加的会议；三类会议是国务院各部委、直属机构以及国务院各直属事业单位或所属司（局）召开的，要求省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅（局）或本系统在各地机构的有关人员参加的会议。不在此三类中的会议归为其他会议。

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求2.会议要求各单位对会议的要求可以是指导性的，也可以是具体的规范性的。指导性的要求，例如“严格控制召开各类会议，减少会议数量，控制会议规模，压缩开会时间，应当充分利用视频系统召开电视电话会议，减少驻会会议；各类会议必须围绕组织的中心工作，保证质量，准备不成熟的、没有明确目的和主题的或能通过其他方式解决的事项，不召开会议”等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求3.会议计划的制订与批准

会议计划的制订与批准是会议活动管理办法的重要组成部分。各组织可实行会议计划管理制度。办公厅或办公室管理机关召开的各类会议的审核都有严格的程序和制度规范，有利于组织的会务管理。如机关各部门每年年底可将下一年度除小型业务会议以外的会议计划报办公厅或办公室；各类会议经办公厅或办公室汇总、综合平衡，由规划财务部门审查预算后，提交组织常务会议审议；每年年底将下一年度计划召开的二类会议以及部分其他会议的报批文件（会议的名称、主要内容、时间、地点、代表及工作人员数、所需经费等），按程序报有关部门备案；经组织批准召开的会议，纳入年度会议计划，作为会议审批的依据，未列入年度计划的会议，原则上不得召开等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求4.会议通知

办公厅或办公室设置会议通知专用文种。例如在政府部门，一类、二类会议的通知以办公厅或办公室文件（或明传电报）印发，三类会议及国际会议的通知，均以办公厅或办公室会议通知文件印发，各部门不得以函等形式印发会议通知（机关党委和纪检监察部门召开的会议和小型业务会议除外）；其他会议的审核与发文根据实际情况参照相关规定执行；不按上述要求发文召开的会议，被通知的相关部门可以不参加。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.1.2行政秘书的会务管理能力要求5.会议组织及实施

会议组织及实施是有规律可循的，下面以政府部门中的部级单位为例进行说明，其他级别的组织和单位可依此类推。一类会议的会议方案及领导讲话等文件由办公厅负责起草，经分管办公厅的领导审核后报部长批准，由办公厅负责具体的组织协调工作；要求省、自治区、直辖市、计划单列市、副省级城市相关部门或派出机构、直属单位分管负责同志参加的二类会议，会议方案及领导讲话等文件由相关业务部门负责起草，经办公厅审核后，根据业务分工，报分管领导批准。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.2.2会议活动审核流程1.审核范围。办公厅或办公室能够审核的会议活动是有范围限制的，并非所有的会议活动都需要，或者都可以由秘书机构进行审核2.审核内容。会议活动的审核内容包括会议名称、主题与议题、议程、时间和日期、与会代表的组成与范围、会议文件的准备和发放范围、会议地点（住宿）、餐饮安排以及会议筹备机构组成、人员分工情况等。3．审核要点。进行会议活动审核时，审核的要点包括会议方案的主题与议题安排是否准确反映了会议宗旨；会议的议程和日程安排是否科学合理；会议与会代表的组成结构；会议的准备工作安排是否与有关单位衔接，涉及外宾或外事活动的是否需报相关部门备案并请其在礼宾等方面予以把关等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.2.3会议活动发文审核1.会议类型审核社区社区管理社区管理体制

2.会议预算审核3.计划内会议审核4.计划外会议审核第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程1.会议目标、议题的确定2.会议预案、计划的制定3.会议议程、日程的确定4.会场布置5.会议文件的准备6.会议通知的拟定和发送7.会前检查8.沟通会议信息

4.3会务管理主要流程第2编第4章第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程1.会议目标、议题的确定

会议的目标决定会议的议题，会议议题的确定应该高效和准确，即议题确定是必要的，而且需要立即讨论；议题应当适量，要分清主次轻重，明确中心议题或主要议题；相关议题应集中或归并讨论；议题的表述要清楚准确，内容不能超出会议的职权范围等。议题的形式可以是书面的，也可以是口头的。书面形式包括议案、最后文件草案或讨论稿、会议议程、提纲等；小型事务性会议可将议题口头传达给与会者。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程2.会议预案、计划的制订

大中型会议必须在会前制订周密的会议预案，即会议的筹备方案。会议预案除标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会议筹备人员组成和职责分工、会议经费来源和成本核算等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报领导批准后，应及时组织实施。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程2.会议预案、计划的制订

小型会议必须指定会议计划，确定会议的基本要素，如会议议题、主持人、时间、地点、与会者等，使组织成员做到心中有数，早做安排。部门的会议至少应提前一周报到办公室，由办公室统筹安排，定出一周会议安排表，使各个部门工作不致相冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程3.会议议程、日程的确定

会议活动分为两类：一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动；另一类是非议题性活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。会议议程是对会议的议题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来。若印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程

4.会场布置（1）气氛、色调应与会议目的相称。（2）面积、设施应满足会议需要。（3）桌椅摆放应符合会议要求。（4）按照不同惯例排列主席台席位。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程5.会议文件的准备

准备好会议议程和日程等程序性文件外，对提交会议审议和参考的文件材料，应事先准备好，在会前数日分送给与会人员审阅、研究和准备意见。会议文件的准备工作包括起草和印发两个环节。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程6.会议通知的拟写和发送

会议通知应包括会议召开的时间、需用时间或会期、会议地点、会议名称和主要议题、参加对象、需作的准备，也可加注报到日期、地点、接站办法等，还应有召集单位署名、通知发出日期、联系人及联系方法等，最后加盖公章。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程7.会前检查

首先，秘书必须对会议文件的准备情况进行仔细检查，会议文件如有差错，小则影响会议的进程，大则产生严重的政治后果。

其次，要检查会场的准备情况。场馆设施是会议得以顺利进行的基本物质保证。检查范围包括主会场、分会场以及与会者的住地，检查内容主要是基本设施、安全保卫措施等，包括电力通信设备、音响设备、茶点供应、警卫部署、票证检查、人员的定岗定位等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.1会务管理主要流程8.沟通会议信息

行政秘书在会议正式召开之前，需要与多方做好会议信息的沟通工作，以确保会议能够顺利进行。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到社区社区管理社区管理体制

2.会议记录工作3.会间调度和服务工作4.会议文件的编写第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到

接站是跨地区、全国性和国际性会议重要的接待工作，也是会议开始的第一个环节。秘书首先应统计好与会者的名单和人数，掌握好每位与会者抵达的时间和方式，并准备好接待标识、手提式扩音器、其他器材和车辆等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到报到工作是指与会者在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。秘书应做的工作包括查验有效证件、在登记表上登录与会者的个人信息、接收和发放材料、预收费用和安排住宿等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的接站、报到及签到签到的方式主要有以下三种：一是秘书点名，即由秘书在预先拟好的与会人员名单上做记号；二是本人签到，即由与会者本人签名报到，适用于邀请性会议；三是电子签到，根据与会者的信息，在会前制作的电子签到卡通常与代表证组合起来，这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.会议记录工作

·会议记录是会议客观进程原始真实的反映，需要做到真实客观、快速准确。会议记录是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容。在日常工作中，会议记录应妥善保存，以备查考。

·会议记录从不同的角度可以分为不同的类型：按时间可分为例会记录、非例会记录；按内容可分为工作会议记录、现场办公会议记录、座谈会议记录、表彰（批评）会议记录；按形式可分为摘要记录、详细记录等。

·会议记录具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的作用。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.会间调度和服务工作

·在会议进行过程中，会议秘书处担负着承上启下、联系左右、照应内外的任务，必须做好各方面的调度指挥工作。如在召开各分组会议时，安排会议地点，并通知有关人员准时出席；召开大会时，安排好会场的布置和车辆调度；大会发言时，协助领导安排发言顺序等。

·会场服务包括引导与会者入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的服务设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要等。如果是组织内部的会议，秘书的会场服务还包括接听会场外打来的电话，接待来访的客人。尽可能排除场外因素对会议的干扰。

·会议进行期间，行政秘书应该协助组织者按照会议计划的要求落实会议议程。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.会议文件的编写

会前准备的文件主要有开幕词、工作报告等，在会议过程中所形成的文件，主要有会议简报、闭幕词、会议决定、会议纪要等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”4.3.3会议善后工作1.与会者的离会工作社区社区管理社区管理体制

2.会议的传达和催办3.会议文书立卷及会后总结第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的离会工作

行政秘书在汇总会议通知反馈时就应该仔细登记与会者对回程票的具体要求，并及时与交通部门联系订票事宜。会议过程中的一切花费，应该严格按照预算计划开支。各种花费应该在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结账。办会应该注意节约，切忌大手大脚、铺张浪费。会议领导或接待人员应尽可能安排时间欢送与会者，可以到与会者的房间走访告别，也可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务2.会议的传达和催办

大多数会议总是少数领导或代表参加的，而会议精神或决议的贯彻执行则往往是大多数甚至全体成员的事。因此，除了少数秘密会议外，大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务3.会议文书立卷及会后总结会议所形成的正式文件以及会议记录应列入立卷范围。会议的重要文书，如会议通知、与会人员名单、通信录、选票及统计材料、会议宣传提纲、会议总结等也应同案立卷。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.4.1新闻发布会1.明确主题社区社区管理社区管理体制

2.拟定标题3.调查研究并形成报告4.物资准备5.形象设计6.动态控制

4.4特殊会务活动的管理第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会

1.明确主题新闻发布会应该有明确的主题，可以是解释一个重大事件的细节、公布事实真相，也可以是介绍一种新产品等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会2.拟定标题

任何新闻发布会都会有一个标题，它会显示在有关新闻发布会的一切物质形态上，如请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择新闻发布会的标题时，可以为发布会选择一个具有象征意义的标题，一般可以采取主标题加副标题的方式，副标题说明发布会的内容，主标题表达组织想要表达的主要含义。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会3.调查、研究并形成报告

召开新闻发布会之前，行政秘书应对本组织取得的成果或发生的重大事件作详细周密的调查和研究，如问题产生的原因、造成的损失、产生的影响、采取的善后措施、发展变化的趋势等。在此基础上，行政秘书还应根据这些情况提炼要点，形成书面报告，一方面可供领导决策时参考；另一方面可