年会筹备-从菜鸟到老鹰(天涯一笑)

年会筹备——从菜鸟到老鹰

“烹羊宰牛且为乐，会须一饮三百杯。”每逢年末企业都会举办年会，觥筹交错，人声鼎沸，歌舞升平。如何让企业的年会办得让领导满意、让员工满意却很耗脑细胞。

初生牛犊有点怕虎

先说说我第一次办年会“山重水复疑无路”的感受：2014年是我从事HR工作的第三年，也是我第一次在一家台资集团企业策划一场年会。此前的文体活动我一直都是参与，例如参加广场舞比赛、年会节目排练、晚会主持人等等，就是没有系统策划过一次年会。因为要协调的部门很多，要考虑的工作很复杂，刚开始老板给我这个任务的时候我有点不敢接，但是深知老板脾气的我还是硬着头皮接了，心想：人总是有很多第一次，不放迈出第一步怎么能成长。

遇到阻力要敢于挑战。接到任务后我就在想怎么写策划方案，请教以前办过年会的行政主管有没有策划方案，人家说以前没有写过方案，凭经验办的。不管人家说的是真是假，只有自己去弄了。我就在网上找了很多策划方案，进行对比研究，汲取每份方案的优点自己做了一份方案。将方案发给各部门主管和高层，大家讨论了三次，进行了多次修改。讨论的内容包括：活动组织机构、工作任务分配及各项目负责人、活动时间、地点、节目安排、现场桌椅布置、环境卫生保持、活动秩序维持、奖金发放、活动物资采购等等。临阵补缺少不了

筹备了半个月，终于等到活动开始的那一天，才发现还有很多细节问题没有考虑到。开会时讲得好好的，怎么突然很多人又不知道该怎么做了呢？行政主管向高管打我小报告，说我没安排座位，打算让大家站几个小时。分公司的行政主管认为座位是由我们提供的，她们只管来坐就好了，还让她们的高管来跟我吵架。女主持人化妆穿衣服导致活动开幕时间延迟了十几分钟。演员出场不知道顺序，主持人报节目没人上。工作人员跑去偷嘴，没人上台端抽奖箱。活动结束后，负责现场搬桌椅的人员跑了。面对这种种事先安排好的任务却临时变卦，我很烦恼，有时甚至发火，开会时都讲好的，怎么到活动开始了还说不知道，还说没有通知他们。整场晚会，我是又做主持人又救火，累。说明一点，并不是我要做主持人，是实在没人报名参加主持人，不然以总策划的身份是不适合当主持人的，现场还有很多要协调的工作。最后在公司高管的帮助下，解决了危机。由此，我认识到一个新手来策划活动势必受到来自各旧势力的阻挠和破坏，所以必须要取得高层的支持，否则无法协调。八十一难取真经

第一次策划年会就出了这么多问题，我是真没想到。没想到安排好的任务会失控，没想到还有一些细节没考虑到。为此，在历经磨难后我总结了一些心得，供大家参考。

第一，策划前要先调查基本情况。这个情况包含往年年会是谁举办的？怎么办的？有哪些部门是我们需要协调的？往年出过哪些问题，哪些部门，哪些人是需要特别注意的？老板喜欢什么样的节目？怎样预借资金和报销？哪些人是可以信赖的？这些问题就是要摸清公司的文化，防止文化相冲。例如，我用了公开招募工作人员的方法，时候才发现这些人员责任心不强，抱着好玩新鲜的心态报名的，不能灵活调度。所以有些工作人员不能公开招募，要私下筛选。

第二，确定年会筹备组人员结构和工作任务分工。筹备组必须包含高层、人资部、行政部等后勤职能部门人员。工作任务要按策划组、晚宴组、节目组、抽奖组、后勤组、安保组等划分，并说明具体的工作任务。给一份策划书参考如下：一、活动简介1.活动主题：用心前行·腾飞20152.参与人员：xx科技园在职员工3.活动时间：2015年2月12日18:00-21:004.活动地点：xx广场5.主持：男女主持各一名（人选待定）6.职责分工：总负责人：xx，负责整个活动的指挥协调；策划组组长：xx，负责活动策划方案的撰写与活动的协调；晚宴组组长：xx，负责监督及实施尾牙晚宴相关准备工作；节目组组长：xx，负责组织及准备联欢晚会节目相关工作；抽奖组组长：xx，负责策划及准备抽奖活动相关工作；后勤组组长：xx，负责尾牙活动的所有后勤准备及后勤服务工作。二、策划组负责事项1.活动策划书的起草、修改。2.活动各环节工作安排的监督、协调。三、晚宴组负责事项1.晚宴主食的准备。①全面负责晚宴饮食的烹饪、购买，烤野猪6条，炒河粉、扬州炒饭、卤菜、烤羊肉串、炸薯条、炸鸡翅、河虾、田螺、红豆汤、啤酒、橙汁等，所有食物Allyoucaneat。②准备烤野猪用的油桶3个，锯成两半，做成6个烤炉。③准备好竹签、一次性碗筷、一次性杯子、烧烤架、刀具、汤勺、漏勺、菜夹等餐具。④依照目前人数xx530人、xx180人、xx30人，共计约740人，预计请假100多人，到会600人左右。四、节目组负责事项1.晚会节目的准备：①节目征集日期：12月1日至12月15日

人资部发通知向各部门征集节目，并向外部聘请演出公司；②节目筛选日期：12月18日至12月22日

第四，方案要经过大家讨论通过才执行。组织相关部门开会讨论，对方案的方方面面都进行讨论，得出一致结论才实施。而且每次会议都要做好会议记录，并发放给与会人员。这很重要，防止事后有人赖账，让你背黑锅。

第五，建立节目渠道资源。节目可以自己公司内征选，也可以请外部演艺公司，可以从互联网搜寻、行业社群搜寻、别人引荐等等。

第六，报销票据要保存好。购物发票、合同协议、奖金发放记录等报销凭证要保存好，便于结束后报销。

第七，活动结束后