档案管理制度

档案管理制度以下是一份档案管理制度的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。《档案管理制度》一、目的与需求为了加强本组织档案管理，有效地保护和利用档案，提高档案工作的规范化、科学化和现代化水平，确保档案的真实性、完整性、安全性和保密性，更好地为组织的各项工作服务，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于本组织内各类档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理活动。三、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.负责组织档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计工作。3.负责档案库房的管理，确保档案的安全和保密。4.定期对档案进行鉴定和销毁工作，提出档案销毁清单，经批准后组织实施。（二）各部门1.负责本部门形成的各类文件材料的收集、整理和初步筛选工作，确保应归档文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门应归档的文件材料移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的利用工作，为档案的查阅、借阅提供必要的支持和配合。（三）档案工作人员1.熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的整理、编目、录入、检索等工作，确保档案信息的准确和完整。3.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告和处理。4.负责档案的查阅、借阅登记和跟踪管理，确保档案的安全和保密。四、档案的定义与分类（一）定义本制度所指的档案是指本组织在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。（二）分类1.行政管理类档案：包括组织的章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、通知、通报等。2.业务工作类档案：根据组织的业务性质和特点进行细分，如项目文件、合同协议、业务报表、技术资料、科研成果等。3.人事档案：包括员工的招聘、录用、考核、任免、奖惩、工资、培训、退休等方面的文件材料。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务分析等。5.声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等反映组织重大活动、重要事件的声像资料。6.电子档案：通过计算机等电子设备形成、传输和存储的数字格式的档案信息。五、档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门在工作活动中应按照规范要求形成文件材料，确保文件材料的内容真实、准确、完整，格式规范，字迹清晰，签署齐全。2.电子文件的形成应符合相关的电子文件管理标准和要求，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和可读性。（二）收集范围1.本组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.本组织在对外交往中接收的与本组织工作有关的重要文件材料，如上级机关的文件、其他单位的来函等。3.本组织所属单位报送的具有保存价值的文件材料。（三）收集方式1.定期收集：各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的应归档文件材料进行收集、整理，并移交档案管理部门。2.随时收集：对于一些重大活动、重要事件形成的文件材料，相关部门应及时收集、整理，并移交档案管理部门。六、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同门类、不同载体的档案，按照不同的整理方法进行整理。3.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.纸质档案：按照分类方案进行分类，然后进行装订、编目、装盒等整理工作。2.电子档案：按照电子文件的管理要求，进行分类、编目、存储等整理工作，并确保电子档案与纸质档案的一致性。3.声像档案：按照声像资料的内容和形式进行分类，编写说明，标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息。（三）归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整，符合归档范围和质量要求。2.归档的文件材料应按照规定的格式进行整理和装订，填写归档文件目录和档案封面等相关信息。3.电子档案应进行数据备份，并存储在符合安全要求的存储介质上。4.各部门应在规定的时间内将整理好的档案移交档案管理部门，办理移交手续。七、档案的保管与保护（一）保管条件1.档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防强光等要求，配备必要的消防、防盗、除湿、防虫等设备。2.档案库房应保持清洁、整齐，档案存放应按照分类方案进行排列，便于查找和利用。3.电子档案的存储应采用安全可靠的存储介质和存储设备，定期进行数据备份和维护，确保数据的安全和完整。（二）保护措施1.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取措施进行补救。2.对档案库房的温湿度进行监测和调控，保持适宜的温湿度环境。3.加强档案的安全保卫工作，严格限制无关人员进入档案库房，确保档案的安全。八、档案的利用与服务（一）利用原则1.档案的利用应遵循合法、合规、保密的原则，确保档案的安全和保密。2.档案的利用应满足组织内部工作的需要，同时也可以为社会提供必要的服务。（二）利用方式1.查阅：本组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅：因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期应办理延期手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理复制手续。复制的档案应与原件一致，并注明复制日期和用途。（三）服务要求1.档案管理部门应建立健全档案利用服务制度，提高服务质量和效率，为利用者提供优质的服务。2.档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，编制档案检索工具和参考资料，为组织的决策和管理提供支持。九、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本组织的实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.坚持全面、客观、公正的原则，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和长远意义。（二）鉴定方法1.定期鉴定：档案管理部门应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.直接鉴定：档案鉴定工作应逐件、逐卷进行，直接审查档案的内容和形式，确定其保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，报组织领导审批。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派人监销，确保档案销毁的彻底性。3.档案销毁后，监销人应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档备查。十、监督与检查（一）内部评审1.档案管理部门应定期组织对档案管理制度的执行情况进行内部评审，发现问题及时进行整改。2.内部评审应邀请相关部门和人员参加，广泛听取意见和建议，不断完善档案管理制度。（二）法律审核1.档案管理制度在制定和修订过程中，应进行法律审核，确保制度的合法性和合规性。2.法律审核由组织的法律顾问或法律事务部门负责，审核意见应作为制度修订的重要依据。（三）相关部门反馈1.档案管理部门应定期向相关部门征求对档案管理工作的意见和建议，及时了解各部门的需求和期望。2.相关部门应积极配合档案管理部门的工作，及时反馈档案管理工作中存在的问题和困难，共同推动档案管理工作的顺利开展。十一、实施计划（一）宣传培训阶段（[具体时间区间1]）1.组织全体员工学习档案管理制度，了解档案管理的重要性和具体要求。2.举办档案管理培训班，对档案管理人员进行专业培训，提高其业务水平和工作能力。（二）整理归档阶段（[具体时间区间2]）1.各部门按照档案管理制度的要求，对本部门的文件材料进行全面清理和整理，确保应归档文件材料的齐全、完整。2.按照档案整理的规范要求，对文件材料进行分类、装订、编目等整理工作，并将整理好的档案移交档案管理部门。（三）检查完善阶段（[具体时间区间3]）1.档案管理部门对各部门移交的档案进行检查和验收，对不符合要求的档案及时退回相关部门进行整改。2.对档案管理制度的执行情况进行检查和评估，发现问题及时进行调整和完善。（四）常态化管理阶段（[具体时间]起）1.档案管理工作进入常态化管理，各部门按照档案管理制度的要求，做好文件材料的形成、收集、整理和归档工作。2.档案管理部门加强对档案的保管、利用、鉴定和销毁等管理工作，确保档案的安全和有效利用。十二、培训方案（一）培训目标1.使全体员工了解档案管理的重要性和基本要求，增强档案意识。2.使档案管理人员熟悉档案管理制度和业务流程，掌握档案整理、保管、利用等方面的技能和方法。（二）培训对象1.全体员工2.档案管理人员（三）培训内容1.档案管理法律法规和政策2.档案管理制度和业务流程3.档案整理、归档的方法和技巧4.档案保管、保护的措施和要求5.档案利用和服务的规范和方法6.电子档案管理的基本知识和技能（四）培训方式1.集中培训：组织全体员工或档案管理人员参加集中培训，由档案管理专家或业务骨干进行授课。2.现场指导：档案管理人员到各部门进行现场指导，帮助各部门做好档案整理和归档工作。3.在线学习：利用网络平台提供档案管理相关