物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度物业管理公司档案管理制度「篇一」一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。物业管理公司档案管理制度「篇二」为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制定本制度。第一条会计档案的归档范围。会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。第二条会计档案的整理。年后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。（一）会计凭证（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”样，不填其它内容。（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。（4）会计账簿的装订顺序：a、会计账簿装订封面；b、账簿启用表；c、账户目录；d、按本账簿页数，顺序装订项页；e、会计账簿装订封底。（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。（三）会计报表会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。第三条会计档案的归档保管。（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。第四条会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、10年、15年、25年5类。详见附表一。第五条会计档案的借阅。（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。物业管理公司档案管理制度「篇三」一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。物业管理公司档案管理制度「篇四」1目的规范分公司档案资料的管理工作。2适用范围适用于分公司所有档案资料的管理工作。3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。4.2文件、资料归档的要求。4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。4.2.2归档的文件材料要完整齐全。4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。4.3档案资料的保管。4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。4.3.7质量记录保存期为二年。4.4档案资料借阅管理。4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。4.5档案鉴定和销毁4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。4.5.2档案鉴定小组的任务:4.5.2.1负责制订档案保管期限表;4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。4.5.3确定保管期限原则4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。4.5.6销毁档案的程序包括:4.5.6.1鉴