通信设备合同档案管理规范

通信设备合同档案管理规范合同编号：__________甲方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲方为一家专业从事通信设备研发、生产和销售的高新技术企业，乙方为一家具备通信设备合同档案管理经验的专业的档案管理机构，双方为共同推进通信设备合同档案管理的规范化、科学化，保障合同双方的合法权益，经友好协商，特订立本规范，以便双方共同遵守。第一条档案管理目标1.1乙方应按照甲方提供的合同内容、数量、期限等相关信息，保证合同档案的完整性、真实性和准确性。1.2乙方应建立健全合同档案的检索和借阅制度，确保合同档案的安全、及时和有效利用。第二条档案管理内容2.1乙方负责收集、整理、归档甲方与通信设备合同相关的所有文件，包括但不限于合同文本、补充协议、变更协议、结算凭证、验收报告等。2.2乙方应按照国家和行业的相关标准对合同档案进行分类、编码、编目、装订、装盒，并建立电子检索系统，方便甲方查询和使用。第三条档案管理流程3.1甲方应在合同签订后七个工作日内，将合同文本及相关附件提供给乙方进行归档。3.2乙方应在收到合同文本及相关附件后五个工作日内，完成合同档案的整理、归档工作。3.3乙方应定期对合同档案进行审查和更新，确保档案内容的时效性和准确性。第四条档案的借阅与复制4.1甲方工作人员如需查阅合同档案，应向乙方提出书面申请，经乙方负责人批准后方可进行。4.2借阅人应遵守乙方的借阅规定，不得泄露档案内容，不得擅自复制、拍照、借阅给第三方。4.3复制合同档案时，乙方应按照甲方提供的复制数量、用途和期限进行审核，并在合同档案复制件上加盖公章，以证明其真实性。第五条档案的保管与安全5.1乙方应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案的安全、防水、防潮、防虫、防火、防盗。5.2乙方应建立合同档案的防火墙和备份系统，防止电子档案的丢失和损坏。5.3如发生合同档案的丢失、损坏等情况，乙方应立即通知甲方，并采取措施进行补救。第六条保密义务6.1双方在合同档案管理过程中所获悉的对方商业秘密和机密信息，应予以严格保密。6.2双方应对本规范以及合同档案内容保密，不得向任何第三方透露。第七条违约责任7.1如甲方未按本规范规定提供合同文本及相关附件，乙方有权要求甲方支付逾期费用。7.2如乙方未按本规范规定完成合同档案的整理、归档工作，甲方有权要求乙方支付违约金。第八条争议解决8.1本规范的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。8.2双方在履行本规范过程中发生的争议，应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第九条其他9.1本规范一式两份，甲乙双方各执一份。9.2本规范自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，期满后双方可根据实际情况续签。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方提供的合同文本及相关附件2.乙方完成的合同档案整理归档目录3.合同档案复制件4.借阅合同档案的书面申请5.合同档案归档确认书6.合同档案防火墙和备份系统的相关资料7.商业秘密和机密信息的保密协议二、违约行为及认定：1.甲方未按规范规定提供合同文本及相关附件，认定违约。2.乙方未按规范规定完成合同档案的整理、归档工作，认定违约。3.双方未按规范保密义务约定泄露对方商业秘密和机密信息，认定违约。4.甲方未按规范规定支付逾期费用，认定违约。5.乙方未按规范规定支付违约金，认定违约。三、法律名词及解释：1.合同档案：指与甲方与通信设备合同相关的所有文件，包括合同文本、补充协议、变更协议、结算凭证、验收报告等。2.归档：指将合同文本及相关附件按照一定分类、编码、编目、装订、装盒，以便于查询和保存。3.借阅：指甲方工作人员查阅合同档案的行为。4.保密义务：指双方在合同档案管理过程中对获悉的商业秘密和机密信息予以严格保密的义务。5.违约金：指一方未履行规范约定义务，应向对方支付的违约补偿。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方未按时提供合同文本及相关附件。解决办法：甲方应按照规范规定在合同签订后七个工作日内提供合同文本及相关附件。2.问题：乙方未按时完成合同档案的整理、归档工作。解决办法：乙方应按照规范规定在收到合同文本及相关附件后五个工作日内完成整理、归档工作。3.问题：合同档案的丢失、损坏。解决办法：乙方应指定专人负责合同档案的保管工作，建立防火墙和备份系统，防止电子档案的丢失和损坏。4.问题：泄露商业秘密和机密信息。解决办法：双方应遵守保密义务，不得向任何第三方透露商业秘密和机密信息。5.问题：甲方未支付逾期费用。解决办法：甲方应按照规范规定支付逾期费用。6.问题：乙方未支付违约金。解决办法：乙方应按照规范规定支付违约金。五、所有应用场景：1.甲方