教育系统人事档案归档制度

教育系统人事档案归档制度第一章总则为规范教育系统人事档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及教育行政机关的规定，制定本制度。人事档案是记录教职员工个人经历、职业发展、考核评价的重要依据，对人事管理、人才选拔、职业发展等具有重要意义。因此，有必要建立健全人事档案归档制度，以提升档案管理的科学性与系统性。第二章适用范围本制度适用于教育系统内所有教职员工的人事档案管理，包括教师、行政人员及其他相关工作人员。所有人事档案的收集、整理、保管、查阅及转递等活动均应遵循本制度的相关规定。第三章管理规范人事档案管理应遵循以下原则：1.完整性原则：确保收集的档案材料完整，包括但不限于个人基本信息、学历证书、职称评定、考核材料、培训记录、奖惩情况等。2.真实性原则：所有档案材料需真实可靠，严禁伪造、涂改和隐藏任何信息。3.保密性原则：档案涉及个人隐私及敏感信息，需严格遵循保密制度，未经本人同意不得擅自披露。4.规范性原则：档案的管理和使用过程中，应遵循规范化的流程和标准，确保人事档案的有效性和可追溯性。第四章档案的收集与归档档案的收集与归档由人事部门负责，具体流程如下：1.收集材料：新入职员工需提供个人身份证明、学历证明、职称证书、劳动合同等相关材料。已在职员工的档案材料需定期更新，包括考核报告、培训记录、晋升材料等。2.整理归档：人事部门应对收集到的材料进行分类整理，确保档案内容符合归档要求。所有档案材料需逐一编号，并建立档案目录。3.归档时间：新入职员工的档案应在入职后一个月内完成归档，已在职员工的档案更新应定期进行，原则上每年归档一次。第五章档案的保管人事档案的保管由专人负责，具体措施包括：1.存储方式：所有纸质档案应存放在专用档案柜中，电子档案应存储在安全的电子系统中，并定期备份。2.安全措施：档案柜应具备防火、防潮、防盗等安全措施，定期检查档案的完整性和安全性。3.交接制度：档案管理人员在更换时，需填写档案交接清单，并由新旧管理人员签字确认，以确保档案的连续性和完整性。第六章档案的查阅与借用教职员工或外部单位如需查阅或借用档案，应遵循以下流程：1.申请流程：查阅或借用档案需填写申请表，说明查阅或借用的目的，并提交给人事部门审核。2.审批程序：人事部门需对申请进行审核，符合条件的方可批准。借用档案的，需注明借用期限，原则上不超过三天。3.查阅规范：查阅档案人员应遵循保密规定，严禁对档案内容进行涂改或破坏。查阅结束后，需将档案原封不动返回。第七章档案的转递档案转递应遵循以下要求：1.转递流程：档案在人员调动或离职时，需按规定进行转递。人事部门负责档案的密封和转递，确保档案不被损坏或遗失。2.通知机制：转递档案时需填写转递通知单，并由接收单位确认接收。接收单位应及时核对档案内容的完整性。3.记录保存：所有转递记录需妥善保存，便于未来查阅和追溯。第八章监督机制为确保人事档案归档制度的有效实施，需建立监督机制：1.定期检查：人事部门应定期对档案管理工作进行检查，评估档案的完整性、安全性及管理的规范性。2.反馈机制：设立反馈渠道，鼓励教职员工对档案管理提出意见和建议，及时发现并解决问题。3.责任追究：对违反档案管理规定的行为，需根据情节轻重进行责任追究，以维护档案管理的严肃性。附则本制度由人事部门负责解释，自发布之日起实施。制度的修订和完善应根据实际情况和法律法规的变化进行调整，确保档案管理制度的适用性和