科技公司会议费报销指南

科技公司会议费报销指南合同编号：__________甲方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________第一条会议费用报销范围1.1甲方举办的各类科技研讨会、学术交流会、内部培训会等会议，乙方负责提供会议场地、会议设施、会议组织等服务。1.2乙方按照甲方的要求，提供会议所需的设备、材料等物品，以及会议期间的相关服务。1.3乙方安排专业人员进行会议现场布置、设备调试，确保会议的顺利进行。第二条费用报销标准2.1甲方会议费用的报销标准如下：（1）会议场地租赁费用：按照实际租赁面积和租金标准计算；（2）会议设备租赁费用：按照实际租赁设备和租赁时间计算；（3）会议材料制作费用：按照实际制作数量和单价计算；（4）会议期间的交通费、住宿费等相关费用：按照实际发生金额计算。2.2乙方提供会议服务期间，甲方应按照双方约定的时间向乙方支付会议费用。第三条费用报销流程3.1甲方举办会议前，应向乙方提供会议方案、参会人数、会议时间等相关信息，以便乙方提前做好会议准备工作。3.2乙方根据甲方提供的信息，制定会议费用预算，并于会议结束后向甲方提供会议费用明细。3.3甲方对乙方提供的会议费用明细进行审核，确认无误后向乙方支付会议费用。第四条违约责任4.1甲方未按照约定时间向乙方支付会议费用的，应当按照迟延支付的金额支付违约金。4.2乙方未按照约定标准提供会议服务的，甲方有权要求乙方退还部分或全部会议费用。第五条争议解决5.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。第六条其他约定6.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，自合同生效之日起计算。6.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：__________签订日期：__________一、附件列表：1.会议费用明细表2.会议方案3.会议预算4.会议设备租赁合同5.会议场地租赁合同6.交通费用报销单7.住宿费用报销单8.其他相关证明材料二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间向乙方支付会议费用的，认定为违约行为。2.乙方未按照约定标准提供会议服务的，认定为违约行为。3.甲方未按照约定提供会议方案、参会人数、会议时间等信息的，认定为违约行为。4.乙方未按照约定时间向甲方提供会议费用明细的，认定为违约行为。三、法律名词及解释：1.甲方：指依法成立的科技公司。2.乙方：指为甲方提供会议服务的单位或个人。3.会议费用：指举办会议所需的场地租赁费、设备租赁费、材料制作费、交通费、住宿费等。4.违约金：指一方未履行合同义务应当按照迟延支付的金额支付的赔偿金。5.合同履行：指双方按照合同约定履行各自的义务。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方提供信息不准确，导致乙方无法按照约定提供会议服务。解决办法：双方应及时沟通，甲方应提供准确的信息，乙方根据准确信息进行会议准备工作。2.问题：乙方未按照约定时间提供会议费用明细。解决办法：甲方可以要求乙方及时提供会议费用明细，如果乙方仍然未提供，甲方可以暂缓支付会议费用。3.问题：甲方未按照约定时间支付会议费用。解决办法：乙方可以催告甲方及时支付会议费用，如果甲方仍然未支付，乙方可以要求支付违约金。五、所有应用场景：1.甲方举办科技研讨会，乙方提供会议场地、设备、材料等服务。2.甲方举办学术交流会，乙方提供会议组织、设备调试等服务。3.甲方举办内部培训会，乙方提供会议场地、设备、材料等服务