建筑公司档案管理制度样本（2篇）

建筑公司档案管理制度样本一、总则1.1目的与依据为了规范和有效管理建筑公司的档案工作，提高档案管理水平，保护和利用档案信息资源，制定本档案管理制度。1.2适用范围本制度适用于建筑公司及其下属各部门和项目单位的档案管理工作。1.3定义（1）档案：指任何形式的记录、信息或数据，无论是纸质、电子或其他媒体形式。（2）档案管理：指对档案进行组织、保存、利用和处置的一系列管理活动。（3）保管期限：指档案应保存的时间期限。（4）密级：指档案根据其内容的重要程度和保密性质进行分类，并标识出来的等级。（5）档案管理机构：指建筑公司设立的专门负责档案管理工作的机构或部门。二、档案管理机构2.1设立原则建筑公司应设立档案管理机构，统一负责公司范围内的档案管理工作。2.2职责与权限（1）档案管理机构负责制定、推广和监督执行档案管理制度。（2）档案管理机构有权对公司各部门和项目单位的档案工作进行检查和指导，并提供必要的技术支持。（3）档案管理机构负责档案的归档、检索、调阅、销毁以及电子档案的管理工作。（4）档案管理机构有权建立和维护档案管理系统，并保障档案管理信息的安全和完整性。三、档案的归档与检索3.1归档要求（1）档案应按照统一规定的分类体系进行归类，并编制相应的档案目录。（2）归档文件应进行登记，登记内容包括档案的文件编号、标题、日期、责任人等。（3）归档文件应进行盖章、签名等固定，以确保档案的真实性和完整性。3.2档案检索（1）档案管理机构应提供有效的档案检索系统，便于用户查询所需档案。（2）档案检索应采用标准化的检索方式，例如关键词检索、文件编号检索等。（3）档案检索应及时反馈查询结果，并确保查询结果的准确性和可靠性。四、档案的保存与借阅4.1保存期限（1）根据国家和行业有关规定，建筑公司应制定档案保管期限表。（2）档案保管期限表应明确各类档案的保存时间，包括永久保存、长期保存和短期保存等。4.2保存环境（1）建筑公司应提供适宜的档案保存环境，包括温度、湿度、光照等条件的控制。（2）归档文件应妥善保管，防止损坏、遗失或被盗。4.3档案借阅（1）除非特殊情况，档案管理机构应允许合法用户进行档案借阅。（2）借阅者应填写借阅申请表，并出示有效的借阅证明文件。（3）借阅者应在规定的时间内归还所借档案，并保证档案的安全与完好。五、档案的销毁与转移5.1销毁程序（1）档案管理机构应按照统一程序进行档案销毁，包括鉴定、审批、执行等环节。（2）档案销毁应严格执行销毁期限和销毁要求，避免误销毁或滞销的情况发生。5.2档案转移（1）档案管理机构应定期对档案进行整理和清理，确保档案的及时转移。（2）档案转移应填写档案移交登记表，明确转移的档案名称、数量和接收单位等信息。六、档案管理系统6.1系统建设（1）档案管理机构应建立和维护适应公司需要的档案管理系统。（2）档案管理系统应具备档案的鉴定、归档、检索、借阅、销毁和转移等功能。6.2信息安全（1）档案管理系统应具备完善的安全机制，包括权限管理、备份与恢复、防火墙等措施。（2）档案管理系统应定期进行信息安全检查和漏洞修补，以确保系统安全和稳定性。七、档案管理人员7.1人员要求（1）档案管理人员应具备相关专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法规政策。（2）档案管理人员应具备良好的沟通能力和团队合作精神，能够有效完成档案管理工作。7.2培训与考核（1）公司应注重对档案管理人员的培训和学习，提高其档案管理理论和实践能力。（2）对档案管理人员进行定期考核，评估其工作绩效和能力水平。八、违规处理8.1违规行为（1）违反档案管理制度的规定；（2）私自销毁、篡改或隐藏档案；（3）非法调阅或使用档案；（4）泄露或故意损坏档案。8.2处理程序（1）对于违反档案管理制度的行为，档案管理机构应及时进行调查并予以处理。（2）处理措施包括警告、追究责任、降低评优等级等，严重违规者可依法追究法律责任。九、附则9.1本制度由档案管理机构负责解释和补充。9.2本制度自发布之日起生效，并随着公司档案管理工作的需要进行修订和更新。建筑公司档案管理制度样本（二）【1.简介】本制度旨在规范建筑公司的档案管理工作，确保档案的合规性、安全性和便利性，促进公司的信息化建设和业务发展。【2.制度目的】2.1规范档案的收集、整理、保存和利用，确保档案的完整性和可追溯性。2.2提升档案的存储和检索效率，节约公司资源，降低管理成本。2.3加强公司的信息保护措施，有效防止档案的丢失、损毁或泄露。2.4为公司的决策、历史追溯、法律诉讼提供有力依据。2.5推进公司的数字化转型，促进信息共享和协同办公。【3.责任部门】档案管理工作由公司办公室负责，指派专人负责档案的收集、整理、保存、利用和销毁等工作。【4.档案收集与整理】4.1公司各部门在办理相关业务过程中产生的文件、合同、报告等必须按照规定归档。4.2档案应按照合理的分类、编号和归档规则进行整理，并记录相关信息，以方便后续的存储和检索。4.3档案应同时制作电子文件，并按照标准格式命名和存储，确保电子档案的安全性和可读性。4.4档案室应配备专业的人员，确保对档案的整理、装订、封存等工作的准确性和质量。【5.档案保存与存储】5.1根据档案的重要性和保存期限划分不同级别的档案，并制定相应的保存期限和存储要求。5.2档案室应符合相关的环境、防火、防水、防盗等要求，确保档案的安全性和完整性。5.3档案应标注清晰的分类、编号和日期，并保持整洁有序，方便检索和利用。5.4档案应编制目录和索引，建立档案检索系统，确保档案的快速准确检索。【6.档案利用与申请】6.1公司内部人员可以根据需要申请档案利用，需填写申请表，并经相关部门审核批准。6.2档案利用应遵守相关法律法规和公司制度，不得泄露、篡改、毁坏或擅自复制档案。6.3档案室应及时提供申请者所需的档案，并记录档案利用情况，确保档案的安全和追溯性。6.4档案室应定期清理和整理不再需要保留的档案，确保档案库的有效利用和空间合理分配。【7.档案销毁与归档】7.1档案的销毁应符合相关法律法规和公司制度，经相关部门审核批准后方可进行。7.2档案室应制定档案销毁的具体规范和流程，确保档案的安全销毁和环境保护。7.3档案销毁应记录销毁的档案名称、编号、数量和销毁时间，并做好档案销毁的整理和归档工作。7.4档案室应对已归档的档案定期进行检查和整理，确保档案的保存完整和可用性。【8.档案安全与保密】8.1档案室应加强对档案的安全防范和保密措施，包括物理防护、电子防护等方面。8.2档案的借阅和利用应严格按照相关权限和流程进行，做到查阅痕迹可追溯。8.3档案室应定期备份电子档案，确保档案的可恢复性和安全性。8.4档案室应对有损档案的修复和征求专业机构的意见和帮助，确保档案的保存质量。【9.管理体系与评估】9.1公司应建立档案管理的职责与权责明晰的管理体系，并制定相应的考核和