档案行政执法手册

档案行政执法手册

目录

第一章档案行政执法概述.........-1

一、档案行政执法的概念................1

二、档案行政执法的方式...............................................3

三、档案行政执法的基本原则...........................................4

第二章裆案行政监督检查...................................................6

一、档案行政监督检查简介.............................................6

二、档案行政监督检查程序.............................................8

第三章档案行政处罚.......................................................13

一、档案行政处罚简介................................................13

二、档案行政处罚程序................................................16

一、档案行政许可简介................................................23

二、档案行政许可程序................................................25

第五章档裆案行政强制....................................................38

一、档案行政强制简介................................................38

二、档案行政强制程序..................40

第六章其他档案行政执法行为..............................................51

一、档案行政复议....................................................52

二、档案行政听证....................................................60

第七章档案行政执法常见问题解答..........................................68

一、档案行政监督检查常见问题解答...................................68

二、档窠行政处罚常见问题解答........................................73

三、档案行政许可常见问题解答........................................77

四、档案行政强制常见问题解答........................................83

五、档案行政复议常见问题解答........................................88

六、档案行政听证常见问题解答........................................91

第八章档案行政执法案例评析..............................................95

附录一档案行政执法常用执法文书目录.....................................110

一、档案行政监督检查常用执法文书...................................110

二、档案行政处罚常用执法文书.......................................111

三、档案行政许可常用执法文书.......................................112

四、档案行政强制常用执法文书.......................................113

五、档案行政复议常用执法文书.......................................114

六、档案行政听证常用执法文书.......................................116

附录二档案行政执法常用法律法规规章目录.................................117

一、法律............................................................117

二、法规...........................................................117

三、规章...........................................................118

第一章档案行政执法概述

一、档案行政执法的概念

档案行政执法，是指县级以上档案行政管理机关（以下简

称档案行政管理机关）依照法律、法规、规章规定的职责、权

限和程序，对档案行政管理相对人和档案管理事项进行处理并

直接影响相对人权利义务的行为o理解这概念需要把握以下几

点。

档案行政管理机关是档案行政管理的唯一行政执法主体。

也就是说，从组织法和档案专业法的角度来看,档案行政管理

机关是对档案事务实施行政管理的唯一职权部门。只有档案行

政管理机关才具有档案行政执法权，其他部门涉及档案事务的

行政执法，并不是档案行政执法，是其他不同性质的行政执法。

档案行政执法权既是法律、法规和规章赋予档案行政管理

机关的一项权利，又是一项必须履行的职责。也就是说，这种

权利和职责,是法律、法规和规章授予的，不是自封的。这种

权利的行使和职责的履行，必须在法律、法规和规章规定的范

围内进行，不得放弃和推诿。

档案行政执法行为直接影响档案行政管理相对人的权利和

义务。也就是说，无论是档案行政管理机关对行政相对人实施

档案行政处罚、奖励，或是准予档案行政相对人某项档案行政

许可、确认，都直接影响档案行政管理相对人的切身利益。档

案行政管理机关在行使档案行政执法权时，必须坚持依法办事,

做到有理有据，既要维护好国家档案管理的正常秩序，又要保

护好档案行政相对人的合法权益。

档案行政执法人员要学法、懂法。档案行政执法，是将法

律、法规、规章之规定，运用到具体的档案行政对人、具体的

档案管理事项的具体行政行为。档案行政执法的这一特点表明,

档案行政执法人员要学法、懂法，才能严格执法;不学法、不

懂法，必然导致不会执法和胡乱执法。档案行政执法所依之

“法”有三个方面的内容;是档案行政执法必须遵守的公共法。

这类“法”包括行政许可法、行政处罚法、行政强制法及有关行

政执法的行政法规、规章等,它是规范所有行政执法行为的程

序法。二是档案专业法。包括档案法、档案法实施办法、档案

管理法规和规章等。三是非档案专业法中赋予档案行政管

理机关职责权限的法律规范。由此可见，档案行政执法人员学

法、懂法并不是一件轻而易举的事，不仅要学习档案专业法律、

法规和规章，还要学习公共法及非档案专业法律、法规和规章

中赋予档案行政管理机关职责权限的法律规范。只有认真学习

法律，才不会在具体的档案行政执法中导致事实不清、证据不

足、定性不准、适用法律不当等行为的发生;只有全面学习法

律，才能真正懂得和熟悉法律，才能胜任档案行政执法工作，

做到“有法必依、执法必严、违法必究工

2

二、档案行政执法的方式

档案行政执法主要有以下几种方式。

（一）档案行政监督检查

档案行政监督检查是指档案行政管理机关对公民法人和其

他组织是否遵守档案法律、法规和规章的情况进行的检查。它

是档案行政管理机关对外行使职权的一种形式，也是档案行政

管理机关在档案行政执法活动中采用的一种最常见的行政执法

方式。档案行政监督检查的形式主要有综合检查、专题检查、

定期检查、不定期检查等。

（二）档案行政处罚

档案行政处罚是指档案行政管理机关依据法定职权和程序

对违反档案行政法规尚未构成犯罪的行政相对人给予行政制裁

的一种具体行政行为。档案行政处罚是档案行政执法的基本方

式之一。档案行政处罚的种类有种:警告、罚款、没收非法所

得。

（三）档案行政许可

档案行政许可是指档案行政管理机关根据公民、法人和其

他组织的申请，经依法审查，准予其从事特定档案事务活动的

行为。档案行政许可是档案行政管理机关依申请对外行使职权

的具体行政行为。档案行政许可的种类主要有行为许可和资格

许可。

3

（四）档案行政强制

档案行政强制是档案行政管理机关为保证档案安全、维护

档案管理秩序，依法对行政相对人的档案、财物采取强制性手

段的总称。它是档案行政管理机关对外行使职权的一种强制性

措施。档案行政强制分两种形式:档案行政强制措施和档案行

政强制执行。

除此之外，档案行政执法还有档案行政复议、档案行政听

证'档案行政奖励、档案行政确认、档案行政裁决等方式。

三、档案行政执法的基本原则

档案行政执法必须遵守合法原则、公正合理原则、公

开便民原则和接受监督原则。

（一）合法原则

合法原则是档案行政执法应当遵守的最重要原则，是依法

治档在档案行政执法中的具体体现。合法原则包括两个方面的

要求:一是档案行政执法要严格执行法律法规和规章规定的职

责、权限。在具体的档案行政执法中，执法主体必须遵守法律、

法规和规章，不得作出任何不符合法律、法规和规章的行政规

定和决定;同时有义务执行和实施法律、法规和规章规定的行

政义务。二是档案行政执法应当依照法律、法规和规章的授权

进行活动。档案行政执法人员要时刻牢记档案行政执法权力是

有边界的，因此,在实施行政执法的过程中，既要做到不越权

4

不滥用职权，又要做到证据确凿、适用法律正确、符合法定程

序。

（二）公正合理原则

公正合理原则是要求档案行政执法的内容要客观、公正、

适度、符合情理。公正合理原则包括三个方面的要求:一是档

案行政执法行为的目的正当。档案行政执法应以法律得以全面

执行为目的，不得有其他不良动机。二是平等对待档案行政相

对人。在具体的档案行政执法中，要做到法律面前人人平等，

不因地位高低、关系亲疏等采取不同的对待标准。三是坚持行

为适度、过罚相当档案行政执法人员在行使自由裁量权时，要

根据违法事实情节的轻重作出恰当的选择处理,不能无故加重

处罚。

（三）公开便民原则

公开便民原则是要求档案行政执法的依据和决策过程公开,

方便档案行政相对人办事，提高工作效率。公开便民原则包括

两个方面的要求:一是档案行政执法的依据、决策过程必须公

开。《行政处罚法》规定,对违法行为给予行政处罚的规定必

须公布，未经公布的，不得作为处罚的依据；《行政许可法》

也规定，有关行政许可的规定应当公布，未经公布的，不得作

为实施行政许可的依据，行政许可的实施、结果应当公布。二

是档案行政执法必须便民。如档案行政许可要实行一个机构统

一办理;档案行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期

限、需要提交的材料目录、申请书示范文本等在办公场所公示。

5

档案行政管理机关作出行政处罚时，要告知当事人作出处罚的

事实、理由、依据，履行档案行政处罚决定的途径、方式、期

限、地点等。

（四）接受监督原则

接受监督原则是要求档案行政执法必须遵守和执行监督制

度，严格规范档案行政执法行为。档案行政执法必须接受六个

方面的监督:一是人大的监督和政协的民主监督:二是档案系统

内部的层级监督;三是行政诉讼的监督;四是检察和审计的监督;

五是新闻媒体和人民群众的监督;六是机关内部的监督。

第二章裆案行政监督检查

一、档案行政监督检查简介

档案行政监督检查，是指档案行政管理机关依法职权和法

律授权对档案行政管理相对人遵守档案法律、法规和规章的情

6

况进行监督检查的行政执法行为。它是档案行政管理机关对外

行使职权的一种形式，也是档案行政管理机关在档案行政执法

活动中采用的一种常见的、重要的行政执法方式。

档案行政监督检查具有以下特征。

档案行政监督检查的主体是享有档案管理监督权（职权性）

和档案法律、法规授权的档案行政管理机关。

档案行政监督的对象是作为行政相对人的国家机关、公民、

法人或者其他组织。

档案行政监督检查的内容是行政相对人遵守档案法律、法

规和规章的情况。

档案行政监督检查的性质是一种依职权和档案法律授权的

单方具体行政行为，是一种独立的法律行为。

档案行政监督检查的目的是防止和纠正档案行政相对人的

档案违法行为,保障档案法律、法规和规章的落实Q

档案行政监督检查既然是一种单独的档案行政执法行为，

就必须按照“有法必依、执法必严、违法必究”的原则，遵照一

定的程序进行。档案行政监督检查的主要方式有综合检查、专

项检查、定期检查、不定期检查等。在具体实施档案行政监督

检查时，档案行政执法监督检查人员应注意以下事项。

档案行政监督检查时至少两人以上并都持有执法

证件。

检查时要态度温和、说话严谨。

检查时不说与检查无关的话。

7

在询问的时候，应根据被检查单位的具体情况，采

取不同的询问方式。

二、档案行政监督检查程序

（一）档案行政监督检查程序图

档案行政监督检查基本程序可分为现场检查程序和检查结论程

序两大部分,如图2-1所示。

图2-1档案行政监督检查基本程序图

（二）档案行政监督检查程序工作流程及内容

1.现场检查程序工作流程及内容

⑴现场检查程序工作流程图（见下页图2-2）

（2）现场检查程序工作流程内容（在被检查单位）

①告知。以书面或口头的形式事先告知被检查单

位，说明此次档案行政监督检查的时间、内容、要求、方法

和检查依据等。

②亮证。监督检查带队负责人向被检查单位介绍参

加此次档案行政执法监督检查的行政执法人员,档案行

政执法人员按介绍顺序依次向被检查单位出示行政执法

证件，以表明身份（至少出示两人以上的行政执法证）。

③询问。综合监督检查主要询问被检查单位如下内

容。

是否建立各项制度。（依据《档案法》第十三条）

告知

口

亮证

■

询问

■

查看

K3

记录

■

阅核

a

签字

图2-2现场检查程序工作流程图

是否危及档案安全。（依据《档案法实施办法》第

十五条）

是否及时立卷归档。（依据《档案法》第十条）

是否集中管理档案。（依据《档案法》第十条）

是否及时移交档案。（依据《档案法》第十一条）

其他情况。可根据当地的具体情况,依据《档案法》、

《档案法实施办法》的其他规定以及当地档案法规

规章规定的事项进行询问。如依据《河南省档案管理条

例》第三十二条规定,可询问重大活动是否备案等。

9

专项监督检杳应严格按照监督检查前告知的内容范

围进行询问

④查看。综合监督检查实地主要查看被检查单位如

下内容。

查看各项制度落实情况。如查看档案移交清册登

记、档案借阅利用登记、库房温湿度记录、库房温湿度调

控记录等。

查看档案安防措施及档案保管情况。如查看库房温湿度、

十防设施，档案是否有生虫、霉点、发黄、变脆、字迹泅化等

现象。

查看文件归档情况。如查看文件、档案移交清册对照归档

范围及保管期限表查看其室藏档案有没有缺失的情况;查看有

没有党委（党组）会议记录、办公会议记录、民主生活会议记录、

各种年度统计报表、人员编制名册等。

查看集中管理档案情况。如查看单位的文书、会计、声像

（照片、录音带、录像带）、科技（基建、设备）及业务档案是否

集中统一管理

查看向档案馆移交档案情况。如查看其最早期限

的档案是否属于该移交的档案，查看全宗卷的记录情况，查看

有没有档案移交凭证等。

其他需要查看的情况。如依据《河南省档案管理条例》第

三十二条规定，需查看重大活动档案，查看有没有重大活动档

10

案，查看全宗卷中有没有重大活动备案手续专项监督检查应严

格按照监督检查前告知的内容范围进行查看。

⑤记录。实施监督检查时，应指定专人负责记录工作。

《现场监督检查记录》应符合档案行政执法文书格式要求，主

要内容包括监督检查的时间、地点、参加人员、检查内容、询

问情况、实地查看情况、存在问题情况等。

⑥阅核。监督检查结束时，记录人员应分别将《现场

监督检查记录》交由被检查单位人员、此次监督检查带队

负责人审查核对。

⑦签字。《现场监督检查记录》经被检查单位人员此次监

督检杳;带队负责人审阅后，分别由监督检查人员与被检查单位

人员共同在检查记录上签字或盖章。

2,监督检查结论程序工作流程及内容

⑴监督检查结论程序工作流程图

商议监督检■作出监督检■送达监督检

查结论■查决定■查执法文书

记录反馈情

归档

况

图2-3监督检查结论程序工作流程图

⑵监督检查结论程序工作流程内容

11

①商议监督检查结论。监督检查结束后，监督检查带队负

责人应召集监督检查人员，根据监督检查情况,依据档案法规

和《现场监督检查记录》，商议提出检查结论意见，制作《监

督检查报告书》。

②作出监督检查决定。《监督检查报告书》形成后，上报

机关法制机构和机关负责人审核、批准，并按以下情况形成监

督检查决定，制作监督检查执法文书。

被检查单位无档案违法行为的,给予通报表扬，制作《监

督检查结果通报》；特别优秀的，制作《档案行政监督检查建

议书》，建议有关部门给予奖励。

被检查单位档案违法行为轻微，不足以给予行政处分和行

政处罚的，制作《限期整改通知书》，责令其限期整改。

被检查单位档案违法行为较为严重，应当给予档案行政处

罚，但其违法行为不足以给予有关直接责任人行政处分的,制

作《档案行政处罚事先告知书》，启动档案行政处罚程序,对

违法单位实施档案行政处罚。

被检查单位档案违法行为严重，应当给予档案行政处罚，

并对相关责任人给予行政处分，但不涉及刑事犯罪的，制作

《给予行政处分建议书》，建议被检查单位的主管部门或者监

察部门、人事部门给予相关责任人行政处分;制作《档案行政

处罚事先告知书》，启动档案行政处罚程序，对违法单位实施

档案行政处罚。

12

被检查单位档案违法行为特别严重，涉及刑事犯罪的，制

作《涉刑事档案违法案件移送书》，移交公安部门立案查处。

③送达监督检查执法文书。制作好的档案监督检查执法文

书经机关负责人签发后，分别按监督检查决定的意见，送达被

检查单位、有关主管机关、监察部门、人事部门或者公安部门。

监督检查执法文书回执应由上述部门签字或者盖章。被检查单

位拒签的，应在监督检查执法文书回执上注明拒签。

④记录反馈情况。监督检查执法文书送达后，监督检查人

员应随时了解监督检查决定执行情况，并将执行情况记录在案。

⑤归档。监督检查决定执行完毕后，监督检查人员应将监

督检查情况、监督检查决定执行情况所形成的材料于1个月内

按规范要求整理后归档。

第三章档案行政处罚

一、档案行政处罚简介

档案行政处罚，是指档案行政管理机关依法定职权和程序

对违反档案行政法规尚未构成犯罪的公民、法人和其他组织给

予行政制裁的一种具体行政行为。档案行政处罚是档案行政管

13

理机关对外行使职权的一种形式，也是档案行政管理机关所采

用的一种重要的行政执法方式。

档案行政管理机关实施档案行政处罚应当遵循以下原则：

一是以《行政处罚法》、《档案法》、《档案法实施办法》等

法律、法规和规章为依据;二是事实清楚、证据充分、程序合

法、处罚适当;三是公正、公开、及时;四是处罚与教育相结合。

档案行政管理机关实施档案行政处罚，应当具备四个条件:

一是有明确的违法行为人;二是有具体的违法事实和证据;三是

有法律、法规或者规章的依据;四是属于查处该违法行为的档

案行政管理机关管辖。

档案行政处罚的种类有警告、罚款、没收违法所得三种。

档案违法行为在2年内未被发现的，不再给予档案行政处罚。

档案行政管理机关作出对单位处以5万元以上罚款、对个

人处以3000元以上罚款决定之前，应当告知当事人有要求举

行听证的权利;当事人要求听证的，应当在被告知后3日内提

出，档案行政管理机关应当组织听证当事人自收到档案行政处

罚决定书15日内不履行的，档案行政管理机关有权实施加处

罚款、催告和申请人民法院强制执行。

档案违法行为构成犯罪的，档案行政管理机关必须将案件

移送司法机关追究刑事责任，不得以行政处罚代替刑事处罚。

公民、法人或者其他组织对档案行政管理机关所给予的行

政处罚享有陈述权、申辩权;对档案行政处罚不服的，有权依

法申请行政复议或者提起行政诉讼。公民、法人或者其他组织

14

因档案行政管理机关违法给予行政处罚受到损害的，有权依法

提出赔偿要求。

档案行政执法人员在实施档案行政处罚时，应注意以下事

项。

承办档案行政处罚案件的档案行政执法人员人数不少于两

人。

应向当事人出示行政执法证件，以表明执法者身份。

询问当事人和证人时，应制作询问笔录。询问调查前应列

《询问调查提纲》，按《询问调查提纲》进行询问调查。制作

笔录时应如实记录被询问人的陈述，制作笔录尽量不删改。笔

录制作完毕，应当让被询问人核对或由执法人员宣读，经校对

无误后，由证人、当事人签名或盖章。

及时送达执法文书。执法文书回执需由当事人签字或盖章。

及时告知当事人依法享有的权利和义务。

依法收集证据。与案情相关的物证、书证、视听资料等都

要提取和收集，有些案件还要做勘验笔录。

要讲究方式方法。档案行政处罚是档案行政管理机关、档

案行政执法人员与行政相对人之间的互动，在这个过程中一定

要讲究方式方法。如果方式方法不当，可能引起对立、冲突，

既不利于档案行政处罚的执行，也达不到档案行政执法的目的。

15

二、档案行政处罚程序

（一）档案行政处罚一般程序工作流程图

档案行政处罚一般程序由登记立案、调查取证、核审、事

先告知、行政决定、送达文书、决定执行、结案、案卷归档等

工作环节组成，其工作流程如图3-1所示。

登记立♦案q调查取证口核审

送达文/日行政决定日昨先看知

决定执行日结案n归档

图34档案行政处罚一般程序工作流程图

（二）档案行政处罚一般程序工作流程内容

1.登记立案

档案行政管理机关法制机构对监督检查上交、接受举报、

相关单位移交、上级机关交办的档案违法案件,应从是否有明

确的违法行为人，是否有具体的违法事实和证据,是否有法律、

法规或者规章的依据，是否属于本机关管辖,是否在法定追究

期限等五个方面进行形式审查对符合上述五个条件规定的档案

违法案件，填写《立案审批表》，报本机关分管领导审批。机

关分管领导批准后，指定2名以上（含2名）档案行政执法人员

组成案件调查组，立案查处。对不符合上述五个条件之一的，

16

不予立案，填写《档案违法行为案件来源登记表》后，告知当

事人不予立案的原因和理由。

2.调查取证

立案后，办案人员应当及时进行调查，收集、调取证据。

办案人员在调查取证时，应当按照要求向当事人出示执法证件,

表明身份，说明理由和依据。收集证据的范围包括书证、物证、

证人证言、视听资料、计算机数据、当事人陈述、勘验笔录和

现场笔录。调查取证途径如图3-2所示。

其图3・2调查取证途径图

调查取证的具体内容如下。

依法对档案违法现场进行检查、勘查、拍照，形成现场勘

查笔录、档案物品勘查笔录、现场绘图、现场照片等。

办案人员询问当事人及证人，形成当事人陈述笔录、证人

证言笔录、证人出具的书面证据等。询问当事人和证人时应注

意以下事项:询问应当个别进行并制作笔录，询问笔录应当交

被询问人核对;对阅读有困难的，应当向其宣读;笔录如有差错、

遗漏，应当允许其更正或者补充;涂改部分应当由被询问人签

名、盖章或者以其他方式确认;经核对无误后，由被询问人在

笔录上逐页签名或盖章确认。办案人员亦应当在笔录上签名。

17

有关部门出具的书面证言等材料。需到其他部门或需要委

托其他档案行政管理机关协助调查、取证时，应当出具书面调

查函或委托调查函。

其他。其他需要调查取证的情况。

3.核审

案件调查取证终结后，办案人员写出《案件调查终结报告》

和《档案行政处罚建议书》，并草拟《档案行政处罚决定书》，

连同案卷交由机关法制机构进行书面核审。机关法制机构核审

案件应当对所有移送材料进行登记，并制作案件核审笔录。对

事实不清、证据不充分、适用法律不准、拟处罚决定不当的案

件，退回办案人员补正或修改;对超出管辖权的案件，报机关

分管领导核准后按有关规定移送有关部门;对程序合法、事实

清楚、证据确凿、定性准确、拟处罚决定恰当的，签注核审意

见，退回案卷,由办案人员将整个案卷及核审意见报机关分管

领导批准。

4.事先告知

①机关分管领导批准后，办案人员制作《档案行政处罚事

先告知书》，以档案行政执法机关的名义，告知当事人拟作出

档案行政处罚的事实、理由、依据，并告知当事人依法享有陈

述和申辩的权利及要求举行听证的权利。

②当事人作陈述、申辩的，办案人员应详细记录。当

事人陈述、申辩记录应由当事人和办案人员签字或盖章。

办案人员对当事人提出的事实、理由和证据进行当面询

18

问复核。对当事人提出的事实、理由和证据是否采纳给

出明确答复。当场不能答复，需请示领导决定的，应及时

请示领导决定，3日内给予书面答复。

③当事人提出听证要求的，办案人员应当告知当事人在3

日内向档案行政管理机关法制机构提出书面申请，逾期则视为

放弃。办案人员在当事人提出听证要求后，中止档案行政处罚

一般程序，2日内将案卷移交机关法制机构，由机关法制机构

启动档案行政处罚听证程序，组织听证。档案行政处罚听证程

序如图3-3所示。档案行政处罚听证程序工作流程内容参见本

手册第六章第二部分“档案行政听证，

听证告知

听证申请受理

公开听证

听证决定

图3・3档案行政处罚听证程序图

5.行政决定

①当事人要求听证的，档案行政管理机关负责人依据听证

结果作出行政决定。

②当事人不要求听证的，档案行政管理机关负责人应依据

办案人员对当事人陈述和申辩的复核意见，作出如下行政决定。

19

不予处罚。认为当事人的档案违法行为轻微，依法可以不

予档案行政处罚的，制作《不予档案行政处罚决定书》。

给予处罚。认为当事人的档案违法行为较重，依法应当给

予档案行政处罚的，应根据情节轻重及具体情况，分别作出给

予或者并处警告、罚款、没收非法所得的行政处罚决定，制作

《档案行政处罚决定书》。

《档案行政处罚决定书》应载明:当事人的姓名或者名称、

地址等基本情况;违反档案法律、法规或者规章的事实和证据；

档案行政处罚的内容和依据;采纳当事人陈述、申辩的情况及

理由;档案行政处罚的履行方式和期限;不服档案行政处罚决定,

申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限;作出档案行政

处罚决定的行政执法机关的名称和作出决定的日期;作出档案

行政处罚决定的档案行政管理机关的印章。

给予行政处分。在给予当事人档案行政处罚的同时,认为

应当给予当事人或者受处罚单位直接负责的主管人员行政处分

的，应根据干部管理权限向其所在单位或有关主管部门、监察

部门提出给予行政处分建议，制《给予行政处分建议书》。

移送公安机关处理。认为当事人的违法事实已经构成犯罪

的，移送公安机关进行处理，制作《涉刑事档案违法案件移送

书》。

6,送达文书

档案行政处罚决定做出后，应在7日内将相关行政决定文

书直接交付当事人，并由当事人签名或盖章;当事人不在场的，

20

应当依法采取邮寄、转交、公告等其他方式送达当事人。《给

予行政处分建议书》根据干部管理权限7日内送达相关部门，

《涉刑事档案违法案件移送书》24小时内送达公安部门。

7.决定执行

处罚决定依法作出后，当事人应当在行政处罚决定的期限

内予以履行。对当事人作出罚款处罚的，应当由当事人自收到

处罚决定书之日起15日内，到指定的银行缴纳罚没款。

①当事人自动履行。处罚决定依法作出后，当事人应当自

收到《档案行政处罚决定书》之日起15日期限内予以履行。

②复议、应诉。当事人对档案行政处罚决定不服，在60

日内申请行政复议或者提起行政诉讼的，档案行政管理机关要

积极做好应对复议或应诉工作。

③申请法院强制执行。当事人逾期不履行档案行政处罚决

定,又不申请行政复议或者提起行政诉讼的,由办案人员提出

申请人民法院强制执行的意见，经档案行政管理机关法制机构

同意,报机关领导批准后，启动申请由法院强制执行程序。申

请人民法院强制执行程序参见本手册第五章“档案行政强制”部

分。

8.结案

档案行政处罚执行终结后，办案人员应在7日内制作《结

案审批表》，经档案行政管理机关法制机构负责人审核后，报

机关领导审核批准，予以结案。在《结案审批表》“执行情况”

栏中，写明案件终结的几种情形。

21

①当事人自觉履行了法定的义务。

②当事人未履行法定义务，由人民法院依法强制执行完毕。

③移送有关部门处理及处理结果。

9,归档

办案人员1个月内将所有案卷材料装订成卷，并移交档案

保管人员保管。

22

第四章档案行政许可

一、档案行政许可简介

档案行政许可，是指档案行政管理机关根据公民、法人和

其他组织的申请，经依法审查，准予其从事特定档案事务及有

关活动的行为。档案行政许可是档案行政管理机关依申请对外

行使职权的一种要式行政行为，也是档案行政管理机关所采用

的一种重要的行政执法方式。

按照《行政许可法》、《档案行政许可规定》的规定，档

案行政管理机关可以依照法定的权限、范围、条件和程序实施

行政许可。目前，档案行政管理机关实施档案行政许可的范围

主要有四个方面的内容。

对出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于

国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案

的审批。

对向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖国家所有档

案的复制件的审批。

对携带、运输、邮寄档案出境的审批。

对地方档案行政法规和规章规定的档案许可事项的审批、

审核、核准和备案。

23

档案行政管理机关实施行政许可，遵循公开、公平、公

正、便民和高效的原则。档案行政管理机关法制机构具体负责

办理档案行政许可事项，实行统一受理制度。实施行政许可时，

应当按照要求在办公场所或网站公示办理行政许可需要提交的

申请书示范文本和全部申请材料目录。申请人要求对公示内容

予以说明、解释的，具体负责行政许可事项的人员应当给予说

明、解释，并提供准确、可靠的信息。

档案行政管理机关应当自受理行政许可申请之日起20日

内作出行政许可决定。情况复杂，不能在规定期限内作出决定

的，经档案行政管理机关负责人批准，可以延长10日，并制

作档案行政许可延期通知书，送达申请人说明延期理由。

公民、法人或者其他组织对档案行政管理机关实施的档案

行政许可,享有陈述权、申辩权;有权依法申请行政复议或者

提起行政诉讼;其合法权益因档案行政管理机关违法实施档案

行政许可受到损害的,有权依法要求赔偿。公民、法人或者其

他组织依法取得的档案行政许可受法律保护，档案行政管理机

关不得擅自改变已经生30档案行政执法手册效的行政许可

档案行政许可工作应注意以下事项。

档案行政许可的办理地点要设在档案行政管理机关的办公

场所，或设在当地政府所设立的行政服务大厅内。

档案行政许可实行首问负责制。

不能要求档案行政许可申请人提交与其申请的档案行政许

可事项无关的技术资料和其他材料。

24

根据法定条件和程序，需要对档案行政许可申请材料的实

质内容进行核实时，应由两名以上工作人员同时在场。

承办人员在为服务对象办理档案行政许可事项时，态度要

温和，说话要严谨，不作没根据的许诺。

承办人员在办理档案行政许可事项时，要严格按照法定时

限进行办理，并尽可能压缩办理时间。

二、档案行政许可程序

档案行政许可程序可分为基本程序、听证程序和应用程序

3种，如图4/所示。

图4-1档案行政许可程序

（一）档案行政许可基本程序

档案行政许可基本程序是指《行政许可法》、《档案行政

许可规定》所规定的，在办理档案行政许可时必须遵循的一般

程序。

1.档案行政许可基本程序工作流程图（见下页图4-2）

2.档案行政许可基本程序工作流程内容

（1）接收申请

25

①设立档案行政许可统一办理场所。统一办理场所要设在

档案行政管理机关的办公场所，或设在当地政府所设立的行政

服务大厅内。

②建立机关网站档案行政许可服务平台。服务平台要按档

案行政许可基本程序设置，并有程序操作说明。

③公布档案行政许可事项。按照要求将有关档案行政许可

的事项、依据、条件、程序、期限以及需要提交的全部材料目

录和申请书示范文本、办理机构、联系电话、监督电话等在统

一办理场所和机关网站上公布。

接收申请

申请受理

申请审查

许可决定

送达

归档

图4・2档案行政许可基本程序工作流程图

④接收申请。负责档案行政许可的法制机构和具体承办人

员，应及时接收公民、法人或者其他组织在档案行政许可统一

办理场所当面或者通过信函、电报、电传、传真、电子数据交

换和电子邮件等方式提出的档案行政许可申请。

⑤说明解释。申请人在申请档案行政许可时要求对公示内

容进行说明解释的，承办人员应及时给予当面解释说明或者通

过服务平台给予回复，并向申请人提供准确、可靠的信息。

26

⑥申请登记。承办人员将收到的档案行政许可申请按时间

顺序分类进行登记，填写《档案行政许可申请登记表》和《档

案行政许可申请材料接收凭证》。《档案行政许可申请材料接

收凭证》一式两份，一份交申请人，一份档案行政许可部门留

存。

(2)申请受理

①形式审查。承办人员对接收的档案行政许可申请进行形

式审查。形式审查主要包括:申请事项是否属于许可事项范围；

是否属于本部门职权范围;材料是否齐全、是否符合法定形式；

申请材料文字是否存在错误等。

②告知。承办人员在对申请进行形式审查时，对于发现的

问题及时告知申请人。申请材料不全或者不符合法定形式的，

应当当场或者在5日内一次性告知申请人需要补正的全部内容;

申请材料中存在可以当场更正的错误，应告知并指导申请人当

场进行更正;申请人所申请的事项按照法律法规不需要取得行

政许可的，即时告知申请人呻请事项按照法律法规不属于本

机关职权范围的,告知申请人向有关行政机关申请。

③决定。承办人对申请人提出的档案行政许可申请，要根

据不同的情况分别作出受理、不予受理的决定。申请人申请事

项属于本机关职权范围，申请材料齐全、符合法定形式，或者

申请人按照本机关的要求提交全部补正申请材料的，给予受理。

申请人所申请的事项按照法律、法规规定不需要取得行政许可,

或者不属于本机关职权范围的，不予受理。

27

④制作《档案行政许可申请受理（不予受理）通知书》。

《档案行政许可申请受理（不予受理）通知书》应加盖本机关专

用印章（或公章）并注明日期。

⑤送达决定文书。当场申请的，应将《档案行政许可申请

受理（不予受理）通知书》当场交付申请人签收;通过信函、电报、

电传、传真、电子数据交换和电子邮件等方式提出档案行政许

可申请的，应当在作出受理、不受理决定24小时内，通过上

述途径回复申请人申请是否受理的决定，并要求申请人及时回

复确认。

（3）申请审查

①实质审查。档案行政管理机关法制机构指派2名以上工

作人员对决定受理的档案行政许可申请进行书面实质性审查。

主要审查申请材料的实质内容是否符合档案法律、法规和规章

规定的条件。书面审查结束后,写出书面审查意见Q

②实地核查。核查人员根据法定条件和程序,到现场核查

申请材料的实质内容与实际情况是否一致。如申请书申请转让

档案的数量与实地档案的数量是否一致,申请转让的档案是否

符合档案法律、法规和规章的规定等。核查人员实地核查时，

应按档案行政执法的程序要求，2人以上，出示证件，表明身

份，告知权利义务等。实地核查笔录应由申请人和核查人员共

同签字或盖章。核查结束，写出实地核查报告。

③报送。根据档案法律、法规规定，应当先经过下级档案

行政管理机关审查后，再报送上一级档案行政管理机关决定的

28

档案行政许可，下级档案行政管理机关应当在20日内将初步

审查意见和全部申请材料直接报送上级档案行政管理机关法制

机构。上一级档案行政管理机关不得要求档案行政许可申请人

重复提供申请材料。

④告知。审查人员对档案行政许可申请进行审查时，如果

发现档案行政许可事项与他人的重大利益有直接关系，应当告

知该利害关系人。申请人、利害关系人对申请事项进行陈述、

申辩的，审查人员应当听取申请人利害关系人的陈述、申辩，

并做好笔录。陈述、申辩笔录应由申请人、利害关系人和审查

人员签字或盖章。

⑤提交审查意见。审查、实地核查结束后，审查、核查人

员及时将审查、实地核查意见、报告、申请人陈述、申辩等材

料上交机关法制机构。

(4)许可决定

①报批。机关法制机构收到审查、核查意见后，制作《档

案行政许可事项审批表》，签署处理意见后报机关负责人批准。

机关负责人对法制机构签署的处理意见进行审核并签署意见。

②决定。机关法制机构根据机关负责人签署的意见，依法

作出如下档案行政许可决定。

档案行政许可申请人的申请符合法定条件、标准的，依法

作出准予行政许可的书面决定。

对不符合法定条件和标准的，或者申请人隐瞒有关情况、

提供虚假材料申请档案行政许可的，依法作出不予许可的书面

29

决定。作出不予许可决定的，应向申请人说明理由并告知申请

人依法享有申请行政复议或者提起行政诉讼的权利。

根据利害关系人的请求或者依据职权，依法作出撤销和维

持档案行政许可的决定

对变更许可事项的申请，依法作出准予或者不予办理变更

手续的决定。

对需要延续档案行政许可有效期的申请，在该档案行政许

可有效期届满前作出是否准予延续的决定。

③制作行政许可文书。机关法制机构根据档案行政许可决

定情况，分别制作《准予档案行政许可决定书》、《不予档案

行政许可决定书》、《撤销（维持）档案行政许可决定书》《准

予（不予）变更许可事项决定书》、《准予（不予）延续行政许可

有效期限决定书》。

④公布档案行政许可决定。作出的准予档案行政许可决定,

应及时在办公地点和本机关官方网站上予以公开，供公众查阅。

⑸送达

档案行政许可决定做出后，档案行政管理机关法制机构应

自作出决定之日起10日内向申请人送达档案行政许可的书面

决定。档案行政许可决定和证件可以通过当面交付、邮寄、公

告等方式送达申请人。申请人在接到领取通知5日内不领取档

案行政许可文件且无法通过邮寄等方式送达的，可以公告送达。

（6）归档

30

档案行政许可决定送达后7日内，法制机构应将所有行政

许可批准材料按规范要求整理归档。

（二）档案行政许可听证程序

档案行政许可听证程序是档案行政管理机关在作出行政许

可决定之前，主动或者依申请通过公开、公正的方式召开会议,

使各方面当事人发表意见、提供证据、申辩和质证，并根据听

证结果作出行政许可决定的程序。档案行政许可听证程序工作

流程如图4-3所示。

听证告知|

听证申请受理

公开听证

图4・3档案行政许可听证程序工作流程图

鉴于篇幅所限，有关档案行政许可听证程序、程序流程内

容参见本手册第六章第二部分“档案行政听证工

（三）档案行政许可应用程序

档案行政许可应用程序是指在办理具体档案行政许可业务

时，在档案行政许可基本程序基础上，根据具体档案行政许可

事项和《行政许可法》特殊程序规定所采用的具体个案程序。

档案行政许可应用程序可分为审批程序、审核程序、核准程序

和备案程序四种,如图4-4、图4-5、图4-6、图4-7所示。

31

L档案行政许可审批程序

档案行政许可审批项目是指《档案法》或其他法律所规定

的应由档案行政管理机关审查并作出准予批准或不准予批准的

档案行政许可项目。如出卖档案的审批。依据是《档案法》第

十六条和国家档案局《档案行政许可程序规定》0

(1)档案行政许可审批程序工作流程图

申请

■

受理

■

审查

■

决定

归档

图4・4档案行政许可审批程序工作流程图

(2)档案行政许可审批程序工作流程内容(出卖档案)

①申请。出卖档案者填写《出卖档案申报表》。

②受理。出卖档案者提供所出卖档案的所有权证明、档案

目录、档案原件、出卖理由、购买方基本情况及档案所有权转

移证明(合同)。

③审查。对出卖档案者提供的申报表及相关材料，依据

《档案法》第十六条、《档案行政许可程序规定》进行审查。

④决定。材料符合规定的，给予许可;不符合规定

32

的，作退回件或补办处理。

⑤签收6将审批结果送达出卖档案申请者，并请其

签收。

⑥归档。将相关材料及审批结果存档保存。

2.档案行政许可审核程序

档案行政许可审核是指《档案法》或其他法律法规所规定

的应由基层档案行政管理机关受理，经审核后报由上级档案行

政管理机关批准的行政许可事项。如档案出境审批的审核。依

据是《档案法》第十六条、《档案行政许可程序规定》及《河

南省档案管理条例》第二十四条。

(1)档案行政许可审核程序工作流程图

申请

K3

受理

■

审核

■

上报

归档

图4・5档案行政许可审核程序工作流程图

(2)档案行政许可审核程序工作流程内容

①申请。拟携带档案出境者填写档案出境申报表。

33

②受理。拟携带档案出境者提供需出境档案的所有权证明、

档案目录、出境档案全部档案原件、出境理由、接待方基本情

况的相关文件。

③审核。对拟携带档案出境者提供的申报表及相关材料，

依据《档案法》第十六条、《档案行政许可程序规定》及《河

南省档案管理条例》第二十四条进行审核

④上报。审核无误后，将相关材料报上级档案行政管理机

关批准。

⑤反馈。待上级档案行政管理机关给予许可、不予许可、

部分给予许可、部分不予许可决定后，将决定及时反馈(通知)

给拟携带档案出境申请者。

⑥归档。将相关材料及审批结果存档保存。

3.档案行政许可核准程序

档案行政许可核准是指部门规章或地方法规所规定的应由

档案行政管理机关核准的行政许可事项。如重点建设项目、重

大科研项目档案验收、鉴定。依据是《档案行政许可程序规定》

和《河南省档案管理条例》第十一条。

(1)档案行政许可核准程序工作流程图

34

通知

El

受理

K3

核准

口

反馈

口

归档

图4・6档案行政许可核准程序工作流程图

(2)档案行政许可核准程序工作流程内容

①通知。按照重点建设项目、重大科研项目立项审批机关

(如同级计委、科技主管部门)有关重点建设项目、重大科研项

目验收的要求，通知重点建设项目承建单位、重大科研项目承

担单位进行项目档案验收、鉴定。

②受理。被验收单位提供重点建设项目、重大科研

项目立项、验收的相关文件，填写《重点建设项目、重大科

研项目档案验收申报表》0

③核准。对被验收单位提供的重点建设项目、重大科研项

目档案目录清册及重点建设项目、重大科研项目全部档案进行

核准。不便在档案行政管理机关办公地进行核准的，应当组织

力量赴重点建设项目、重大科研项目所在地进行现场核准。

④反馈。材料符合规定的，给予核准;不符合规定的，作

不予核准或补办处理。

⑤归档。将相关材料及核准结果存档保存

35

4.档案行政许可备案程序

档案行政许可备案是部门规章或地方法规所规定的应由档

案行政管理机关备案的行政许可事项。如档案工作人员岗位资

格认定登记，举办重大活动及重大自然现象登记，档案机构设

立、变更和撤销登记，单位成立或终止登记等。依据是国家档

案局《档案行政许可程序规定》，《河南省档案管理条例》第

八条、第十条、第十一条，《河南省档案管理登记与档案备案

办法》第三条、第四条、第五条、第六条、第八条、第九条、

第十条、第十一条、第十二条。

(1)档案行政许可备案程序工作流程图

申请

受理

■

备案

a

归档

图4・7档案行政许可备案程序工作流程图

(2)档案行政许可备案程序工作流程内容

①申请。申请人书面或口头向档案行政管理机关提出相应

备案申请，并提交与备案事项相关的文件与记录。

②受理。申请人填写相应的备案登记表。

36

③备案。材料符合规定的，给予备案;不符合规定的，作

退回件或补办处理。

④归档。将相关材料及备案结果存档保存

37

第五章档裆案行政强制

一、档案行政强制简介

档案行政强制，是指档案行政强制措施和档案行政强制执

行的合称。档案行政强制措施，是指档案行政管理机关在档案

行政管理过程中，为制止档案违法行为、避免档案危害发生、

控制档案危险扩大等情形，依法对行政相对人的档案、财物实

施暂时性控制的行为。档案行政强制执行，是指档案行政管理

机关或者档案行政管理机关，申请人民法院对不履行档案行政

决定的行政相对人依法强制履行义务的行为。档案行政管理机

关实施档案行政强制时，应当坚持教育与强制相结合的原则。

档案行政管理相对人对档案行政管理机关实施行政强制享有陈

述权、申辩权，有权依法申请行政复议或者提起行政诉讼，有

权要求赔偿。档案行政强制措施必须由法律、行政法规和地方

性法规设定，其他档案规范性文件不得设定;档案行政强制措

施权不得委托，必须由档案行政管理机关具备资格的档案行政

执法人员来实施,其他人员不得实施。

档案行政强制执行必须由法律设定。法律没有规定由档案

行政管理机关强制执行的，由档案行政管理机关申请人民法院

强制执行。依据《行政强制法》、《档案法》、《行政处罚法》

等相关法律、行政法规规定，目前档案行政强制措施主要有两

38

项:一是按《档案法》第十六条规定，对集体所有的和个人所

有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，因保

管不善可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理

机关有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施;二是按

《行政处罚法》第三十七条第2款规定，在证据可能灭失或者

以后难以取得的情况下，经档案行政管理机关负责人批准，可

以先行登记保存。此行政强制措施是《行政处罚法》赋予所有

具有行政处罚权的行政机关共有的行政强制措施。

依据《行政强制法》、《档案法》、《行政处罚法》等相

关法律规定，目前档案行政强制执行主要有三项:一是按《档

案法》第十六条规定，对集体所有的和个人所有的对国家和社

会具有保存价值的或者应当保密的档案，因保管不善可能导致

档案严重损毁和不安全的,必要时可以收购或者征购;二是

《档案法》第二十四条第3款规定，对擅自出卖或者转让档案

的，倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的，必要时

可以征购;三是按《行政处罚法》第五十一条规定，档案行政

管理相对人不履行行政处罚决定,到期不缴纳罚款的，每日按

罚款数额的百分之三加处罚款。此行政强制执行权是《行政处

罚法》赋予所有具有行政处罚权的行政机关共有的行政强制执

行方式。

实施档案行政强制执行的费用由当事人承担。

39

二、档案行政强制程序

档案行政强制程序是指档案行政管理机关基于档案行政管

理的需要，针对档案行政相对人而实施的强制性行为的具体方

式、步骤和过程的总称。根据《行政强制法》有关规定，档案

行政强制程序包括档案行政强制措施程序和档案行政强制执行

程序，如图5-1所示。

图5・1档案行政强制程序图

（一）档案行政强制措施程序

1.档案行政强制措施程序工作流程图

档案行政强制措施程序适用《行政强制法》第三章第

节规定的一般程序，具体程序工作流程如图5-2所示。

报批核准

现场实施

结案

图5・2档案行政强制措施程序工作流程图

40

2.档案行政强制措施程序工作流程内容

⑴报批核准

①原案件承办人对案件调查终结后，认为有必要实施档案

行政强制措施的，制作《实施档案行政强制措施建议书》（以

下简称《建议书》）和《档案行政强制措施实施方案》（以下简

称《实施方案》），并将《建议书》、《实施方案》及案卷材

料经部门领导审阅后呈交机关法制机构审核。《建议书》应写

明实施档案行政强制措施的理由、依据和不实施强制措施的危

害后果。《实施方案》对实施强制代管的档案和先行登记保存

证据的数量、实施方式、实施程序、时间、保障措施等作出明

确的规定。

②机关法制机构对案件承办人呈交的《建议书》和《实施

方案》进行书面审查。审查是否符合实施档案行政强制措施的

条件，是否需要实施档案行政强制措施。制作《档案行政强制

措施审批表》（以下简称《审批表》），井在《审批表》上签署

意见。签署意见后，将《审批表》、《实施方案》及案卷材料

退回案件承办人,呈报机关负责人审批。

③机关负责人接到呈报的《审批表》、《实施方案》和案

卷材料后，应及时组织专家，对《实施方案》中列出的需要实

施强制代管的档案是否属于“对国家和社会具有保存价值的或

者应当保密的档案”进行评估，并作出评估意见。

41

④机关负责人审批。机关负责人根据专家评估意见，主持

召开会议，集体研究决定是否实施档案行政强制措施，并在

《审批表》上签署同意、不同意意见。

⑤机关负责人同意实施档案行政强制措施的，案件承办人

制作《档案行政强制措施决定（通知）书》。《档案行政强制措

施决定（通知）书》需由机关负责人在签发人项目处签名，并加

盖机关印章。

（2）现场实施

现场实施程序工作流程如图5-3所示。