行政、后勤专业检查标准指引

20XX年度行政、后勤专业检查标准指引,,,,,,,,,,,

检查单位：,,,,,,,,,,,

序号,"业务

环节",分值,主要风险点,风险管控流程编号,"风险管控

流程",检查依据,责任人,检查要点,评分标准,"发现的

问题",得分

1,董事会决议拟定,5,1、决议编号错误，出现重号、缺号现象；2、决议无对应的依据材料；3、未办理“子公司三会决议内部审批表”会签或会签不全；4、董事签字不完整。,,拟定董事会决议→拟定三会决议内部审批表并办理会签→办理全体董事会签,,经办人员,决议编号及董事会签完整，依据材料及内部审批表齐全。,"检查全年拟定的全部董事会决议：

1、决议内容不规范，出现重号、缺号现象的扣1分；

2、决议无对应依据材料的扣1分；

3、未办理“子公司三会决议内部审批表”会签的扣2分，会签不全的扣1分；4、董事会决议签字不全的扣2分。",,

,,,,,,,办公室负责人,审核董事会决议内容，审签内部审批表。,,,

,,,,,,,公司领导,签批内部审批表。,,,

2,董事会/股东会召开（针对有少数股东权益子公司）,5,未履行会前申报手续，未向董秘室提交会议申请及全套会议材料。,,会议请示及议案材料发董秘室审核→根据审核意见完善会议材料→拟定董事会决议及内部审批表发董秘室审核→根据审核意见完善董事会决议，并组织召开会议→签署董事会决议。,,经办人员,拟定召开会议的请示，并办理用印；整理全套会议材料；拟定董事会决议及内部审批表，并办理会签。,"检查全年召开的董事会/股东会全部材料：

1、未拟定会议申请或申请材料未加盖公司章的，扣1分；

2、议案材料未存档或与会议议程内容不符的，扣2分。",,

,,,,,,,办公室负责人,"审查会议申请及会议材料,审签内部审批表。",,,

,,,,,,,公司领导,签批内部审批表。,,,

3,三会档案管理,5,"1、未建立专门的三会材料档案盒，未指定专人负责档案管理；2、董事会决议原件存档不完整，出现断号现象；3、未将董事会决议依据材料进行存档，或依据材料与决议无法对应；

4、未将召开董事会、股东会的全套材料整理并存档，包括会前与外部股东沟通函件、发董秘室专题请示材料以及全套议案；5、未将涉及工商变更报工商局的全套资料及工商局出具的变更证明或备案通知书整理存档。",,子公司涉及的所有董事会决议及其依据材料、会议召开全套材料以及涉及日常工商变更或备案的材料均需整理存档。,,经办人员,建立三会材料档案盒，整理并存档全部董事会决议及其依据材料、董事会/股东会全套材料以及日常工商变更或备案相关材料。,"检查子公司三会档案建立情况：

1、未建立专门的三会材料档案盒，或未指定专人管理档案的，扣2分；

2、董事会决议原件存档不完整，扣1分/份；3、董事会、股东会全套会议材料不完整，扣1分/次；4、工商备案或变更相关材料不完整，扣1分/次。",,

,,,,,,,办公室负责人,检查三会材料档案整理归档情况。,,,

4,电子信息平台管理,5,1、公司登记信息、股东及董监事信息更新不及时；2、董事会决议、营业执照、工商备案证明等材料上传不及时。,,子公司相关证照信息发生变化后应上传信息平台进行更新。,,经办人员,更新公司登记信息、股东及董监事信息；及时上传最新拟定的董事会决议及章程修正案、新的营业执照以及相关工商备案证明材料。,"检查子公司董事会事务电子信息平台：

1、公司登记信息、股东信息及董监事信息更新不及时，扣1分/例；

2、董事会决议、营业执照及工商备案证明材料未及时上传的，扣1分/例。",,

,,,,,,,办公室负责人,检查信息平台相关证照信息更新情况。,,,

5,董事会事务制度学习,5,1、未组织对《子公司董事会事务管理办法》（2014年7月修订稿）进行学习，或没有书面学习记录；2、相关业务经办人员对《管理办法》内容不熟悉。,,子公司需组织对董秘室下发的《子公司董事会事务管理办法》（2014年7月修订稿）进行学习，并形成书面学习记录。,,经办人员,学习《子公司董事会事务管理办法》相关条款，熟练掌握《管理办法》相关内容。,检查《子公司董事会事务管理办法》培训记录，并对相关业务经办人员进行随机提问测试，了解对相关内容掌握情况：1、未将《子公司董事会事务管理办法》（2014年7月修订稿）纸质版存档，扣1分；2、未形成书面培训记录，扣2分；3、视相关业务经办人员现场问答测试情况，酌情扣1-2分。,,

,,,,,,,办公室负责人,熟练掌握《子公司董事会事务管理办法》相关内容；组织部门相关人员学习《管理办法》相关条款。,,,

6,“三重一大”议事机制,8,"1、“三重一大”议事机制不健全，重大事项未履行集中审议流程；

2、办公会无议题、无记录、无纪要、责任人不落实，无跟踪验证督促等，导致办公会议事效果差或决定事项没有落实。",,征集办公会议题→公司主要负责人审定议题和通知→办公室发布通知→办公室准备会议材料→公司总经理召开会议→集体研讨形成会议纪要或决议→办公室跟踪纪要或决议落实情况,,机要秘书,"1、拟定办公会通知，经领导审批后，发布会议通知，并按通知要求督促相关参会人员准备会议材料；

2、整理会议材料，检查无误后发与会相关人员；

3、根据会议纪要，跟踪相关单位落实纪要内容；

4、整理归档会议材料。","1、未建立“三重一大”决策议事机制，扣5分；

2、“三重一大”决策程序不规范的，扣2分/例；

3、公司办公会未定期召开，扣5分/月；

4、会议纪要或决议未落实的，扣3分/项；

5、会议通知、议题、签到表、会议记录、会议纪要或决议等材料留存不完整的，扣2分/次。",,

,,,,,,,办公室负责人,"1、建立“三重一大”决策议事机制，重大决策程序及过程记录完整；

2、征集会议议题，审核会议通知；

3、审核相关部门关于落实会议纪要的反馈材料，验证上期会议纪要完成情况；

4、记录会议内容，组织拟订会议纪要或决议。",,,

,,,,,,,公司领导,"1、组织按照“三重一大”决策议事机制进行决策；

2、组织召开办公会，与会领导对议题进行研讨审议。",,,

7,重大事项,8,"

1、发生重大事项未报送，导致信息沟通不畅，影响公司决策；

2、信息报送不及时，未能得到及时处置。",,发生重大事项→相关单位收集信息→办公室汇总整理→公司领导审批→报股份总经办,,行政秘书,"1、收集整理重大事项信息，拟定重大事项情况报告初稿，报办公室负责人审核；

2、填写《重大事项登记簿》，记录处理过程。","1、未建立内部重大事项报告制度的，扣3分；

2、发生重大事项未报告的，扣3分/例；

3、未建立《重大事项登记簿》，扣2分；

4、无法即时办结的重大事项，未按要求续报的，扣3分/例。

",,

,,,,,,,办公室负责人,"1、建立内部重大事项报告制度；

2、审核、完善重大事项报告，经公司领导审批后报送股份总经办；

3、根据重大事项情况，牵头或配合相关部门做好应对处置，并及时做好续报工作。",,,

,,,,,,,公司领导,安排办公室收集重大事项信息，审签重大事项情况报告。,,,

8,"公章

管理",5,"1、用印申请未经申请部门负责人、办公室负责人审签；

2、用印申请未经公司分管领导、总经理审批；

3、用印信息登记不全面；

4、用印材料留存不完整，申请材料与用印材料不一致；

5、印章交接手续未履行。",,用印人员申请→用印部门负责人审签→公司分管领导审签→公司总经理审批→办公室负责人审核、用印,,用印人员,填写用印申请表，详细填写用印申请人、申请部门、用印事由、用印材料、份数等信息。,"随机抽查12份用印记录：

1、印章是否有专人或兼职保管，无专人或兼职印章管理员，扣2分；

2、用印审批程序不规范、不完整，或用印登记不全面、不准确，或用印材料留存不完整，出现一项不规范扣1分/例；

3、印章未由专人保管，或未使用单独加锁安保措施保管的，扣2分；

4、印章保管人因公出差或请休假，未履行印章交接手续的，扣2分；

5、用印位置不恰当、盖印不清晰的扣1分/例；

6、印章保管不安全，未加锁保管，扣1分。

",,

,,,,,,,"用印部门

负责人",审核拟用印材料，审签用印申请表。,,,

,,,,,,,公司领导,公司分管领导审核、总经理审批用印材料。,,,

,,,,,,,印章保管人,"1、登记用印事由、时间、份数、留存情况及经办人员姓名等用印信息；

2、审核用印申请审批程序完整性、规范性，以及拟用印材料与申请批准材料的一致性；

3、办理用印，留存用印申请表、用印材料等；

4、因出差等原因长时间不在公司，履行印章交接手续；

5、用印位置都否恰当，是否骑年盖月，字组端正，盖印清晰；

6、印章保管是否安全，有无加锁保管。",,,

,,,,,,,,,,,,

9,收文管理,5,"1、收文办理不及时；

2、文件办理进度未跟踪，办结情况未反馈，未形成管理闭环；

3、文件留存不完整。",,收文→登记、编号→办公室负责人提出拟办意见→公司领导批示相关部门承办→办公室督办,,机要秘书,"1、收到来文后，机要秘书及时登记、编号，办理《来文处理标签》，并附来文材料，送办公室负责人审签；

2、负责文件传递工作；

3、对来文的处理情况进行跟踪、督办、反馈，并形成跟踪记录表；

4、对已办结的文件进行整理、归档。","1、未建立收文登记清单及台账，扣3分；登记清单及台账不规范、留存文件不完整，扣2分；

2、随机抽查12份来文，收文处理不及时，或处理进度未跟踪，或处理结果未反馈的，扣1分/例；

3、未对二级部门的收文管理进行检查，扣3分；检查但未建立检查记录、形成检查通报的，扣2分。",,

,,,,,,,办公室负责人,审核来文，提出拟办意见。,,,

,,,,,,,公司领导,批示送审文件，指派相关部门处理。,,,

,,,,,,,相关部门,根据公司领导批示意见，对来文进行办理，办结后将文件反馈办公室。,,,

10,发文管理,5,"1、下发文件未经申请部门负责人审签，未经相关部门会签；

2、下发文件未经公司分管领导、总经理审批；

3、文件编辑格式存在错误、文号重复等。",,拟订发文材料→部门负责人审签→相关部门会签→公司分管领导审核→公司总经理审批→办公室审核、用印、发放,,"拟发文部门

经办人员","1、拟订发文材料，办理文件审批申请单；

2、报部门负责人审签后，组织相关部门会签，规范履行发文审批手续。","1、未建立发文登记清单及台账，扣3分；登记清单及台账不规范、留存文件不完整，扣2分；

2、抽查12份公司文件，未按规定程序履行会签、报批手续，或公文的种类、编号、格式、行文规则等不符合《公文处理暂行办法》、《党政机关公文处理条例》规范要求的，扣1分/例；

3、未对二级部门的发文管理进行检查，扣3分；检查但未建立检查记录、形成检查通报的，扣2分。",,

,,,,,,,"拟发文部门

负责人",审核拟发文材料，重点审核拟发文材料是否准确无误、语句是否严谨规范；审签文件审批申请单。,,,

,,,,,,,公司领导,公司分管领导对拟发文材料的准确性、规范性及发文的必要性进行审核；公司总经理审批。,,,

,,,,,,,机要秘书,"1、对拟发文件进行文字校对，编辑文件格式，对拟发文件进行登记、编号、印制；

2、经办公室负责人审核后，用印、发放；

3、建立发文电子目录，整理、留存发文材料、审批材料。",,,

,,,,,,,办公室负责人,审核拟发文件会签和审批程序是否完整规范、文件格式和文字是否准确。,,,

11,六项费用,8,"1、办公费、绿化费、车辆费发生，未履行完整的申请、审批手续；

2、办公用品采购、绿化、车辆维修等业务合作单位选择，未按流程开展询比价工作；

3、绿植、办公用品采购到货，未履行书面点收手续；

4、绿化费、办公用品、车辆维修等费用支付，未严格执行合作协议约定；

5、费用超出年度预算的，核报费用未报股份公司审批。",,业务部门费用发生要申请，并填报费用报销单→办公室审核→财务处审核→财务处将费用发生情况反馈办公室→办公室加强管控,,"六项费用

经办人员","1、费用核报，是否履行完整的审批手续；

2、办公用品采购、绿化、车辆维修等业务合作单位选择，按流程开展询比价工作：拟订工作方案→成立工作小组→开展前期市场调研→发出招议标邀请→开展比质比价→选定合作单位→签订合作协议；

3、绿植、办公用品采购到货，要履行书面点收手续；

4、绿化费、办公用品、车辆维修等费用支付，要严格执行合同约定；

5、绿化费支付要对绿植的成活率进行验收；

6、六项费用预算编制合理，费用核报要做到月清月结；

7、六项费用管理要按类别建立台账，台账要清晰、完整、规范。","1、随机抽查5笔费用发生记录，未严格执行申请、报批手续的，扣2分/例；

2、办公用品采购、绿化、车辆维修等业务合作单位选择，未按照流程要求开展询比价工作的，扣2分/例；

3、绿植、办公用品采购到货未履行书面点收手续，扣2分/例；

4、绿化费、办公用品、车辆维修等费用支付未严格执行合同约定，扣2分/例；

5、绿化费支付未开展成活率验收，扣2分/例；

6、月度预算编制不合理，费用发生集中核报，扣2分/月；

7、六项费用未建立台账，扣2分/项；建立台账，但登记不规范，扣1分/项；

8、未对六项费用管理开展自查，并形成书面分析报告报分管理领导审签，扣2分；报告中未对预算超支的原因作出分析的，扣1分。",,

,,,,,,,办公室负责人,"1、组织开展办公用品采购、绿化、车辆维修等业务单位选择的询比价工作；

2、每月组织对六项费用管理开展自查，对导致预算超支的原因进行分析，形成书面分析报告报分管领导审签；

3、控制费用的发生，审核费用发生的合理性。",,,

,,,,,,,公司领导,对费用的核报进行审批。,,,

12,档案管理,5,"1、无专职或兼职进行档案管理；

2、档案管理较为混乱，重大档案未归档，档案未集中保管；

3、借阅手续不规范。",,建立档案管理制度→设档案管理员→做好日常档案收集、鉴定→分类、归档,,档案管理员,"1、有专职或兼职人员负责档案管理工作；

2、建立并完善内部档案管理制度；

3、档案年度目录及盒内目录是否齐全；4、档案的编目分类规范，便于查阅；5、重要档案是否归档；档案装订是否规范；档案交接手续是否齐全；

6、借阅领用督促办理审批手续；

7、档案室内是否按照“八防”要求配有灭火器、防潮、防光等必要设备。","1、无专职或兼职人员进行档案管理的，扣2分，档案管理员缺乏档案管理知识的，扣1分；

2、档案管理制度未建立，扣2分；

3、年度、盒内档案未建立目录，扣1分/项；

4、档案编录不规范，扣1分/例；

5、未及时归档，扣1分/例；

6、抽查5份档案借阅记录，借用手续不规范，扣1分/次；

7、未按“八防”要求配备必要设施的，扣1分。",,

,,,,,,,办公室负责人,审核档案借阅手续。,,,

13,车辆管理,5,"1、乘车日志未如实填写；

2、车辆安全隐患未及时排查；

3、车辆违章、事故较多，驾驶员安全驾驶意识不强；

4、车辆未按照《用车申请单》中规定的路线行驶，私自改变行车路线；

5、公车私用。",,申请部门人员填写用车申请单→部门负责人审签→办公室负责人审签→公司领导审批,,小车班驾驶员,"1、每天检查车辆安全，排查安全隐患；

2、严格遵守道路交通法，安全行车；

3、如实填写行车日志，经乘车人签字确认；

4、保持车辆卫生干净整洁。","1、《用车申请单》审批流程不规范，未经审批，私自出车或公车私用，扣3分/例；

2、行车日志未如实、及时填写，扣2分/例；

3、未建立月度行驶里程数、耗油量登记台账等，扣2分/例；

4、未开展月度行政车辆安全及卫生检查，并下发通报，扣1分/月；

5、未定期开展班组安全例会，形成会议记录或会议纪要，扣1分/月；

6、车辆购置、报废、调剂未履行审批手续，扣1分/例；

7、车辆卫生不够干净整洁，扣2分/辆；

8、检查时存在同一车辆交通违章扣分达到3次及以上未处理的，每车扣2分。",,

,,,,,,,小车班班长,"1、建立分车辆的月度行驶里程数、耗油量登记台账；

2、每月开展行政车辆安全及卫生检查，形成检查通报；

3、每月/周召开班组安全例会，形成会议记录或会议纪要；

4、车辆发生违章及交通事故，协助驾驶员及时处理。",,,

,,,,,,,办公室负责人,"1、审核《用车申请单》；

2、监督、检查车辆的调度安排，合理派车，杜绝公车私用现象；

3、车辆购置、报废、调剂是否履行报批手续。",,,

,,,,,,,公司领导,审批《用车申请单》。,,,

14,文明办公管理,4,"1、检查无标准、无记录；

2、检查通报未经公司领导审批；

3、检查问题未整改。",,发布检查通知、拟订检查标准→开展检查→拟订检查通报→办公室负责人审核→公司领导审批→发布通报→督促整改,,行政秘书,"1、每两个月至少开展一次文明办公检查；

2、拟订文明办公检查标准，组织对照标准开展检查；

3、检查过程中，发现的问题书面记录并拍照留存；

4、形成文明办公检查通报，并报办公室负责人审签。","1、未定期开展文明办公检查的，扣2分/次；

2、未建立检查标准，扣1分/次；

3、检查过程无记录，扣1分/次；

4、未形成检查通报的，或通报未经领导审批的，扣1分/次。",,

,,,,,,,办公室负责人,审核通报内容的真实性、完整性及合理性。,,,

,,,,,,,公司领导,审批检查通报。,,,

15,培训管理,4,"1、年度培训计划未制定；

2、培训计划未落实；

3、培训工作开展流于形式，材料准备不充分；

4、培训效果未验证。",,制定年度培训计划→发布培训通知→开展培训,,行政秘书,"1、制定年度行政后勤专业培训计划；

2、按照培训计划开展培训，培训签到、课件、培训效果验证表等材料归档齐全。","1、未制定年度专业培训计划，扣2分，培训计划未落实，扣1分/项；

2、培训准备不充分、课件材料单薄，扣1分/项；

3、未对培训讲师和学员开展双向评估，且未将评估结果与培训讲师、学员的月度考核挂钩，扣1分/次；

4、培训签到、课件、培训效果验证表等材料归档不齐，扣1分/次。",,

,,,,,,,办公室负责人,"1、审核培训计划；

2、指导、监督培训计划的落实。",,,

16,食堂管理,6,"1、食堂采购未开展市场调研和询比价工作；

2、食堂工作人员未按规定持有健康证，未定期年检；

3、未建立食堂饮食卫生安全应急预案；

4、食堂设备设施的维护与保养不到位，内外环境卫生管理不符合要求；

5、未建立食品留样制度。",,"食堂管理员组织财务处等部门进行市场调研→开展询比价→择优选择供应商签订合同；

后勤管理委员会定期召开会议→提出管理意见→整改落实",,食堂管理员,"1、按照食堂管理制度，规范开展食品采购及验收；

2、每月月底盘点，确保账物相符；

3、食堂工作人员按规定持有健康证，并定期年检；

4、建立食堂饮食卫生安全应急预案；

5、食堂设备设施的维护与保养到位，内外环境卫生管理符合要求；

6、建立食品留样制度，并严格执行；

7、拟订后勤管理委员会纪要。","1、未建立完善食堂管理制度，扣2分；食堂采购、验收及内部管理未按流程执行的，一项不规范，扣1分/项；

2、未成立生活后勤（伙食）管理委员会，扣2分；生活后勤（伙食）管理委员会未定期召开，未形成会议纪要的扣1分/月；

3、月底未盘点，或账物不相符的，扣2分；

4、食堂工作人员健康证未办理的，或到期未年检的，扣2分；

5、未建立卫生安全应急预案，扣2分；

6、食堂内外部卫生环境、设备设施维护、保养未责任到人，或维护保养不到位的，扣1分/项；

7、未建立食品留样制度的，扣2分；制度执行不到位的，扣1分/次；

8、每月未征集员工关于食堂管理的意见和建议，未反馈落实情况，扣1分/月。",,

,,,,,,,办公室负责人,"1、根据集团有关后勤管理工作要求，建立健全员工食堂各项管理制度；

2、成立生活后勤（伙食）管理委员会，并每月召开会议，审签会议纪要；

3、通过设立意见箱、开展问卷调查等方式，每月征集员工关于食堂管理的意见和建议，并反馈落实情况。",,,

,,,,,,,公司领导,"1、对食堂管理提出要求，审批采购计划等；

2、审批后勤管理委员会纪要。",,,

17,宿舍管理,6,"1、宿舍物品购买未履行报批手续；

2、新建子公司宿舍物品配置未按审批的标准予以配置，存在少批多购、未批已购及重复购置的情况；

3、未建立宿舍管理制度；

4、未开展月度宿舍管理检查，并形成检查通报。",,子公司拟订宿舍物品配置请示→公司领导审签→集团工会审批→子公司自行配置,,宿舍管理员,"1、拟订宿舍物品购置请示，报办公室负责人审签；

2、履行宿舍物品购置审批手续；

3、新建子公司宿舍物品配置按审批的标准予以配置，无少批多购、未批已购及重复购置的情况；

4、建立宿舍管理制度，检查宿舍现场管理和使用情况（查看室内外和公共场所环境卫生是否清洁、消防器材是否在有效期内使用，是否做到定期检查以及