全院统一自动化系统采编用户手册

国科图资源建设部全院统一自动化系统采编用户手册--外文图书采访全院统一自动化系统采编用户手册外文图书采访本手册专为全院统一自动化系统外文图书采访通用工作编制。如研究院、研究所有自己单独的采访工作流程和特点，可根据自己的工作特点使用本手册。本手册以图书馆员订购外文单册图书为例，详尽介绍订购业务工作如何通过ALEPH系统操作完成。其它途径和方式的采访只是重复本手册中步骤的部分或全部。目录ALEPH系统外文图书采访工作手册 工作流程图操作步骤ALEPH图书采访拟订系统，主要功能是完成书目的上载转换采访拟订、采访审订、采访发订、输出正式订购报表等工作在本模块完成。登录图书采访拟订系统采访工作人员通过户端登录ALEPH采访/连续出版物系统系统。在此系统上工作应具有工作权限，打开工作用机浏览器，登录，进入ALEPH图书采访拟订系统。点击开始菜单，找到客户端安装路径，点击AcquistionsSerials；输入用户名和密码，点击确定，进入客户端系统。点击客户端系统菜单栏中ALEPH，点击下拉菜单中WEB综合服务，进入【AlephWeb综合服务】界面；进入【AlephWeb综合服务】界面，并选择APSM专著采访拟订系统，进入【ALEPH图书采访拟订系统】。进入【ALEPH图书采访拟订系统】通过用户名和密码进入后，先创建新的工作列表；先按规范的命名规则设置本次任务批次号（命名规则详见《全院自动化系统参数设置》）注意下面说明文字；任务描述：简要描述一下本次任务的工作内容，如订单发订、订单查重等，注意下面说明文字。书目上载采访工作人员在书目上载模块中，完成文件上传转换、查重操作。进入ALEPH图书拟订系统页面点击书目上载进入【书目上载】界面。文件上传转换文件上传前格式转换将书商、出版社提供的外文书目按参数设定的Excel表格格式，或USMARC格式上载书目。Excel上载书目标准格式见下表：作者ISBN书名丛书名中文题名出版社出版时间价格学科分类读者对象图书获奖信息内容简介点击浏览键，选择拟上传书目文件，拟上传的文件大小不得超过10M，如果文件超过10M可拆分成两个以上的文件分别上传。选择拟上传的文件类型：系统允许上传的文件类型有：EXCEL2003、EXCEL2007、USMARC、CNMARC格式，根据本次上传的文件格式类型，选择上传文件类型框内相应的文件格式。EXCEL2003选择EXCEL文件(XLS)；EXCEL2007选择EXCEL文件（XLSX,OFFICE2007）；USMARC和CNMARC格式文件选择文本文件（TXT/CSV）。编写本批拟上传文件的书目批次号：按参数设置中的书目批次号命名规则编写拟导入的书目批次号（命名规则详见《全院自动化系统参数设置》），长度为17位。举例：a11001zs_13020102；国科图总馆张三2013年2月1日第二批。转换过程：在转换过程栏选择本批书的转换格式，上传的是EXCEL2003或2007格式选择ECL_U8_U1外文EXCEL文件格式转换；上传USMARC或CNMARC格式，选择B_MRC_GBKMARC文件格式转换。上传文件语种：在上传文件语种框选择外文；书目状态框选择13内订；在MARC扩展类型选择外文标准扩展。以上七项都选择好后，点击确定进行数据转换。点击查看结果和日志，查看文件上传转换日志：点击查看日志和结果，系统弹出【文件上传日志】界面。点击进行拟订库查重或直接正式库查重，进入下步拟订库查重。拟订库查重文件上传转换的书目数据在拟订库中进行查重，查重后的拟订书目数据待进入正式库。点击左上方工具栏中的拟订库查重，进入【拟订库查重】界面；拟订库查重文件：选择已上传文件名称；说明：拟订库查重文件名称按照上传先后顺序由上之下排序拟订库匹配脚本：外文图书选择拟订库外文匹配脚本；查重结果EXCEL输出模版，外文图书选择外文默认模板；点击确定按钮执行查重；点击查看运行日志和结果：查看“查重执行输出日志”；查看查重结果进入【查重执行输出日志】界面，如果运行状态尚未完成，点击查重执行输出日志-刷新。点击本界面中的查重执行输出日志刷新系统弹出输出文件，包含四种查重结果：①查重主输出文件：查看导入系统在拟订库查重的原始文件；②查新书目文件：在拟订库查重中没有重复记录的文件；③一对一重文件:拟订库查重中查到拟订库中有一条重复记录的文件；④一对多重文件:拟订库查重中查到拟订库中有多条重复记录的文件。查重日志可输出三种格式：①文本文件；②EXCEL(CSV)文件；③EXCEL（XLS）文件。正式库查重导入进行拟订外文图书数据与正式库数据查重，并把查重后的数据导入拟订库。查看并确认拟订库查重文件后，点击查新书目文件后的正式库查重，进行正式库的查重。正式库查重导入文件：系统自动默认本次导入的文件名称，无需选择；正式库匹配脚本：如通过ISBN号查重，可选择tab_match_script_usm外文书目ISBN匹配脚本；如通过题名查重可选择tab_match_script_usm_tit外文书目题名匹配脚本；正式匹配库类型：选择外文；查重结果EXCEL输出模版：选择tab_excel_format默认模板。进入正式库查重有两条途径可选择：在【查重执行输出日志】界面，点击“查新书目文件（文本格式）”所对应的正式库查重按钮；点击左上方工具栏中的正式库查重导入，进入【正式库查重】”界面。正式库查重导入文件：选择查新书目文件名称；正式库匹配脚本：外文图书选择查重匹配条件外文书目ISBN匹配脚本或外文题名匹配脚本；正式匹配库类型：选择外文；查重结果EXCEL输出模版：选择默认模板点击确定执行查重；点击查看运行日志和结果查看“查重执行输出日志”；点击本界面中的查重执行输出日志刷新系统弹出输出文件，包含四种查重结果：查重主输出文件：查看导入系统在拟订库查重的原始文件；查新书目文件：在拟订库查重中没有重复记录的文件；一对一重文件：拟订库查重中查到拟订库中有一条重复记录的文件；一对多重文件：拟订库查重中查到拟订库中有多条重复记录的文件。查重日志可输出三种格式：①文本文件；②EXCEL(CSV)文件；③EXCEL（XLS）文件。在【查重执行输出日志】界面中，勾选需导入拟订库的文件，点击导入拟订库，再点击确定。点击查看运行日志和结果查看“导入执行输出日志”；进入【导入执行输出日志】界面，如果运行状态尚未完成，点击导入执行输出日志-刷新。￭二次查重：如需要可再次进行正式库查重，在【正式库查重导入】界面中，“拟新订新书目文件(文本格式)”还有记录数，再次进行查重。进入【查重执行输出日志】界面，勾选要进行二次查重的文件，点击二次查重，进入【正式库查重导入】界面；导入拟订库将正式库查重过的书目导入拟订库查，选择查新书目文件（文本格式），点击导入拟订库。点击查看运行日志和结果查看“导入执行输出日志”；进入【导入执行输出日志】界面，如果运行状态尚未完成，点击导入执行输出日志-刷新。采访拟订普通手工拟订点击屏幕右上方采访拟订，进入【采访拟订】界面，在【普通手工批拟订】界面中，勾选需要续订或新订的外文图书。在本界面中每页最多显示100条数据，勾选导入拟订库的书目数据，本面选择完成后点击拟订书目。普通批拟订如本批图书是读者推荐或已在系统外完成遴选决定发订的图书，可直接通过普通批拟订直接生成拟订单。生成拟订单此环节要完成在与拟订库、正式库查重后并导入拟订库书目中选书。具体操作如下。系统弹出【拟订书目】界面。拟订批次号：输入上传书目批次号（与拟订库批次号、正式库批次号保持一致）；订购组别：选择中文图书或西文图书，如交换赠书图书选择赠送交换；资料类型：资料类型根据本批书的类型选择专著、丛书、会议录等；拟订前书目状态：系统默认20全部；折扣符号(+/-)：根据本批书的折扣选择+或-；书商代码：选择准备发订的书商；每套册数：选择每种书要订购多少册；订单状态：选择拟订；采访方式：选择本批书是订购还是赠送或呈缴等；拟订后是否关闭：选择关闭；折扣比例(00.00)：根据与书商的合同或协议选择折扣比例；订购分馆：选择发订的图书馆；分配规则：只选择本馆；订购单位：选择每种书发订的数量；预算：选择本次订单的预算。保存缺省值：点击此按钮，系统会把所有字段中出现的值保存起来。以上信息填写完毕后点击确认。系统弹出提示框，提示操作是否成功，并提示拟订多少条书目，生成多少个订单。此时点击关闭窗口。以上信息填写完毕后点击确认。系统弹出提示框，提示操作是否成功，并提示拟订多少条书目，生成多少个订单。此时点击关闭窗口完成书目拟订程序。例，拟订订单数量由0变成1，此时已拟订成功。采访审订点击导航条内的采访审订，进入【采访审订】界面，本界面每页最多显示100条数据，可在本界面勾选待审订的书目，勾选完成后点击审订订单，系统提示操作成功！采访发订点击导航条中的采访发订，系统弹出【采访发订】界面。拟订库拟订批次号：系统自动默认本次发订拟订批次号；正式库订单批次号：系统自动默认本次正式库订单批次号；正式书目库：外文图书选择外文，中文图书选择中文；正式库订单号前缀：系统默认不用选择；预览样式：有两种选择可选择任一种。正式发订前先点击发订预览，系统生成正式发订预览清单，可打印或保存在本地。点击正式发订本批图书，系统提示本批图书发订成功！输出正式订购报表点击屏幕上方正式订购报表，进入【正式订购报表】界面，如下图所示：正式订单批次：输入本次订单批次号；发订人：输入发订人代码；预算：选择本次订单的预算类型；订购分馆：选择本次订单的订购单位；订购组别：选择本次订单的订购组别类型；订单状态：选择本次订单状态类型；采访方式：选择本次订单的采访方式；资料类型：选择本次订单的资料类型；订购年度：选择本次订单的订购年度；语种库：选择“外文”；书商代码：选择本次订单的书商代码；排序字段：选择排序条件；排序类型：选择“升序”或“降序”；报表样式：选择生成订购报表的样式。点击屏幕下方正式订购报表按钮，生成“正式订购报表”，如下图所示：客户端服务(ALEPH采访/连续出版物系统)客户端服务模块主要是完成图书经费预算管理、图书发票管理、到书的验收登记，输出财产账等工作。登陆客户端服务系统在此系统上工作应具有工作权限，进入客户服务系统请先打开工作用机的浏览器进入ALEPH客户端【ALEPH采访/连续出版物系统】。登陆以上客户端服务系统后，系统弹出客户端登陆框，填写用户名和密码，并点击登录。图书验收登到登录ALEPH客户端，进入采访/连续出版物系统。新建总发票进入行项目通过ISBN号或书名检索订单记录调出图书的书目数据核对书目数据基本信息与到书是否相符<如果相符>（如果数据与到书不相符则返回订购人员）进入行项目生成单册条码填写单册价格修改单册处理状态自动登记单册到馆日期输出图书登记账工作结束：通过“发票“模块验收登记图书，本模块的主要功能是完成图书到货后的建立发票、和单册图书验收登到工作。建立总发票点击总发票键，根据规范的发票命名规则新建准备验收的本批图书发票号。现选择本批外文图书的书商，可以书商代码或书商名称检索。单本图书验收登到点击发票中的行项目，进行单本外文图书订单验收登记。通过西文订单题名、订单号、订购批次号、ISBN号检索单本图书。填写单册行项目列表：书商代码随总发票