合同到期提醒邮件寄发管理办法

合同到期提醒邮件寄发管理办法合同编号：__________甲方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲方与乙方之间存在合同关系，为规范双方合同到期提醒邮件的寄发管理，保障双方的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规的规定，甲乙双方经友好协商，就合同到期提醒邮件寄发管理事项达成如下协议：第一条邮件寄发对象1.1本协议适用于甲方及其所属分支机构与乙方签订的所有有效合同。1.2甲方应对与乙方签订的合同进行全面梳理，确保合同到期提醒邮件的准确、及时寄发。第二条邮件寄发内容2.1邮件内容应包括：合同名称、合同编号、合同双方名称、合同到期日期、合同续约意向、合同终止条款等。2.2邮件应采用书面形式，以电子版形式发送。2.3邮件发送时间为合同到期前一个月。第三条邮件寄发方式3.1甲方通过乙方提供的电子邮箱地址进行邮件寄发。3.2甲方应确保邮件发送的成功率，对于因甲方原因导致邮件未能成功发送的情况，甲方应及时采取补救措施。第四条邮件寄发确认4.1乙方收到甲方发送的合同到期提醒邮件后，应在三个工作日内进行确认。4.2乙方如对邮件内容有异议，应及时与甲方沟通，以便甲方及时进行调整。第五条保密条款5.1甲乙双方应对本协议的内容和签订过程予以保密，未经对方同意，不得向第三方披露。5.2甲乙双方因履行本协议所获悉的对方商业秘密和机密信息，应予以严格保密。第六条违约责任6.1如甲方未按本协议约定时间、方式、内容寄发合同到期提醒邮件，乙方有权要求甲方支付违约金，违约金为合同到期提醒邮件发送费用的一倍。6.2如乙方未按本协议约定时间确认邮件，导致合同到期提醒邮件未能及时处理，乙方应承担相应责任。第七条争议解决7.1甲乙双方因履行本协议发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第八条其他约定8.1本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。8.2本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方营业执照复印件2.乙方营业执照复印件3.双方签订的合同副本4.合同到期提醒邮件模板5.邮件发送记录6.合同到期确认回复7.商业秘密和机密信息资料二、违约行为及认定：1.甲方未按约定时间、方式、内容寄发合同到期提醒邮件2.乙方未按约定时间确认邮件3.甲方未确保邮件发送成功率4.甲方未对邮件内容进行核实和调整5.乙方未对甲方提供的商业秘密和机密信息保密三、法律名词及解释：1.合同到期提醒邮件：指甲方在合同到期前一个月内，通过电子邮件方式通知乙方合同即将到期的一种管理方式。2.违约金：指一方违反合同约定，应向守约方支付的赔偿金。3.商业秘密：指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。4.机密信息：指合同双方在履行合同过程中涉及的具有保密性的其他信息。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.邮件发送失败：检查邮件地址是否正确，邮件服务器是否正常，重新发送或采取其他补救措施。2.邮件内容有异议：及时与甲方沟通，协商调整邮件内容。3.乙方未按时确认邮件：提醒乙方及时确认，如乙方仍未能按时确认，甲方可按原邮件内容执行。4.商业秘密和机密信息泄露：加强信息安全管理，签订保密协议，对泄露信息的人员进行追责。五、所有应用场景：1.甲方与乙方签订各类合同。2.甲方在合同到期前一个月内，寄发合同到期提