相关方沟通管理制度

相关方沟通管理制度一、背景与目的为了保障企业与相关方之间的高效沟通和良好合作，提高项目交付的准确性和时效性，订立本《相关方沟通管理制度》。本制度旨在明确相关方沟通的流程和规范，确保信息传递的准确性及时性和全都性，促进各方之间的理解与搭配，实现项目的顺利运行和企业的可连续发展。二、适用范围本制度适用于我公司内的各级经营活动和项目的相关方沟通管理。三、相关方的界定本制度中的相关方指与我公司经营活动和项目直接相关或可能受到影响的各方，包含但不限于以下类型：内部相关方：包含公司内不同部门、职能团队及各级管理层。外部相关方：包含客户、供应商、合作伙伴、投资者、媒体、政府机构等。四、沟通管理原则信息准确性原则：沟通内容应准确无误，确保信息传递的准确性。及时性原则：及时传递信息，确保各方能够在合适的时间取得所需信息。全都性原则：沟通内容应全都，确保各方对于信息的理解保持全都。双向沟通原则：乐观倾听各方看法和反馈，建立良好的双向沟通机制。敬重与信任原则：敬重各方权益，建立互信关系，形成良好的合作氛围。五、沟通管理流程5.1沟通需求定义经营活动：相关部门和团队依据业务需求，明确所需沟通的内容、对象和目的。项目管理：项目经理在项目启动前，与相关团队确定需求沟通的内容、频次、方式和目标。5.2沟通计划订立经营活动：相关部门和团队订立沟通计划，包含沟通内容、对象、方式、频次、时间节点等。项目管理：项目经理在项目启动时，订立认真的沟通计划，包含沟通矩阵、沟通频率、沟通方式、沟通目标等。5.3沟通执行与监控经营活动：沟通内容按计划执行，确保及时传递和准确的信息。项目管理：项目团队依照沟通计划执行沟通任务，项目经理负责监控沟通效果并及时调整。5.4沟通评估与改进经营活动：定期对沟通效果进行评估，依据结果调整沟通方式和频次，不绝改进沟通管理。项目管理：项目结束后进行沟通效果评估，总结经验教训，为将来项目的沟通管理供应参考。六、沟通方式会议：定期组织、参加相关方会议，确保各方之间的沟通和协调。邮件：使用邮件进行信息传递，确保准确的记录和转达。电话：通过电话进行紧急情况的沟通和解决。文件：以书面形式供应认真信息，确保准确性和便于查阅。内部通知：通过内部通知、公告等方式转达紧要信息。社交媒体：在经过审批的前提下，可使用社交媒体平台进行信息发布与互动。七、沟通记录与归档沟通记录：对紧要沟通内容进行记录，包含会议纪要、邮件、通知、文件等。沟通归档：依照归档要求对沟通记录进行分类、整理、归档，确保其可查阅性和安全性。八、沟通风险管理风险识别：对可能产生沟通风险的因素进行辨识和猜测。风险评估：对已辨识的沟通风险进行评估，确定其影响程度和可能性。风险应对策略：针对不同的沟通风险，订立相应的应对策略和措施。风险监控与掌控：依据风险监控计划，定期对沟通风险进行跟踪、监控和掌控。九、相关方沟通管理的责任与权益相关部门及团队负责定期与相关方进行沟通，确保信息的传递和共享。项目经理负责沟通计划的订立和执行，保证项目的顺利进行和沟通的效果。相关方有权获得项目和经营活动相关的沟通信息，并有权提出看法和反馈。相关方应履行信息保密的义务，不得将机密信息泄露给非授权人员或机构。相关方应敬重并遵守本制度的各项规定，乐观参加沟通，保持合作态度。十、制度遵守与改进全体员工应遵守并执行本制度，若发现违反本制度的行为，应及时上报并矫正。本制度的改进和修订由企业管理负责人依据需要进行，须经相关部门的协调和审批。以上就是我公司