采购管理制度及采购流程

采购管理制度及采购流程一、制定目的及范围为提升公司的采购效率，优化资源配置，降低采购成本，确保采购工作的规范性与透明度，特制定本采购管理制度。此制度适用于所有采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等。二、采购原则1.公正、公平、公开的原则是采购工作的基本要求。采购过程中需综合考虑质量、价格及服务，优中选优。2.所有采购物资必须从具备合法资质的供应商处购买，并确保开具正规发票。3.各部门需设立专人负责采购，申购人与采购人应为不同人员，确保责任分离。三、采购流程1.一般采购流程采购申请申购人需在进行采购前查询库存情况，确认所需物资的紧急程度，随后填写“申购单”。该单应详细列明所需物资的名称、数量、用途及预计预算。申购审批项目采购需提交预算审批，其他类型的采购应经部门负责人批准后，填写流转单以便后续跟踪。流转单上需注明采购理由及选择供应商的依据。询价采购责任部门需对所需物资进行市场调研，至少提供三家符合条件的供应商报价。询价过程中，需关注价格、质量、交货时间及售后服务等因素。核价在收到报价后，采购责任人需参考历史价格及市场行情，对报价进行核价，填写流转单中的核价结果，并附上相关报价单及市场调研报告。审批流转单需逐级审批，确保各级管理人员对采购的必要性及合理性进行审核，最终报告公司负责人审批，以获得采购授权。采购实施与验收入库得到批准后，采购人应及时下单，确保物资按时到货。物资到达后，相关人员应进行验收，确保数量与质量符合要求，验收合格后方可入库。报销采购物资的报销工作应在物资到货后的一个月内完成，相关的发票及其他支付凭证需一并提交财务审核，逾期不予受理。2.特殊采购流程集中计划采购办公用品等定期需求物资由各部门在每月25日前提交流转单，办公室负责统一采购，确保购买的物资种类与数量符合各部门的实际需求。零星采购针对金额较小或偶发性需求的采购，采购人需征得部门负责人同意后，方可执行相关采购。此类采购需严格控制在预算范围内，避免不必要的资源浪费。应急采购当出现突发情况需立即采购的物资时，由应急处置小组进行采购。在特殊情况下可不进行询价，采购人需以最快的方式获取所需物资，以保证公司的正常运转。年度采购针对定期需求的采购，相关部门需提前编制年度采购预算，并向财务部报备，确保年度采购计划的合理性及可执行性。四、备案所有采购活动结束后，采购人需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份。一份交给财务部门进行审核，另一份需妥善存档，以备日后查阅及审计。五、采购纪律1.采购人职责采购人应建立供应商资料档案，进行市场调研，确保所采购物资的质量符合公司标准。采购人应定期对供应商进行评估，确保其持续满足公司的需求。2.采购人员行为规范采购人员在采购过程中不得接受供应商的任何赠品或回扣，违者将受到公司严肃处理，以维护公司利益与采购的公正性。六、监督与反馈机制为确保采购管理制度的有效性，需设立监督机制，定期对采购流程进行检查与评估。各部门应反馈在采购过程中遇到的问题与建议，以便于制度的持续优化。采购部应定期汇总各类采购情况与供应商表现，形成报告，供管理层决策参考。七、培训与宣传公司应定期对员工进行采购管理制度的培训，提高员工对采购流程及相关规定的认识。通过宣传和培训，确保每位员工都能理解并遵循采购管理制度，提升公司整体的采购效率。八、制度的修订与更新采购管理制度应根据公司实际情况与市场变化进行定期修订与更新。由采购部牵头，广泛征求各部门意见，确保制度的时效性与适用性。修订后的制度需及