2023年OA档案系统操作手册 (一)

人保健康综合办公应用系统

使用说明书（普通用户）

0A档案系统操作手册

二。一。年十二月

档案管理手册目录

1档案系统使用概述............................................................3

2文书档案系统.................................................................4

2.1档案归档方式设置.......................................................5

2.2档案管理模块功能.......................................................6

2.3档案基础数据维护（档案管理员）........................................7

2.3.1档案基础数据.........................................................7

2.3.2档案部门维护.........................................................7

3档案归档操作.................................................................11

3.1文书档案库管理（部门归档用户）.......................................II

3.1.1文书档案著录........................................................13

3.1.2文书档案文档一体操作................................................17

3.1.3档案库..............................................................20

4档案查询借阅（全体用户）...................................................26

4.1档案查询..............................................................26

4.2档案借阅申请单........................................................29

1档案系统使用概述

档案管理模块是办公系统中的一个大型模块，其功能齐全、方便，可操作性

强；涵盖“文档一体”和其他门类材料的归档。档案利用、档案统计等功能。档

案管理模块菜单项如下：档案库、文档一体、档案查询借阅、归档部门设置、文

书档案分类管理、年度基础数据、配置初始化，不同权限的用户看到不同的部分。

q档案管理

臼/文书档案

档案库

文档一体

年度基础数据

归档部门设置

档案机关代字分类

臼其它档案

照片档案

声像档案

实物档案

专业档案分类

目,档案借阅

卜口在办借阅申请

己办借阅申请

借阅申请单查询

查询借阅

（档案管理员）

一档案管理

白.多文书档案

k[档案库

文档一体

档案移交接收

白/其它档案

i--0照片档案

声像档案

实物档案

专业档案分类

联档案借阅

在办借阅申请

己办借阅申请

借阅申请单查询

查询借阅

（分散档案用户，即各部门归档员〉

档案库和文档一体：主要是对公文系统生成的各种公文按照年度、部门进行

归档，主要由分散归档用户（各部门归档员）按照一定的原则进行归档，对档案

进行排号、装盒最终移交给档案管理人员（集中归档用户）；电子公文系统之外

的档案可通过著录归入档案系统中。

档案查询：主要是供用户对归入档案进行查询。

档案借阅：主要是供用户对公开标题的档案进行借阅。

其它菜单项为系统的档案管理员提供管理归档部门和归档分类及年度等基

础数据。

2文书档案系统

义书档案以《中华人民共和国档案法》、2006年第8号令正式施行《机关义

件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、最新DA/T系列档案管理数字电子

规范（DA/T18档案著录规则，DA/T22归档文件整理规则）；《电子文件元数据

标准》和《电子文件管理细则》两项行业标准的征求意见稿中相关规定、《文书

档案案卷格式》（GB9705-88）、《机关档案工作业务建设规范》（国档发口987]27

号）、《档案管理软件或能要求暂行规定》（档发[2001]6号）等法规性文件以及直

属单位档案管理的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统

计、检索、提供利用等项工作。系统提供以件为单位的立卷方式。

根据职能的划分系统将用户分为：集中归档用户（档案管理员）、分散归档

用户、i般用户三个类型。

1、集中归档用户（档案管理员）：负责全公司案管理工作，即办公室负责档

案管理的人员，其职责是负责档案基础信息的设置和维护；进行档案的著录和整

理；负责档案的借阅审批、清退以及销毁等。

2、分散归档用户：即部门归档人员，主要负责本部门档案的归档工作，对

本部门的公文进行归档，对0A系统外重要档案进行著录整理.，最终将电子档案

和纸质档案移交给档案室管理员。

3、一般用户：即部门一般人员，只能查询和借阅档案信息。

文书档案管理系统虽然针对不同的用户划分天同的功能，但是，就系统本身

而言主要分为：文档一体、档案著录、档案利用、汇总统计、编目打印和档案基

础信息等几个方面。

另外需要说明的是对于0A公文系统以外的其它档案数据，可以通过“档案

著录”纳入办公系统中（纸制档案可以通过扫描转为电子文档后，进行档案著

录）。

2.1档案归档方式设置

在同一个归档年度内，按照“年度一部门一期限（永久、长期、短期），这

种归档方式，在期限下增加了文件盒号。如下图:

归档年度।2008▼।

邰门

▼&2008

▼电产品开发部

」永久

长期

□1001盒

□1002盒

」短期

口耳它

J故略发展部

」办公室僮事会办公室

▼匕人力资源部

▼已永久

口601盒

二6。2盒

2.2档案管理模块功能

用户登录系统后选择“档案管理”菜单，进入档案管理子模块。

4档案宣理☆苕案叁谓⑦鹏助口

e”文书档票

翼案用m21g।

文一二体

年度基础敷据档案借阅查询

归档部门设置

档案机关代宇分类类型：i,,

但多其它格索标题：___________________________________________________________________

SA档案借阅

文号：（______）_______

日期：.年［一月至［、年［—一月

部门：

2.3档案基础数据维护（公司级档案管理员）

2.3.1档案基础数据

档案基础数据主要是对每一个年度档案的保管期限进行定义，档案管理员可

以根据最新发布的文书档案保管期限规定灵活维十数据。

4档荚宜理

sj文书档案

档案库

年度基础数据名称值顺序

文档一体

*

年反夏杷般怅2010AM3俣存（H跺

西居而行/直

2010卿长期2俣存m跺

永久

同R其它档案2010wn1俣存朋跺

囹3档荚借闺2009mH它4俣存删除

查询僭阕

||2009唧tin3俣存州琮

2009nm长期2保存口而！

2009期用永久1俣存HI%

12008

卿其它4爆存

|2008

呷短即3次行HI先

2008期不长期2保存的踪

2008期部永久1傥在印源

2007期即Me4佻存阴既

2007明用纪期3保存阴落

2007明第长期2俣存（H除

2007期第4tA1保存H1阴

每页显示U~—~;~-20行共31项，笫1页/共2页»H______

点击I添加」按钮添加每一年度的期限，填写年度、顺序、选择保管期限,

点击L朝」即可。

年度

2.3.2档案部门维护

归档部门设置功能是管理每一个需要归档的年度及其这个年度内所有需要

归档的部门，并指定部门的归档人员。

4档案豆理

华筋J|jmt/w]{M»anjitffj|IWHBJ”门।[从Wfaaatiffi省人」2009卤

B4文书档案

楞案摩

名称年度排序J开放归档人球作

文档一体

年僮却蛾据

故路发展都200920未必弃HMM再他崛■

一第蜘下也

办公室公办公宣200930未逃薄刘玉俐

林森i关和字分类瑞仅8Hfe

RJ其它特察人力段海部200940开皎陈g瑞偈8H区

s5档案信用

计划时务或耶置部200950未戊界丁夕彳编仅船区

查询fg阕

星家盲计酬法律合斑200965未&赛阻兰邺2留区

产品开发部200970未自赛路龙31邺2留阵

睦面他也会雌;200980未成或王舞函0置建

个院由自部200981未战我♦海莪卿2图眸

IH行自阳部200982fftt后0郅2

资金运言都200983开电未弃郅5BH屋

®5©200984未设«衍餐缜强

限:管迎鼠落户解名f200985茶&S创胸瑁期除

信息技术部2009100茶检8赵氏欣胸珥曲除

第事会办公室2009126未嫡4c2MfStro

_L

每页显示㈠——：——:——：-----20行共1频，第1页/共1页

图：档案部门维护

对杲一年度的档案进行归档之前，必须先为这个年度建立所有归档部门，添

加方式有两种，一种是批量添加，一种是单个部门添加，下面分别介绍

批量添加部门：点击I从系珠中复制J,填写归档年度（如2008）,点击“选

取”选择添加的归档部门（所有），点击确定，然后再点击确定即可。

系统提示

是否复制所南部门!

[YesNo

图：设置归档部门界面

添加单个部门：点击I鎏加J按钮,进入添加部门页面，填写归档年度、归

档部门名称、选择系统部门等，点击确定。如下图

复制多个归档部门

年度2011

归档部门名称战略发展部

匕中国人民健康俣险旗有隈公司

u人俣集团选取

」董事会

心监事会

遂闭J

口总彗室

山故略发展部

」办公室/董事会办公室

口人力资源部

口计划财务部

二监察审计部/法律合规邰/监事会办公室

口产品开发部/精苴部共16n,粗页小in

口市场部

图：将单个组织机构下部门增加为归档部门

点击I同步部门顺序I按钮，使“归档部门”的前后顺序与“组织机构”顺序

保持一致。

部门档案缺省开放范围

为每个归档部门的开放项选择开放范围，例如“人力资源部”，选择“不开

放”则所有2008年的人力资源部的档案都不允许被普通用户查询。

部门归档人设置

每一个归档部门都必须设归档人，一般由档案室”档案管理员”管理所有部

门档案，但也有的部门的归档工作由本部门档案管理员管理，例如：办公室由

刘玉娟负责本部门档案的归档，设置归档人点击操作栏的编辑

可以如下图设置,

匕孙豪

□尹宗哲

□张士芬

」刘玉娟

u穆塞

编辑归档静门信息□王林

□王兵

年度2009

」刘津浩

归档部门名称办公室zg事W

匕王晖

归档人刘玉娟

□胡旭理

显不顺序30□3EK

确定।।关闭□于立超

U丁然

a看建军

►_J人力资源出

确定「关闭〕

图：为归档部门指定归档人

在“归档人”处从组织机构中选择归档人。点确定按钮，完成为归档部门指

定归档人。

删除：可删除相应部门

从已有部门列表复制归巷人1：可以在已经设置好的年度复制归档人，如（）7

年已经设置好归档人，08年还是这些人员归档，则可以选择从已有年度部门列

表复制归档人选择2007年，然后确定即可。

3档案归档操作

3.1文书档案库管理（部门归档用户）

部门或处室归档人员（档案管理员）对公文系统中已经办结的公文进行归档。

点击档案管理/档案库，进入文书档案库，如下图所示:

，娜泰舞J揩丁|新http.//loc<lhost.6082；flex/Hairtjsp?noduleURL=bin/com/zotn/dangan/sw£

文件任）编辐看看9收藏夹工具9帮助国）

主页公文管理©

档案管理

，多文书档案个归者文件目录

归档年度2008▼,

皆取消[今著「I。自artfeg：

毒门

档案移交接收|0打印]|蛤鱼内先考表J[◎光盘主

臼/其它档案▼&2008

照片档案盒号号标题文1

▼已战咯发展部□f

声像档案

300010关于中国人民健人保健

实物档案▼已永久

康保险股份有限[2008

J300。瘟□公司山西分公司

国〃档案借询」3001盒（等）开业的清

查询借阅3000关于中国人民健人保健

J3002盒

康保险股份有限[2008

」3003盒□公司内鼓古分公

司（尊）开业的

▼白长期

300012关于筹建中国人人俣健

J301&

民健康保险股份[2008

1302盒□有限公司吉林分

公司等四家分公

300013关于地市级分支人俣健

□其它机构筹建琶况的[2008

图：文书档案库

在“归档年度”处选择需要归档的年度，显示该年度档案归档机构树,点选

归档部门显示该部门下档案目录，如下图所示:

归档年度[2009Hj

处室司局2008

图：部门文书档案目录

个日君文件目录

归档年度2008・

匕..巨著录J[Q❷芍案J[0■/号

arn

「，打耳•，W内I.比叁打也][显示^井仲|[0>示—询条件,

▼02008

盒号4号标题文号责任者文件日期密级期限借阅权限页数挟作

▼已故略惠展窗U

关于中国人艮健人保健康发中田人艮隹商业秘永久开触标息

未久3000102008-02-3我情

▼C7ttj

□M保险股份有部[2008]50§康保的般伶29

」300口禽公司山西分公司研R公司眩洎

<）开幽值

口3001盒«

300011关于中医1人民健人保健胺发中国人艮便2008-03-陶业秘永久开改后思3

J3002i5史

□康保陇般份有闻[2008）52号康倏及般伶03

J3003A公司内58占分公有限公司段梢

司y）开场

▼△长期

300012关于号建中国人人像健康宜中国人民隹200803-陶业和永久开敢标段1货箱

Q301A

U民健Si板隐股份[2008）6（«12受

J3024部B公司K林分有限公司取梢

DSMQ公司等分公

300013关于地市或分支人像健朦发中12人民隹2008-03-永久开般标题1身辑

U其它矶构号建备况的[2008）614康保府.&伶12

UJB4O■yrM/ASl4n

图：归档目录

3.1.1文书档案著录

术语介绍

保管期限：档案保管期限一般有永久、长期和短期。

年度：根据用户处理档案的年度自动确定（如“2002”），无需用户键入。

件号：系统根据全宗、年度、部门、保管期限、盒自动排定文书档案的序号。

一般情况下，用户可根据实际装盒情况自行调整。

标题：一份有效的档案其题名都是不可缺省的，如果没有录入题名，保存时

系统将给出提示信息。

文件日期：文件的形成时间，系统要求必须确认年度、月、日

页数：档案文件材料的页数，页数不能缺省，用户应键入相应的值。

对于未通过办公系统流转的公文，需要手工著录的方式进行归档，例如2009

年战略发展部有一未经过办公系统流转的文件需要归档，点击上图中①著录

按钮，进入如下图所示的档案“著录”界面：

归档年度I2008▼J个日省文件目录

3TJ

▼&2008

▼已故潞十展部

▼为永久

J30004

」3001盒

J3002^

J5003A

▼已长期

J3oia

D302A

□姮期

□Xt

图：文书档案著录

公£1苕文件目录口著录新苕案

［日保存］|it关网［用件］［E||JB关文件二扫文件,

题名*_________________________________________________________________________________

文号（0）0号类别

部门［战略发展部I一处室［战略发展部

文件日期*页数0

责任者_________________________________________________________________________________

盒号0件号0

诗密皱（［］保管期限短期▼档号

纸质9有。无电子0有O无

主题词_________________________________________________________________________________

备注_________________________________________________________________________________

图：文书档案著录

填写该文件的档案要素（题名、文号、文件日期等），点击【口保存一按钮,

完成档案基本条目信息的著录。进入档案编辑页面，如有电子文件（扫描的正文、

附件等）可上传相关文件，如下图。

金日省文件目录日关于注销泉州香铜服务雷的批复

||用件j［gj（相关文件）（二扫文件）目关闭j

关于注销泉州营销服务部的批复

上传正文名*关于注销泉州营销服务部的批复

点击“正文”，弹出如下页面:

点击选择文件，可以选择一个或多个文件，点击打开

多文件上传

文林名男

造界文件<*«BR

JMVfIX

图：选择文件

打开文件后上传按钮、清除按钮等由不可用状态变为可用状态，然后点击

I上慢」按钮把打开的文件上传，用鼠标选择文件点击清除可以删除上传的文

件。

图：档案编辑，上传电f文件

已经上传的电子文件如下图所示:

J刑乂U僧：嗝计W、甲罔。ZUUK-ULUZ18：g：I0

9正文

@）关于注销泉州营销服务部的批复图查看日下或回城赊

名文稿

鸣关于注销泉州营销服务部的批复同查看日下载©册除

图：上传正文的档案

除正文外还可以上传附件、文稿、相关文件、s92文件等，方法同上传正文。

至此，该文件的手工著录归档工作完成，用户可点击色芝受J按钮接着进行

下一个文件的著录，或点击“关闭”按钮回到“归档目录”。如下图

归档年度2008,公nerffH»

9*'勺h»Qc”件号

帖H*][Qj[”■!»j0

▼02008

盒号件号・标题文号责任看文件日期期泯借阅飕页数操作

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▼□未久11关于**…fiWo.人435震故石戋底・2006-01-021«««

12009]111号

□3000

□30011

□3002^

□3O03>

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Q

|□!>

【IX它

图：著录完成，在归档目录批量调整件号、页数、盒号、公开信息

如上图所示，在归档目录中，可以对已有档案的件号、页数、盒号批量直接

修改。

3.1.2文书档案文档一体操作

对于已经通过办公系统流转并办