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文档简介

前台文员岗位岗位职责一、岗位职责概述前台文员是公司对外的形象代表，承当着接待来访客户、供应办公支持和日常文秘工作的紧要职责。本规章制度旨在明确前台文员的岗位职责，确保工作高效、有序地进行，提升公司的形象和内部运营效率。二、职责描述2.1客户接待管理负责欢迎来访客户，供应友好、专业的服务，引导客户至指定区域，并及时通知相关员工进行接待。办理客户注册手续，核实来访目的并记录必需信息，确保公司能够追踪客户需求并供应个性化服务。熟识公司业务，能够介绍公司背景、产品和服务信息，并解答客户的基本问题。2.2办公室日常管理负责办公室门禁的管理，保证员工和访客按规定进出。负责前台区域的乾净和环境卫生，确保公司形象正面。收发公司来往邮件、传真、快递和文件，及时将文件分发至相关部门。维护前台文员相关设备的正常运行，如电话、传真机、打印机等。2.3电话及访客管理负责接听公司总机电话，并将电话转接至相应部门或员工，或记录留言转达。维护电话交换机和电话目录的更新和维护工作，确保公司内部通话顺畅。确保电话服务礼仪，回答来电咨询，转达相关信息，并与员工保持良好的沟通合作关系。负责访客登记，发放访客证件，引导访客按规携带证件，确保公司内安全。帮助布置来访客户与相关员工的会议、谈判和培训等活动。2.4文件管理管理公司的文件、档案和资料，保证文件的规范、准确及时归档。参加文件传递和传阅工作，确保文件的安全和流转的顺畅。依据需要订立、修改和完善相关的文件管理制度和流程。2.5助理支持工作帮助公司内部员工的日常文秘工作，包含会议纪要、文件整理等。供应办公用品的管理和补给，保证员工正常使用。帮助布置员工差旅、会议等需要预订的事项，并保证相关的预定工作的准确性。帮助部门主管或上级领导处理一些行政、人事事务。三、工作要求具备良好的沟通、协调和组织本领，能有效应对各类突发事件和问题。具备敬业精神，可经受工作压力，乐观自动，勤奋受苦，具备良好的时间管理本领。具备良好的服务意识和团队合作精神，与内部各部门和员工保持良好的沟通和合作。具备较强的行政、文秘等相关工作经验和技能，娴熟使用MicrosoftOffice等办公软件。保持良好的形象和仪表，具备良好的职业操守。四、职责更改和违纪惩罚前台文员职责的更改需经过相关负责人批准，并通知前台文员本人。前台文员职责范围内的严重疏忽、耽搁、错误、失职等行为，将依据情节严重性予以相应惩罚，包含但不限于口头警告、书面

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