河源市协同办公系统操作手册

河源市协同办公系统

操作手册

2021年3月

目录

1.使用前准备........................................................4

1.1.安装合适的浏览器.............................................4

1.2.安装office插件（重要）.......................................4

13.登录.........................................................5

2.公文管理..........................................................5

2.1.基本功能介绍.................................................6

2.2.起草文件.....................................................7

2.2.1.发文....................................................8

2.2.2,收文（收发员）........................................17

23.跟踪查看公文流转情况.......................................19

2.4.待办工作..................................................20

2.4.1.待办公文...............................................20

2.4.2.待阅文件...............................................21

2.4.3.公文签收（收发员）....................................22

2.5.已办工作..................................................22

2.5.1,已办文件...............................................23

2.5.2.已签收文件.............................................23

2.5.3.已阅文件...............................................23

2.6.我拟稿的公文..............................................24

2.7.我的关注..................................................24

2.8.我发出的督办..............................................25

2.9.公文归档（收发员）........................................25

2.9.1,归档目录...............................................26

2.9.2.待归档公文............................................26

2.9.3.已归档公文.............................................27

3.公务邮箱..........................................................27

3.1.1.写邮件.................................................28

3.1.2,收件箱.................................................28

3.1.3.发件箱.................................................29

3.1.4.草稿箱.................................................29

3.1.5,垃圾箱.................................................29

4.通知公告.........................................................30

4.1.1.发通知.................................................30

4.1.2.发件箱.................................................31

4.1.3,收件箱.................................................31

4.1.4.草稿箱.................................................32

5.App..............................................................................................................................33

5.1.1.App下我...............................................33

5.1.2.公文流转...............................................34

5.13外部来文（收发员）...................................40

5.1.4.通知公告...............................................43

5.1.5.内部邮件...............................................47

5.1.6,通讯录.................................................50

1.使用前准备

1.1.安装合适的浏览器

由于微软已经宣布停止支持旧版IE浏览器，以及旧版IE浏览器

不支持HTML5等新特性。因此，推荐大家安装360浏览器或360极

速浏览器。

360浏览器下载地址：

360极速浏览器下载地址：

12安装office插件（重要）

打开360浏览器，在地址栏输入：，进入协同办公系统登录界面,

点击验证码下方的“安装插件”按钮，在安装插件界面下载Office文

档插件进行安装。

注：首次使用系统，点击在线查看文件或编辑正文会提示安装。什ice

文档插件，按照提示下载安装即可，也可以在登录页面•安装插件处

下载安装。使用协同办公系统的电脑都必须安装此文档插件，缺少此

插件将无法在线预览、编辑文档。

登录下载Office文档插件c

X用户名

夕空码.插件下载

@iSttAttiiES|89z

本系统禁止上传3容文件.途者符追究个人责任!

13登录

打开360浏览器，在地址栏输入：，进入协同办公系统登录页面,

输入正确的账号、密码和验证码进行登录。

（注：需选择“极速模式二）

2.公文管理

公文管理用于管理公文，包括公文起草、批示、传阅、签发等功

能。主要功能模块包括：起草文件、待办工作、已办工作、我拟稿的

公文、我的关注、公文归档、我发出的督办。

公文管理

起草文件

待办工作

已办工作

蝴稿的公文

我的关注

公文归档

我发出的督办

2.1.基本功能介绍

在公文处理过程中，有以下功能按钮:

系统维护发文稿纸

办文编号,

返回：返回到上级菜单。

暂存：保存当前公文输入内容。暂存的公文在“待办工作-待办

公文”中查看。

送办：填好表单信息后，公文送到公文下一个环节的用户处理。

用户在“待办工作-待办公文”中查看。

传阅：传阅公文，将此公文传阅给其它用户查看。用户在“待办

工作•待办文件”中查看。

签发：公文成文后，可签发至其他单位（一般在发文的成文印发

环节进行签发，只有办结的公文才能签发成功）。该单位收发员在“待

办工作■公文签收”进行签收。

退回：当该环节人员看到表单有错误信息时，点击退回，把公文

退回给上一环节经办人。上一环节经办人在待办工作■待办文件中查

看此公文。

撤回：当经办人将公文送办后才发现表单信息有误，可在已办文

件中打开该公文，点击撤回，将公文撤回。撤回的文件在待办工作・

待办文件查看。

（注意：公文已送办到下下个环节或公文已结束，不可撤回）

终止流程：当发现该公文不需要再按流程办理时，直接结束该公

文。

行文记录：用文字和流程图的形式记录该公文的流转信息。

打印：打印表单和公文审批监控区的所有信息。

22起草文件

起草文件中包含所有可起草的公文，主要包括发文、收文、请（休）

假审批、费用报销审批和文件传阅等类型公文。

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录中心

，文管理桌面起草文件

起草文件

待办工作

已办工作a0

快速发文通用发文

我拟稿峰文

:我的关注

公文归档

2.2.1,发文

2.2.1.1.1,拟稿

1）点击公文管理-起草文件，选择需要起草的发文流程（示例：通

用发文）。

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录

公文曰理京面起草文件

起草文，牛

・待办工昨

■已办工乍

快速发文

我拟稿的公文

2）进入发文稿纸页面，点击行文记录■流程图，查看发文流程图,

帮组我们熟悉整个发文流程（当前流程所在环节：发文拟稿）。

系统维护发文稿纸

3）在稿纸中填写公文标题、拟稿人等公文信息。

系统维护发文稿纸

办文编号：

磐瑜侬文

主送率位

根吗单位系蜕维护2020-12<5KJ

主

法

M«A雹理员3♦系电话111

忖

稳

意

见

合

英

意

见

编辑止文或上传止文

皱

8}英

发

文

号

正

义

用。漆厕件

件上传图片PM

抄他单位

出

4）点击编辑正文，输入正文内容后，点击保存关闭。或直接上传

己经编辑好的正文（正文或附件至少上传一项）。

编辑正文~

5）上传需要添加的附件和填写完其它信息后，点击送办。

系统维护发文稿级

6）点击下一环节，在下拉列表中选择要送办的环节（演示环节选

择科室审核），并在下方待选用户中选择需要送办的用户，点击

确定。双击右边已选用户，可取消选择的用户。勾选用户前面

的方框，该用户会收到短信提醒。

送搭班人x

强号5Z文印发

相关峥亩咳

省5日办人X

当前环节：发文以稿

下一环节：科室窗核

请援案全选除

短信姓名

,即保统邺o

勾选短做,可收至陶信通知

确定

7）至此，公文已拟稿完成并将公文送办至下一环节经办人，该经

办人在“待办工作-待办公文”中查看。

2.2.1.1.2.审核或批示

1）经办人登录系统后，点击公文管理■待办工作-待办公文，点击待

办公文标题。

公文管理文档资料通知公告公务由暗通讯录短信中心

桌面待办公文

起草文件

传办工作任务标题

待办公文o今天（1条）

科室亩核：测试发文

待阅文件

目公文35收

2）进入待办文件稿纸页面，审核公文内容，可编辑相关公文信息

和正文内容（编辑正文会记录修改信息，显示修改痕迹）。填写

意见后，点击送办。

系统维护发文稿纸

终止法行

3）点击下一环节，在下拉列表中选择要送办的环节，并在下方待

选用户中选择需要送办的用户，点击确定将该公文送办至下一

环节经办人。

4）经办人分别呈送至其它环节经办（相关业务审核、办公室主任

核稿、分管审核意见、领导批示），相关环节经办人填写审核意

见或批示意见后送办至拟稿人，由拟稿人送办至最后一个编号

成文印发环节。（公文流程方法请查看：跟踪查看公文流程情况）

&岳

名■■领导咻

编岩成文印发

_______________I管理员32020-12-25

当前经办人：管理员3

O

任古

2.2.1.13.编号成文印发

1）用户登录系统后，点击公文管理-待办工作-待办公文，点击待办公

文标题。

公文管理文档资料通知公告公务由嫡通讯录短信中心

1文百理点面待办公文X

目起草文件

产工作任用福

待办公文o今天（1条）

目待财件0科各区测祖坟.

目公国fc

2）进入待办文件稿纸页面，填写文号。如需要套红盖章，则点击编

辑正文，选择红头模板进行套红、盖章，保存关闭。（要套红的单

位，需将红头模板发送给工程师导入系统）

系线淮护发文稿纸

[2系蜕维护■协同办公平台

?，|微软雅黑一大1.5▼人A’Aa▼/婴因三▼三，

2

粘产7BIU*^€X2X

3）如果需要发送给其他单位，则点击签发按钮，诜择主抄送单位。

如果要撤回已经签发的公文，在已办文件中，打开公文，点击签

发按钮，勾选接收单位，点击撤回。

退选理支送法送取3X

签发列表X

1产送I抄送

□接收单位签发类型所雇范因按收状451撤回状毒签发时间接收时间投收入

系统维护拄本系统内公文2020-12-2514:45

「测试分公司本系统内公文3«8«312020-12-2514:45

<I第1页共1页I，，,2显示1-2,共2条

4）送办至结束，此公文已办结（办结的公文才能签发成功）。办结的

公文由收发员进行归档（归档方法：公文归档（收发员））

X

，嗔夯节：

^-5^3:结束

分送用户±»esmp

当的无记录！

2.2.2.收文（收发员）

2.2.2.1.1.公文签收

系统内其他单位签发的公文。

1）用户登录系统，点击公文管理-待办工作-公文签收，勾选需要签

收的公文，点击上方签收按钮。或点击标题，进入签收页面，

点击签收。

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录

公文管理

起草文件

-待办工作

待办^文

待阅文件O今天（1条）

测试发文

公文签收

测试发文

公文类型本系统内公文

秘室等级保空期限

签发串位系级护

取叨壬文.doc下价反在会＜

涧件网上传幽片.png下载

发文耒源信息系统维护管理员32020-12-2514:45:15查看表隹

2）签收后可发起新的收文流程，系统会自动将收文单位、正文、

附件等相关信息填充至新启的收文流程。

〃签收成功,是否发起收文登记流

程？

2.2.2.1.2.发起收文流程

起草文件-选择收文流程（示例：通用收文），填写公文相关信息

后，点击“送办”按钮，选择下一个环节和用户，呈送至下一个环节

处理。下一环节用户在“待办工作-待办公文”查看此公文。（操作方

法参考：发文）

文件呈批传阅单.

朱文♦僮东文日期_____________

臬文号

义用谗

文件〃发喇件

以寻京巧复见▼

分发阳b

何存先♦网里见

侈

WSltT

传侬行

2.3.跟踪查看公文流转情况

在公文流转的每个环节中，均有行文记录按钮，点击可查看公文

流程图，流程图记录当前公文的经办和流转情况。

如下方流程图（示例：通用发文），绿色表示已办环节，红色表

示当前公文所处环节，箭头表示环节可流转（送办）方向。已办环节

和当前所在环节均可查看经办人和经办时间。

行文记录也包含文字记录的流转日志、传阅列表、签发列表、督

办列表等信息。

行文记信

口X

流转日志传阅列签发列表昔办列表流程图

结束

2.4.待办工作

包含其他用户送办、传阅、签发过来的公文，点击打开后可对公

文进行编辑、传阅、送办等操作。

待办工作分为待办公文、待阅文件、公文签收三个功能：

，待办工作

自待办公文

巨待阅文件

目公文签收

2.4.1.待办公文

其他用户送办、退回的待处理的公文。

待办列表中点击公文标题进入表单页面，查看表单信息并可对相

关信息进行编辑，在线预览文件。审核或批示后，点击送办，呈送至

下一环节经办人处理。

公文管U卓面待办公文X

目起・文件施程名称…iffiX-…

，挎办工作

E再办公文O-（1条）

B哂文件科甑必2❷

„O更阜（24观

日公文季2

2.4.2.待阅文件

其他用户通过传阅的形式将公文交办的公文，该类公文的办理不

影响其他用户的“送办流程”，而且可以再次传阅给其他用户。

处理待阅文件有以下两种途径

2.4.2.1.在列表中“确认已阅”

勾选公文，点击“确认已阅”按钮。

公文管理

起草文件

-e待办工作

待办公文

澳标发文

待阅文件

O更早（1条）

：公文签收

2.4・2.2.在内容页中“确认已阅”

打开待阅文件，在下方点击“确认已阅二

拟稿单心市初管处氯•时间2020-12-24

管理员3联某电话

ff导l

5

发

主

文H

号

记

2.4.3.公文签收（收发员）

其他单位的来文，由收发员进行签收，签收后可选择发起收文流

程。

25已办工作

己办工作记录了经办过的公文，包含己办文件、已签收文件、己

阅文件。

，坛已办工作

助文件

已签收文件

目已阅文件

2.5.1.已办文件

待办公文处理后，保存至已办文件中。

此功能可对他人待办公文进行督办或撤回已送办的公文。

注：已送下下个环节和已办结的公文不能撤回。

公文皇面已办文件

■I')■

日记•文件«6€称—▼源程伏覆全部▼办理人

「■将办工作文€发起日盛O至-1.

**已办工作■写

E已分文件O-（1条）

分文

日已SE收文杵

O前天。条）

目已间文件

2.5.2.已签收文件

待办工作■公文签收中签收的公文。

公文首理

日起茸文件

・特办工作

-工作

目已办文件

已签收文件

目已阅文件

2.5.3.已阅文件

待办工作-待阅文件，“确认已阅”的文件。

公文跄理桌面已阅文件

巨起草文件

■待办工作任务标题

-已办工作O更早（3条）

测试传卸

I:已办文件

已签收文件

已阅文件

2.6.我拟稿的公文

当前用户拟稿的所有公文，可以根据文号、公文标题等检索公文。

也可以勾选需要删除的公文，点击上方〃删除〃按钮进行删除。

注：一旦删除，将不能恢复，请谨慎使用。

公文管理臬面我拟稿的公文

起草文件流程状态全部

t待办工作公文标题

，已办工作

日已办文件

一已签收文件

已阅文件

我拟稿的公文

O更早（27条）

27我的关注

标星号，添加关注的公文。

公文KaME

2.8.我发出的督办

在已办文件中，对其它用户待办文件发起的督办。

公文管理京面我发出的督办

起草文件

■待办工作苜办事项

■期工作O更早（2条）

澳!Ei濯办功能

我拟稿的公文

澳烟督办功能

我的关注

■公文归档

2.9.公文归档（收发员）

公文办结后，归档员或收文员可自定义目录对本单位拟稿的已办

结的公文进行归档。

公文归档分为归档目录、待归档公文、已归档公文。

，公文归档

目归档目录

目待归档公文

目已归档公文

2.9.1.归档目录

用户可添加、修改、删除自定义归档目录。

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录短信中心系统配百

公文ts理桌面菜单包BX流程定义x归档目录x待归档公文<已归档公文

国起件公文归档目录

I--待办工作

«•・已办工作,―公文归档目录

目分蜒B

我拟稿的公文

目分蜒A

自我的关注

-IS公文归档

归档目录

待归Bit公文

自已归楮公文

2.9.2.待归档公文

本单位拟稿的已办结待归档的公文。勾选需要归档的公文，点击

归档按钮，选择归档目录进行保存，该公文即保存至“已归档公文工

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录短信中心将先配直

公文K理桌面菜单配式X海定义X臼档目录X待归档公文X已归档公文

自短苞文件■除

D■特办工作任男林题

・已办工作0今天（1条）

迪庆发文1223

我拟稿的公文

自我的关注

■二公文归档

T档目录

待归档公文

已归档公文

2.9.3.已归档公文

对“待归档公文”进行归档，已归档的公文。

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录短信中心

公文・!fM面革到兄・范农是义■目录持日档公文已归档公文X

目也・文绯曲目般修改公交标■:

・痔办工C■,断村万•公室尤梓

目分类B

・已办工忤

««3tt1223

苑和♦的公交

-，公文由

Ei0«0®

目恃的公文

[己（3tt公文

3.公务邮箱

公务邮箱用于发送与查收本系统中的电子邮件信息。它主要功能

模块包括：写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱。

公务邮箱

写邮件

收件箱

I发件箱

其质箱

_垃圾箱

写邮件:编写新邮件。

收件箱:其它用户发送的邮件。

发件箱:已发出的邮件。

草稿箱:暂存的邮件。

垃圾箱:己删除的邮件。

3.1.1.写邮件

操作方法与其他邮箱操作方法类似：选择收件人、填写邮件主题、

邮件内容，上传附件。勾选手机通知，收件人可收到短信通知。确定

邮件信息无误后，点击发送按钮，系统会把该邮件发送到指定的接收

人收件箱中。如下图所示。

公务邮箱桌面写邮件

写酬牛

收件箱

收件人*管理员3

发件箱

钾，测件

草稿箱

夕上传附件♦手机通知普通

：垃圾箱

BI口囿蜜X'X"♦"胶A•E•三，

测试内叁

3.1.2.收件箱

接收其他用户发送的邮件。点击邮件标题可查看邮件详情，下载

邮件附件，并可进行回复、转发和删除操作。如下图所示。

公务*8定面收件箱

I写由解回复I咕发I删除

收件箱测试标题

发件人：管理员30位名称:

自・的

测试内容

»«111

垃圾箱

平台菅理员20?0-08-1117:42

3.1.3.发件箱

发件箱功能用于查看当前用户已发送的邮件。点击标题可查看邮

件详情、下载邮件附件。如下图所示。

公务期8桌面发件箱

目写出价隹发

目收件箱

测试标题

测试标理

发件箱

S®w32020-12-2209:52发件人：管建员3单位名称:

国Kg福

就内容

■费试写邮件

自垃圾箱

ddmin32020-05-131504

3.1.4.草稿箱

草稿箱功能用于存放写邮件时点击“存草稿”的邮件。可对该邮

件进行删除、继续编辑发送等操作。如下图所示。

里面苴带箱

写邮件

目收件箱懒

E发件箱

好1647收件人*

璋福褶

目垃蝌

4上传附件手机财］普通

B1口Bi**X,，•“

,■■■—

草稿

3.1.5,垃圾箱

垃圾箱功能主要用于存放删除的邮件，可进行回复、转发、彻底

删除等操作。

公务蟠B桌面垃圾箱

写邮件回其转发删除

收ms测试草稿

发件箱

管理员3娜10:47发件人：管理员3单位名赤:

受福箱

垃设箱

4.通知公告

通知公告可应用于发布某些重要事项，如放假通知，会议通知,

新闻公告等。

功能模块包括发通知、发件箱、收件箱、草稿箱。

通知公告

发通知

发件箱

收件箱

草稿箱

4.1.1.发通知

填写标题，选择接收人，上传附件，编辑通知内容，勾选手机通

知，收件人可收到短信通知。

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录短信中心超福diK

方知公告里面发通知

|zta知|

场费•WKliS

收件制

»®?K«3S6»

E

木馍弓接收入到场存至**事

枷B恚否

«*««-■通'育效的其

“上传密件L手矶通知

日工里正文.docx(12.9KB)100%B*

BJHm告X，X.，♦亭•“信A.^.|=•：='-

。■小

，・S》■■・3

公告内客

4.1.2.发件箱

查看当前用户已经发出的通知，可对已发的通知撤回并删除。

公文管理文档资料通知公告公务邮箱通讯录短信中心系统布置

映馆定面发通知X发件箝

自发通知撤回并删除

I「件篇|

测试公告

目衣件箱蝌公告

平台菅透员❷今天1354发件人平台苣理员

目亨暹箱

附件：(3MMUZ-docx下载查看

EElttE

目得市道舌

平台置班员2020-09-031725

公台内春

££3珊戌

下台管理员62020-08-2515:18

4.1.3.收件箱

其他用户发送过来的通知，可对收件箱公告进行删除。

公文管理文档资料公务邮箱通讯录短信中心禅RS

通知公告要面收件箱垃圾箱草稿箱发件箱收件箱

自发件？i测试公告

雳试公通

发件人：平台管理员

附件：CJRE正文.aXX下教查看

目得宙通告

公告内容

4.1.4.草稿箱

存放发通知时点击〃存草稿〃的通知，可继续对该通知进行编辑、

发送。

公文管理文档资料通知也告公务邮箝短信中心系统配置

通知公法堂面发通知发件箱草稿论将南通告

目发通知

&发作*苑

国收件警待定党事

I…I恻■待定*学

CEJ演接收人■三员6

E何・通舌

admin201703-2710X16未够接收人!>5®存至

家尊理0T«1S声则向

。上传附件u手矶通知

BIU31*X*X1，—“MA•1=.：=.

草播内容

App

5.1.1.App下载

系统登录界面，点击安装插件按钮，使用浏览器扫描对应设备二

维码进行下载安装。（注：微信扫码无效，必须使用浏览器扫码安装）

登录

x用户名

夕密码

@请输入验证码

本系统禁止上传计宏文件，违者珞追究个人责任!

浏览器支持

360极速浏览舞IE10.03m

推荐下或推荐下我

插件下载

Office文档描件

下我

里急郃回

0AWU®SS

安卓版E人E本版IOS版华为平板

5.1.2,公文流转

对应电脑端网页版公文管理功能，点击“公文流转”，包含待办、

已办、待阅、已阅模块。

＜返回公文流转+Q

待办3已办待阅已阅

•审核：测试手机叩p通知功能

发文平台管理员2021-01-1114:42

区©

通知公告内部邮件通讯录•审核：测试已办文件痕迹功能

发文平台管理员2021-01-0715:23

■■

更多•发文拟稿：111

发文管理员32021-01-0711:11

a：£©

任/应用逢讯-a

1.创建公文

＜返回公文流转+Q〈返回创建公文Q

待办3已办待阅,已阅

SaS

快速发文简单发文（测试）通用发文

•审核：测试手机app通知功能

发文平台管理员2021-01-1114:42

•审核：测试已办文件痕迹功能

发文平台管理员2021-01-0715:23

・发文拟稿：1”

发文管理员32021-01-0711:11

2.查询公文

•审核：测试已办文件痕迹功能

发文平台管理员2021-01-0715:23

・发文拟稿：111

发文管理员32021-01-0711:11

5.1.2.1.待办

其他用户送办过来的待处理的公文。

点击要处理的待办公文标题，可查看公文表单、下载查看文档内

容，跟踪查看流转、传阅、签发和督办记录。

送办：填写表单内容后，点击下方送办，选择要送办的环节，勾

选送办用户，点击确定，即可把公文送办至该用户。

传阅：点击传阅，选择需要传阅的用户，确定。

关注：把当前公文添加至“我的关注，

〈返回公文流转+Q.〈返回待办公文

待办3已办待阅1已阅表单文档跟踪

—---------------------------

测试手机app通知功能

•审核：测试手机叩p通知功能

发文平台管理员2021-01-1114:42

拟稿部匚试用分公司

•审核：测试已办文件痕迹功能

发文平台管理员2021-016715:23拟稿人平台管理员

•发文拟稿：111

公开形式不对外公开

发文管理员32021-01-0711:11

拟稿日期2021-01-