采购管理制度及采购流程

采购管理制度及采购流程一、制定目的及范围为提高公司的采购效率、降低采购成本、保障采购工作的规范性，特制定本采购管理制度。本制度适用于所有涉及采购的部门，包括项目采购、年度采购、零星采购和应急采购等情况。通过明确采购流程，确保各部门在采购过程中能够有效沟通、协作，从而实现资源的最优配置。二、采购原则1.采购过程应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑质量与价格，优先选择性价比高的供应商。2.所有采购物资必须从正规渠道采购，并要求供应商提供合法的发票。3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。4.在采购决策中，应充分尊重预算限制，由各部门统筹考虑采购需求。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请：申购人需先向仓库确认库存情况，若库存不足，则填写“申购单”。申购单需详细列明所需物品的名称、规格、数量及用途，以便于后续审批和采购。1.2申购审批：项目采购需提交预算审批，其他采购则需经部门负责人批准后填写流转单。流转单上需注明采购理由及预算情况，以便于后续审核。1.3询价：各部门负责根据采购需求进行询价，至少提供三家供应商的报价，确保价格的合理性和透明性。询价结果需记录在案，以备后续参考。1.4核价：在收到报价后，采购人员需参考历史价格，对报价进行核价，并在流转单中填写核价结果，确保采购价格的公正性。1.5审批：流转单需逐级审批，直至公司负责人进行最终审批。审批过程需记录意见与建议，以便于后续的追踪与改进。1.6采购实施与验收入库：审批通过后，采购人员可下单。物资到货后，由相关人员进行验收，确保物资符合要求，合格后入库。验收记录需完整，确保物资管理的可追溯性。1.7报销：采购物资的报销需在货物到达后一个月内完成，逾期将不予受理。报销材料包括采购单、流转单、入库单及发票或收款收据，确保财务流程的规范性。2.特殊采购流程2.1集中计划采购：办公用品需由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一进行采购，提升办公用品采购的效率与合理性。2.2零星采购：对于金额较小、偶发性的采购，采购人需征得部门负责人的同意后方可执行，以确保采购的合规性。2.3应急采购：在紧急情况下需要进行采购，由应急处置小组进行，无需进行询价，以便于快速响应紧急需求。应急采购需记录相关情况，以便后续分析和总结。2.4年度采购：对于定期需求的采购，需提前编制年度采购预算，并向财务部报备，确保年度采购的计划性和可控性。四、备案所有采购完成后，采购人员需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份。一份交由财务部门审核，另一份存档留存，以备后续查阅。采购记录的完整性对于后续的财务审计及内部控制具有重要意义。五、采购纪律1.采购人职责：采购人员需建立供应商资料档案，实施市场调查，确保采购物资的质量，维护公司利益。2.采购人员行为规范：采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，违者将受到严肃处理，确保采购的公正性和透明性。采购人员应定期参加培训，提升自身的职业道德和专业技能。六、流程的反馈与改进机制为确保采购流程的有效性和适应性，设立采购流程的反馈机制。各部门可定期对采购流程进行评估，提出改进建议，确保流程能够不断优化。通过收集和分析各环节的反馈信息，及时调整和改进采购政策与流程，适应市场变化和公司发展的需求。七、总结本采购管理制度旨在通过规范化的流程和明确的责任分工，提高采购效率，降低采购成本，保证采购工作的透明性与合规性。各部门应根据本制度认真执