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文档简介

备用金管理制度及流程一、制定目的及范围为规范公司备用金的管理，提高资金使用效率，确保资金安全，特制定本备用金管理制度。本制度适用于公司内部各部门的备用金使用、报销及审批流程，明确备用金的申请、使用与管理职责。二、备用金管理原则1.备用金的使用必须遵循“合法、合规、合理”的原则，确保资金用途符合公司规定。2.各部门备用金的使用须经过严格审批，严禁挪用和随意使用备用金。3.备用金的管理应透明，定期对备用金使用情况进行审计和检查，确保资金的安全与合理使用。三、备用金管理流程1.备用金申请流程1.1申请准备：各部门在使用备用金前，需根据实际需求提前准备备用金申请表，详细说明备用金使用目的、金额及使用时间。1.2部门审批：申请表填写完成后，需经部门负责人审核批准，确保申请的合理性和合规性。1.3提交财务审核：部门负责人批准后，将申请表提交财务部进行审核，财务部核实申请的真实性及必要性。1.4财务审批：财务部审核通过后，填写《备用金审批表》，并由财务负责人签字确认，作为备用金发放的依据。2.备用金发放流程2.1现金发放：财务部根据审批通过的《备用金审批表》，向申请部门发放备用金，发放时需记录发放金额及领款人信息。2.2收据索取：领取备用金的部门需提供相应的收据或票据，作为备用金使用的凭证，确保备用金发放的合规性。3.备用金使用与报销流程3.1备用金使用：部门在使用备用金时，须按照申请的用途进行支出，并保留所有相关的原始票据。3.2报销申请：使用完备用金后，部门需填写《备用金报销单》，附上所有相关票据，并说明备用金的实际使用情况。3.3部门审核：报销单需经部门负责人审核，确保报销金额与实际支出相符。3.4财务审核：经部门审核的报销单提交财务部进行审核，财务部将核实票据的真实性及合规性，并进行报销处理。4.备用金的清算与结账流程4.1定期清算：各部门需定期对备用金进行清算，确保备用金的实际使用情况与账面记录相符。4.2专项审计：财务部每季度对各部门备用金使用情况进行专项审计，将审计结果反馈至各部门，发现问题及时整改。4.3结账处理：清算完毕后，财务部将对备用金进行结账处理，确保备用金余额与实际发放金额相符。四、备案与存档所有备用金相关的申请表、审批表、报销单和票据必须妥善保存。各部门需按月将备用金使用情况报送财务部，财务部负责将所有相关资料进行整理存档，以备后续审核和稽查。五、备用金管理纪律1.责任制：各部门负责人对备用金的使用和管理负有直接责任，确保资金使用符合相关规定。2.违规处理：如发现备用金被挪用、虚报或其他违规行为，相关责任人将受到严肃处理，情节严重者将依法追究责任。六、反馈与改进机制为确保备用金管理制度的有效性，鼓励各部门对制度提出意见和建议。定期召开备用金管理工作会议，听取各部门反馈，结合实际情况对制度进行优化和调整。七

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