信息技术部门项目资料管理制度

信息技术部门项目资料管理制度第一章总则为加强信息技术部门项目资料的管理，确保资料的安全性、完整性和有效利用，依据国家相关法律法规以及公司内部管理规定，特制定本制度。项目资料是记录项目全过程的重要文件，是评估项目执行效果、总结经验教训和进行决策的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司信息技术部门所有项目的资料管理工作，包括项目立项、计划、实施、监控、收尾等阶段的所有相关文档和资料。项目资料管理工作涉及项目经理、技术人员、文档管理员及其他相关人员。第三章管理规范项目资料管理应遵循以下规范：1.资料的收集与归档应及时，确保资料的完整性和准确性。2.各类项目资料应分类存储，便于查阅和管理。3.资料的变更、更新应及时记录，并确保版本控制，避免资料混乱。4.所有资料应采取必要的保密措施，防止泄露和滥用。5.项目完成后，需对项目资料进行整理和总结，形成项目总结报告，并归档保存。第四章操作流程项目资料管理的具体操作流程包括以下几个环节：1.资料收集各项目团队需在项目各阶段收集相关资料，包括但不限于项目计划书、需求文档、设计文档、测试报告、会议纪要等。所有资料应由项目经理审核确认后进行归档。2.资料归档项目资料应按照项目阶段进行分类归档，归档材料应包括电子版和纸质版。电子版资料需存储在公司指定的云存储平台，纸质版资料应存放在专用档案柜中，并做好编号登记。3.资料维护对已归档的资料，项目经理需定期检查其完整性和有效性，发现问题应及时整改。资料的更新和变更需在原资料上进行标注，并按规定程序进行备案。4.资料查阅涉及项目资料查阅的人员需向资料管理员提出申请，填写查阅申请表并经项目经理批准。查阅过程中，需遵循保密原则，严禁对资料进行修改或损毁。5.资料转递在项目组内部或外部需要转递资料时，需填写资料转递单，注明转递目的和接收人。转递过程中应采取密封措施，确保资料不被篡改或损毁。6.资料销毁对于已完成项目的资料，在项目结束后需进行评估，保留必要的资料，其他资料应按照公司档案管理规定进行销毁，并做好销毁记录。第五章责任分工1.项目经理负责项目资料的收集、审核和归档，确保资料的完整性和准确性。项目经理应对项目资料的保密性和安全性负主要责任。2.技术人员根据项目需求，及时提供相关技术资料，并协助项目经理完成资料的整理和归档工作。3.文档管理员负责项目资料的存储、维护和查阅，确保资料管理流程的顺利进行，提供必要的支持和服务。4.审计部门定期对项目资料管理情况进行检查和评估，提出改进建议，确保制度的有效实施。第六章监督机制为确保本制度的有效落实，建立以下监督机制：1.定期检查审计部门应定期对项目资料的管理情况进行检查，评估资料的完整性、安全性和保密性。检查结果应形成书面报告，反馈给信息技术部门。2.反馈机制项目团队可通过定期会议或专项通报的形式，反馈资料管理中存在的问题和改进建议。信息技术部门应对此进行汇总、分析，并提出改进措施。3.培训与宣传定期组织项目资料管理培训，提高相关人员的意识和技能，确保制度的有效执行。培训内容包括资料管理流程、保密要求及资料维护等方面的知识。第七章附则本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释与修订。制度的修订应根据实际情况和法律法规的变化进行及时调整，确保其持续适用性和有效性。第八章相关条款本制度的实施不影响公司其他相关制度的执行，若其他制度与本制度存在冲突，以本制度为准。对于违反本制度的行为，将依据公司相关纪律处分规定进