办公室设备使用作业指导书

办公室设备使用作业指导书TOC\o"1-2"\h\u23234第一章办公室设备概述 3189681.1办公室设备的分类 378801.1.1办公家具 3282421.1.2办公电器 4137791.1.3通讯设备 482271.1.4网络设备 4136111.1.5安全防护设备 4304291.2办公室设备的作用 4310651.2.1提高工作效率 4320931.2.2促进信息化管理 4267141.2.3保障办公安全 4138151.2.4提升办公环境 41619第二章电脑设备使用 4314462.1电脑硬件设备的使用 4309642.1.1开机与关机操作 516222.1.2键盘与鼠标的使用 5140632.1.3显示器的使用 528402.1.4主机的使用 5195022.2电脑软件设备的使用 5168742.2.1操作系统的使用 583632.2.2办公软件的使用 5173362.2.3专业软件的使用 5243442.3电脑日常维护与故障处理 5307402.3.1日常维护 5168262.3.2故障处理 625898第三章打印设备使用 6325463.1激光打印机使用方法 6215233.1.1准备工作 675933.1.2打印操作 653373.1.3清理与维护 6276143.2喷墨打印机使用方法 6183673.2.1准备工作 633943.2.2打印操作 7321193.2.3清理与维护 7179273.3打印机故障处理与维护 7200893.3.1故障处理 7178413.3.2维护 718834第四章复印设备使用 7286114.1复印机操作步骤 7236504.1.1开机准备 7232694.1.2放置原稿 8113694.1.3设置复印参数 8169334.1.4开始复印 8199154.2复印机日常维护 8166974.2.1定期清洁 8279014.2.2检查部件磨损 8153504.2.3更换耗材 8273734.3复印机故障处理 846924.3.1纸张卡纸 8100914.3.2复印质量差 935094.3.3复印机无法启动 921466第五章扫描设备使用 964775.1平板式扫描仪使用方法 9144565.1.1准备工作 999485.1.2扫描操作 9268045.2滚筒式扫描仪使用方法 9271555.2.1准备工作 919025.2.2扫描操作 9103415.3扫描仪日常维护与故障处理 105415.3.1日常维护 1020615.3.2故障处理 108743第六章通讯设备使用 10247176.1电话设备使用方法 1035666.1.1准备工作 10245736.1.2拨打电话 10244236.1.3接听电话 11132726.1.4使用电话会议功能 11256446.2传真机使用方法 1164426.2.1准备工作 11315996.2.2发送传真 1159736.2.3接收传真 11266806.2.4传真机维护 114466.3通讯设备故障处理 11252946.3.1电话设备故障处理 11356.3.2传真机故障处理 1119013第七章办公桌椅使用 1267657.1办公桌椅的摆放与调整 1280597.1.1摆放要求 12277007.1.2调整方法 12320157.2办公桌椅的清洁与保养 1213677.2.1清洁方法 1272017.2.2保养措施 12267057.3办公桌椅故障处理 13132597.3.1故障分类 13236007.3.2故障处理方法 13127307.3.3预防措施 1314174第八章文件柜使用 13318338.1文件柜的分类与选购 13127028.1.1分类 13131518.1.2选购 13324808.2文件柜的摆放与使用 14188818.2.1摆放 14168668.2.2使用 14277428.3文件柜的维护与保养 1473568.3.1维护 147338.3.2保养 145819第九章办公室安全与环保 14175509.1办公室电器安全 1426259.1.1电器设备选购与使用 14269639.1.2电器设备维护与保养 1588399.2办公室消防安全 15324799.2.1消防设施配置 15287779.2.2消防安全培训 15278479.3办公室环保措施 1558049.3.1节能减排 15179739.3.2废弃物处理 16208289.3.3绿色办公 1615950第十章办公室设备管理 163103010.1办公室设备采购与验收 163186310.1.1采购原则 162744610.1.2采购流程 161437310.1.3验收标准 161581010.2办公室设备调配与维护 173273810.2.1设备调配 171434610.2.2设备维护 172806710.3办公室设备报废与更新 172601010.3.1报废条件 172320410.3.2报废流程 171207110.3.3更新策略 17第一章办公室设备概述1.1办公室设备的分类办公室设备是指在日常办公活动中所使用的各种设备与工具，其分类主要根据设备的功能和用途进行划分。以下为办公室设备的主要分类：1.1.1办公家具办公家具是办公室设备的基础组成部分，包括办公桌、椅子、文件柜、会议桌、沙发等。这些家具为员工提供舒适的办公环境，有助于提高工作效率。1.1.2办公电器办公电器主要包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。这些电器设备为办公活动提供必要的技术支持，实现信息化、自动化办公。1.1.3通讯设备通讯设备包括电话、手机、对讲机、视频会议系统等。这些设备便于企业内部及外部沟通，提高办公效率。1.1.4网络设备网络设备包括路由器、交换机、防火墙等，用于构建企业内部网络，实现数据传输、资源共享等功能。1.1.5安全防护设备安全防护设备包括监控摄像头、门禁系统、报警器等，用于保障企业内部安全和员工人身安全。1.2办公室设备的作用办公室设备在办公活动中具有重要作用，主要体现在以下几个方面：1.2.1提高工作效率办公设备的应用可以简化办公流程，降低人力成本，提高工作效率。例如，电脑及办公软件的使用，使文档处理、数据统计等工作更加高效。1.2.2促进信息化管理现代办公室设备的信息化、网络化特点，有助于实现企业信息化管理，提升企业竞争力。通过办公设备，企业可以实现信息资源的共享，提高决策效率。1.2.3保障办公安全安全防护设备的配置，有助于预防安全，保障员工人身安全和企业资产安全。1.2.4提升办公环境办公家具、电器等设备的合理配置，可以营造一个舒适、美观的办公环境，提高员工的工作积极性。第二章电脑设备使用2.1电脑硬件设备的使用2.1.1开机与关机操作（1）开机操作：确认电源插座已连接，将电源线插入电脑主机电源接口，按下电源按钮，等待电脑启动。（2）关机操作：屏幕左下角的“开始”按钮，选择“关机”选项，等待电脑自动关机。2.1.2键盘与鼠标的使用（1）键盘：使用键盘进行文字输入、命令执行等操作。注意按键力度适中，避免用力过猛。（2）鼠标：使用鼠标进行光标定位、操作等。保证鼠标在平滑的表面上使用，避免在粗糙或不平的表面上使用。2.1.3显示器的使用（1）调整显示器亮度、对比度等参数，使显示效果达到最佳。（2）保持显示器清洁，避免屏幕上有灰尘或污渍。2.1.4主机的使用（1）主机内部设备：了解主机内部设备，如CPU、内存、硬盘等，保证设备正常运行。（2）主机外部接口：熟悉主机外部接口，如USB接口、音频接口等，正确连接外部设备。2.2电脑软件设备的使用2.2.1操作系统的使用（1）熟悉操作系统的界面和基本操作，如文件管理、系统设置等。（2）掌握常用软件的安装、卸载和使用方法。2.2.2办公软件的使用（1）熟悉常用的办公软件，如MicrosoftOffice、WPSOffice等。（2）掌握办公软件的基本操作，如文字处理、表格制作、演示制作等。2.2.3专业软件的使用根据工作需求，学习并掌握专业软件的使用，如CAD、Photoshop等。2.3电脑日常维护与故障处理2.3.1日常维护（1）定期清理电脑内部灰尘，保证散热良好。（2）定期检查电脑硬件设备，如电源线、数据线等，保证连接正常。（3）定期更新操作系统和软件，以获得最新的功能和安全功能。2.3.2故障处理（1）硬件故障：检查硬件设备是否正常连接，排除硬件故障。（2）软件故障：分析软件运行日志，查找故障原因，采取相应措施进行修复。（3）网络故障：检查网络连接，排除网络故障。（4）病毒感染：使用杀毒软件进行病毒查杀，保证电脑安全。第三章打印设备使用3.1激光打印机使用方法3.1.1准备工作在使用激光打印机之前，请保证以下准备工作已完成：（1）将打印机连接到电源插座，并打开电源开关。（2）保证打印机的USB接口或网络连接已正确设置。（3）检查打印机纸盒内是否有足够的打印纸张，并保证纸张质量符合打印机要求。3.1.2打印操作（1）打开电脑上的打印队列，选择激光打印机作为默认打印机。（2）在打印文档前，预览打印效果，确认无误后“打印”按钮。（3）根据需要设置打印参数，如打印质量、打印范围、打印份数等。（4）确认打印参数设置无误后，“确定”按钮开始打印。3.1.3清理与维护（1）打印机使用完毕后，关闭打印机电源。（2）定期清理打印机内部灰尘，避免打印机故障。（3）检查打印机耗材，如碳粉、感光鼓等，及时更换。3.2喷墨打印机使用方法3.2.1准备工作在使用喷墨打印机之前，请保证以下准备工作已完成：（1）将打印机连接到电源插座，并打开电源开关。（2）保证打印机的USB接口或网络连接已正确设置。（3）检查打印机墨盒是否安装正确，并保证墨水充足。3.2.2打印操作（1）打开电脑上的打印队列，选择喷墨打印机作为默认打印机。（2）在打印文档前，预览打印效果，确认无误后“打印”按钮。（3）根据需要设置打印参数，如打印质量、打印范围、打印份数等。（4）确认打印参数设置无误后，“确定”按钮开始打印。3.2.3清理与维护（1）打印机使用完毕后，关闭打印机电源。（2）定期清理打印机内部灰尘，避免打印机故障。（3）检查打印机墨盒，如发觉墨水不足，及时更换。3.3打印机故障处理与维护3.3.1故障处理（1）当打印机出现卡纸时，请关闭打印机电源，打开打印机纸盒，取出卡纸。（2）当打印机无法打印时，检查打印机连接线是否正常，确认电脑上已安装打印机驱动程序。（3）当打印机打印质量下降时，检查打印机墨盒或碳粉是否充足，必要时更换。3.3.2维护（1）定期清理打印机内部灰尘，避免打印机故障。（2）检查打印机耗材，如碳粉、感光鼓、墨盒等，及时更换。（3）保持打印机工作环境清洁，避免打印机受潮、受热。（4）遵循打印机使用说明书，正确操作打印机。第四章复印设备使用4.1复印机操作步骤4.1.1开机准备（1）保证复印机电源插头连接良好，开启电源开关。（2）检查复印机内部是否清洁，纸盒内是否放置了适量的复印纸。（3）调整复印机至待机状态，显示屏显示正常。4.1.2放置原稿（1）打开复印机盖板，将原稿正面朝下平放在复印机上。（2）调整原稿尺寸，使其与复印机纸盒尺寸相匹配。（3）关闭复印机盖板。4.1.3设置复印参数（1）根据需求选择复印模式（如：黑白、彩色、双面等）。（2）设置复印比例，如需放大或缩小，调整相应比例。（3）设置复印数量，根据需要输入相应的数字。4.1.4开始复印（1）按下“开始”按钮，复印机开始工作。（2）观察复印机运行情况，保证纸张输送正常。（3）复印完成后，取出复印纸，检查复印质量。4.2复印机日常维护4.2.1定期清洁（1）清洁复印机外部，包括机器表面、按键等。（2）清洁复印机内部，包括扫描玻璃、复印鼓等部件。（3）清洁复印机纸盒，保证纸盒内无灰尘、纸屑等杂物。4.2.2检查部件磨损（1）定期检查复印机各部件磨损情况，如：搓纸轮、输送带等。（2）发觉磨损严重的部件，及时更换，避免影响复印效果。4.2.3更换耗材（1）当复印机提示耗材更换时，及时更换碳粉、复印纸等。（2）更换过程中，注意操作规范，避免损坏机器。4.3复印机故障处理4.3.1纸张卡纸（1）关闭复印机电源，打开机器盖板，取出卡纸。（2）检查纸盒是否放置平整，调整纸盒位置。（3）清洁纸盒内部，保证无纸屑、灰尘等杂物。（4）重新启动复印机，进行复印操作。4.3.2复印质量差（1）检查复印机碳粉是否充足，不足时及时更换。（2）清洁复印机扫描玻璃，保证玻璃表面无污渍。（3）检查复印机曝光灯是否正常工作，如有问题，及时维修。4.3.3复印机无法启动（1）检查电源插头是否连接良好，电源开关是否打开。（2）检查复印机内部是否有故障，如：保险丝烧毁等。（3）如无法解决问题，请联系专业维修人员进行检修。第五章扫描设备使用5.1平板式扫描仪使用方法5.1.1准备工作在使用平板式扫描仪之前，请保证设备已正确连接至计算机，并安装了相应的驱动程序。同时将待扫描的文件平整地放置在扫描仪的玻璃板上。5.1.2扫描操作1）打开扫描仪的电源开关，等待设备预热。2）在计算机上打开扫描软件，选择平板式扫描仪作为扫描设备。3）根据需要设置扫描分辨率、色彩模式等参数。4）将待扫描的文件正面朝下，放置在扫描仪玻璃板上，保证文件边缘与扫描仪边缘对齐。5）在扫描软件中“扫描”按钮，开始扫描。扫描过程中，请保持扫描仪的稳定，避免晃动。6）扫描完成后，根据需要在扫描软件中进行编辑、保存或打印等操作。5.2滚筒式扫描仪使用方法5.2.1准备工作在使用滚筒式扫描仪之前，请保证设备已正确连接至计算机，并安装了相应的驱动程序。同时将待扫描的文件整理平整。5.2.2扫描操作1）打开扫描仪的电源开关，等待设备预热。2）在计算机上打开扫描软件，选择滚筒式扫描仪作为扫描设备。3）根据需要设置扫描分辨率、色彩模式等参数。4）将待扫描的文件放入滚筒式扫描仪的进纸口，保证文件正面朝上，且边缘与进纸口对齐。5）在扫描软件中“扫描”按钮，开始扫描。扫描过程中，请保持扫描仪的稳定，避免晃动。6）扫描完成后，根据需要在扫描软件中进行编辑、保存或打印等操作。5.3扫描仪日常维护与故障处理5.3.1日常维护1）保持扫描仪清洁，定期使用干净的软布擦拭设备表面。2）避免将液体、金属物品等容易引起短路的物品靠近扫描仪。3）在扫描仪工作时，请勿搬动或晃动设备，以免影响扫描效果。4）长时间不使用扫描仪时，请关闭电源，避免设备闲置。5.3.2故障处理1）扫描仪无法启动：检查电源线是否连接牢固，确认电源插座是否正常。2）扫描仪无法识别：检查连接线是否插拔正确，重新安装驱动程序。3）扫描效果不佳：检查扫描仪玻璃板是否干净，调整扫描参数。4）扫描仪出现异常噪音：检查设备内部是否有异物，清洁滚筒或平板部分。5）其他故障：参考扫描仪说明书或咨询售后服务。第六章通讯设备使用6.1电话设备使用方法6.1.1准备工作在使用电话设备前，请保证电话线路已正确连接，并检查电话是否处于正常工作状态。6.1.2拨打电话（1）拨打本地电话：拿起话筒，听到拨号音后，依次拨打对方电话号码。（2）拨打长途电话：拨打区号对方电话号码。（3）拨打国际电话：拨打国际区号国家代码对方电话号码。6.1.3接听电话（1）当电话响起时，及时拿起话筒，礼貌问候。（2）记录对方信息，如姓名、单位、事由等。（3）如需转接电话，请告知对方稍等，然后拨打转接号码。6.1.4使用电话会议功能（1）连接电话会议设备，保证设备正常工作。（2）拨打会议号码，加入会议。（3）按照会议议程进行发言。6.2传真机使用方法6.2.1准备工作在使用传真机前，请保证传真机已正确连接电话线路，并检查传真机是否处于正常工作状态。6.2.2发送传真（1）打开传真机盖板，将文件正面朝下放置在传真机进纸口。（2）拨打对方传真号码，听到拨号音后，按下“发送”键。（3）等待传真机自动发送文件。6.2.3接收传真（1）当传真机收到传真时，自动打印出文件。（2）检查打印质量，如有问题，及时与对方联系。6.2.4传真机维护（1）定期清洁传真机，保持设备干净。（2）检查传真机耗材，如纸张、墨盒等，及时更换。（3）遇到故障时，及时联系维修人员。6.3通讯设备故障处理6.3.1电话设备故障处理（1）电话无法拨出或接听：检查电话线路是否正常连接，重启电话设备。（2）通话质量差：检查电话线路，排除干扰因素。（3）电话设备损坏：及时联系维修人员。6.3.2传真机故障处理（1）传真机无法发送或接收传真：检查传真线路是否正常连接，重启传真机。（2）传真机打印质量差：检查打印头是否干净，更换墨盒。（3）传真机卡纸：打开传真机盖板，取出卡纸，重新放回纸张。如无法解决问题，联系维修人员。第七章办公桌椅使用7.1办公桌椅的摆放与调整7.1.1摆放要求（1）办公桌椅应摆放在通风、光线充足的位置，以保证工作人员的舒适度。（2）桌椅之间应保持一定的距离，便于工作人员通行和操作。（3）桌椅摆放应整齐划一，符合办公室整体布局。7.1.2调整方法（1）办公桌椅高度调整：根据工作人员的身高，调整桌椅高度，使其舒适度达到最佳。一般而言，桌椅高度差应在2530厘米之间。（2）椅子靠背调整：根据工作人员的体型，调整靠背高度和角度，以支撑腰部和背部，减轻疲劳。（3）桌面倾斜调整：部分办公桌具备桌面倾斜功能，可根据工作人员的需求进行调整，以提高工作效率。7.2办公桌椅的清洁与保养7.2.1清洁方法（1）桌面清洁：用湿布擦拭桌面，去除灰尘和污渍。如有顽固污渍，可用中性清洁剂擦拭。（2）椅子清洁：用湿布擦拭椅子表面，注意清洁椅面、椅背和扶手等部位。如有顽固污渍，可用专用清洁剂擦拭。（3）底座清洁：用湿布擦拭底座，去除灰尘和污渍。7.2.2保养措施（1）定期检查桌椅部件，保证连接牢固，如有松动现象，及时加固。（2）避免将重物放置在桌椅边缘，以防损坏结构。（3）避免长时间暴露在阳光下，以防紫外线照射导致褪色。（4）搬运时，注意轻拿轻放，避免碰撞和损坏。7.3办公桌椅故障处理7.3.1故障分类（1）结构故障：如桌椅部件损坏、连接松动等。（2）功能故障：如椅子调节失灵、桌面倾斜异常等。7.3.2故障处理方法（1）结构故障：及时联系维修人员进行修复或更换损坏部件。（2）功能故障：根据故障原因，调整或修复相关部件。若无法解决，联系专业维修人员进行维修。7.3.3预防措施（1）定期检查桌椅，发觉问题及时处理。（2）遵循正确的使用方法，避免不当操作导致故障。（3）加强员工培训，提高对办公桌椅的维护意识。第八章文件柜使用8.1文件柜的分类与选购8.1.1分类文件柜根据材质、结构和功能的不同，可分为以下几类：（1）材质分类：木质文件柜、金属文件柜、塑料文件柜等。（2）结构分类：单门文件柜、双门文件柜、抽屉式文件柜等。（3）功能分类：普通文件柜、保密文件柜、移动文件柜等。8.1.2选购选购文件柜时，应考虑以下因素：（1）材质：根据使用场合和预算选择合适的材质，木质文件柜适合办公室和家居环境，金属文件柜具有较好的承重和安全性。（2）容量：根据存储需求选择合适的容量，保证文件柜能满足日常使用需求。（3）结构：根据使用习惯和空间布局选择合适的结构，如抽屉式文件柜便于存放小件物品，双门文件柜适合存放大量文件。（4）功能：根据实际需求选择具有特定功能的文件柜，如保密文件柜、移动文件柜等。8.2文件柜的摆放与使用8.2.1摆放文件柜的摆放应符合以下要求：（1）保持通风、干燥，避免阳光直射。（2）保证文件柜与墙壁保持一定距离，便于清洁和散热。（3）根据空间布局合理摆放，尽量减少占用过道和影响通行。8.2.2使用文件柜的使用应注意以下事项：（1）轻拿轻放，避免碰撞和损坏。（2）保持文件柜内外整洁，定期清理灰尘。（3）根据文件类型和重要性进行分类存放，便于查找。（4）使用抽屉式文件柜时，注意抽屉的开合，避免夹伤手指。8.3文件柜的维护与保养8.3.1维护文件柜的维护包括以下方面：（1）定期检查文件柜的连接部件，如有松动，及时紧固。（2）检查文件柜的表面涂层，如有损伤，及时修补。（3）保持文件柜内部干燥，避免受潮发霉。8.3.2保养文件柜的保养措施如下：（1）定期擦拭文件柜表面，保持干净整洁。（2）避免使用硬物擦拭，以免损伤文件柜表面。（3）使用合适的清洁剂，如多功能清洁剂、玻璃清洁剂等。（4）避免在文件柜附近吸烟、洒水等，以免影响文件柜的使用寿命。第九章办公室安全与环保9.1办公室电器安全9.1.1电器设备选购与使用为保证办公室电器安全，应遵循以下原则：（1）选购符合国家标准的电器设备；（2）选用具有合格证的电器产品；（3）定期检查电器设备的电源线、插头等部件，保证无破损、老化现象；（4）使用电器设备时，应按照产品说明书操作，避免违规操作。9.1.2电器设备维护与保养为延长电器设备的使用寿命，降低故障率，应做好以下维护与保养工作：（1）定期清理电器设备，保持设备清洁；（2）发觉电器设备故障时，及时请专业人员维修；（3）避免在潮湿环境中使用电器设备，以防短路；（4）定期检查电器设备的接地装置，保证安全可靠。9.2办公室消防安全9.2.1消防设施配置办公室应配置以下消防设施：（1）灭火器：根据办公室面积和火灾风险，合理配置灭火器；（2）消防栓：保证消防栓数量充足，且消防水带、水枪等配件齐全；（3）疏散指示标志：在办公室内部明显位置设置疏散指示标志；（4）安全出口：保证安全出口畅通，无遮挡物。9.2.2消防安全培训为提高办公室员工的消防安全意识，应定期进行以下培训：（1）消防安全知识培训：教授火灾预防、灭火器使用、疏散逃生等基本知识；（2）消防安全演练：定期组织消防演练，提高员工应对火灾的能力；（3）消防安全宣传：利用宣传栏、海报等形式，普及消防安全知识。9.3办公室环保措施9.3.1节能减排为降低办公室能耗，提高能源利用效率，应采取以下措施：（1）合理使用空调、照明等设备，避免能源浪费；（2）推广使用节能型电器设备；（3）提高员工节能减排意识，养成良好的节能习惯。9.3.2废弃物处理为减少办公室废弃物对环境的影响，应采取以下措施：（1）设立分类回收垃圾桶，对废弃物进行分类处理；（2）鼓励员