金融企业的运作规范

目录

企业管理制度

第一章总则.....................................2

第二章印章使用管理................................2

第三章证照管理....................................4

第四章档案管理....................................4

第五章保密管理制度................................7

第六章请款及报销规定.............................12

第七章行为规范....................................14

第八篇办公室安全卫生管理规范......................14

第一章总则

一、为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理原则化、制度

化，提高工作绩效，特制定本制度。

二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、档案管理、保密制度、考

勤管理措施、请（休）假管理措施、请款、报销规定，行为规范及安全卫生管理

规范。

第二章印章使用管理

一、目的

印章是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关

系到企业正常日勺经营管理活动的开展，甚至影响到企业的生存和发展，为防止不

必要事件的发生，维护企业的利益，制定本措施。

二、合用范围

合用于企业所有印章的管理。

三、领取和保管

1、企业印章包括企业公章、法人印章、财务专用章、协议章、发票专用章、

报关专用章。董事长授权专人保管和使用企业公章、协议章及其他印章，财务

专用章和发票专用章、法人印章暂由人事保管。

2、企业印鉴必须妥善保管，随时使印鉴保持良好状态，不得损坏和丢失，

不得转借他人。

3、印章持有状况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有企业印章

的，须办理偿还印章手续后方可办理离职手续，

四、使用

1、企业各级人员需使用印章须按规定填写《印章使用申请表》，经领导审

批签字确认后，方可交印章保管人盖章。

2、印章保管人应对文献内容查对无误的方可盖章、登记，并将盖章文献

复印件进行留存。

3、印章原则上不许带出企业，确因工作需要将印章带出使用的，应事先

提供书面的印章使用申请，经企业领导同意后由两人以上共同携带使用。

5、公章的使用决定权归企业董事长，其他各印章日勺使用决定权由企业董事

长根据实际工作需要进行授权。

五、责任

1、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向企业汇报。

2、任何人员必须严格根据本措施规定程序使用印章，未经本措施规定的

程序，不得私自使用。

3、违反本措施的规定，给企业导致损失的，由企业对违纪者予以行政处

分，导致严重损失或情节严重的，移交有关机关处理。

六、附件《印章使用申请表》

材料。

3、因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印时，必要时加注“复

印件仅用于办理XX事使用”。

第四章档案管理

一、总则

为加强企业建设，增进企业各项档案管理工作的科学化、制度化、规范化，

保证各部门档案资料的齐全、完整、精确、系统、安全，符合归档规定，充足发

挥档案资料在管理、设施维护及改建、扩建中的作用，保障企业建设持续、迅速、

健康的发展，特制定本措施。

二、合用范围

本措施合用于企业档案

三、定义

1、企业档案：协议、协议、告知、批复、以及人事档案等具有保留和参照

价值的文献材料。

2、企业档案工作，配置专职档案管理人员管理企业档案工作。

3、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文献材料原则上由本部门负

责人整顿、归档，并定期向档案管理人员移交保管。

四、管理流程：搜集-归档―保管

（一）、搜集:

1、随时接受和积极搜集相结合,加强对重点文献材料的搜集，在详维搜集整顿

过程中，要明确文献材料搜集工作的分工,有针对性地开展搜集工作，保证搜集的

文献材料齐全完整，为文献档案管理工作的顺利开展打好基础。

2、确立归档范围、归档时间、保管期限；

3、对遗缺不全的档案，要采用不一样的措施，积极搜集齐全；

（二）、归档

1、分类：根据档案时来源、时间、题目、内容等次序提成若干类别，并在归

档前将资料分好类别，分组放置。

（三）、档案日勺保管

1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

五、档案的借阅、运用

1、流程：调阅填写一领导同意一调阅一偿还。

2、凡需使用档案者，均须填写《文献调阅申请单》，根据调阅权限和档案

密级，经各级领导签批后方能调阅。

3、外借时须办理登记手续。

4、借阅档案者应爱惜档案，保证档案的完整性，不得私自涂改、勾画、剪

裁、抽取、拆散或损毁，借出日勺档案不准转借他人，要严加保管。借阅档案交还

时，须当面查看清晰，如发现遗失或损坏，应及时汇报主管领导并对负责人予以

对应惩罚。

5、阅档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者

按《保密管理》有关规定，予以惩罚。

六、附《文献调阅申请单》，《文献调阅登记表》

文献调阅申请单

文献名称文献编号

调阅日期

调阅阐明阐明

调阅人申请

领导意见

文件调阅登记表

借出时偿还日调阅同意

文献名称文号调阅事由备注

间期人人

填写要点：（1）借日时间，为实际调阅时间；（2）偿还日期，为调阅人估

计偿还日期；（3）备注，可填写实际偿还日期或填“已还工

第五章保密管理制度

一、目的

为保证企业项目资料、市场信息，保证企业日勺技术、经营秘密不流失，维护

企业日勺合法权益，特制定本措施。

二、保密范围

企业的经营战略、经营决策、财务帐薄、经营项目、计划总结、图纸资料和

审批资料、经营价格等波及企业经营秘密的会议、文字、资料、图片、信息、、

E-mail等均属保密范围。

三、密级确实定

1、企业经营发展中，直接影响企业权益的重要决策文献及技术信息资料为

绝密级。

2、企业的财务报表、记录资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管

理制度等为机密级。

3、企业人事档案、协议、协议、职工工资、尚未进入市场或尚未公开的各

类信息为秘密级。

四、保密措施

1、属于企业秘密的文献、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复

制、摘抄、保留和销毁，由企业指定专人负责，并采用必要的安全措施。

2、在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，应当事先经总经理同意

3、不准在私人交往和通信中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密,

不准通过其他方式传递企业秘密

五、责任与惩罚

1、出现下列状况之一者，予以警告，并处以100・500元罚金。

⑴泄露企业秘密，尚未导致严重后果或经济损失；

⑵已泄露企业秘密但采用补救措施日勺；

2、出现下状况之一的，予以解雇并酌情赔偿经济损失直至追究法律责任。

⑴故意或过错泄露企业秘密，导致严重后果或重大经济损失；

⑵违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买、或违章提供企业秘密的；

⑶运用职权强制他人违反保密规定的；

第六章请款及报销管理规定

一、目除

为了加强企业内部用款及报销管理，规范企业财务行为，合理控制费用支出,

特制定本规定。

二、请款程序

1、用款部门及个人必须上报用款申请，该申请应详细写明请款原由、事项、

明细、用款金额等并填好借款单，先后由副总经理一总经理签字审批，签好后交

到出纳处留档并等待告知领款。

2、申请的款项要专款专用，且在一种预算期内各项费用请款原则上不得超

过预算。规定用款人员要在费用发生后7日内返还对应的收款凭据、正规发票等

以便会计做账，原则上不予超期。

3、无正规发票日勺请款项目请在请款申请上注明，经领导与财务部门确认后

方可予以借款。

三、费用报销程序：

1、外购材料用品及支付任何款项均需获得对方开具的正规收款发票，在原

始单据上要用铅笔注明费用发生明细、日期、金额大小写，原始单据金额处不得

有涂改的痕迹，原始单据必须加盖有销售方的发票专用章,报销人凭合法的发塞

将票据粘贴好。填写费用报销单，详细填写报销单上的报销事项、明细、金额、

报销人等，请部门领导签字审批。

将领导审批签字后的费用报销单及粘贴好的原始凭证交由会计，由其查对所

报销的费用与否合理，手续与否完整、支出金额与否对的，原始单据与否完整正

规，并对所审核的单据签字确认。

3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。

4、出纳报销时审核签字手续与否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单

上加盖“现金付讫”章。

5、各部门员工发生的费用必须在发生费用7日内报销，不得迟延时限。

四、费用报销规定:

1、市内交通费报销：要凭正规发票（公交车票、车租车票）履行报销手续,

需要在费用报销单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊状况不许

打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单

上注明打车原因）。

2、差旅费用报销：因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿

发票进行报销；餐饮费按企业规定按日定额予以报销。企业员工出差借款，应填

写借款单，并注明出差时间行程，由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指

定人员指示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未

在规定期限内办理报销手续时，财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费，待

报销时再行支付。

3、业务招待费的报销：业务招待费的报销必须在招待事项前向总经理请示，

经同意后方可进行限额接待。报销时凭正规餐饮业服务发票，填制经费报销单进

行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参与人员。

4、办公费日勺报销：办公用品日勺采购由企业行政集中采购，每月在行政部规

定日期内上报办公用品需求，由行政部人员实行登记造册管理。

五、备注阐明：

所有费用支出均需提供有关票据凭证，如发既有违反使用款项人员，经核算

后处以款项两倍以上罚款，情节严重给企业导致极大损失者，予以解雇处理。

第七章员工行为规范

1、员工着装规定得体、大方、整洁。

a）女员工上班时间不可着浓妆，勿佩戴过多饰品；领口过低，裙、裤过短时服装

严禁穿着。

b）男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。

2、员工举止规定文雅、礼貌、精神。

a）上班时间保持良好日勺精神状态，精力充沛，乐观进取。

b）看待上司要尊重，看待同事要礼貌，看待客户要热情，处理工作保持头脑清醒冷

静，倡导微笑待人，微笑服务。

c）保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼喊他人。

d）出入会议室或上司办公室，积极敲门示意；出入房间随手关门。

3、员工言谈规定亲切、诚恳、谦虚。

a）与他人交谈，要专心致志，面带微笑，言语平和，语意明确。

b）严禁说脏话、忌语，使用文明用语。

c）同事之间沟通问题时，

应本着“换位思索、处理问题”的原则，语言应礼貌，平和。

d）见到领导时应积极打招呼，向上级汇报工作时应简要扼要、实事求是。

员工平常工作行为规范

1、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静，严禁高声喧哗、嬉戏打闹。

2、严禁在上班时间玩游戏、进行与工作无关日勺网络聊天、浏览与工作无关日勺网页

和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。

3、企业的电脑、机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先

向人力资源部提出申请，经同意后方可使用。

4、员工产生打印或后的稿件，应立即拿走，严禁堆放在机或复印机上。

5、严禁在上班时间内使用企业播打私人；上班时间如需接听或拨打私人，

应做到言简意赅、长话短说，不容许长时间接听或拨打私人。

6、工作时间内严禁在办公区域内食用有气味日勺食品及零食。

7、工作中未经他人许可，不得私自翻阅他人日勺文献、资料、汇报等材料。

8、办公桌上应素雅、整洁、清洁，各类文献寄存应注意保密，不得随意摆放；资

料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。

9、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。

10、未经人力资源部同意，严禁私自调换工作位置或挪动办公设备。

11、工作时间看待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪,

严禁将私人情绪带入工作当中。

12、工作中同事之间应本着以企业利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时

处理也许存在日勺矛盾和问题。

第八章办公室安全卫生管理规范

（一）卫生管理

办公室是大家平常工作的劳动场所，卫生状况能直接影响到个人的工作情绪,

为使大家可以拥有一种舒畅、美好日勺办公心情，营造洁净、宜人日勺办公环境，制定

本制度。

1、办公室内部实行轮番值日制。公共卫生已由企业请专人打扫，每位员工应自觉

维护洁净、整洁的办公环境。

详细维护措施如下：

①董事长办公室：董事长办公室、曹总办公室室内卫生、鲜花替代由行政前台

负责。

②公用设备：打印机、饮水机等公用设备附近不得寄存个人物品，打印废纸需

码整洁后放在打印机旁。

③会议室：使用过后需将桌面整顿洁净，杂无水杯各自归位，并将椅子推进会

议桌下面，保持横面平行。会议室卫生管理由负责。办公室行政文员孙晶晶进行监

管。电子商务部门

④休息区：沙发、茶几使用过后积极整顿洁净，不容许寄存杂志和报纸等。公

共区域卫生状况由行政文员张一进行监管。

⑤卫生间：保持地面洁净无水渍，便池、洗W池使用过后冲洗洁净。洗手池旁

要有擦手纸，由行政前台进行监管。

⑥地面：保持地面洁净清洁、无污物，不得随地吐痰、乱扔废弃物等。

2、员工个人卫生

员工个人工位卫生由个人负责整顿洁净，须做到：

①办公电脑：要定期清理，需做到表面洁净、无污渍灰尘。

②资料：摆放整洁，堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。

③桌面：保持洁净、整洁、无污渍灰尘，不得在桌面上摆放与工作无关的物品。

④每次离开办公区域，要把桌面收拾洁净，椅子收回到桌子里面。

3、软环境

①吸烟：公共、办公区域内严禁吸烟，需要吸烟日勺人可去指定吸烟区（卫生间

对面）。

②食品：严禁在办公区域内食用有气味的食品及零食。

（二）安全管理

为保证企业财产及员工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。

1、防盗意识

重要文献：要做好重要资料保留工作，不得随意摆放保密文献，对于发明专利、

软件、图纸要重点管理，不得随意泄露。

企业钥匙：办公室钥匙由各个分企业指定人员配置，不得转交本室以外的人员

使用，未经有关负责人同意不得私自配办公室钥匙。

外来人员：员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内