大型公司员工手册

集团员工手册共页，第页

第1版，第1次修

编号：

订

员工手册

批准：审核：编制：

实施日期：修订日期：指定日期：

前言

员工朋友：

欢迎您加入XX!

河南XX集团是一家致力于XXXXXXXX为主导的多元化集团公司。

谨希望全体员工在XX集团尽其所学，发挥自己最大的工作潜能,

为XXX成为中国最具影响力的多元化发展公司而努力。XXX也将为您

提供展示个人才华的舞台，祝你攀登事业的高峰。

这本手册将指导您了解公司的发展历史、企业文化、政策福利、

行为规范、办事程序等。它是你步入XX的向导，通过这本手册，您

将对公司有更清晰的认识，包括公司对您的期望。

再次欢迎您成为XX大家庭的一员，衷心祝愿您与公司一同成长。

总裁:

员工手册管理须知

1.基本要求

河南XX集团员工手册（以下简称“手册”）由XXX集团行政人事部负

责制作，属于XXX集团内部资料，未经集团总裁书面授权，任何人不得

将手册带离公司；不得借阅XXX以外人员；不得涂改、勾画、裁剪、抽

取、拆卸、调换、拍照或复印手册内容。

2.保管与存放

XXX集团及各子公司吁政人事部承担手册的保管、存放、日常管理责任。

3.查阅与借阅

各子公司及各部门应当参照《图书报刊管理制度》中的借阅管理规定，

对手册的日常借阅进行管理，建工借阅登记耒，并确定手册保管的责任

人。责任人岗位变动时，应当对手册办理移交手续。

4.维护与更新

手册由XXX集团当前正在生效的制度、规定、工作条例等内容组成，其

中绝密文件或绝密章节由行政人事部保留。

当手册中的部分内容有变更或新增时，由集团行政人事部进行汇编排

版、打印后装订入册。当手册中的内容有删除或失效时，由集团行政人

事部进行删减销毁工作，删减销毁时遵照两人以上员工在场的原则共同

进行。

承载手册内容的活页夹保质期为两年，自各子公司及各部门收到手册

起，保质期内发生活页夹损坏的，由保管部门承担修复或重新购置的费

用，保质期后发生活页夹损坏的，由集团行政人事部承担修复或重新购

置的费用。

目录

第一章行政办公管理制度

一、印章管理制度8

二、证照管理制度------------------18

三、文件管理制度-----------------------------------------------------------19

四、电话管理制度----------------------------------------------------------23

五、工装管理制度----------------------------------------------------------24

六、办公设施及办公用品管理制度-------------------------------------------28

七、图书报刊管理制度------------------------------------------------------31

八、档案管理制度----------------------------------------------------------32

九、会议管理制度----------------------------------------------------------35

十、车辆/驾驶员管理制度---------------------------------------------------37

十一、来宾接待管理制度----------------------------------------------------41

十二、请示吉艮告制度--------------------------------------------------------42

十三、办公室卫生管理制度--------------------------------------------------43

第二章业务洽谈签定合同有关规定一、关于对外进行业务洽谈与签订经济

合同（协议）的有关规定-----------------45

二、关于严禁在业务交往中收受贿赂拿回扣的规定----------------------------46

一、第三章计算机网络及办公自动化管理制度计算机网络使用及电子化办公

管理制度---------------------------------49

第四章财务管理制度

一、货币资金管理----------------------------------------------------------53

二、低值易耗品的账务管理--------------------------------------------------55

三、应用攵款项管理----------------------------------------------------------56

四、合同管理---------------------------------------------------------------58

五、税务和发票管理--------------------------------------------------------59

六、财务开支管理----------------------------------------------------------60

七、借支管理规定及借支流程-----------------------------------------------61

八、财务报销制度及流程---------------------------------------------------62

九、差旅费报销制度--------------------------------------------------------64

第五章人力资源管理制度

一、制度的目的------------------------------------------------------------67

二、员工礼仪行为规范------------------------------------------------------68

三、员工招聘管理制度------------------------------------------------------71

四、新员工入职工作流程---------------------------------------------------76

五、员工培训管理制度------------------------------------------------------79

六、员工薪职异动管理制度-------------------------------------------------83

七、员工解聘管理制度------------------------------------------------------87八、劳

动合同管理制度------------------------------------------------------89

九、薪资管理制度----------------------------------------------------------93

十、考勤管理制度---------------------------------------------------------101十一、

员工福利管理制度--------------------------------------------------107

十二、员工转正考核工作流程----------------------------------------------112

十三、关于办理社会养老和失业保险的暂行规定----------------------------114

第六章员工违纪管理制度

第六章员工违纪管理制度------------------------------------------------116

第一章行政办公管理制度

总则

一、为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，

提高工作绩效，特制定木制度。

二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、文件管理、电话管理、办

公设施及办公用品管理、图书报刊管理、档案管理、会议管理、车辆及驾驶员

管理、来宾接待管理、请示报告制度、办公室卫生管理。

一、印章管理制度-----------------------------------------------------------8

二、证照管理制度----------------------------------------------------------18

三、文件管理制度----------------------------------------------------------19

四、电话管理制度----------------------------------------------------------23

五、工装管理制度----------------------------------------------------------24

六、办公设施及办公用品管理制度-------------------------------------------28

七、图书报刊管理制度------------------------------------------------------31档案

管理制度----------------------------------------------------------32

八、会议管理制度----------------------------------------------------------35

九、车辆/驾驶员管理制度--------------------------------------------------37来宾

接待管理制度----------------------------------------------------41

十、请示才艮告制度-------------------------------------------------------42

十一、力、公室卫生管理制度-------------------------------------------------43

行政管理制度

文件名称印章管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

文件编号/150101A版本号次

编制：审核：批准：共10页

一、印章管理制度

1.目的

为了规范集团各部门及各子公司的（以下简称“公司”）印章刻制、保

管及使用的合法性，严谨性和安全性，根据国家有关规定并结合公司实际

情况、特制订本管理制度。

适用范围本制度都是用于集团各部门及各子公司印章的刻制、使用和

管理。

2.权责

3.1集团行政人事部负责本制度的拟、修订，集团总裁负责本制度的核准；

3.2集团行政人事部负贡集团各部门及各子公司印章的刻制、发放及销毁管

理；各子公司行政人事部指派专人负责印章的保管及使用管理，集团行

政人事部行使监督检查权；

3.3集团各部门及各子公司法人或法人授权的专人负责各类印章日常使用

的核准。

3.印章的种类及用途

4.1印章的种类：包括公司公章、合同章、法人章、财务章和部门章。印

章的用途：

4.2.1公章主要用于对外签订的需确定公司权力、义务的有关文件：对内

所颁布的重要经营管理制度、各项（集团各部门及各子公司）红头

文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和

法定代表人名章）、其他需以公司名义证明其权威作用的文件；

4.2.2合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件；

4.2.3法人公章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人公

章的文件资料；

4.2.4财务章主要用于会计、结算业务、如财务、税务报表的填报，财务

决算，结算业务票据、凭证及相关报表资料等；

4.2.5部门章主要用于部门为单位发放的各类制度、文件等。

4.印章的刻印与启用

5.1印章的刻制

5.1.1集团及各子公司所有印章刻制均由集团行政人事部统一负责刻制；

5.1.2集团及各子公司因工作需要刻制相关印章的，均应填写《印章刻制

申请表》（附件1）,报至集团行政人事部审批、集团总裁核准后，

根据其申请印章种类由集团行政人事部整理相关材料委外刻制。

5.2印章的启用

新印章刻制完成后，公章应有公司指定专人将刻制的印章向公安机关办

理印鉴备案，其他类用章均由行政人事部填写《公司印章交接单》

（附件2）,到集团总裁处办理印章交接手续，总裁留存印模标样、

登记备案，行政人事部按印章管理规定使用、保管。

5.2.1各类印章启用应报集团总裁批准，并下发启用通知，注明启用日期、发

放单位和使用范围。

5.印章的管理

公司各类印章均由行政人事部指定专人保管。

6.1公司的所有印章，均由行政人事部门专人负贡登记，留样并确定印章保管

员；

印章启用时由集团行政人事部下发《关于启用有关专用章的通

知》（附件3）,注明启用日期，发放单位、使用范围和启用印模；

6.2行政人事部向保管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（附件4）；

6.3由于印章磨损而更换印幸，仍需在集团行政人事部登记、留样；

6.4集团相关单位撤销或重组，原单位有关印章交回公司行政人事部，由行政

人事部负责销毁。

6.5所有印章的使用应根据规定完整填写《印章使用登记表》（附件5）,经有

关领导签字确认后，方可至保管员处申请、使用，如在《印章使用登记表》

中签订的文件因内容变更需重新加印的，应将原已加印的文件交由印章保

管员撕毁后，重新加印；

6.6印章丢失时，印章保管员应当及时向集团行政人事部出具书面报告，行政

人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章

作废，对责任人进行处罚等；

6.7公司决定需要停用印章的，由集团总裁签字同意后由集团行政人事部下发

《关于停用有关专用章的通知》（附件6）,并将停用原

因和时间通知集团各部门及子公司，收回停用的印章，切角封存或销毁；

6.8集团各部门及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可

视为C类（依据违纪管理制度）过失，由于违反本制度致使公司蒙受的所

有损失由当事人全部承担，并追究法律责任。

7.1印章保管员的职责印章保管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章

锁好，妥善保存，不得将印章存放至没有安全措施的抽屉或办公桌上，次

日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现意外情况应立即报告;

印章保管员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管印章，印章保管

员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项；保管员正常上班后，代

管人员应向保管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员鹫记备

案制，以明确责任，落实到人；交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印

章交接单》，登记交接日期，管理印章类别，待交接人员签字，印章授权人

签字认可后备存；

7.2印章保管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用

章或用章审批手续不全的，印章保管员应拒绝使用；经办人拒绝印章保管

员审核文件内容或审批手续的，印章保管员可拒绝用章并向上级领导报告

处理。

7.3印章保管员用印盖章位卷要准确恰当，印迹要端正、清晰，印章名称与用

印落款要一致，不漏盖、不多盖；介绍信、便函、委托授权书要有存根，

要在落款和骑缝处一并加盖印章；

7.4印章保管员不得擅自用章，一经发现，按照C类过失处理；若因擅自用章

导致公司蒙受经济损失时，由印章保管员承担全部经济责任，并依据相关

法律追究其刑事责任；

7.5印章保管员调迂或离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工调离移交

工作的一部分，须办理分管印章的移交手续，并填写《印章人员调离交接

单》（附件7）后方可办理调离手续；

7.6非印章保管员携带外出时，用章人必须严格完整填写《印章使用登记表》

上各项信息，注明外出用印时间，并经权限持有人审核签字确认后，保管

员方可印签。归还印章F寸应完善《印章使用登记表》中的用印数量。未按

本规定执行的，保管员和使用人按照C类过失处理，由此致使公司蒙受的

一切损失，由保管员与用章人共同承担，并依据相关法律追究其刑事责任。

6.各类印章的使用规定

8.1.1公章的使用办理使用公章的事项，须由用章人认真填写相应的审批文

件并获得权限持有人审批后，连同需用章的文件等一并交印章保管员，

由其审核审批手续布备后盖章；

8.1.2凡有签署权限的领导签署文件或发文批准书，业务报表、函件等，可

直接加盖相应的印章，但印章保管员仍应该按照规定填写《印章使用

登记表》，并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据

无需审批人签字；

除本制度8.1.2款规定的情况外，凡加盖公司印章的文件，均须填写《印章使用登

记表》，并经权限持有人审批签字同意后，方可使用公司印章；

8.1.3涉及法律等重要事项需使用印章的，须经集团总裁或授权人审核签字

后方可使用；

8.1.4禁止在手写文件上加盖公司印章；

8.1.5禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张，信函、证件、授权委托书、

发文批准书、业务报表上加盖公司印章。

8.1合同专用章的使用规定

8.2.1对外签署的合同或协议，应按《公司章程》及相关的合同管理规定办

理审批程序；

8.2.2需使用合同专用章时，经办人应完整填写《印章使用签记表》，经权

限持有人审批同意后方可用章；

8.2.3需批量给合同加盖合同章的，应在《印章使用登记表》上填写用印的

合同份数、注明需加印的合同编号，禁止在手写合同或合同内容填写

不全的合同上加盖公司合同专用章，如有特殊情况，需备注说明；

8.2.4对外签署的合同或协议等，必须在骑缝处加盖合同专用章。

8.2财务章的使用规定

8.3.1财务人员依日常的权限及常规工作内容需使用财务印章的（不带出的

情况下），无须负责人审批，但应填写《印章使用登记表》；

8.3.2公司对外报送的各类业务报表（财务报表，统计报表等）及其他需用

公司财务印章的文本等，须按规定办理用章手续。

法人章的使用规定法人章的使用，必须由企业法人签字确认后，方可用印

或带出，否则不予用章，如有特殊情况，须电联法人，征得其同意或授权

后使用。

7.其他事项

9.1集团各部门及各子公司印章，由其做出相关规定，并报集团行政人事部备

案。

各类印章实行用章登记制度，印章保管员应每年两次（6月30日前，12月

31日前）将该期间填写的《印章使用登记表》及用章资料档案全部移交

集团行政人事部存档。

8.附则

10.1本制度自签发之日起实施：

10.2本制度最终解释权归集团行政人事部所有：

10.3附件

附件1:印章刻制申请表

《印章刻制申请表》

申请刻章部门申请人申请日期

□公司公章□行政部门专用章□财务专用章

申请章类

□合同专用章口部门专用章口其他：

印章内容：

□初次刻章印章形状：________________

刻章状况

□第一次印章尺寸：直径__________cm

印章字体印章材质其他要求

□新刻制，原因：________________________________________________________

申请理由

□原章损坏，原因：_____________________________________________________

□其他：_________________________________________________________________

部门负责人

意见签名：日期：

行管部门意见

签名：日期：

权限持有人

意见签名：日期：

附件2：:公司印章交接单

《公司印章交接单》

日期印章名称数量移交人接收入交接事由审批人备注

附件3：关于启用有关专用章的通知

启用印章的通知样本

集团分子公司、事业部：

根据《XXX集团基本办公管理制度》，由于的原因，现

集团已启用“专用章”，盖印章由部门管理，专管人

员为o为实现集团各级机构的业务对接、规范我集团的对外管理，自—

年月日起，启用本通知附件的章，原“专用章”

印章同时废止。

特此通知

年月—日

附件：新旧印章样式

附件4：公司印章留样备案表

公司印章留样备案表

NO：________________

印章名称：章审批人：

刻章人：启用时间：

配置及保管部门：印章用途：

印章专管员：__________________________

本留样印章自年月日启用。

印章领用凭证及承诺：

本人作为留样印章的保管及使用责任人，于年月

日自部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，

依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应

的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失

时，本人自愿全额赔偿因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。

印章专管员：

年月日

附件5:印章使用登记表

《印章使用登记表》

用

章发往单盖章使用印章保

印章名称用章事由使用人

时位/个人分数部门管人

间

附件6:关于停用有关专用章的通知

停用印章的通知样本

集团各子公司、事业部：

根据《XXX集团基本办公管理制度》，由于的原因，现集团拟

停用“专用章”，该印章由部门管理，专管人

为。为实现集团各级机构的业务对接、规范我集团的对内对外管理，自

年月日起，停用本通知附件的章。

特此通知

年月日

附件：停用印章留样

附件7:印章保管人交接单

《印章保管人交接单》

机构名称：交接日期：

□公司公章□行政部门专用章□财务专用章

印章类别

□合同专用章口部门专用章口其他：_________

印章内容

事由及备注

权限持有人

签署意见

移交人：接收人：监交人：

行政管理制度

文件名称证照管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

文件编号HHXZ/150102A版本号次

编制：审核：批准：共1页

二、证照管理制度

1.证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法

合格证、社保登记证等，个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、

岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。

2.行政人事部负责公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手

续；需要复印的，由行政人事部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必

要时加注“复印件仅用于办理XX事使用”。

3.行政人事部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检

审，确保证照的有效性。

4.为保证公司的合法经营，公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等

各种证件的产权属于公司，由行政人事部统一保管，任何人不得据为己有。

证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。

5.本制度最终解释权归集团行政人事部所有。

行政管理制度

文件名称文件管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

文件编号HHXZ/150103A版本号次

编制：审核：批准：共4页

三、文件管理制度

1.公司文件包括：外部文件、内部文件

1.1外部文件是指XXX集团各部门及子公司以外来文，包括信函、公文、传真

以及通知。

1.2内部文件

下行文包括：公告（决定、知识、通知、通报、任命、批复、处分）、规章

制度。

上行文包括：呈报件、请示、报告、总结。

平行文包括：工作联系单、答复、会议纪要。

1.3重点行文的说明：

公告（红头文件）：为下行文，用于集团总部向集团所有部门及子公司下发

工作计划、部署重要工作、任免、奖励、处分有关单位和个人，工作总结及

各种有关全局性的规定、决定、指示、通知、通报、批复、会议文件等事项。

红头文件的使用仅限于集团总部。

呈报文件、请示、报告：为上行文，一文一事。用于集团各级机构想直接管

理机构上呈的文件。

工作联系单，答复：为平行文，用于部门与部门之间，及部门与总公司间商

洽工作，通知、询问或答复问题等，主要发挥协调作用C

会议纪要：用于各类会议的会议记录、整理和总结。

2.1文件的编制规范集团各类文件的编制需按照规定的格式和编号方法进行，

要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。

2.2集团规章制度类文件遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：

文件标题

1.目的：（要阐明编制和使用本文件的目的）

2.范围：（要阐明本文件适用范围）

3.职责：（要阐明本文件所列执行部门或个人的职责）

（下列正文）

2.3作为需要进行传送的文件，请在输入时采用如下的文件格式；

页面设置：A4210X297毫米

正文字体：宋体小四/四号左空2格（全角）

文件标题：黑体小二号/二号粗体居中

段落标题：宋体小四号粗体居左

红头文号字体：黑体五号粗体居左

字体颜色：未作特殊说明的，行文中图文颜色均为黑色。

正文行距：25-30磅

文件页码：置于页脚居中

公司名称：置于页眉居左

（标准文件格式式样1-5号详见文件1）

2.4文件版头

2.4.1《河南XXX集团》版头仅用于颁布集团重要规章制度，公布集团中长

期发展规划、年度工作要点和总结等；公布机构设置或调整、人事任

免、奖惩等重大事项，通知重要事项；用于传达集团总部的决议或决

定，转发集团董事会的文件，发布有关事项。

2.4.2所有文件上均应标注相应密级和紧急程度，增强文件办理的及时、有

效、安全。密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应

当标明份数顺序号c不属于秘密文件，内容又不宜对外公开的应当在

文件右上角适当位置注明“内部文件”。

2.5.1文件的附件文件如有附件，在正文下空1行左空2字用宋体字标识“附

件”，后标全角冒号和名称。

2.5.2附件如有序号使用阿拉伯数字，如：“附件；1XXX”。

2.5.3附件名称后不加标点符号。附件应与文件正文一起装订，并在附件左

上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序。

2.5.4附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订,

就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件。

2.5成文时间、署名和附注

2.6.1成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。成文时间以领

导签发的日期为准；联合发文以最后签发领导人的签发日期为准。

2.6.2在文件制发时必须按照要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。

不重要的文件，只需署上经办人的姓名。

2.6.3文件如有附注，用宋体字，居左空2格（全角）加圆括号标识在需注

明项的下一行。

2.6文尾标注

2.7.1对应文件上报“主送”、“报呈”、“抄送”，编制“主题词”。“主

送”指文件处理或最终决策的部门或领导；“报呈”指参与决策的领

导需要了解相关情况的相关领导；“抄送”是指与文件内容有联系的

相关部门或领导；“主题词”可参照《国务院公文主题词表》编制。

同时，标引主题词必须准确，从主题词表中选用的主题词要能够准确

反映出文件的内容特征和归属类别。除专有名词外，一个词不超过四

个字，每个词之间空一格，无标点。主题词最少选两个，最多不超过

七个。

2.7.2如遇前页正文结束，落款转至下页，则须在落款的末页上注明“本页

无正文”字样。

2.文件的收发处理程序

3.公司行文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、分发、

登记、归档、销毁。行文与打印管理

集团各类文件统一使用A4尺寸打印稿，行文应规范，不得有错别字。

公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制

份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人

审定，总裁签字同意后打印发文。

4.1经总裁批准签发的文稿交行政人事部统一编号打印，由起草入校对（对文稿

内容、质量负责）修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政人事部

发出。

4.2打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真■等行文中的有关商业秘密

或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

4.发文管理

5.1公司发文由行政人事部统一编号、加字头存档，例：华（发）字［20150001】

号、华（管）字【20150001】号。有领导批示的，还应附批示件。

5.2部门和个人收文应在行政人事部发文登记册中签名。

5.3公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、

报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

5.4公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政人事部统一收回处理。

5.收文管理

6.1公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

6.2公司收文由行政人事部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记,

根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

6.3急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

6.4所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

本制度最终解释权归集团行政人事部所有。行政管理制度

文件名称电话管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

文件编号HHXZ/150104A版本号次

编制：审核：批准：共1页

四、电话管理制度

1.移动电话

1.1公司的全体管理人员都必须持有移动电话，电话由员工自行购置。

1.2公司高层领导、部门负责人、项目部管理人员、司机等，24小时开机（或

公告家庭座机电话）：其他人员的移动电话每天7：30〜22：30开机。持

机人在规定的开机时间内关闭手机，导致公事联系不上者，每次给予50

元的处罚；当月累计三次联系不上者，加倍处罚。

2.固定电话

2.1本公司的固定电话，主要是为工作及方便开展业务之用，禁止员工在公司

内打私人电话。打电话时应使用普通话，且用语应尽量简洁、明确，以减

少通话时间。

2.2公司员工接听公司电话的标准用语为：“您好，河南XXX集团！”需转接

时，应告知对方说：“请稍等！”总的要求是规范、简洁、礼貌。

2.3接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近

的同事应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

3.本制度最终解释权归集团行政人事部所有。

行政管理制度

文件名称工装管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

文件编号HHXZ/150105A版本号1次

编制：审核：批准：共4页

五、工装管理制度

1.目的

为提升集团对外形象，使集团员工服装标准化，规范化，充分展示团队综合

素养，提升员工工作士气，对工装进行统一管理，特制定本制度。

2.适用范围：集团所有员工

3.权责

3.1集团行政人事部负责本制度的编制、实施与监督；

3.2集团总裁负责本制度的核准；

3.3集团及各子公司行政人事部依照本制度负责员工工装的管理。

4.工装分类：按季节不同，工装原则上分为秋冬装和春夏装。

4.1秋冬装：

男装要求：以公司统一采买的工装为标准，整套工装包括西装、长袖衬衣、

领带、西裤和皮鞋。如图所示:

女士要求：以公司统一采买的工装为标准，整套工装包括西装、长袖衬衣（有

领）、西裙（要有黑/肉色袜子配套）或西裤、皮鞋。如图所示：

4.2春夏装

4.2.1男士要求穿短袖衬衣、西裤、皮鞋，以公司统一配置为标准

4.2.2女士要求穿短袖西装或短袖衬衣（有领）、西裙或西裤、皮鞋，以

公司统一配置为标准

4.3其他：以上男士、女士着装要求，如公司配备有统一工装则以公司配置

的全套着装进行穿戴。如公司不配备工装的、或尚未配备到位的、或试

用期未申领工装的，要求如下：

4.3.1秋冬季男士着装以深色西装外套，浅色衬衣，深色西裤为准，可根

据温度自行添加毛衣毛衫等衣物；女士着装要求同男士；

春夏季男士着装以短袖浅色地色衬衣，深色西裤为准；女士着装以短袖浅色纯

色衬衣，深色短裙或西裤为准；

4.3.2员工整体着装风格应以简单、大方的职业穿着为准，严禁员工穿戴

运动装、牛仔装、圆领T恤、汗衫、超短裙/短裤、背心/吊带、大

裤衩等，违反工装制度的员工按照A类过失处理。

5.着装时间与着装标准

5.1工装着装时间：

5.1.1原则上春夏装为每年5月1日至9月30日；秋冬装为每年10月1日

至4月30日；

5.2集团各部门及子公司根据以上原则结合各自的实际情况，可单独制定工装

的换装时间，但须由各部门及子公司负责人以签报的形式提报至集团行政

人事部核准后方可执行。工装采购及着装要求：

5.2.1员工的着装标准由集团行政人事部统一规定，报集团总裁批准后，由

行政人事部执行;

5.2.2集团各部门及子公司所有员工若无特殊情况或免责书，则必须在工作

日的周一至周五按照工装标准统一着装；

5.2.3着衬衣时，男员工衬衣下摆必须束缚在裤腰带内，并扎系腰带；女员

工衬衫必须束缚在短裙内。

6.着装的检查与监督

6.1集团及各子公司行政人事部负责对员工着装进行日常检查和监督；

6.2部门负责人对本部门员工工装着装有督导职责。

7.工装配发与工装费用

7.1工装配发：员工工装由集团及各子公司按照集团行政人事部核准的样式和

预算进行统一购买与配发。

7.2工装费用报销标准：

7.2.1员工通过7天观察期后，可领取公司配备的工装；

7.2.2公司员工中途离职或辞退时工装费用由公司和个人各承担50%,工装归

个人所有；

8.以上费用仅限公司配备的工装，加置工装、工装修改以及工装丢失进行重新

购置的费用，全部由个人承担。工装保管与注意事项

8.1工装保管

8.1.1员工应妥善保管工装，若发生丢失或毁损，应向行政人事部说明情况

并备档，可自行补购或公司补购，但补购工装的费用由个人自行承担;

8.1.2在补购工装期间，员工着装应遵循本制度“4.3”条款之规定，并应及

时跟进补购情况。

8.2注意事项

8.2.1凡XXX集团员工，上班一律穿着规定的工装（公司组织的活动，着装

要求另行通知）或按照要求穿着职业装，根据需要招聘的临时工、短

期工、试用期未转正员工同样适用。员工应爱惜工装，经常换洗并保

持整洁。

8.2.2严禁私自改变工装样式，严禁私自将工装借予XXX集团以外的员工。

8.2.3上班时间不穿工装或不按标准要求着装的，初次按照A类过失处分一

次，再犯应按照违纪管理制度处理（详情请参考第六章《员工违纪管

理制度》）。

9.附则

9.1本规定自发布之日起开始执行。

9.2附表

9.2.1附表一《员工工装申请表》

9.2.2附表二《员工工装发放登记表》（公司统一购买时须填写此表）。

9.3本制度最终解释权归集团行政人事部所有。

行政管理制度

文件名称办公设施及办公用品管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

文件编号HHXZ/150106A版本号次

编制：审核：批准：共3页

六、办公设施及办公用品管理制度

1.办公设施管理

1.1各部门的办公设施由行政人事部统一管理。每年年末由行政人事部与财务部

对各部门使用的办公设施按固定资产和低值易耗品分类登记、盘存。

1.2各部门应负责对所使用的办公设施进行维护和保养，如因人为原因使办公设

施遭到破坏的，应照价赔偿。

2.办公用品管理

2.1办公用品的购置

集团各部门的办公用品采购由行政人事部统一负费管理，行政人事部人员须经

常调查办公用品供应商及市场价格，以保证性价比和质量，应做到做到

质优价廉、库存合理、开支适当、保管良好，并建立帐本和入库手续。

各部门根据本部门办公用品使用情况，于每月25日前报送下月采购计划，

填写《办公用品申请单》，经部门负责人审批签字后报送公司行政人事

部;

2.1.1行政人事部制定采购计划及预算，经财务部和公司领导审批后购回，按计划

分发各个部门。

2.1.2因工作需要由部门自行购买的办公用品，应事先办理申请审批手续，购

买后报行政人事部备案。

2.1.3行政人事部根据各部门《办公用品申请单》汇总后，核对办公用品台账

库存，库存不足的编制《物品购置申请单》，由行政人事部负责人审核、

本部门权限持有人（报销权限）核准后，由行政人事部派专人进行采购；

2.1.4临时急需的办公用品（物品），应由部门负责人提出申请，填好《临时

办公用品（物品）申请单》，经行政人事部负责人审核、权限持有人核

准后购置。

2.1.5财务部负责办公用品采购的脸收、预算内的报销工作。

2.1.6办公用品采购人员根据《物品购置申请单》于次月