质量管理体系程序文件-采购过程控制程序

XXXXXXXXXXXXXX有限公司

质量管理体系程序文件

采购过程控制程序

XXX-CX-7.4

版本序号：A/5

编制：XXX日期：2020年03月01日

审核：XXX日期：2020年03月01日

批准:XXX日期：2020年03月01口

受控状态:

分发编号:

2020年03月01日发布2020年03月01日实施

采购过程控制程序

1目的

对采购过程进行控制，确保采购产品符合规定的要求。

2适用范围

适用于公司生产材料、辅料、包装材料及委外服务采购的控制。

3职责

3.1总经理

负责合格供应商的审批工作。

3.2管理课

a）负责？元以上金额合同或定单的

b）组织评审供应商供货资质及合作状况；

c）建立和更新合格供应商名单；

d）合格供应商名单的使用和存档、保管；

e）组织现有供应商年度评审。

f）负责采购所需供方的选择和控制、具体采购合同或协议的签订及采购过程的实施和控制。

3.3安全品质课

a）提供与本部有关的供应商信息，如检测机构。

b）评审已有供应商的品质及品控状况。

c）参加各供应商的评审。

d）负责采购各类原辅材料、包装材料的检验和验证。

e）负责该部门采购所需供方的选择和控制、具体采购合同或协议的签订及采购过程的实施

和控制。

3.4生产课

a）提供与部门项目相关的供应商信息，如设备及相关配件、工程。

b）参加与项目有关的供应商的评审。

c）负责大修、更新改造项目及生产日常维修所需的设备、器材、计量器具采购标准的制

订。

d）负责该部门采购所需供方的选择和控制、具体采购合同或协议的签订及采购过程的实

施和控制。

3.5研发中心负责确定各类原材料、辅料和包装材料采购的质量技术要求和验收标准。

3.6采购部门实施采购过程，相关部门配合及参加。

4工作程序

4.1供方的选择和评价

原则上，一种材料暂定两家或两家以上的合格供应商以供采购时选择。

4.1.1供应商初步评价

a）采购人员视企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、

交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写《供应商调查表》。

b）采购人员对《供应商调查表》进行初步评审，经部门负责人签字，挑选出值得进一步评

审的供应商，召集本部门及相关部门对供应商进行评审。

c）管理者代表每月对供方初评、复评的情况进行跟踪监督，若有漏评的情况，则要求物流

采购课立即予以补充。

d）在对供应商进行初步评审时，采购人员须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求

和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。

4.1.2供应商的现场评审

对于提供关键与重要材料的供应商，若相关部门需要现场评审，应由采购部门召集相关部

门对供应商进行现场评审，并填写《供应商现场评审表》，供应商现场评审的合格分数须达到

70分（含70分）以上。

4.1.3提出样品需求

a）如公司有样品需求，由采购人员通知供应商送交样品，相关人员需对样品提出详细的

技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。

b）样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。

4.1.4样品的质检

a）样品在送达公司后，由相关部门负责完成样品的相关的检验工作，并填写《样品检验确

认表讥

b）经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。

c）合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在安全品质

课，作为今后检验的依据。

4.1.5确定合格供应商的名单

a）在《供应商调查表》完成后，由采购人员填制《合格供方审批表》，确认是否转其他部

门负责人签署，若需要，则转其他部门负责人签署后再由总经理审批；确认不需要，则由总

经理直接审批。

b）在《供应商调查表》、《供应商现场评审表》（若需要）、《样品检验确认表》（若需要）和

《合格供方审批表》完成后，销售采购部将供应商列入《合格供方名录》，交总经理批准。

c）原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

d）符合以下条件者，可直接列入《合格供方名录》：

i）惟一供应商或独占市场的供应商；

ii）由国家权威机构授权或者属于权威组织的；

in）客户指定的供应商；

iv）产品通过产品质量认证或质量体系认证的。

4.1.6现有合格供应商的评审和监督

a）评审方法：

公司每年4月份对供应商的质量、交期、服务、价格水平等方面进行考核。

项目比重考核部门

质量40%品质或使用部门

价格30%采购部门

交期20%采购部门

服务10%使用部门

b）按供应商的资质等级，合格的供应商分为以下几级：

优秀供应商一一资质最优，合作中无质量问题，按评审评分标准达85分及以上的供应商；

合格供应商一一资质较好，合作中无重大质量问题，评审时分数在71〜84分之间的供应

商；

不合格供应商一一经合作有质量问题，评审后分数未达到70分，质量得分＜20分者。从

《合格供方名录》中删除。

等级总得分奖惩

A,85分为优秀供应商，优先采购

B71〜84分为合格供应商，可正常采购

CW70分为不合格供应商，予以淘汰

4.1.7正常的年审由管理课、安全品质课和相关部门共同完成。年审之前应收集相关供应商

的信息和各部的意见。年度审核时由管理课填写《供应商年审表》。

4.1.8以下情况，供方要从名录中删除：

a）经年审不合格的供应商，则从合格供应商名单中删除。

b）同一供应商同一产品连续两次出现不合格时，由使用部门或安全品质课出具《质量信息

反馈单》要求其改进，如改进无效果，由安全品质课报请总经理批准，取消其合格供应商资

格，并在《合格供方名录》中删除。

c）供应商价格、交货期、服务态度恶劣者，相关部门可在年度考核之前报请总经理，从《合

格供方名录》中删除。

d）两年以上未提供产品的供应商。

4.2原辅材料采购信息的制定

4.2.1管理课根据生产部月度生产计划的安排及销售计划、结合库存物资量，编制采购计划。

采购计划由总经理审批。

4.2.2增补原辅材料、包装材料时需做增补计划或相关部门提交《请购单》，经部门负责人审

核，总经理审批。

4.2.3管理课按计划要求与供方签订采购合同或订单，由部门负责人审核，总经理批准。管

理课须要求供方提供每一批的产品质保书或化验报告单等质量证明。

4.2.4其他物资采购信息的制定

由相关部门根据要求提交《请购单》，经部门负责人审核，总经理审批。

4.2.5对原辅材料、包装材料采购合同或订单的内容一般包括：

a）产品名称、规格、型号或等级、标准、数量、价格、供货时间；

b）质量及质量保证要求、技术标准、供方对质量的责任条件、期限；

c）交货地点、方式、运输方式或到达港口、费用负担；

d）违约事项及其他要求。

4.2.6对委外采购服务的采购合同或订单内容一般包括：

a）服务内容及需求（包括检验人员资格要求）；

b）服务所依据的质量标准或技术标准；

c）服务时限；

d）质量保证要求；

e）其他要求如价格及结算方式。

4.2.7上述采购信息在与供方沟通前，应由总经理批准，以确保规定的采购要求是充分与适

宜的。

4.3原、辅材料和包装材料的验证

4.3.1采购接到到货通知，填写《报检单》给安全品质课。安全品质裸对来料进行进厂验证，

按XXX-CX-8.2.4《产品检验与试验控制程序》执行；检验后出具《原材料检验报告》，

交仓库和采购。检验合格采购填写《入库单》办理入库，不合格品则核《不合格品控制程序》

执行。

4.3.2顾客若需到供方货源处验证，或顾客需到仓库对采购产品