采购部规章制度及工作流程

采购部规章制度及工作流程一、制定目的及范围为加强公司采购管理，优化采购流程，降低采购成本，确保采购工作的透明和规范，特制定本规章制度。制度涵盖项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等内容，适用于公司所有部门。二、采购原则1.采购工作应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑质量、价格和供应商信誉，优选合适的供应商。2.所有采购物资均应从合法合规的商家采购，确保所购物资开具正式发票。3.各部门应指定专人负责采购事宜，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请各部门在采购物资前需先向仓库查询库存情况，若库存不足，申购人需填写“申购单”，明确所需物资的规格、数量和用途。1.2申购审批项目采购需提交预算报告，获得上级领导批准后，方可填写流转单。其他类型的采购则需经部门负责人审核。1.3询价各部门负责询价工作，至少需获取三家供应商的报价，并记录在询价单上，以便后续比较。1.4核价在询价完成后，采购人应参考历史价格进行核价，确保所选价格合理。核价结果应填写在流转单中。1.5审批流转单需逐级审批，最终由公司负责人签字确认，确保采购的合规性和必要性。1.6采购实施与验收入库审批通过后，采购人可进行下单，物资到货后，由相关部门负责进行验收，确认物资与订单一致后入库。1.7报销所有采购物资需在货物到达后的一个月内进行报销，逾期报销申请将不予受理。2.特殊采购流程2.1集中计划采购各部门在每月25日前需将所需办公用品汇总，填写流转单，由办公室统一进行集中采购。2.2零星采购针对金额较低、偶发性的采购，采购人需征得部门负责人同意后方可实施。2.3应急采购在紧急情况下需进行采购时，由应急处置小组负责采购事宜，此类采购可不进行询价，需以最快方式满足需求。2.4年度采购年度采购涉及定期需求的物资，需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保资金的合理安排。四、备案所有采购完成后，采购人需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份，一份交给财务部门审核，另一份存档以备查阅，确保采购记录的完整性和透明度。五、采购纪律1.采购人职责采购人应建立供应商资料档案，定期进行市场调查，确保采购物资的质量和竞争性价格。2.采购人员行为规范采购人员不得接受供应商的任何赠品或回扣，违者将受到严肃处理，以维护公司的正当利益和声誉。六、采购绩效评估为了确保采购流程的有效性，采购部将定期对采购绩效进行评估，包括采购周期、成本控制、供应商服务质量等方面。评估结果将作为后续采购决策的重要依据。七、流程反馈与改进机制为了保证采购流程的持续改进，各部门在采购过程中可随时提出意见和建议。采购部将定期召开反馈会议，针对各部门提出的问题进行讨论，必要时对流程进行优化和调整，确保流程能够适应公司发展的需要。八、培训与宣传为了确保全员了解并遵守采购制度，采购部将定期组织培训，向各部门宣传采购流程和规范，帮助员工掌握采购相关知识，提高采购意识和能力。九、附则本规章制度自发布之日起实施，所有部门和员工均应严格遵守。对于违反本制度的行为，采购部将按照公司相关规定进行处理。采购部将