合同管理制度

合同管理制度

1目的和范围

1.1为规范中国XX集团有限公司（以下简称“公司”）合同管理，把控合同风险、促

进管理提升,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国

建筑法》等有关法律法规、《中冶集团暨中国中冶合同管理制度》及公司内部控制相

关规定，结合公司实际情况，制定本制度。

1.2本制度属于公司管理体系三层次文件中的第一级，其上级文件为《经营预算管理

程序》，是制定具体的合同管理办法的基础和依据，各单位制定相关实施细则。

1.3本制度适用于公司职能部门、二级单位（含分（子）公司、事业部）、直管项目

部等单位（以下简称“各单位”）的合同管理。

1.4本制度适用于公司承揽类合同、分包类合同、采购（租赁）类合同及其它业务类

合网的综合管理。

2相关术语

2.1合同：凡以公司（含子公司）名义与自然人：除公司员工）、法人及其他组织等

平等主体之间设立、变更、终止的经济行为所签订的合同（不包括劳动合同）。包括

公司的承揽业务、分包业务、采购（租赁）业务以及资金活动、资产管理、研究与开

发、担保业务、服务等其它业务。

2.2承揽类合同：指公司作为合同价款收取方所签订的工程总承包合同、施工总承包

合同、专业承包合同、自主开发项目合同、BT及PPP委托开发合同以及销售、租赁、

运输、服务、检测、设计等其它合同。

2.3分包类合同：指公司作为合同价款支付方所签订的工程分包合同、劳务分包合同、

临建及文明施工分包合司、质量保修维修合同及产品加工合同等合同。

2.4采购（租赁）类合同：指公司作为合同价款支付方所签订的材料（设备）采购合

同、周转材料（设备）租赁合同、以及资产购置、运输、仓储、保管、大临、用电水

气热力等合同。

2.5其它业务类合同：有公司所签订的涉及资金活动、研究与开发、资信调查、法律

事务、修缮与物业管理、服务类等内容的合同。

3本规定主要应对的风险点

合同订立未经可行性研究论证和合同评审，或合同评审不规范，可能存在重大合同缺

陷，导致公司合法权益受到侵害，无法实现合同目的的风险。

4管理原则

4.1依法管理原则：合同行为是一种法律行为，合同管理必须依法进行，确保合同风

险控制和合同目的实现，有效维护企业权益。

4.2分级管理原则：公司和二级单位按照层级关系，分别管理以各自名义订立的合同。

4.3分类管理原则：合同归口管理部门和各职能部门、事业部按照职责分工，分别管

理职责业务范围内的合同。

4.4谁主管谁负责原则：公司合同管理机构依职责行使合同管理职权，承担相应的管

理责任。

4.5强化合同管理信息化建设，提高合同管理的质量和效率。

5管理职责

5.1公司领导层

5.1.1公司董事会、经理层根据公司章程和规章制度分别对职权范围内的合同行为进

行审议批准。

5.1.2法定代表人履行如下合同管理职责

1）全面负责合同管理工作；

2）签订承揽类合同及其他有特别要求的合同；

3）签发授权委托书，授权相关人员签订合同；

4）签发授权委托书，授权相关人员作为代理人处理合同纠纷和其它合同事务。

5.2职能部门

5.2.1经营预算部

1）公司合同管理的归口管理部门，对公司合同管理业务实施统一规范管理，建

立公司合同管理基本制度。

2）负责对各单位的合同管理工作进行指导、监督、检查和评价。

3）负责合同专用章统一管理及使用工作，授权各单位的合同专用章管理及使用，

对各单位进行指导、监督、检查和评价。

4）负责其盖章合同的备案管理工作；负责合同台账的管理工作。

5）为公司分包类合同管理主管部门，负责组织该部分合同的管理办法编制与发

布、主要分包合同范本的编拟与发布、合同管理业务的指导、监督、检查及评价等综

合管理工作。

6）组织合同的评审工作。

7）参与招投标文件的评审工作。

5.2.2市场部

1）为公司承揽类合同管理主管部门，负责公司承揽类合同文本的管理、承揽业

务的指导、监督、检查、评价等综合管理工作。

2）负责组织公司市场部承揽项目资信调查、项目风险识别与评估、项目的招投

标以及承揽合同的签约发起工作。

3）负责组织公司市场部承揽合同的协商洽谈，并将签订生效的合同文本原件、

合同评审记录、签约方法定代表人及签约人的身份证明和授权委托书等及时、完整送

交公司经营预算部。

4）负责公司市场部承揽合同的分发、信息化系统的录入工作。

5）按照公司相关管理办法要求，对分子公司承揽类合同进行指导、监督、检杳

及评价工作。

6）组织招投标文件的评审工作。

7）参与合同的评审工作。

5.2.3法律事务部

1）合同相关法律事务处理的主管部门，负责公司合同的审核及纠纷、法律诉讼

处理；负责外委法务事项（含外聘律师）管理。

2）参与招投标文件及合同的合规性法律审核；负责参与合同范本中条款的修订

与完善。

3）负责公司直管项目部律师聘用合同的管理工作。

4）负责律师聘用合同的备案管理工作。

5）负责律师聘用合同信息的统计与分析，编制合同台账报送经营预算部。

5.2.4财务管理部

1）为公司财务相关业务合同管理主管部门，负责公司财务管理活动合同的签约

发起、合同评审、合同履约及合同备案等管理工作。

2）参与招投标文件及合同的评审工作。

3）负责财务管理活动合同信息的统计与分析，编制合同台账报送经营预算部。

5.2.5资金管理部

1）为公司资金相关业务合同管理主管部门，负责公司资金活动及担保合同的签

4）负责采购类合同信息的统计与分析，编制合同台账报送经营预算部。

5）参与或组织招投标文件及合同的评审工作。

5.3.3时代置业公司

1）负责公司房地产板块合同管理实施细则的编制与发布、合同管理业务的指导、

监督、检查评价等综合管理工作。

2）负责公司房地产板块合同文件资料的整理和归档、合同信息的统计与分析，

编制合同台账报送经营预算部。

5.3.4海外事业部

1）负责公司境外合同管理实施细则的编制与发布、合同管理业务的指导、监督、

检查评价等综合管理工作。

2）负责公司境外合同文件资料的整理和归档、合同信息的统计与分析，编制合

同台账报送经营预算部，

5.3.5各单位

1）负责本单位合同管理实施细则的编制与发布、合同管理业务的指导、监督、

检查评价等综合管理工作。

2）负责本单位各类合同的资信调查、风险评估、内部评审、合同签订以及备案

归档管理工作；负责合同台账的管理工作。

3）负责木单位成立的项目部实施的所有合同的全部履约工作，二级单位职能部

门实施合同履约的监管，相关业务工作纳入公司统一的归口管理。

4）负责本单位合同文件资料的整理和归档、合同信息的统计与分析，编制合同

台账报送经营预算部。

5.4公司直管项目部

5.4.1负责直管项目分包类、采购类等合同的签约发起工作。

5.4.2负责直管项目承揽合同、分包类合同、采购类合同和其它合同的全部履约工作,

公司职能部门实施合同履约的监管工作。

5.4.3负责本项目合同文件资料的整理和归档、合同信息的统计与分析，编制合同台

账。

（详见附件：合同管理职能分配表）

6管理内容

6.1资信审查

5

6.1.1合同签约发起单位负责项目资信调查、项目风险识别与评估。

6.1.2资格审查：在签订合同前，要对对方的主体资格进行了解，应严格审查对方单

位法人和代理人的身份、授权权限和期限。

6.1.3信用审查：对当事人的履约能力（包括支付能力和实施能力）及履约信用进行

全面的调查、核实。

6.2合同评审

6.2.1为加强合同条款风险的管控，公司对承揽类合同、分包类合同、采购类合同以

及其它业务类合同均按分级管理权限组织相关部门（单位）进行合同评审工作：

1）承揽类合同执行《收入类合同风险评审管理办法》。

2）分包类合同执行《分包合同管理办法》相关条款。

3）采购（租赁）类合同执行《采购管理办法》相关条款。

4）其它类合同按照业务分工由签约发起单位（部门）组织审批。包括但不限于：

合同类型签约发起单位审批流程

投资合同、BT项目发展规划部一法律事务部一总经理办公会一董事会一

发展规划部

合作协议书中冶股份（投资额4亿元以上）

资金管理部一发展规划部一法律事务部一总经理办公

担保合同资金管理部

会一董事会一中冶股份

借款合同资金管理部资金管理部一法律事务部一总经理办公会一董事会

赠与合同办公室办公室一法律事务部一总经理办公会一董事会

未涉及到的其他类

相关单位（部门）按公司相关规定执行

合同

6.2.2合同签约发起单位负责组织协商洽谈。与对方单位就评审意见进行合同谈判及

修订，保证合同条款的合理性，维护公司的合法权益；并在双方协商一致的基础上起

草合同文本。

6.3合同文本

6.3.1按照职能分工，各类合同主管部门制定主管业务合同示范文本，经公司组织评

审、批准后颁布使用，并负责建立和维护该项示范文本信息库。

6.3.2合同管理有关部门应根据合同订立、履行等情况，及时对示范文本提出修改、

完善意见，反馈至合同主管部门。

6

6.3.3各类非承揽类主要合同文本应采用公司主管部门发布的合同范木；若没有发布

的合同范本，应参照类似的政府有关部门制定的合同范本制定合同格式与条款，但不

得使用不利于公司利益的合同文本。

6.4合同订立

所有合同必须通过公司规定的相应评审（或审批）后签订，加盖合同专用章，具体执

行公司《合同专用章管理办法》。

6.5合同编码

所有合同必须按照公司规定的编码规则进行编码，具体执行公司《合同编码管理办法》。

6.6合同履行

6.6.1合同签订后，合同业务主管部门负责向合同履行单位的部门和人员进行合同交

底，交底的内容包括：合同范围、各方权利义务、责任、合同主要技术经济指标、合

同潜在风险、违约责任及履约中应关注的重点问题、其他事项等。合同交底应形成交

底文件资料，交底人和被交底人签字确认。

6.6.2合同履行单位按照合同内容和公司要求实施合同的所有权利、责任和义务，确

保合同准确、完整、及时、有效的完成。

6.6.3合同履行单位应及时收集办理违约、索赔事件书面记录及资料，并将相关信息

反馈给公司相关职能部门。公司职能部门在本部门业务范围内开展合同履约过程中的

业务检查、指导与督促等工作。

6.6.4合同履行单位负责办理合同竣工、验收、交付以及竣工结算等工作。

6.7合同变更、解除及纠纷管理

6.7.1合同变更是指合同条款中标的数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和

方式、违约责任、解决争议等条款的变更。当发生合同变更时，合同履行单位应在法

律规定或合理期限内与对方进行协商，经评审流程通过后与对方办理补充合司。

6.7.2合同解除是指合同实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要部分解除

或解除合同时，合同履行单位应在法律规定或合理期限内、从维护公司合法权益出发，

与对方进行协商索赔，经评审流程通过后与对方办理合同解除协议。

6.7.3变更、解除合同，应采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）。

6.7.4合同纠纷管理：公司在订立、履行合同过程中，应本着诚实信用的原则，尽量

避免发生合同纠纷。若发生纠纷，应积极与合同相对方友好协商解决;经协商一致的，

应当签订书面协议。合同纠纷不能协商解决，产生法律纠纷案件的，应及时收集相关

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资料和证据报送法律事务部。公司内部分（子）公司之间发生的合同纠纷，应当通过

协商（或协调）方式解决。

6.7.5合同因履行完毕或其它情形终止的，合同主管部门应组织执行合同的部门（单

位）和人员收集、整理合同签订、履行等相关资料，进行归档。

6.7.6合同终止后，应当遵守诚实信用原则，履行通知、协助、保密等义务。

6.8合同归档

6.8.1合同档案的归档范围包括：

1）合同文本（包括补充协议、变动协议等）及附件；

2）合同调查报告（如有）、可行性研究报告（如有）、合同评审记录、合同交底

记录等；

3）相对方营业执照、资质、经营许可证、信用等级证明等资信资料；

4）法定代表人、签约人的身份证明和授权委在书：

5）意向书、备忘录、会谈记录；

6）往来文件、信函、传真、电子邮件（包括验收确认书、质量异议书、催款通

知书等）;

7）其它有关文件、资料。

6.8.2承揽类合同签约发起单位在签订手续完成后，在一个月内将有效的合同文本原

件及相关信息资料及时.完整报送归档备案单位（含因故作废的合同），如有特殊情

况延迟的，请以书面形式报合同主管部门予以确认。

6.8.3合同履行完毕后，合同业务主管部门应按公司档案管理规定和要求，将合同资

料归类建档，移交档案管理部门。

6.9合同登记

6.9.1合同主管单位（部门）负责己生效合同的收集、信息统计、编号、发放、备案、

保管等综合管理工作，配合公司内部单位合同使用的查阅工作。

6.9.2合同主管单位（部门）应建立合同管理台账，对合同情况进行登记，做到登记

及时、记录准确、内容完整，按要求上报合同归口管理部门。

6.10合同借阅

6.10.1合同借阅执行合同借阅流程，未经审批同意的，合同备案部门不得将合同借

出。

6.10.2合同借阅情况要建立合同借阅台账，详细记录合同借阅情况。

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6.10.3借阅的合同要及时归还。若借出的合同超过一个月未归还至合同备案部门,

借阅人需补办续借手续，

6.11各单位应设置专职或兼职的合同管理岗位，履行合同管理职能，建立《合同管

理人员登记表》台账，并以书面方式向公司经营预算部报备其岗位人员的信息及岗位

人员变动信息。

7相关文件

7.1《收入类合同风险评审管理办法》（22ndMCC/经营预算部-办法-001-2019）

7.2《分包合同管理办法》（22ndMCC/经营预算部-办法-006-2019）

7.3《采购管理办法》（22ndMCC/物资公司-办法-001-2019）

7.4《合同专用章管理办法》（22ndMCC/经营预算部-办法-002-2019）

7.5《合同编码管理办法》（22ndMCC/经营预算部-办法-004-2019）

8记录清单

8.1《承揽合同台账》....................................合同管理记录-001

8.2《分包合同台账》....................................合同管理记录-002

8.3《采购合同台账》....................................合同管理记录-003

8.4《租赁合同台账》....................................合同管理记录-004

8.5《其他合同台账》....................................合同管理记录-005

8.6《合同借阅台账》....................................合同管理记录-006

8.7《合同管理人员登记表》..............................合同管理记录-007

9流程图

9.1《公司部门合同借阅流程图》.........................合同管理流程-001

9.2《分子公司合同借阅流程图》.........................合同管理流程-002

9.3《直管项目部合同借阅流程图》.........................合同管理流程-003

10附件

附件：合同管理职能分配表

11其它

11.1本制度是公司的内部制度，仅适用于公司内部的合同管理。

11.2任何单位和个人未经公司的巾面同意而援引本规定作为诉讼或仲裁证据的行为

是无效的，公司均不予认可。

9

10

合同管理记录-ooi

承揽合同登记台帐

单位名称：（年月）

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说通:

1.结算方式：包括清单单价、综合单价、总价包T、定额结算或其中几种的组合，其它类型按照合同约定填写.

2.付款方式：分为以下几种情况：

CD按月度付款：预付款%,进度款九竣工后付至%,竣工结算后付至%质保金%,

（2）按里程碑付次：（各节点按照合同约定填写），同时写明竣工后付至二竣工结算后付至％,质保金%.

（3）-■次性付款：（按照合同约定的一次性付款条件填写），同时写明竣工后付至％竣工结算后付至%,质保金%.

⑷其它：按照合同约定写。

3.评审方式：按照公司承揽合同评审流程进行填写，包括无风险'一般风险、较大风险、重大风险。

1.是否内部签约：如果分子公司从集团内部单位承接项目，需在此列选择“是”或“否”，如果子公司以优团公司篮约的合同，子公司作为专业分包单位时，签订的专业分包合同应计入

分包合同台账中.

11

合同管理记录-002

分包合同登记台帐

单位名称：（年月）

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说明:

1.项”编码：对应承揽合【可的合同编号,通常由强团经昔预算部统•发放.

2.专业划分：分为建筑工程、建筑装饰工程、安装工程、其它.

3、施工内容：原则_L按照I；表中分类，如果不能一对应，可以按照台网中的内容世行填写.

专业旅工内容专业族r内容专业施工内容

土(石》方工程摄地面工程给排水工程

班与地葩基础工程墙柱面工程消防工程

砌筑工程建天棚工程智能化系统工程工程

混凝土工程筑门窗工程安通风空调工程

建筑纲筋工程笠油漆.涂料、裱糊工程袋电气工程

工程金属结构工程饰・・・I其它

屋面及防水工程I程…

防腐、隔热、保温工程程

其他工程

—

4、分包模式：劳务分包、专业分包、指定分包、其它。

5.评审方式：按照集团公司分包向评审流程进行填写。

6、统计时点：只填年月，为了方便统计使用。

7、是否内部签幻：如果分包单位为集团公司内部分子公司、事业部等，选择“是"。否则选择“否”.

8、付款方式：分为以下几种情况：

(1)按月度付款：预付款%.进度款%，竣工后付至%，竣工结算后付至%,顺保金%,

<2)按里程碑付款：(各节点按照合同约定填写)，同时写明竣工后付至明竣工结算后付至%,质保金心

(3)一•次性付款：(按照合同约定的•次性付款条件填写)，同时写明竣工后付至%,竣工结算后付至%,质保金%.

(4)其它：按膜合同约定写。

13

合同管理记录-003

采购合同登记台帐

单位名称：（年月）

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说明:

1、项目编号：对应承揽合同的合同编号，通常由集团经营预算部统一发放。

合同管理记录-004

租赁合同登记台帐

单位名称：（年月；

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说明：

1、项目编号：时应承揽合同的合同编号，通常由集团经营预总部统一发放.

15

合同管理记录-005

其他合同登记台账

单位名称：（年月）

对方・位情&本单口篓用人管汉评审情况•*rt况

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号也合一«»合同■号合同名木■《万解为人死书情经办人n何f点

用情改AWffl负m侨政

元）况

1、合同管理归n单位：指分子公司具体管理此合同的归n部门：

2、申请单位：该合同内容为哪个部门或项目签订：

3、合同类空：收入类可包括销售、设计、承租、检测等形成收入的合同，支出类可包括除分包、采购、租赁外的所有支出类合同:

4、合同名称：需要体现合同的具体内容

4、统计时间节点：计入统计时点，只到月度.

16

合同管理记录-006

合同借阅台账

单位:

借阅日期合同编号合同名称是否原件借阅单位借阅人联系电话实际归还日期备注

填报人:填报时间:

合同管理记录-007

合同管理人员登记表

单位名称:

所属单位情况联系方式个人情况

序号管理协

姓名备注

公司名称所属部门职务直管领导直管领办公手机年学历从事合同

导职务电话QQ：＜1­管理时间

填报人:填报时间:

18

合同管埋流程-001

公司部门合同借阅审批流程图

19

合同管埋流程-0（）2

二级单位合同借阅审批流程图

20

合同管理流程-003

公司直管项目部合同借阅审批流程图

21

附件1:

合同管理职能分配表

主管部门

序号合同类型合同名称合同链约发起单位合同履行单位今同备案、回档值位

（单位）

巾场部公司黄接承揽的承包合同市场部再管项n部或二级单位经营预算部、市场制

投融资事业部投图资项目承包合同投融资事业程直管项目部或二圾单位姓苗预打他、投融资事业部

—承挽类合同

市场部二级单位承授的承包合同二级单位二级单位羟营顶打部、二级单位

责任单位其它合同相关责任单位或部门履约责任单位司关责任单位或部门

百管项II部直接工程（劳务）分包合同直管项II部口管项目部经营fft野部

直管项目临建'