外出公务与会议管理制度

外出公务与会议管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业员工外出公务和参加会议的管理，提高工作效率和经济效益，订立本制度。本制度依据相关法律法规和企业内部管理制度订立。第二条适用范围本制度适用于企业内全部员工的外出公务和会议布置。第三条定义外出公务：指企业员工因工作需要离开工作地方进行公务活动的行为，包含但不限于出差、考察、培训、谈判等。会议：指企业内部或与合作伙伴、客户等进行的沟通、决策、沟通的形式活动。第二章外出公务管理第四条外出公务申请员工如需外出公务，应提前向上级主管提交外出公务申请。外出公务申请应包含出差地方、时间、事由、估计费用等信息。上级主管应依据实际情况审核外出公务申请，并在规定时间内做出批准或驳回决议。驳回的外出公务申请，上级主管应及时向申请人说明理由，并提出修改建议。第五条外出公务行程布置外出公务行程应合理布置，确保工作顺利进行。员工在外出期间应严格遵守行程布置，如有更改应及时向上级主管报告并征得同意。外出期间如有特殊情况需要延期或提前返回，员工应及时向上级主管报告并协调解决。第六条外出费用管理外出公务费用应依照企业财务政策和相关规定报销。员工应准确填写外出费用报销单，并附上相关票据和票据。财务部门应及时审核外出费用报销单，并依照规定程序办理报销手续。第七条外出安全管理员工在外出期间应注意人身和资产安全，严格遵守本地法律法规。外出期间如遇紧急情况或安全风险，员工应立刻向上级主管报告并采取应急措施。外出地区存在安全隐患的，员工应参照企业安全管理制度执行，避开冒险行为。第三章会议管理第八条会议室预约员工如需使用会议室，应提前向行政部门提交会议室预约申请。会议室预约申请应包含会议主题、参会人员、估计时间等信息。行政部门应依据申请情况合理布置会议室，并及时确认预约结果。第九条会议组织和通知主办方应提前组织好会议的筹办工作，确定议程、布置讲师和主持人等。会议通知应在规定时间内发出，并包含会议时间、地方、议程和参会人员等信息。参会人员应定时参加会议，并提前准备相关料子和报告。第十条会议纪要和决议会议结束后，应及时制作会议纪要，记录会议内容和讨论结果。会议纪要应由主持人或指定人员编写，并及时发送给参会人员。紧要的决议应依照相关程序进行落实和执行，相关部门应做好跟踪和反馈。第十一条会议费用管理会议费用应依照企业财务政策和相关规定报销。会议费用包含场合费、餐费、交通费等，员工应准确填写费用报销单，并附上相关票据和票据。财务部门应及时审核会议费用报销单，并依照规定程序办理报销手续。第四章法律责任第十二条违反制度的惩罚未经批准擅自外出公务的，视情节轻重，予以批判教育、通报批判、记过等处分。有意虚报、冒领费用的，视情节轻重，予以警告、记过、降职等处分。未按规定通知或随便缺席会议的，视情节轻重，予以批判教育、警告等处分。财务违规行为的，依照相关财务制度进行处理，并可能追究法律责任。第十三条法律责任对于违反国家法律法规的行为，依法追究刑事责任.对于违反行政管理规定的行为，依法予以行政惩罚。对于给企业造成损失的行为，依法追究经济责任。第五章附则第十四条解释权本制度由