档案补录服务投标方案

第六章档案数字化处理方案第一节档案数字化前拆装整理一、确定扫描页《纸质档案数字化规范》中规定“原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注”。按要求把需要扫描的和不需要扫描的页面区分开，区分的原则是：无关和重复的页面可以剔除，在具体操作过程中，有些单位对同时存有正本、定稿、草稿的档案进行数字化的扫描界定范围是只扫描正本，如果没有正本的，扫描定稿，无正本无定稿的，扫描草稿。有些单位则认为，正本、定稿、草稿、修改稿等都是档案完整形态的一部分，不能人为地割裂档案的前后形成关系。没有草稿、修改稿等也就没有最终的正本，它们作为一份完整的档案应全部扫描。应该说，数字化成果就是纸质档案存在的另一种形式，它比纸质档案拥有更多的优点就是查阅利用更方便、更快捷。我们应该尊重档案原貌，尽可能地让数字化成果与纸质档案相符，尽量客观地进行档案数字化工作。二、清查档案内容确定扫描页后，应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。负责清查档案的人员，应逐卷、逐件、逐页地对所选档案进行清查，凡是有内容缺失、目录漏写、页码次序颠倒，以及珍贵档案出现破损的，都应准确登记，并提请档案所属单位进行妥善处理。三、目录数据准备有些档案文件目录与文件内容不相符，究其原因，一是立档单位归档（移交）工作疏忽，二是在早期进行档案条目著录时著录人员工作疏忽。如果在数字化时对这样的错误不进行修正，将错就错，那么数字化的目的最终将无法达到，也失去了对档案进行数字化的意义。处理对策是：按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。在具体操作中可对待数字化的档案进行一次校对与修正，对有文件而没有目录的要补充目录；对有目录而没有文件或者档案有缺失、缺页等情况的，纸质档案数字化工作人员必须如实填写《库藏档案卷内文件材料登记备查表》，由管理中心或保管部门相关人员签字认可，并在进行档案原件扫描时将《备查表》扫描在所缺内容位置，这样在查阅该卷档案时，其缺失、不完整等情况就一目了然，其档案信息也更完整地得到体现。四、拆除装订逐卷（盒）拆除档案中的装订物。拆除时不得损坏档案包装原件，对排列顺序不准确的档案进行重排，对拆卷后难以复原的珍贵原件和法律凭据性文件，应请示档案所属单位，决定是否拆卷。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。目前按装订方式来分，档案有两大类：一类是2001年以前“立卷”方式整理的档案，其文件大都是依照三点一线进行装订组卷，称为“立卷”档案；另一类是在2001年1月1日开始实施国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）后推行的“不立卷”方法整理的档案，即每份文件装订后装盒，免去立卷、装订案卷等复杂环节，也就是所谓的“不立卷”档案。不论是“立卷”档案还是“不立卷”档案，在档案扫描前都要拆除装订物，待扫描结束后再重新装订还原。1.通过拆除装订物，可以把原来卷（件）中页码顺序混乱情况进行重新更正，确保了文件结构的连续性。2.拆除装订物后进行扫描的图像质量比不拆除装订物的要好。比如一卷（件）很厚的档案，在扫描其前部分或后部分时可能影响不大，但是在扫描中间部分的页面时，很难将其内容扫描完整；对于接近装订线的那部分内容，不拆除装订物的话也很难把内容扫描完整。3.虽然拆除装订物后重新装订看似费时费力，但是拆除装订物后的档案，可有效避免用平板扫描仪或高速扫描仪进行扫描时产生的漏光，节省人工翻页处理的时间和精力消耗。4.若档案拆除装订物后不进行再次装订，只是按照卷（件）原来顺序存放的话，虽然在档案利用或对档案原件进行仿真复制等比较方便，但是从档案保护的角度来看，是存在一定隐患的。档案散放保存，很容易因整理人员疏忽或人为偷窃等造成顺序混乱、内容缺失等。有需要的单位，可在档案拆除装订前，逐卷加贴条形码，以便在随后流程中通过识别条形码对扫描档案进行准确、高效的控制，并为以后档案借阅利用提供便利。五、纸张处理纸张质量关系到扫描仪的选择和扫描效果。对严重破损、褶皱不平、字迹模糊的档案，应及时做好登记，并分别进行处理。比如，对破损残缺的文件需及时进行修补，对褶皱的档案要进行压平处理，如需熨烫，熨烫温度要根据档案保护技术规范要求进行选择，具体操作时结合不同熨斗技术参数在熨斗低温区选择最合适的温度。对被污染的纸张要在通风环境中，用软毛刷轻轻刷去浮尘或霉菌。六、技术修复《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）中规定：“破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。褶皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。”字迹退化、纸张皱褶和破损残缺的页面，都直接影响着档案的可读性和可理解性。在进行档案扫描之前，可以采用逐页恢复阻塞化字迹，熨烫纸张皱褶和修复破损残缺页面等技术方法修复档案原件。熨烫纸张皱褶时，熨烫温度不能太高；修复破损的纸张一般的方法是在原来的纸张后面粘上一张白纸。在操作时应注意以下几点：选用的胶水质量要好；粘贴用纸不要太厚，否则将会因纸张太厚而不能扫描；粘贴时要小心，不能损坏原件；对于不能修复的页面，可采用数码翻拍仪对档案进行数字化。七、前处理登记在上述工作完成后，认真填写《纸质档案数字化前处理工作单》和《纸质档案数字化流程单》。第二节档案数字化数据处理一、图像处理将扫描图像与档案原件进行对照，如图像模糊，应当重扫。对有偏斜等问题的图像，应采用计算机自动处理或人工处理方式进行优化。1.纠偏对出现偏斜（如图像倾斜度大于1度）的图像应进行纠偏处理（也可批量纠偏），以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确、不符合阅读习惯的数字图像应进行旋转还原。如：出现图像倒置、反转等应进行90度或180度旋转还原，以符合阅读习惯。2.去污对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如在扫描过程中产生的黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，以底色填充。对原件边上有遮字的图像要放出白边。在处理过程中，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。3.图像拼接对大幅面纸质档案进行分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且建议采用标板、标尺等方式明确说明分幅方法、起止页、原件大小等信息；分幅扫描形成的多幅数字图像，后期可通过应用Photoshop等软件自动拼接的方式进行拼接处理，合并为一个完整的图像。一般情况下相邻图像之间应留有100mm的重叠，以保证纸质档案数字图像的完整性，拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。4.裁边处理采用白色做底色的彩色模式扫描的图像，应进行拉框或裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外沿至少2至3毫米处裁剪图像。5.图像优化对字迹褪变的文件，在扫描后应该采用图像处理技术，调整亮度和对比度，使字迹变得清晰。6.OCR扫描后形成的图像文件，虽然能保持纸质档案的内容和版面原貌，但是不便于编辑修改和全文检索。为此，如有需要，可采用OCR技术进行字符识别，将以图像方式表达的文字信息，转换成以字符方式表达的文字信息。二、图像质量检查1.质检扫描完毕后应及时进行图像数据质量检查，发现图像不符合质量要求时，应重新进行处理。发现扫描、格式转换有问题时，应及时整改。对扫描或转换后图像质量不理想的，应对相应参数进行调整，如亮度、对比度、饱和度、色阶、色彩平衡等，调整所选择的参数类型和数值，以调整后的图像不失真、效果最清晰完整为准。质量检查，一共包括以下几个内容：（1）页数检查页数检查是指，将扫描图像文件与档案原件的页号、页数进行对比，当发现扫描图像文件的排列顺序，与档案原件不一致时，要及时进行调整，发现扫描图像文件有漏页时要重新进行补扫，发现重复和空白图像文件时要及时进行删除。（2）命名检查命名检查是指检查扫描图像文件是否按照规范要求进行命名，发现命名有误要予以改正。（3）一致性检查一致性检查是指检查扫描图像文件与原件是否一致，字迹是否清晰，图像是否有多余的黑点、黑线、黑框和黑边等，对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。如发现不符应退回图像处理流程重新进行处理。（4）偏斜度检查偏斜度检查是指检查扫描图像文件是否有偏斜，如有偏斜应立即进行纠偏。（5）清晰度检查清晰度检查是指检查扫描图像文件是否清晰，因人为造成的图像模糊现象应该重新扫描或进行图像处理。（6）目录对照检查这项检查是指将档案的电子目录与纸质档案目录，进行逐一对照检查，如发现不符，应重新扫描或进行人工录入。（7）填写检查记录表填写检查记录表是指详细记录检查的结果和处理意见，并及时注明质检人员的名单和检查日期。2.检查记录质量检查完毕后应及时、认真填写相关质量检查记录表，详细记录质量检查的结果和处理意见，以便于日后查询。数字图像处理工作单全宗号目录号案卷号件号图像处理完成情况图像处理特殊情况记录总体质量检查备注图像处理人：整体质检人：完成时间：第三节档案数字化数据存储一、存储格式的选择档案数字化成果，包括有档案内容数据和档案目录数据两大类。档案内容数据的存储容量大，是非结构化的数据。而档案目录数据，是存储容量相对较小，但信息的增加、删减、改动次数较频繁的文件。内容数据存储格式的选择，应该从保真性强、兼容性好、存储容量小这几个方面进行综合考量，纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为OFD、PDF等其他格式。正常情况下多选择TIF、JPEG、PDF和OFD四种文件格式进行保存。二、目录数据库建立1.制定数据规范档案的最小单位是文件的件（页）数，建立文件级目录数据库是一项基础性工作，建立完整、准确的文件级目录数据库，可以有效地利用计算机实现档案以件（页）为基本单位的管理，提高档案的查全率、查准率。一个高质量的数据库中的数字信息至少要达到四项质量标准，即数据的准确性，数据项目和内容的完整性，数据的规范性和数据的稳定性。为此，应首先制定目录数据库数据规范，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求（值域）等。目录数据库数据规范的制定应符合《档案著录规则》对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建设工作中均应严格遵守。2.数据库格式选择选择数据库时应考虑建立在计算机环境下，能够有效、准确、完整、安全，并可以上网利用的格式，且此格式可转换为通用数据格式，以便于数据交换。如：在目录建库时可以选择能直接或间接通过XML文件格式进行数据交换的数据库类型。3.设计库结构科学合理地设计数据库结构应包括确定档案目录的著录项、必输项和选输项、字段类型、长度和值域范围等内容。数据库结构的设计还应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。4.档案著录档案保管机构的档案来自各个立档单位，档案目录等检索工具是由文档等人员在档案管理规范标准指导下形成的。但是，由于文档人员变动频繁、档案业务指导面多线长，加之个别文件形成时的先天不足或是档案整理工作的缺失给档案著录带来诸多问题。因此，在进行目录数据录入前，如确有必要，可以结合实际抛开原有的纸质档案案卷目录、文件目录，依据整理纠正后的档案实体，按照《档案著录规则》的要求据实著录，把题名不反映主题、目录与实体不符等一系列问题一并处理。5.数据录入按照档案著录的结果进行文件目录及案卷目录数据的规范输入。此外，还应将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的备注结果一并录入数据库，形成准确、完整的目录数据。目录数据的规范录入应满足四方面需要：一是准确，各著录项数据输入准确，符合档案著录要求。可以采用单机或双机录入目录数据，通过人工校对或软件自动校对录入结果，以确保目录数据录入的准确性。为有效降低出错率，推荐采用双机录入的方法提高数据质量。二是完整，文件题名、责任者、时间等必输项无遗漏，并能够满足档案检索的需要。三是档案出库、前处理、扫描等数字化加工阶段利用的字段无遗漏。四是数据录入、校对、质检、验收、交接等标明责任的字段自动生成。6.检查数据质量采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改或重录。为确保数据录入质量，目录数据的检查可以全宗的一个或多个目录为单元，对条目数量及其著录项内容的准确性进行逐条、逐项检查。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%o对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。检查完成后，填写《数据录入工作单》，示例见下表：数据录入工作单全宗号目录号卷号起止件号特殊情况记录总体质量检查备注数据录入人：完成时间：整体质检人：完成时间：三、数据挂接1.数据挂接的含义及作用数据挂接是将经过质检的纸质档案数字图像，挂接到档案目录数据库中去，实现目录数据与数字图像的关联，以便于利用者通过档案目录数据库直接调阅档案全文。数据挂接应借助相关软件。挂接后应逐条检查挂接结果的准确性。档案数字化过程中形成的目录数据库与数字图像，通过质检环节确认为“合格”后，及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。在数据挂接时应逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。2.数字图像的调阅形式数字图像的调阅形式有两种：单机调阅及网络远程调阅。（1）单机调阅规模相对较小且工作人员较集中的档案保管机构可采取这种快捷调阅方式。挂接完成的数据可以形成单个的数据库文件，我们可以在调阅的计算机上安装相应的调阅软件对数据进行单机调阅查询，可以根据需求对电子数据进行复制，保证每一台设备都可以进行电子数据的调阅查询。这种调阅方式的优点是调阅速度快，数据只在小范围内流动，安全性及保密性较高等特点，但是无法满足多人、同时、远程和异地利用。（2）网络远程调阅网络远程调阅是针对调阅者人数较多、分布较广，相同电子数据利用频率较高的一种大规模、多用户、远程集中查阅的调阅方式。将挂接生成的数据文件导入到网络数据库服务器中，调阅者就可以利用网络进行远程调阅。这种调阅必须赋予调阅者以读取权限，单个调阅者就可以通过本地计算机进行远程联网调阅。这种调阅方式可以实现远程访问，便于数据的更新，易于集中管理，但同时也必须加强网络信息系统的安全防护。第四节档案数字化后处理一、数字化成果验收（一）验收方式根据档案数字化的组织加工方式，成立专门的验收组对档案数字化成果进行验收，并采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。1.我公司检验数据挂接是整个档案数字化加工过程中非常重要的一步，是对整个数字化工作的成果归纳，数据挂接的质量好坏直接关系着数字化整体质量的高低。为了防止人为出错，合并挂接一般都采用针对单个项目专门开发的专业挂接软件进行批量处理，挂接后的数据要再次用专业检查软件进行核查，必要时还需要人工抽查，确保挂接的100%正确率，提高电子数据利用的效率和质量。我公司对挂接后的数据首先要用数据库检查软件全面检查数据结构的完整性及与图像文件的对应关系是否正确，然后再用调阅软件抽查挂接后的数据是否可正常调阅、查询等，发现问题需立刻整改，通过全面细致的检查，确保数据的完整正确，做到数据“能用、不错、不多、不缺”。2.采购单位验收数据的完整是数字化加工的基本要求，采购单位要多方面核查，确保验收的数据完全合格。我公司在完成自查后，需要提交成品及简易个性化查询工具给采购方，采购方按照挂接要求对数据进行抽样检查，达到合格率（如规定的合格率为100%）后给予验收合格，不合格则全部退回我公司整改，再次重新抽检直至达标。（二）验收内容按照不同的验收方式对纸质档案数字化成果的质量进行抽检和验收，如发现不符合质量要求的，应重新进行加工处理，验收完毕后要及时进行登记。1.纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。已进行OCR文字识别的，应同时移交OCR识别形成的文件，文件的命名方式参照图像文件命名。2.应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。应确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范。同时，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合长期保存格式需求。3.应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。4.应对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等符合国家有关规定。5.应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。6.应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。7.应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无计算机病毒等。数字图像、档案目录数据、元数据和OCR识别形成的文件必须有机统一，即四者之间必须是有机联系的，目录对应相关数字图像、元数据和OCR识别文件，联系四者的纽带就是以档号为基础的命名规则。（三）验收指标当纸质档案数字化之后，数字化加工部门，可采用在线方式或移动硬盘、光盘等脱机载体，向档案所属单位离线移交数字化成果。若采用离线移交方式的，脱机载体的质量也是数字化成果的验收指标之一。数字化加工部门应确保离线移交载体的质量。数字化成果脱机存储后，应进行质量检查，确保数据的可读性、安全性，应与原始数据进行校验，确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性。并在移交的载体标签面标注全宗号、光盘编号等索引信息。以光盘为例，由于光盘是不能用眼睛直接识别内容和判别载体质量好坏的，它必须借助于相应的设备和软件才能进行检查和检验，所以光盘中隐藏的质量问题往往不易被发现。目前已发现的光盘质量问题主要有：内容读不出、已刻录的数据不完整、刻录的光盘未做防写处理（采用全盘一次刻完方式）、数据携带计算机病毒等。导致上述问题的原因是多方面的，如光盘自身质量不好、光盘刻录设备与阅读设备不兼容、刻录机磨损严重、刻录时所用的计算机带病毒、刻录时没有按规定操作、缺少数据校验等。要确保移交光盘的质量，必须根据光盘刻录的原理，从数据刻录的各个环节上把好关：一是要把住载体和硬件关，购置质量好的光盘，要注意刻录机与光驱的兼容，最好选择同一品牌的刻录机和阅读光驱，刻录机磨损要及时更换。二要配备能够校验刻录数据的软件，并对刻录数据做强制性校验。三是确保刻录用的计算机安全，不能感染计算机病毒。四是对刻录完成的光盘移交入库时必须再次进行质检，查验数据是否可读、完整、准确和安全。验收单位可以具体进行以下两方面的检查：1.光盘内容检查。档案数字化加工软件一般带有自动校验数据是否正确的功能，对每张光盘的内容进行检查，是否具有损坏的数据。2.抽样检查。对每张光盘的数字化档案图像文件能否在浏览器中打开进行抽样检查。能够用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率也应为100%。（四）验收结论每批纸质档案数字化成果质量检验达到要求的，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。验收完成后须填写《纸质档案数字化验收登记表》，经验收组成员签字。验收“通过”的结论，须经相关方审核、签字后方有效。二、档案装订与归还入库（一）档案装订还原档案数字化工作完成后，对拆除过装订物的档案要进行重新装订，恢复档案原貌。重新装订过程中一是要耐心、细致，谨防缺页以及页序颠倒等现象的发生，并对档案原件的完整性做一次检查，做到准确、无遗漏；二是在重新装订过程中要注重档案安全，实施对档案的保护，尽量减少因第二次装订对档案的破坏。具体操作中在可能的情况下，尽可能利用档案上原有的针孔进行重装。三是对严重破损的卷皮、卷盒要重新更换，对由于档案自身的老化或者操作原因而产生的破损，应该给予及时修补，并在修补时注意对其原貌的保护。确有需要的单位，装订人员可将装订好的档案，贴上专用封条并加盖数字化专用章。（二）档案的清点交还档案数字化加工完毕，要对纸质档案进行清点，并重新装订还原成卷或件。清点无误后交还给档案管理部门，按照档案入库要求履行档案入库手续确保档案的完整性。在工作中由于不细心可能会出现档案丢失以及装订错误等情况的发生，应该及时发现，并采取补救措施。在移交过程中，档案保管机构和数字化加工承包单位双方都应当核对档案数量、质量，确定其是否与交接时双方确认的情况相同，在确认无误的情况下，履行有关交接手续，填写《纸质档案数字化流程单》。库房工作人员在将档案重新放入库房以前，应该对档案进行必要的处理。如对档案进行消毒、杀虫，以防带入扫描过程中接触到的尘埃、霉菌以及害虫，而对库房中其他档案造成感染和破坏。三、数字化成果移交验收合格的数字化成果应按照纸质档案数字化工作方案及时移交。移交的数字化成果，应包含三方面内容，即：目录数据、图像数据和OCR识别形成的文件，以及数字化工作中产生的工作文档等。数据移交方式有在线移交和离线移交。离线移交一般采取光盘刻录移交或硬盘拷贝移交。采用光盘移交方式的数字化加工部门，可采用一次写入型DVD光盘、一式两套（数字化外包合同另有约定的按其约定），向档案所属单位移交数字化成果。在移交载体上须标明数字化档案的起止编号。移交的电子数据必须要保证数据的可读性、准确性及完整性，移交后的数据应按要求导入到指定的数据服务器中。一般数据移交会采用分批次移交方式，这样移交的数据量相对较小，对数据的检查工作也会加快，不易出现数据混乱、移交工作忙乱的现象。档案保管机构要对业务承包单位移交的纸质档案数字化成果进行验收检查，检验合格后方能接受纸质档案数字化成果，并办理交接手续，由双方签章确认，其中一份由档案保管机构留存，一份由业务承担单位保存。纸质档案数字化成果移交清单批次全宗号内容描述移交数字图像数量（页）移交条目数（条）数字化工作文档（件、册）载体起止顺序号移交载体类型、规格检验内容单位名称移交单位：接收单位：准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日四、数字化成果管理（一）数据管理数字化加工完成后的各项成果要集中起来统一管理，主要分为电子数据管理和加工文档管理，其中以电子数据管理为主。数字化加工最终要得到的是通过验收的电子数据。为确保数据安全，承建方事先应对每一批通过验收的数据进行备份，待所有数据全部通过验收并移交给业主方后，再根据业主要求进行数据存档或存储设备的管理。数据的安全保密管理主要有安全加密、权限控制、日志管理等。1.安全加密安全加密主要分为两种：数据加密及服务器加密。数据加密是对数据库或图像文件进行加密；服务器加密主要是指对存储数据的服务器进行加密，调阅者必须通过密码验证才能访问，另外调阅软件也可以设置登录密码，或配合相应的密钥实现调阅功能。2.权限控制对每一位用户进行身份识别，严格管理电子数据的用户及其权限，监控非授权用户的登录与操作行为，确保只有授权用户才能对数据执行读取、删除、修改等操作，这样可以明确管理和利用的职责和要求，规范操作行为，确保数据安全。3.日志管理系统自动记录每一位访问者的具体信息，比如访问时间、IP、用户名、访问内容等，并形成日志。这样有利于审计每一位访问者的操作行为，万一出现数据泄密也可以准确定位到人，确保信息的安全可控、可追溯。（二）数据备份经验收合格的完整数据应及时进行数据备份，将数字化成果转存到磁盘、光盘或磁带等载体上，这样可以保证多套备份的异地安全保存，防止硬件损坏及人为操作失误等造成数据损毁等不必要的损失。为保证数据安全，一般采取硬盘、光盘等载体进行数据备份，根据需要还可以进行磁带及胶片打印备份等。备份完毕后，应对存储设备妥善处理，以防档案信息外泄。1.硬盘备份硬盘是数据的主要存储工具，硬盘的使用频率很高，时间久了很可能出现机械故障，比如数据丢失、乱码等情况。所以在以硬盘为备份载体的前提下，一定要进行重要数据的双备份，而且备份数据必须存在不同计算机的不同硬盘中，两块硬盘的生产日期不要隔得太近，防止同批次产品出现相同瑕疵，最好能采取不同厂家生产的相同容量的硬盘进行存储。平时对备份的数据要多留意，发现异常要及时重新备份，发现硬盘损坏要及时更换硬盘，换下的硬盘应进行回收封存，不宜用作其他数据拷贝和使用，做到万无一失，确保备份数据的安全完整。2.光盘备份在以硬盘为主存储介质的情况下，还可以对硬盘数据进行光盘备份，备份光盘可采取档案级的一次性写入型光盘或蓝光光盘，备份多套，重要的数据光盘实施异地保存。刻录前要对待刻录的电子数据进行检查，并将电子数据转换成ISO映像文件后再刻录，刻录完成后要对刻录的光盘进行数据验证，确保刻录的内容正确无缺损。纸质档案数字化成果主要由数字图像所组成，与电子档案相比，数字图像的文件格式相对统一，结构简单，背景信息和元数据也较少，因此，受计算机系统环境制约因素也较小，比较适宜脱机保存。脱机保存的载体有多种，发展迅速，产品成熟，应用普及，成本急剧下降，对于数字图像存储而言也是一种选择。3.胶片打印备份在以硬盘为主存储介质的情况下，对硬盘数据进行胶片打印备份，胶片的存储年限为500年，相对较长，所以有条件的还可以考虑对电子数据进行胶片打印备份。胶片打印后要有特定的保存环境，保持恒温、恒湿、无尘、无静电，确保胶片不粘连，胶体不出现化胶等老化现象，发现有老化的胶片要及时撤除，并将附近的胶片也一并重新打印。纸质档案数字化过程中形成的数字图像、档案目录数据、元数据等等，这些是整个数字化的核心成果，对这些成果的维护尤为重要。（三）软硬件系统维护对于存储着数字化电子数据的主机存储等硬件设备，我们一定要采取各种措施保证其正常运转。通常采取的措施有：服务器要配备后备电源，防止因断电造成的冷关机导致数据丢失；服务器要安置在恒温恒湿、通风良好的无尘环境中，平时尽量减少硬件的搬运及振动；确保不在开机状态下移动设备，硬盘数据要进行双机热备；对接入网络的服务器要安装企业级防火墙及专业杀毒软件，防止黑客及间谍软件的攻击；防病毒软件的病毒库应处于最新状态。服务器的外壳上要安装电子锁或指纹识别锁，确保只有特定的人才能打开外盖操作服务器；服务器存放环境要做好防火防潮工作，实时监控、防范各种安全隐患。系统软硬件管理还应参照国家有关计算机信息系统保密管理和信息安全等级保护管理的相关规定执行。（四）加工文档管理数字化加工过程中生成的表单如：工作流程单、移交确认单、现场每日记录单、工作周报等，在数字化工作完成后要统一回收，按照档号、日期、批次等标准整理成册，以便日后查阅。采取外包方式实施时，还应收集项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等文档。数字化文档的管理同样重要，这些原始的文档为以后的查询提供了最直接的信息，文档管理主要分为收集、归类、存档等。1.收集作为管理人员，对数字化加工过程中产生的所有文档都有义务进行收集，特别是加工涉密档案时更应该做好这项工作。文档的遗漏不仅不能保持数字化工作的完整性，更有可能造成泄密。2.归类因收集的文档会出现很多类，比如数字化加工的流程单、数据移交签收单、数据验收单等，这就要求收集人员对收集的文档进行分类保存，比如按时间先后顺序存放等。涉密文档要单独放置，区别管理，确保无关人员无法接触到核心文档，防止泄密。3.存档归类后要按规范要求将文档整理、装订成册，封皮上要注明本册文档的简介内容，方便日后的查找。装订好后的文档要按类排放整齐，建议同意放置到加工全宗的全宗卷后。第七章档案安全控制在整个档案整理和数字化加工方案的设计和实施中，我们都将保证档案的安全、完整和保密放在首位。在整个项目中，我们非常重视资料的安全。我们将通过在扫描现场安装监控设备、使用资料暂存管理等手段，保证档案原件不丢失、不损毁、不混乱、不混淆；保证电子档案（索引和影像）数据不外流、不遗失、不失真、不失效，保证档案的内容和双方工作等信息不外传、不泄露。首先，在资料的交接和运输环节我们将使用专业的运输车辆来运送档案材料，并委派专人押车，保证在档案交接过程中档案资料的安全。其次，为确保实体资料在整个数字化生产过程中的安全，我们还开发了专门的“档案跟踪子系统”，并设置了专职“资料暂存”管理员，用以对实体档案进行实时、全过程的跟踪和管理。并且还建立严格的现场实体资料管理制度和操作规范来保护原始材料的安全，保证纸质资料在扫描加工过程中不会丢失和损坏，以确保原始材料100%不缺失。此外，为了确保所有提交给客户的数字化加工数据是绝对可靠的，我们将针对每一批完成的档案材料数据，均依据10%的比率进行实体抽检。如果没有通过抽检，我们将会对整批档案材料再次进行档案全检，处理相应问题后再次提交实体抽检，直到通过抽检后，该批档案数字化加工的数据才可提交给客户。最后，我们还承诺将严格遵守安全保密条款，保证不私自携带、泄露、偷窃、保存客户的档案信息，不对任何人泄露房地产登记档案内容；保证档案在我方流转过程中的安全，确保档案资料完好无损，否则愿意承担相关法律责任。第一节加工场地安全控制本项目将在我司文档数字化处理中心（XX市）场地内进行，我们会XX市文档数字化加工中心对XX市民政局的档案资料集中、统一的整理和数字化加工处理。我司早在建设我司文档数字化处理中心（XX市）时，严格按照根据档案整理和数字化加工的需要和相关安全要求，对加工中心场地进行了专门的设计、建设和装修，并配备相应的专业设备，使其达到档案整理加工的要求。一、场地布局设计首先，我们结合ISO9001—2000的管理要求，按照纸质最短流转原则、工作区域划分等原则来对场地布局进行设计。其次，我们采用了多区域控制方法。划分了作业区域和非作业区域，单独隔离出一块地方作为员工的茶水间和吸烟区，并禁止在作业区域内吸烟或将水杯带入。总体上，我们的档案数字化加工场地的布局设计大致如下：二、场地建设标准同时，我们会严格按照档案数字化加工的安全要求对加工场地进行装修和建设，使场地条件达到可以进行资料数字化加工的要求。加工场地以计算机及扫描仪等设备为主，因此对扫描加工场地的建设严格参照《计算机场地安全要求》中的基本要求，严格按规章制度执行防火、防水、防静电等安全措施。具体我们加工场地的相关条件能够达到如下要求或标准：（一）基本条件1.良好的通风条件、采光；2.配有标准强弱电；3.配有防火系统，包括：消防栓、灭火器等；4.配有防水系统；5.配有通风设备，保证工作场地内始终保持干燥，可防止纸质资料发霉；6.有防静电设计保证生产环境对于硬件设备的损耗达到最小。（二）温度要求1.温度20－25℃；2.相对温度：40％－60％；3.机房最大温度变化率：10℃/小时。（三）网络要求1.具备完整的网络布线，保证数字化加工设备的接入；2.场地的网络布线满足100M以太网标准，保证数据交换的稳定性。（四）安全要求1.全部区域无盲点摄像头24小时监控；2.设有24小时门卫保；3.整个场地对外有两个出入口，一个出入口供人员出入使用，另一个专门提供进出档案材料使用，人、物分离。三、场地安全保障我们采取了禁止无关人员进入加工场地，外来检修人员及公务人员进入扫描加工场地要严格执行身份登记制度，并始终有加工中心管理人员陪同；进出加工场地的任何物品都应进行检查和登记，禁止携带与整理操作无关的物品进、出加工场地；以及在加工场地内建立独立的网络系统等安保措施，来确保整个加工场地的安全，杜绝档案资料在场地内外泄的可能性。具体我们对加工场地的安全保障措施有：（一）安检系统管理安装了专业的门禁和安检系统，并指派专人每天对进入楼层办公区域工作人员进行安检，内部工作人员必须佩戴工作进入工作区域，无工作证须由内部人员陪同并佩戴临时工作证方可进入。（二）视频安全监控视频控制通过使用内部现有专业摄像监控软件和硬件对场地内所有重要位置做到实时监控，包括：进出口、作业区、临时库房等关键重要地点，以及有纸区的每个角落都有安装监控设备。确保无盲点24小时的摄像头监控，保证档案材料和数据在场地内的安全。（三）网络安全控制加工场地内只搭建内部局域网，物理隔离Internet网络，仅提供档案数字化工作所需要的内部网络环境。如需要与外网通信，如：收发邮件等，将安排在其他有互联网的、专门的办公区域。（四）工作电话配置为了加快办公效率和联系速度，工作环境配置3了部电话，分别放置在经理办公室、数字化加工作业区、门卫安检处，以起到管理层与作业区和安检处的及时联系。四、日常安全管理（一）进入工作加工场地由项目经理接待进行管理；（二）我公司管理人员和生产操作人员进出工作场地，必须携带挂牌并出示工作证件；（三）其他办事人员进入工作场地，必须填写会客单，并由项目经理签字确认后带入工作场地；（四）有客户需要参观、监督、检查工作时，负责接待的人员应提前做好准备，统计进入工作场地的人员数量并填写统一的入场证明；（五）项目管理人员和生产操作人员不得在工作场地安排与生产管理无关的会客；（六）操作人员和外部人员严禁携带纸质档案材料出入工作场地；（七）严禁携带具备存储或拍摄功能的电子设备（包括：光盘、U盘、相机、手机等）出入工作场地；（八）工作场地内严禁吸烟、喝水、进食等可能对档案材料造成损毁的行为，所有人员统一在休息区域内饮水；（九）工作区域不可以放液体物品（胶水除外），确保档案材料在加工中心的安全性；（十）每天开工前进行现场清洁，确保现场干净整洁，认真执行5S管理。第二节档案资料安全控制通过对XX市民政局在本项目中对婚姻档案纸质档案资料相关安全等要求进行深入的分析，我公司认为：为保证档案材料的安全性和保密性，必须在项目实施过程中，通过建立一套完整的纸质档案管理工作流程，确保档案材料100％不会遗失和泄露。一、交接运输安全为了确保档案资料在交接和运输过程中的安全，我们将派专人进行档案交接的工作。在交接过程中，档案资料经核对后将装箱密封，并运输至加工现场。在整个过程中，将有专人看管档案资料，杜绝在档案交接和运输过程中出现档案内容外泄、丢失或损坏的可能性。（一）寻求合理交接方式档案交接分为出库交接和入库交接二个环节，入库交接还包含XX市民政局对档案整理和还原质量进行验收的过程。档案交接方法是否合理，直接影响档案安全与完整，也影响着工作效率。（二）设置独立的交接组我们在项目小组下，专设交接组。交接组独立于生产组，以保证有足够的权力，对档案的完整与安全负责。（三）档案资料交接方案1.我司在项目服务团队内，设立专门的档案暂存交接组，与XX市婚姻档案库房管理人员对口联系，负责XX市婚姻档案材料的交接工作。2.对在XX市民政局的业务处理过程中，可能出现“在加工”档案被借调使用的情况。与之对应，工作流程中分为三个子流程，即档案材料领出流程、档案材料归还流程和临时调用流程。3.在进行档案交接时，交接组需向库管员提供领取交接单、提供归还单，经双方核对无误，签字确认后，交接成功完成。4.我司工作人员到XX市民政局中心交接的过程和要求：（1）交接组到XX市民政局借档案材料，借档案材料时先清点数目，再将档案材料按照一定的数量装入流转箱中，流转箱密封，卡车密封，所有交接人员均签署保密协议并接受严格培训；（2）档案材料安全到达数字化加工中心，再由交接人员对档案材料进行交接，将档案材料的数量完整无误地输入到电脑中，系统中就会有此批次档案材料的数量。交接过程中还会生成工作单和卷标，工作单上有整箱档案材料的数量，以便后面每个环节都能清楚明了地知道流转箱中档案材料的数量；（3）交接结束以后，再将档案材料转给暂存，暂存区域严格执行消防标准，通过多次地区消防救援部门检查合格。二、暂存管理机制档案材料进入生产场地后，将由交接人员组箱并存放于暂存库房。所有人员需要使用（或处理）档案时，都必须从先要暂存库房中借出来（配有专职的暂存库房管理员进行管理），并在使用（处理）完成后归还到档案暂存库房中。操作人员在借出档案时，暂存库房管理员将通过档案材料暂存软件模块记录使用人、使用时间等信息，而在全部处理完成后在将档案放入待归还仓库并统一归还。总之，在整个档案处理过程中的每一步都有责任人可以跟踪，确保档案材料在进出XX市民政局库房之间是绝对安全和可靠的。（一）设置档案暂存岗位档案材料在交接后进入生产环节也要有序管理起来，我们将每个步骤细分成：待整理、待高速扫描、待归档，所有需要用到原始档案材料的岗位必须通过档案材料暂存人员进行借用登记，这样不仅将档案材料的流转管理的非常严密，同时如果XX市民政局要查询任何一卷在生产中的档案材料会变得非常便捷。（二）档案加工流转过程要进行档案数字化处理，首先需要对档案进行交接，之后再将档案放入到暂存库房中进行管理，然后各档案加工处理节点人员再分别从暂存库房中将档案资料借出，并在处理完成后归还到暂存库房中。在我司的档案数字化加工处理过程中，整个纸质档案的流转过程大致如下：（三）档案流转安全保护为了保证档案材料的安全性，方便档案运输和处理操作，我们将交接后的档案材料按箱进行存放，并根据卷大小定制了具有特定防火、防水功能的档案材料流转箱，并将每卷档案材料用硬塑料袋进行存放，将所有的设计都融入了“一切以客户档案材料安全为出发点”的指导思想。三、档案安全管理为保证档案材料100％不会遗失和泄露，除了建立档案材料交接工作流程和暂存管理制度外，还应在整个数字化加工过程中通过以下手段，加强对档案材料的有效管理，以确保保护档案材料安全目标的实现。（一）所有档案材料进入项目实施场地后，应连同流装箱一起装入可完全封闭的防水物流袋内，保证档案材料的完整性和安全性；（二）交接组应按规定数量，将档案材料装入可完全封闭的防水物流箱内，并根据档案材料交接生成的卷封面，随档案材料实体及物流箱一同流转；（三）档案材料在项目实施场地内，由专人负责档案在各工序之间的流转工作，每次档案的使用均需要通过档案材料交接的借用方能实行；（四）每位会接触到档案材料的员工或员工以上级别的都必须要通过相应的手续才可借阅档案材料（到暂存仓库通过自己的工号借阅）；（五）每位借阅到档案材料的人都必须要当场清点数目。数目完全吻合的情况下才能将档案材料带离开档案材料暂存仓库；（六）每次归还档案材料前要清点好数目以后再归还，暂存工作人员在借阅档案材料的人员归还档案材料后，也要对档案材料进行清点数目；（七）在项目实施区域内，所有档案材料分区存放，防止混淆；（八）提交档案材料前暂存人员再对流转箱中档案材料进行清点，数目清点吻合后，此批次档案材料再安全地运送回XX市民政局中心档案库房。四、加工作业安全为确保纸质资料的安全，我们要求档案加工作业人员在对纸质档案进行加工（包括：整理、扫描、装订等）时，要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁用户文件资料，并不允许将客户文件资料带离现场，做到原始档案资料100%不缺失、不损毁。具体措施包括：（一）首先所有加工数据工作人员必须戴上棉质手套，禁止用手直接接触原始纸质文件，防止资料发霉或被损坏；（二）整理和扫描时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁用户文件资料；（三）根据对其他纸质资料的加工服务，对污损、残缺、油印等资料扫描时，使用平板扫描仪，为了达到最佳扫描效果，我们对部分纸质文件使用平板扫描仪进行扫描；（四）遇到因为扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸，必须小心取出破损的纸张，将其粘贴复原；（五）如果发现破损严重的文件，工作人员将立即报知XX市民政局相关人员，并根据XX市民政局人员相关要求及时进行处理。第三节档案信息安全控制我公司将会对XX市婚姻档案内容和档案数据进行全面的保密防护，保证数据不会因为档案数字化加工而泄密，并以此书面形式提供保密承诺。一、终端设备管理为了确保档案数据安全，我们对员工所使用的终端设备（PC机）进行了严格的管理和安全控制，并会对所有进入加工现场的计算机设备做相应的处理。确保员工无法通过所使用的终端设备获取、泄露或破坏客户的档案资料内容和电子档案数据。具体措施包括：（一）设备登记管理1.采用终端登记管理机制，对员工使用的电脑全部进行信息的信息登记，包括：主机mac地址、ip地址、使用者等；2.只有登记过的合法电脑终端设备才可以接入到加工场地局域网络。（二）数据接口限制1.对所有员工使用的电脑禁止安装光驱；2.生产应用的计算机不允许存在对外数据连接方式，均不配置“拨号上网设备”、“可写光驱、软盘驱动器”等存储设备；3.封闭所有应用与生产环境计算机的USB口，限制移动外设的接入；4.只有特定的人员，特定的电脑才可以进行光盘刻录，移动设备接入的操作。（三）使用权限限制操作员使用的操作电脑，我们都进行了权限控制，员工只能使用档案数字化加工相关的程序，防止员工盗取数据。同时，我们通过在生产软件中设置相关的“禁止保存、复制、打印”等限制措施，使得生产人员或外来人员无法通过生产计算机“非法”获得电子数据。（四）使用过程监控我们会使用终端管理控制系统，对员工的电脑操作进行全面、有力的监控，各终端的相应操作都会在系统中形成记录。确保当局域网中出现异常操作或安全威胁时，可以通过终端管理系统快速定位到对应的计算机，从而找到并解决问题同时，在我们的工作平台上还会实时对操作人员的（档案数字化加工）系统操作进行监控，详细记录各操作人员的操作日志并统一保存，进一步保证档案数据的安全。二、存储设备管理我们会在加工现场配备专用的数据存储服务器，所有服务器和存储设备都不会与其他部门共用。并且，数据存储服务器上的硬盘以及所有加工场地内其他计算机上的硬盘都不得带离加工现场。同时，对生产现场配置的光盘刻录设备实行专人保管，专人使用的措施，严禁外借、私自刻录的现象发生。并且严格控制现场光盘的数量，每天清点；即使“刻坏”的光盘也要当时收缴上来，予以销毁。此外，我们严禁非数据管理人员（普通员工或其他人员）携带任何带存储功能的电子设备（移动硬盘、U盘、光盘、手机等）进入生产现场。三、网络安全保障（一）禁止外网访问数字化加工场地中的网络与Internet网物理隔离，加工中心局域网络无法与外部网络直接连接。加工场地内所有计算机和服务器设备都禁止接入互联网，保证数据安全性，防止病毒侵害。（二）病毒防护方案病毒、木马是广为人知的网络和数据安全威胁之一，是目前影响软件和网络正常运行的不可忽视的因素。当网络上的一台计算机被感染时，网络上的其他计算机就非常有可能感染到这种病毒，这就影响到了数据安全。我们采用主流杀毒软件并采用单控制台提供单一解决方案，降低了安全管理的复杂性。它提供全面的威胁防护、集中的管理和可扩展的网络访问控制。这种集成的方法通过前瞻性地拦截已知和未知的攻击以及控制不符合安全要求的终端，使之能够保护数据和确保业务连续性。通过在易用的控制台中进行集中的部署、配置和策略设置，以及对整个企业的安全状况进行严格监控，这种统一的管理平台能够使您的运营更加有效和高效。作为行业首款真正集成的安全解决方案，它可以帮助企业节省大量的许可支出并且为整个企业提供单点支持。因此，为保证整个档案加工系统的安全稳定以及电子档案数据的安全地运行，我们会在档案加工中心内全面部署和安装防病毒软件。具体包括：1.每台计算机上均必须装有杀毒软件，且保证病毒数据库是最新的，系统管理人员负责定期杀毒及重点查毒；2.任何外来的移动存储介质在数字化加工中心的计算机上使用前，都必须由网络管理人员进行查毒，检查安全后方可使用。四、数据安全保障任何保证档案加工所得影像数据的安全，是整个档案数字化加工项目中的一个关键因素，而我司在这个方面有多年的技术研究，目前已经很好地解决了这个问题。（一）数据加密保护首先，我们会对扫描加工所得到的档案资料影像和索引数据进行加密处理，以密文的方式保存。这样，即使有人“非法”得到档案数据，也无法打开和阅读，进而保证了电子档案内容的安全。同时，在整个档案加工系统中对于资料影像文件在网络传输过程中都进行了SSL的加密处理，防止资料影像数据被窃取或被篡改，确保档案数据和内容安全。（二）数据安全存储在电子档案数据的存储方面，我们通过建立统一的档案加工系统平台，集中来存储和管理所有加工所得到的影像，并提供统一、标准的接口来实现影像的写入和调阅。系统将效率和安全融为一体来考虑，让档案资料影像只有通过系统并有一定权限才能打开，在确保档案数据安全的同时，还保证了档案加工操作的高效性。总的来说我司档案加工系统的影像存储的安全性和高效性主要体现在以下几方面：1.对生产的影像等进行统一规范的压缩和打包处理，使得影像所占用的存储空间更小、存储的效率也更高；2.影像文件在操作系统目录、文件权限的基础上增加档案影像管理系统的访问权限；3.管理员可选择性对具体数据进行自动实时备份和维护；4.系统与后台存储设备具有很强的整合能力，保证系统数据安全；5.系统支持海量影像数据的CAS存储架构。（三）数据及时备份为保证扫描加工过程中数据保存的可靠性、安全性与数据恢复的高效和方便性，我们将充分利用数据库的备份功能，每天都会在加工现场进行相应的数据备份。并多份拷贝、异地存放，以用于系统万一出现数据丢失后进行数据的恢复，从而真正做到数据万无一失。数据能做到实时的数据备份及灾难恢复，数据的备份与恢复由该维护人员发出指令，系统自动完成，不需要过多人为干预。数据备份人员在备份完成之后需对备份数据进行校对检验，备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等；备份结束后，如需要把备份介质存贮至别的介质的，应在相应的备份介质上做好标签并对备份数据也做好相应检验工作。1.在线备份数字化加工后的档案数据，需完全符合XX市婚姻档案管理系统的业务要求，做到与XX市婚姻档案综合管理系统的无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统。数据经测试运行正常后，配合XX市民政局将电子档案（影像和索引）数据采用磁盘阵列、磁带库等载体实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。2.光盘备份每完成一批数据的验收后，将档案数字化加工成果数据以光盘的方式移交给XX市民政局进行备份。光盘由我方提供，将采用XX市民政局认可的档案级名牌光盘。同时，我们还将提供光盘单盘数据查询系统，为用户提供多项查询、浏览图像、放大、缩小、旋转、打印等功能。另外，每片光盘包装盒内及盘片上将附光盘标签和光盘内目录索引信息、编号、档案的分类信息以及所对应的硬盘编号，并保证同一份文件不能跨越两张DVD。3.硬盘备份提供单个容量为2T的正版品牌的移动硬盘，每完成一批数据的验收后，要将档案数字化加工成果数据以硬盘备份方式移交XX市民政局保存。（四）容灾环境建立为了确保系统的高可用性和数据的安全，我们在文档数字化加工中心建立了包括服务器和存储设备全套系统的在线热备，确保任何在线设备由于硬件损坏对整个系统和数据没有任何影响。1.备用服务器数字化加工现场务将配置相应的备用服务器，备用服务器的配置与主服务器配置保持一致，数据与主服务器保持数据同步，一旦发生不可预知的意外事件导致主服务器不能正常工作，备用服务器可以迅速投入使用而不影响整个项目的进度。2.资料内容安全档案数据安全不仅是包括电子档案数据（影像和索引）本身的安全，同时还包括档案资料内容的安全，我们在确保电子档案数据不会被窃取、泄露和破坏的同时，还要保证档案资料的内容不会被泄露。在我司的档案数字化加工方案中，我们采取了以下方法和措施，来确保档案资料内容的安全：（1）所有员工都不能将档案材料带离工作岗位和加工场地；（2）严禁所有人员携带任何具备拍照或摄像功能的电子设备（包括：相机、手机等）进入生产现场，防止资料内容被翻拍和复制，保护资料内容安全；（3）严禁所有操作人员在加工场地内复印或传真档案资料（如XX市民政局需要借阅档案资料，需由专门的资料借阅管理人员进行相应的资料复印或传真）；（4）通过对客户端和应用程序进行严格的操作权限控制，确保各生产工序操作人员无法复制、截取（截屏等）或打印档案资料影像，防止资料内容被窃取或泄露；（5）档案数字化加工软件采用了切片和分组等处理技术，每个操作人员只能看到档案资料影像的一部分，而无法看到完整的资料内容。保证呈现给每一个操作员的档案内容都是局部的不完全的，最大程度保证档案材料的安全性和保密性。第四节档案生产安全管理一、最短物流原则我们在数字化加工生产中执行“物流最短”原则，在扫描流程中，只有扫描工序和补扫工序使用档案原件，而其他工序则对照已扫描的影像进行操作。在空间位置上，我们将使用档案原件的岗位，置于相邻的位置，以最大限度地减少物流程行程。二、现场监督执行1.上述措施由加工现场负责人（项目经理）负责监督执行；2.对于违规操作者，由现场负责人进行批评教育和经济处罚，违规操作达三次者，将调离生产现场，直至开除。三、生产过程管理1.各工种生产操作人员实行挂牌制度，并使用自己的工号和密码登录操作程序，严禁对外透露个人的工号和密码，严禁使用他人的工号和密码登录；同时个人的密码将定期进行更换。2.各工种生产操作人员离开自己的操作岗位半小时以内的情况，必须退出应用程序操作界面；离开操作岗位半小时以上的情况，必须关闭计算机。严禁出现程序运行但无人操作的情况。3.生产完成后，生产现场要清场，并封闭。严禁非工作时间进入现场，如有特别需要，需要在生产现场负责人的陪同下方可进入，离场后现场仍然必须封闭。4.为了保证生产的顺利进行，生产现场所有的设备均采用“N+1”的备份方式，并对损坏机器及时进行修理（所供设备维修时间均低于1周）。注重设备的日常保养，每天都由专人进行设备维护工作。生产现场配备必要的不间断电源、防火等设施。每天生产结束后，由专人做“数据备份”工作，防止出现数据丢失现象。当数据提交给用户后，立即删除备份信息。5.生产场所设有无盲点24小时摄像头监控。四、项目安全措施为了保障本次XX市婚姻档案整理与数字化加工项目顺利进行，确保相关资料（实体档案和电子数据）的安全，除了上述相关措施和方法外，我公司在保证档案资料的安全方面还将做如下相关工作：1.所有到民政局进行档案交接和搬运的人员，都是我公司内部员工；2.所有和实体档案资料由接触的人员和岗位，都制定了详细的工作管理条例和安全操作规范；3.在文档数字化中心配备了多名保安人员，进行全天24小时值班；4.在文档数字化中心的各个明显区域配备了灭火器和消防设备；5.在文档数字化中心的各个和档案资料相关的区域都设置了监控摄像头，进行全天24小时监控；6.我公司设置了有纸区、无纸区、管理区等区域，严格执行有纸区、无纸区的进出规范，严格要求员工不能擅自离岗、串岗；7.严格要求操作员工不能将手机、照相机等器材带进加工现场，违反者严惩；8.所有外来人员来文档数字化中心的，都要进行前台登记、外来人员手机及照相机等器材要交于前台进行保管；9.所有操作人员都身穿我司工作服以及佩戴我司胸卡；10.不得在生产区域内现场喝水、吃零食等。（水杯等统一在茶水间）；11.每天开工前进行现场清洁，确保现场干净整洁，认真执行5S管理；12.在整理区域，我们放置了裁剪专用垃圾桶，用来放每个批次婚姻档案中可能不要的档案，防止垃圾档案外流；13.操作员使用的操作电脑，我们都进行了权限控制，员工只能使用相关的程序，同时操作电脑的USB口都被封闭掉，防止员工盗取数据。第五节项目保密工作制度我公司管理人员和生产操作人员对XX市民政局的档案材料和数据负有安全保密义务，不得对外泄漏档案材料数据的内容，不得因任何原因造成档案损毁。为加强管理，确保档案资料和档案内容的安全和保密，在档案数字化加工的过程中我们将严格遵守国家相关的保密要求，遵守XX市民政局的相关保密制度。为此，我司在和所有员工签订了保密协议的同时，还颁布了《保密制度》，对加工场地和档案运输、加工中的安全、保密作了严格的规定，并要求每个员工严格遵守。一、项目保密承诺我公司一方面从制度约束角度入手，制定严格的员工保密制度，和每一个员工签订《员工保密责任书》，另一方面从员工素质角度入手，定期对员工进行专项培训，努力培养员工的自主保密意识，确保从源头杜绝客户资料外泄的可能性。另外，我们将提供详细的本次组成扫描加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）。所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为，杜绝工作人员对档案内容进行查看及讨论。本项目加工所得的数字化产品（资料影像、索引信息等）的所有权归XX市民政局所有，在未经档案局同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。并且，在进行数据移交时，工作站上的数据必须在XX市民政局工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管记录。具体在本项目中我们将遵守以下保密承诺：1.遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公司法》等有关法律法规中规定的保密的条款；2.所有工作人员不得偷盗客户档案原件，不得以任何形式复制、摘抄、抄录客户档案中记载的任何内容，不得以任何形式向外界公布电子档案或实物档案中记载的任何内容；3.所有工作人员不得以任何形式窃取和向外界发布公司的商业机密，包括重要文书、资料等；4.我方在进行档案扫描录入工作中指派专人负责档案的借还工作，并负责采取必要的安全措施并全程监控；5.我方工作人员不得以任何形式向外界透露我司的软件（包括正式版和演示版）及软件相关的文档资料等；6.对于机密以上的档案资料，限于一定范围的人员接触。机密级的商业秘密，经过批准的人员才能接触；7.对所有工作人员进行保密教育，树立保密意识，定期检查保密工作；8.当我方结束在贵方的工作时，我方应及时将所有与贵方有关的文件、档案、工作记录、流程单交给XX市民政局指定的人员；9.凡违反上述规定的，故意或者过失泄露档案信息的，情节严重的将移送司法机关追求其相关的法律责任；不够刑事处罚的，将酌情给予行政处分。二、员工保密协议档案记录了历史，档案是保密资料，包括科技档案、文书档案，涉及了国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。保密档案的管理和利用，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。除此之外，完成项目后，所有从事档案数据加工的人员保证均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。具体保密协议主要内容如下：1.严禁以各种形式将客户档案资料私自带出、损坏、涂画、丢失，严禁将与客户相关的资料、电子文件进行复制、刻录或将上述资料带离加工现场，对于违纪者将视情节处X〜X元的罚款，对于情节，严重者将追究其法律责任；2.与项目无关人员禁止出入项目现场，如需进入需要项目经理和用户沟通，同意方可进入；3.严禁携带易燃易爆危险物品进入加工现场，员工违反规定所造成的严重后果由其本人承担全部责任，同时将肇事者送交法律部门处理，数字化中心负责人将处以X元以上罚款，保留对违纪人员及数字化中心负责人的处理以至开除的权利；4.严禁将加工现场的办公用品私自携带外出，如必须携带物品，应先报由数字化中心经理审批同意签字后方可执行，同时在数字化中心负责人处登记注册，归还时到现场管理员处注销。违纪轻者批评教育，严重者罚款X元，同时数字化中心负责人将被罚款X元人民币；5.遵守客户以及数据加工中心现场的管理规章制度，现场加工单位办理的各种证件要妥善保管，如有遗失要及时报告数据加工中心负责人，证件遗失者视情况将被处以X元人民币的罚款，并必须立即停止原有证件的使用，同时申请补发新的证件；严禁将办理的任何证件借予无关人员使用，一经发现视情况将给予警告、罚款、开除等处分，并扣发当月全额奖金。在加工结束或离职时，各种证件要交还部门经理；6.复制属于国家秘密的文件、资料和其他物品，或者摘录、引用、汇编其属于国家秘密的内容一切国家机关武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务。7.所有档案加工人员必须遵守有关保密规定，不得泄露国家秘密。违反本规定，故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，依照刑法的规定追究刑事责任；8.本公司的档案加工人员必须签订本公司的保密协议书。同时严格遵守各项条款，并同意在本协议中签字。三、项目安全保密制度1.项目安全管理工作由所在项目经理全面负责，凡我司服务场所，需设安全管理员X名，负责所在工作场所的安全保密工作。2.严禁以任何形式保存、复印、翻拍、打印、恶意涂改或破坏各类档案资料；严禁向他人泄露档案的内容，否则将依照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》追究相关人员责任。3.档案工作人员上岗前须经公司和客户单位组织的业务培训和保密教育；档案管理人员要定期进行保密教育，树立保密意识，充分认识到档案管理工作的重要性。4.办公场所须安装安全防护设施，非档案工作人员一律不得进入库房，严防失密泄密或丢失、损毁事件的发生。5.防盗、报警、监控装置应处于24小时工作状态，任何人未经客户单位负责人批准，严禁接触或关闭相关安全设备。6.档案库房的安全设施需符合规定要求，做到防盗、防水、防火、防潮；严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度。7.项目经理每天应进行一次库房环境安全情况（水、电、门、窗、锁等）检查并做好记录，发现问题应及时汇报并采取相应措施。8.生产网络只与内网连接，严禁与外网（包括拨号上网）连接；所有的工作人员不经客户单位同意，严禁携带任何存储设备（如U盘、MP3.软盘、空白光盘等）进入加工场地；严禁携带存储设备及任何档案资料离开工作场地。9.对违反以上规定，造成案件卷宗和档案失密泄密或者丢失损坏的，公司将提请客户单位或有关部门直接追究其行政或刑事责任，并处X—X万元罚款。第六节安全保密性管理措施我公司有为众多政府机关、企事业单位及大型国有企业提供档案服务的丰富经验，并在长期的服务过程中形成了一套行之有效的安全风险控制机制，在组织、技术、流程及现场管理等各个方面形成了事先预防、过程管理和应急处理的管控模式，确保档案实体及档案信息的安全。一、组织保障措施1.我司将和采购单位签署《保密协议》，我公司承担自身派遣团队所有成员因违反保密协议而造成的所有责任；2.我公司参与本项目的所有工作人员需通过采购单位的审核并备案。项目服务合同签订后我公司将向采购单位提供《项目工作人员登记表》、工作人员身份证复印件，（每人一式一份）及骨干成员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。3.我公司参与本项目的所有工作人员将接收采购单位组织的档案保密安全教育，严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，对在档案整理及数字化服务过程中涉及的档案内容承担保密义务，保证采购方档案文件资料的安全、完整，不摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容；4.我司在本项目的所有工作人员除遵守采购方的相关保密规定外，还将与我司签订公司内部保密协议。二、技术保障措施1.良好的信息安全保证措施的有效性在很大程度上取决于设施、设备的配置和技术管理。采购单位负责项目实施现场的安全保障措施，如视频实时监控系统等；2.我司负责组建的内部网络，将断绝和采购方单位内部局域网及外网的连接，保证信息安全；3.信息接收工作依靠存储介质传递，整个过程由采购单位技术部门负责，项目组协助信息的导入工作；4.屏蔽USB接口、光驱等移动存储介质的使用，防止非法下载数据及预防外来病毒入侵网络系统，项目组内部的数据传递依靠局域网完成；5.在系统应用安全层面做到身份认证、访问控制、授权；在数据安全层方面实行数据加密；6.对服务器的关键操作和运行状况，实行日志记录，用以检测无意或者恶意的非法操作。三、流程控制措施档案安全控制的关键点在于档案实体本身和档案信息流转过程中两个环节或系统的交互节点。因此，档案安全管理的重点是动态安全管理，信息数据传输的安全性依靠技术手段来解决，档案流转状态下的安全则有赖于工作流程的控制。建立《档案流转登记表》进行状态监控，随时跟踪每一份处于流程中的档案所在工序和具体位置。使整个处理过程交接清晰，责任明确，杜绝安全风险。1.现场管理控制（1）项目组所有人员需穿着我公司工作服，发放专用证件或IC卡，以清晰辨别与项目无关的人员进入。每次进出均需进行登记。（2）撤离项目人员时将回收其专用证件，取消其进入该操作间的门禁权限及系统中的ID。（3）所有的第三方人员包括客户方出入档案加工现场均需获得采购单位授权人员同意，办理登记手续，佩戴“访客”胸牌，并由项目主管带领进入及全程陪同。（4）我公司工作人员未经采购单位的同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘及硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3.MP4.报刊、纸张及其他随身物品带入档案加工场地，也不得将加工场地内的物品擅自带出场地外。（5）严格遵守保密要求，不将档案带离工作现场，不以任何形式将档案加工成品私自拷贝、留存，严禁私自提供给任何第三方，确保档案的安全。（6）加工场地内的无关物品、材料必须集中存放、集中处理，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清理出加工场地外。（7）我公司所有工作人员不会以任何方式非法向外人泄露档案中所涉及的国家机密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任，同时公司自愿接受X万元/案件的赔偿。第八章档案保护技术第一节安全保管工作设施设备—、档案室用房安全要求（一）选址、布局和功能设置档案用房是档案保管的最基本物质条件，它直接影响档案的保护效果。1.选址档案用房的选址要重点考虑以下几个方面的要求：（1）档案用房应设立在办公区域附近，方便档案的利用。（2）不要靠近水源（如卫生间、洗刷间、热水房）、火源（如厨房），远离易燃、易爆物品和有害气体源等。（3）无特别防护，一般不宜设置在地下或顶层。若因条件限制只能设置在地下室，必须采取防潮、防水措施.并设置机械通风或恒温恒湿设备；设置在顶层时，屋顶应采取保温隔热措施.并做好防水处理。（4）平房做档案室的应高于周围地势。2.档案室布局档案库房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则，符合中华人民共和国行业强制性标准《档案馆建筑设计规范》的要求。布置各类档案用房，要按照功能区分原则，力求达到功能合理，流程便捷。（1）标准布局：档案库房、档案业务工作室和阅档室三分开，力求达到安全保密、布局合理、方便实用，实现内外相互联系与分隔。（2）理想布局：在办公条件允许的情况下，还可专门设立档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微、安全监控以及陈列室等用房。3.库房功能设置要求（1）档案库房要符合档案防护要求，即防火、防潮、防水、防高温、防强光、防尘和防污染、防盗、防有害生物（霉、虫、鼠）、抗震。（2）档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。档案库房承重：档案库房楼面均布活荷载标准值应不小于5KN/m2，安装密集架时不应小于12KN/m2。若办公室改建为档案库房的，特别是安装密集架时，必须加固使楼面均布活荷载达到以上要求。（3）档案库房布置：档案库房应集中布置，自成一区。且不宜采用串通或套间布置方式.档案其他用房之间的通道也不得穿越库区。（4）档案库房门、门窗：档案库房门应具防火防盗功能，密封性能好，且宜采用金属防盗门，库房门与地面的缝隙不应大于5mm；窗应为双层窗，开启窗应有密闭措施；当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口设金属网。档案库房外门、外窗均应安装铁栏杆或防盗网等安全防护措施。（5）档案库房地面：档案库房地面应光洁、平整、耐磨，不易生尘，应有防潮措施。（6）档案库房墙体：具有隔热、防潮、防尘、防火功能，档案库净高不应低于2.60m，墙体不小于24mm厚。为不影响办公楼整体外观，有大开窗的档案库房应在外墙窗洞内侧筑一道内墙以减少窗洞面积。（7）档案用房建筑设备：档案库内严禁设置明火设施，库房的电源开关应设于库房外，并应设有防止漏电的安全保护设置，控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施和电热装置应单独设置配电线路，并采用穿金属管保护；给、排水管道不应穿越库区；上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。4.档案阅览室及陈列室设置要求（1）阅览室应邻近档案室办公地点和库房，环境安静。选址应考虑工作人员监管和取放档案方便，纸质档案、缩微胶片、电子档案阅览的需求以及复印、打印、拍照等不同方式的利用，为阅览人员提供舒适的环境。（2）陈列室是通过档案内容展示、反映单位历史、文化以及荣誉的场所和窗口，一般应设置在对外服务区。（二）外围护结构要求档案室的外围护结构应满足以下条件。如目前不具备这些条件，档案人员应及时向分管领导反映解决。1.当需要设置采暖设备时，外围护结